新形勢背景下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

劉紅紅

【摘要】為了提高新形勢下的檔案管理工作效率，必須積極推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。文章首先對(duì)新形勢下的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢進(jìn)行介紹，分析其中存在的問題。在此基礎(chǔ)上，研究加快檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的有效途徑，以期提高檔案資源利用價(jià)值，確保檔案管理工作高效開展。

【關(guān)鍵詞】新形勢;檔案管理;現(xiàn)代化

檔案資源屬于社會(huì)知識(shí)資源的一部分，在新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，公眾對(duì)檔案資源的利用需求顯著提升，只有堅(jiān)持檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，才能滿足實(shí)際利用需求。但是從現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理過程中的應(yīng)用情況來看，還存在許多不足，需要盡快加以改進(jìn)。

一、新形勢下檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢

在新形勢下，檔案管理的內(nèi)涵不斷豐富，除了要做好檔案歸檔、整理、分類和調(diào)用等方面的基本工作外，還要實(shí)現(xiàn)資源化管理和規(guī)范化管理，在保證檔案信息安全的前提下，提高檔案利用效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以及人工管理方式已經(jīng)無法滿足新形勢下的檔案管理需求，在此情況下，各檔案管理部門積極開展現(xiàn)代化建設(shè)工作，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。從現(xiàn)階段的工作成果來看，已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，可以依靠各類檔案信息管理系統(tǒng)，代替大部分人工操作，完成檔案管理的基本工作。從目前檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢來看，研究方向主要集中于如何深入挖掘檔案資源利用價(jià)值，為相關(guān)領(lǐng)域的創(chuàng)新發(fā)展提供推動(dòng)力。但是從實(shí)際情況來看，由于各單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展水平不同，缺乏現(xiàn)代化檔案管理人才，在檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新發(fā)展過程中，進(jìn)程較為緩慢。需要深入分析其中的問題，把握好檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，真正發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。

二、新形勢下檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

新形勢下的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展主要面臨以下幾方面的問題：1.檔案管理技術(shù)條件落后。雖然大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)建立了檔案管理信息系統(tǒng)，但功能不夠完善。在多個(gè)系統(tǒng)的利用過程中，由于接口標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息交換效率較低。此外也有一些部門因資金不足，使用的硬件設(shè)備較為落后，容易因硬件故障導(dǎo)致檔案資料丟失。2.未建立現(xiàn)代化檔案管理體系。在日常工作的開展過程中，仍以傳統(tǒng)人工管理方式為主，對(duì)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用有限?；蛞蛐畔⒐芾硐到y(tǒng)與實(shí)際管理工作不配套，影響了實(shí)際工作開展效率。3.目前對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的利用率較低。缺乏檔案利用意識(shí)。由于信息管理系統(tǒng)的連通性較差。存在信息孤島，難以發(fā)揮檔案資源對(duì)于輔助決策等方面的作用。4.缺乏檔案管理服務(wù)化理念。在面向社會(huì)提供檔案管理服務(wù)的過程中，設(shè)置了過多的流程，沒有主動(dòng)為檔案使用者提供服務(wù)，難以發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值。5.缺乏現(xiàn)代化檔案管理人才。各檔案管理部門的檔案管理人員年齡偏高，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的接受能力較差。而且許多人員非檔案管理專業(yè)人員，難以將現(xiàn)代化技術(shù)與檔案管理工作有效結(jié)合起來，也在一定程度上阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

三、加快檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的有效途徑

（一）改善檔案管理軟硬件條件。為了適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作開展要求，在檔案管理創(chuàng)新過程中，應(yīng)積極改善軟硬件基礎(chǔ)條件，為現(xiàn)代化檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。在此方面，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作創(chuàng)新發(fā)展需求，合理制定財(cái)務(wù)規(guī)劃，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的投入。同時(shí)也需要利用先進(jìn)的技術(shù)手段，節(jié)省基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)成本。比如在檔案管理信息平臺(tái)的搭建過程中，可以將服務(wù)器部署在云端，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器。這樣可以顯著降低硬件方面的資源投入成本，同時(shí)利用云計(jì)算的技術(shù)優(yōu)勢，提高檔案管理存儲(chǔ)安全性以及相關(guān)統(tǒng)計(jì)計(jì)算工作效率。在應(yīng)用軟件的開發(fā)過程中，應(yīng)利用好現(xiàn)有資源，在已有信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)，通過統(tǒng)一設(shè)計(jì)接口標(biāo)準(zhǔn)，滿足系統(tǒng)間的交互性需求，減少不必要的重復(fù)性建設(shè)工作。另外，需要對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)功能作出進(jìn)一步完善，除了傳統(tǒng)檔案歸檔、分類等基本功能外，還要應(yīng)用大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深入挖掘，獲取更多有利用價(jià)值的信息，然后以可視化的形式進(jìn)行展示，最大化滿足檔案利用需求。

（二）構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系。在檔案信息管理的技術(shù)創(chuàng)新過程中，需要對(duì)檔案管理體系作出相應(yīng)的調(diào)整和改進(jìn)，構(gòu)建基于檔案信息管理云平臺(tái)的高效工作流程，確保各項(xiàng)檔案管理工作有序開展。以檔案歸檔工作為例，在傳統(tǒng)技術(shù)條件的限制下，由于部門之間的信息管理系統(tǒng)無法順利對(duì)接，仍需要采取人工方式完成檔案收集和歸檔工作。在統(tǒng)一的云管理系統(tǒng)支持下，檔案歸檔工作可以直接在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成，應(yīng)減少不必要的人工操作步驟。同時(shí)利用信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案歸檔工作流程進(jìn)行記錄，包括操作人員信息以及歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，確保檔案管理工作流程的可塑性。在此基礎(chǔ)上，落實(shí)檔案管理工作責(zé)任，通過開展相關(guān)監(jiān)督檢查工作，確保檔案歸檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。此外，如果涉及多部門間的檔案管理工作，為避免出現(xiàn)職責(zé)交叉和沖突的情況，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)渠道開展溝通，提高各部門之間的工作協(xié)調(diào)性。

（三）提高檔案信息數(shù)據(jù)利用率。在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，檔案信息數(shù)據(jù)的利用率較低。根據(jù)我國《檔案法》及相關(guān)政策的規(guī)定，只有科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、文化、技術(shù)類型的檔案可以隨時(shí)向社會(huì)進(jìn)行公開，其他檔案無論是否涉及到保密問題，都需要在歸檔后進(jìn)行申請(qǐng)復(fù)核，增加了公眾利用檔案的難度。針對(duì)這種情況，首先應(yīng)基于現(xiàn)代化檔案管理的特點(diǎn)，在保障檔案信息安全性的基礎(chǔ)上，對(duì)相關(guān)制度和政策進(jìn)行改進(jìn)，除了涉及國家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私等檔案資料外，應(yīng)站在提高檔案信息利用率的角度，簡化中間過程，依靠先進(jìn)的信息化管理技術(shù)手段，為檔案安全性提供保障。同時(shí)應(yīng)深入挖掘檔案信息利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)與部門管理系統(tǒng)、風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)等的對(duì)接，發(fā)揮檔案資料的輔助決策功能，促進(jìn)各單位管理水平和內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)效率的提升。

（四）樹立檔案管理服務(wù)化理念。在現(xiàn)階段的檔案管理工作創(chuàng)新過程中，應(yīng)樹立檔案管理服務(wù)化理念，將依托于云平臺(tái)的檔案管理部門看作檔案服務(wù)平臺(tái)，主動(dòng)開展相關(guān)服務(wù)性工作。首先，應(yīng)通過做好檔案利用宣傳工作，提高公眾的檔案利用意識(shí)，幫助更多的人認(rèn)識(shí)到檔案資源價(jià)值。其次，應(yīng)利用大數(shù)據(jù)分析手段，開展檔案信息推送工作，主動(dòng)為檔案使用者提供服務(wù)，幫助其更加高效地獲取所需的檔案資源。最后，檔案部門需要對(duì)檔案管理服務(wù)工作的開展情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，定期統(tǒng)計(jì)檔案資源利用率的變化趨勢，總結(jié)檔案服務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，從而不斷改進(jìn)工作成效，讓檔案資源為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

（五）培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中，各檔案管理部門應(yīng)積極培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才，對(duì)現(xiàn)有隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，從而真正提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的有效利用。在此方面，檔案管理部門應(yīng)對(duì)內(nèi)部人員組成情況以及工作素質(zhì)水平進(jìn)行摸底調(diào)查。了解檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)組成、學(xué)歷結(jié)構(gòu)組成等情況。根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理改革要求，明確隊(duì)伍建設(shè)目標(biāo)。然后通過開展人才招聘與內(nèi)部培訓(xùn)工作，提升隊(duì)伍整體素質(zhì)水平，確保能夠適應(yīng)現(xiàn)代化模式的檔案管理工作環(huán)境。在人才引進(jìn)方面，應(yīng)明確招聘標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)應(yīng)聘者各項(xiàng)能力進(jìn)行綜合考核，補(bǔ)充同時(shí)具備檔案專業(yè)管理能力以及信息化操作能力的復(fù)合型人才。在此基礎(chǔ)上，通過建立長效化人員培訓(xùn)機(jī)制，定期開展相關(guān)培訓(xùn)工作，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平逐步提升。對(duì)于長期無法完成培訓(xùn)任務(wù)的人員，則應(yīng)采取末位淘汰制，確保隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的合理性，為實(shí)際工作的開展提供支持。

四、結(jié)束語

綜上所述，為了加快檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理部門應(yīng)積極改善檔案管理的軟硬件技術(shù)水平，通過引入先進(jìn)的技術(shù)手段，提高日常工作效率，滿足檔案分析挖掘和輔助決策等方面的利用需求。在此情況下，可以充分發(fā)揮檔案的自身價(jià)值，推動(dòng)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高各行各業(yè)的創(chuàng)新能力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王莉.新形勢背景下檔案管理方面現(xiàn)代化的有效途徑[J].智庫時(shí)代，2019（40）：275+278.

[2]王碧嬌.新形勢背景下檔案管理方面現(xiàn)代化的有效途徑[J].納稅，2019，13（16）：284.

[3]劉寧.關(guān)于新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：117.