精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用

曾令兵

【摘要】精細(xì)化管理是一種精益求精的精神態(tài)度的表現(xiàn)，目前我國(guó)行政單位在飛速改革和發(fā)展，因此，把精細(xì)化管理運(yùn)用到行政單位檔案管理中，有非同凡響的意義。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;精細(xì)化;收集;歸檔;信息化

一、檔案精細(xì)化管理概述

行政單位檔案管理指的是管理各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的視頻、文字以及圖片等相關(guān)資料，屬于行政單位落實(shí)好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)與過程記錄。精細(xì)化管理不只是一種理念，也屬于一種文化，起源于日本企業(yè)，服務(wù)對(duì)象為檔案利用者，管理對(duì)象則為檔案，實(shí)質(zhì)為整理、收集以及統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中產(chǎn)生的各類文件資料，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與集中，以便于落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化與有序化管理要求。

二、新時(shí)期檔案精細(xì)化管理影響因素

（一）人員——影響檔案精細(xì)化管理水平。檔案管理的環(huán)節(jié)眾多，參與的人員也較為復(fù)雜。從檔案資料形成之初到后期的檔案資料查詢利用，需要各個(gè)部門共同參與。此外，全過程檔案管理，從檔案資料形成、入卷歸檔，到后期的查詢利用等，周期性長(zhǎng)。此外，檔案管理人員的流動(dòng)性大，機(jī)關(guān)部門常將更多的人力、物力和財(cái)力投入業(yè)務(wù)工作中，對(duì)于檔案精細(xì)化管理的意識(shí)不強(qiáng)，影響了檔案資料收集的完整性、歸檔的及時(shí)性和整理的規(guī)范性。

（二）體制——影響檔案精細(xì)化管理效率。我國(guó)在檔案領(lǐng)域陸續(xù)出臺(tái)了《檔案法》《保密法》《歸檔文件整理規(guī)則》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》等，為檔案管理提供了較為完善的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但與精細(xì)化管理所需的完備的體制機(jī)制相比，還存在一定差距。以項(xiàng)目檔案管理為例，全過程管理的精細(xì)化檔案管理應(yīng)從項(xiàng)目之初的立項(xiàng)、審批，以及后期的設(shè)計(jì)，包括后期的項(xiàng)目審計(jì)等，每個(gè)階段都應(yīng)將精細(xì)化管理理念融入檔案管理之中。但從現(xiàn)實(shí)來看，由于缺少精細(xì)化的檔案管理體制機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理存在部門職責(zé)不清，人員責(zé)任不明確，影響了全過程檔案精細(xì)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）內(nèi)容——影響檔案精細(xì)化管理質(zhì)量。文件資料從成文、移交、收集、整理、歸檔以及查詢利用等，具有全過程周期長(zhǎng)、流程環(huán)節(jié)多、涉及的部門及人員復(fù)雜等，增加了檔案資料收集、管理的難度。尤其是工程類項(xiàng)目檔案，以及一些特色類檔案資料，需要檔案資料從形成之初就注重其質(zhì)量管理，與項(xiàng)目開展同步協(xié)調(diào)推進(jìn)。但由于精細(xì)化管理意識(shí)薄弱、重要技術(shù)資料處置不及時(shí)，使得內(nèi)容資料缺失甚至是損壞，重要圖紙被隨意涂改，有的不是原件也被作為檔案資料收入歸檔，這些檔案內(nèi)容上的缺陷和不足，大大降低了檔案資料的精細(xì)化管理質(zhì)量。

（四）經(jīng)費(fèi)——影響檔案精細(xì)化管理根基。信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，使得檔案精細(xì)化管理從館舍建設(shè)、隊(duì)伍培育、信息化投入、辦公設(shè)備采購(gòu)以及儀器設(shè)備維護(hù)和安全系統(tǒng)保障等等方面都需要大量的經(jīng)費(fèi)保障和投入。全過程控制下的檔案精細(xì)化管理離不開相應(yīng)的軟硬件基礎(chǔ)條件作為支持和保障，如全過程的相應(yīng)檔案管理所需的制度，檔案精細(xì)化管理所需的裝訂機(jī)、先進(jìn)的高速檔案掃描儀、性能卓著的恒溫恒濕機(jī)。此外，還需要結(jié)合檔案管理實(shí)際開發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)或檔案管理軟件，擁有一定數(shù)量的、高素質(zhì)的專職檔案管理人員隊(duì)伍，以及先進(jìn)的檔案管理方法和管理模式等等。

三、檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用

（一）加強(qiáng)檔案精細(xì)化管理的組織管理。提高行政單位的檔案管理水平，就必須加強(qiáng)檔案精細(xì)化管理的組織管理工作，進(jìn)一步明確檔案管理工作的權(quán)屬，成立專門的檔案管理小組，為工程檔案的精細(xì)化管理奠定基礎(chǔ)。在行政單位內(nèi)部建立起專門檔案管理考核機(jī)制，將精細(xì)化檔案管理工作歸入評(píng)價(jià)考核機(jī)制中，將其作為年終考核指標(biāo)之一，以此來規(guī)范行政單位內(nèi)部的檔案收集、整理以及交接、保管等各項(xiàng)工作，讓行政單位內(nèi)部工作人員對(duì)檔案的精細(xì)化管理真正重視起來，形成各科室、各部門都重視檔案、愛護(hù)檔案的良好氛圍，讓檔案的精細(xì)化管理變成每天工作的常態(tài)。

（二）加大收集，豐富檔案類別。首先，行政單位檔案管理涵蓋內(nèi)容較多，因此需對(duì)檔案管理人員綜合管理能力進(jìn)行培養(yǎng)，對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分開管理，采取劃分層次結(jié)構(gòu)、建立層次管理體系的方式，推動(dòng)基層檔案管理工作實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的目的。其次，要想進(jìn)一步增強(qiáng)行政單位檔案管理效率，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)需建立專門的檔案室，以此來協(xié)調(diào)各部門對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)劃，詳細(xì)劃分檔案類別，設(shè)置專門人員對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理以及移交等相關(guān)工作，同時(shí)也只有增強(qiáng)收集力度，對(duì)現(xiàn)有館藏類別進(jìn)行完善，才可以實(shí)現(xiàn)行政單位檔案的精細(xì)化管理，促進(jìn)檔案管理效率的提升，防止產(chǎn)生檔案管理分類不明確以及管理制度不清晰等狀況，由此可見，增強(qiáng)收集力度、將檔案管理進(jìn)行細(xì)致劃分是非常有必要的。

（三）歸檔工作質(zhì)量精細(xì)化。檔案精細(xì)化關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于文件資料移交至檔案管理部門后的歸檔管理。首先，要注重人員專業(yè)素質(zhì)能力培訓(xùn)。從文件資料的收集、分類、組卷，以至頁(yè)碼編寫、編目著錄、報(bào)表擺放順序、保管期限劃分都應(yīng)熟練掌握，以過硬專業(yè)素質(zhì)保障歸檔資料整理質(zhì)量。其次，明確檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。根據(jù)制定的檔案管理制度，從收集、整理、保管、移交、存檔以及查詢利用等全過程執(zhí)行精細(xì)化檔案管理工序流程。再次，嚴(yán)把歸檔質(zhì)量。要確保歸檔資料的完整性、準(zhǔn)確性、成套性等。以完整性為例，既要保障資料內(nèi)容實(shí)體的準(zhǔn)確，也要確保資料形式上的準(zhǔn)確。

（四）檔案保管服務(wù)精細(xì)化。檔案資料收進(jìn)館（室）后，并不意味著檔案工作的結(jié)束，從全過程控制理論分析，還需要做好后期館藏檔案資源的安全保管和編研服務(wù)等工作。首先，要嚴(yán)格按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保管環(huán)境的安全。其次，要做好數(shù)字檔案安全，注重館藏檔案資源的數(shù)字化，加強(qiáng)館藏檔案數(shù)據(jù)資源備份，安裝正版檔案管理軟件，配備系統(tǒng)高級(jí)的殺毒軟件，防止失泄密情況發(fā)生，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。

（五）精細(xì)化檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)。精細(xì)化管理如果沒有好的信息化系統(tǒng)作為支撐，應(yīng)用效果會(huì)大打折扣。通過專門的檔案信息系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化歸檔文件動(dòng)態(tài)監(jiān)控，檔案移交留痕追溯等效果，對(duì)提升檔案管理效率非常有效。1.歸檔文件動(dòng)態(tài)監(jiān)控。檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)上有文件監(jiān)控功能，在每個(gè)文件清單旁都有狀態(tài)燈顯示不同的文件收集狀態(tài)，紅燈代表沒有文件，綠燈代表已有文件。狀態(tài)燈的加入，讓文件收集工作有了非常具體的監(jiān)控指標(biāo)，讓操作性的文件整理平臺(tái)變成了工作監(jiān)控的平臺(tái)。通過狀態(tài)監(jiān)控，讓檔案檢查更精準(zhǔn)、更有效、更高效，能對(duì)線網(wǎng)檔案整理狀況進(jìn)行更好地掌握。2.歸檔文件移交留痕。移交審核，是檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)的重要功能之一，通過把移交過程全留痕，實(shí)現(xiàn)責(zé)任追溯，加強(qiáng)檔案工作管控。一是在線移交。平臺(tái)上的歸檔電子文件全部在線移交，各單位各負(fù)其責(zé)，層層把關(guān)，審核通過后才推送到業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門對(duì)移交檔案進(jìn)行審核后，推送到檔案管理部門。二是精準(zhǔn)審批。平臺(tái)中可對(duì)每一個(gè)案卷、每一個(gè)卷內(nèi)條碼獨(dú)立填寫審核意見，移交人員可直觀地根據(jù)審核意見進(jìn)行修改，審核通過的案卷鎖定不能修改，不會(huì)在修改過程中引起誤操作。審核意見準(zhǔn)確定位。

（六）提升檔案管理人員技能。針對(duì)檔案管理人員，需要加強(qiáng)培訓(xùn)，養(yǎng)成使用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理的意識(shí)，保障企業(yè)檔案精細(xì)化管理要求有效落實(shí)。對(duì)此，可以通過專職培訓(xùn)的方式，明確檔案管理人員的工作能力和技術(shù)掌握情況，包括檔案收集分類整理能力、信息化軟件的學(xué)習(xí)能力和操作能力、網(wǎng)絡(luò)安全管理能力、硬件檢查與維護(hù)能力等，再有針對(duì)性地對(duì)職業(yè)技能深入培訓(xùn)，不斷提檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上，檔案工作和行政單位的發(fā)展緊密相關(guān)，檔案精細(xì)化管理可以為行政單位檔案管理提供有效保障。對(duì)此，需重視對(duì)行政單位檔案管理人員的技能培訓(xùn)，推動(dòng)檔案管理工作水平的提高。

【參考文獻(xiàn)】

[1]盧瑤.探析企業(yè)檔案精細(xì)化管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（6）.

[2]于淼.論檔案管理中精細(xì)化管理思想的應(yīng)用[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018（30）.