信息時(shí)代文秘工作及檔案管理

潘宜興

【摘要】本文圍繞信息時(shí)代醫(yī)院內(nèi)部文秘工作與檔案管理開(kāi)展深入研究，望能夠?yàn)榻窈笙嚓P(guān)實(shí)踐工作高效化實(shí)施提供建議或參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;文秘工作;檔案管理;信息時(shí)代

信息時(shí)代，不僅引領(lǐng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展新的風(fēng)向標(biāo)，也為人們的工作、生活提供了更為便利的條件。對(duì)于醫(yī)院的文秘工作、檔案管理各項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)也是如此，可以促進(jìn)醫(yī)院的文秘工作、檔案管理工作得以改進(jìn)、優(yōu)化，工作效率得以有效提升。

一、醫(yī)院文秘工作特點(diǎn)

（一）服務(wù)對(duì)象廣泛。醫(yī)院文秘工作有著廣泛的服務(wù)對(duì)象，這主要是因文秘屬于醫(yī)院內(nèi)部綜合行政的一個(gè)職能部門，除了要將醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)科室及部門等協(xié)調(diào)管理各項(xiàng)工作做好外，還需協(xié)調(diào)處理好社會(huì)關(guān)系。醫(yī)院文秘工作不但有著廣泛性的服務(wù)對(duì)象，還具有較大工作量與工作難度。

（二）以患者為核心。醫(yī)院，是收治患者的醫(yī)療場(chǎng)所，日常工作的核心為全心全意為患者服務(wù)。因而，醫(yī)院內(nèi)部文秘工作的核心是全心全意為患者服務(wù)。

（三）職能廣泛。醫(yī)院文秘工作有著十分廣泛的職能，這主要是因醫(yī)院文秘工作屬于綜合型職能工作，承擔(dān)著醫(yī)院內(nèi)部重要任務(wù)與責(zé)任的記錄、下達(dá)與傳遞等，可保障醫(yī)院日常各項(xiàng)工作高效進(jìn)展;文秘人員需要參與醫(yī)院總體規(guī)劃工作中，幫助院內(nèi)指定各種經(jīng)營(yíng)管理的制度規(guī)范;同時(shí)，文秘屬于醫(yī)院形象窗口，還負(fù)責(zé)者各種信訪工作等，對(duì)文秘人員專業(yè)素養(yǎng)及能力均有著極高要求。

二、醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)

（一）種類多樣。醫(yī)院檔案資料種類有著多樣化特點(diǎn)，這些檔案資源均是通過(guò)從事醫(yī)療、預(yù)防保健及藥品管理等各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)期間所形成各種有價(jià)值的聲像、圖標(biāo)、文字等各種形式、載體的歷史資料記錄，可以說(shuō)，醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門所從事的工作內(nèi)容均會(huì)形成相應(yīng)檔案資料。尤其是在信息極速發(fā)展的今天，醫(yī)院內(nèi)部檔案資料種類變得更加繁多，以至于對(duì)檔案資料方面的管理工作提出更高要求。

（二）信息需求大。信息時(shí)代，隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，對(duì)檔案信息方面的需求逐漸增多，醫(yī)療檔案，其對(duì)于科研及醫(yī)療活動(dòng)的重要價(jià)值更為突出。在醫(yī)療檔案資料信息方面的需求，也不再局限于內(nèi)部所有職能部門，相關(guān)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)與病患往往對(duì)于醫(yī)療檔案信息資料有著調(diào)取利用方面的需求。對(duì)此，醫(yī)院檔案管理相關(guān)部門需要加快檔案信息資料的整理、編目及鑒定等各種工作進(jìn)程，以保證能夠更為充分地滿足于檔案信息資料的現(xiàn)實(shí)需求。

（三）管理手段復(fù)雜。醫(yī)院檔案資料傳統(tǒng)的管理手段比較單一，通常以紙質(zhì)版形式的檔案資料為主。在現(xiàn)今信息時(shí)代背景下，伴隨高新科技持續(xù)進(jìn)步發(fā)展，各種現(xiàn)代化醫(yī)療器械廣泛應(yīng)用，醫(yī)療檔案資料逐漸出現(xiàn)數(shù)字形式，如醫(yī)學(xué)影像方面的檔案資料，大大節(jié)省了檔案資料的存儲(chǔ)空間，也減輕了管理者的工作量。但是，在管理手段上卻略顯復(fù)雜化，對(duì)人員自身的技能水平有著較高的要求。

三、合理化建議

（一）注重文秘人員思想意識(shí)的提升。醫(yī)院內(nèi)部部分文秘人員，往往會(huì)認(rèn)為自身工作與檔案管理相關(guān)工作并無(wú)實(shí)質(zhì)性的聯(lián)系，它的工作范圍只是提供各種材料。對(duì)此，在信息時(shí)代，醫(yī)院在設(shè)計(jì)及構(gòu)建文秘崗位期間，需將文秘工作與各種檔案管理方面工作的關(guān)系予以有效明確，將檔案管理當(dāng)中文秘工作范圍明確好，促使人員對(duì)于檔案管理方面思想指導(dǎo)得到提升，確保自覺(jué)管理意識(shí)能夠逐步形成。文秘，本屬于特設(shè)崗位，日常工作中通常會(huì)涉及醫(yī)院內(nèi)部各種決策性信息與機(jī)密文件，加之，上呈下達(dá)各種文件資料，需要知曉醫(yī)院內(nèi)部高層管理者批閱意見(jiàn)、具體執(zhí)行方向情況、催辦與歸檔各項(xiàng)工作，是執(zhí)行層面信息直接來(lái)源點(diǎn)。醫(yī)院內(nèi)部各方面工作均需傳達(dá)指導(dǎo)。對(duì)此，若其中某個(gè)環(huán)節(jié)有紕漏出現(xiàn)，則將會(huì)對(duì)醫(yī)院整體運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生不利影響，給醫(yī)院內(nèi)部或者患者等造成相應(yīng)損失。針對(duì)有檔案管理責(zé)任的文秘人員，工作中務(wù)必要提高自身思想意識(shí)，在管理各種公文及文件期間，應(yīng)當(dāng)具備客觀及科學(xué)的綜合評(píng)估能力，將工作做好，防止檔案管理混亂。

（二）注重文秘人員工作技能的提升。醫(yī)院文秘工作有繁瑣性與綜合性，實(shí)際涉及工作往往關(guān)系著醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)政策或者方針制度的具體制定、執(zhí)行，還涉及傳達(dá)與分發(fā)各種文件等，對(duì)此，醫(yī)院內(nèi)部文秘工作，其在檔案管理各項(xiàng)工作當(dāng)中，務(wù)必區(qū)分好文件資料具體類別，并做到不重復(fù)或者遺漏。眾多文件資料，往往有著不同價(jià)值。因而掌握甄別與歸檔技巧，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部文秘人員日常工作來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。那么，對(duì)于文秘人員工作技能的提升方面，具體建議如下：一是建立完善的電子檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)。以信息化網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)為依托，建立完善的電子檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，確保醫(yī)院內(nèi)部文秘人員能夠在檔案資料的管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)即時(shí)上傳、采集、接收與整理相關(guān)工作內(nèi)容，防止文件資料出現(xiàn)缺失或者混亂等問(wèn)題狀況。二是構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)。以信息化網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)為依托，醫(yī)院內(nèi)部借助各種系統(tǒng)程序的有效運(yùn)營(yíng)，在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的電子檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，促使檔案管理實(shí)現(xiàn)共享，確保醫(yī)院內(nèi)部所有部門之間檔案管理科員實(shí)現(xiàn)互利互享，防止重要的醫(yī)療信息數(shù)據(jù)在空間范圍內(nèi)難以實(shí)現(xiàn)有效合并及運(yùn)用。三是加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部文秘人員專業(yè)技能方面的培訓(xùn)。信息時(shí)代，信息快速更新。對(duì)此，醫(yī)院針對(duì)文秘工作與各項(xiàng)檔案資料管理工作，需要重視對(duì)廣大文秘人員專業(yè)化技能的系統(tǒng)培訓(xùn)，確保文秘人員具備較高的信息化素養(yǎng)及能力。可通過(guò)組織學(xué)習(xí)及專家講座等多種形式開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，并設(shè)立相應(yīng)考核項(xiàng)目，做好綜合考評(píng)工作，以保證培訓(xùn)實(shí)施效果。

（三）注重檔案管理各項(xiàng)工作保密性的提高。信息時(shí)代，在一定程度上，各項(xiàng)信息化科學(xué)技術(shù)能夠?yàn)獒t(yī)院文秘工作與各項(xiàng)檔案管理工作提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。所有信息化網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)均有著利弊之說(shuō)，在給醫(yī)院文秘工作與各項(xiàng)檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也會(huì)增加安全隱患，醫(yī)院檔案資料保密工作難度系數(shù)倍增。醫(yī)院文秘人員使用計(jì)算機(jī)實(shí)施各項(xiàng)操作期間，因病毒感染、操作不當(dāng)、人為破壞各方面因素，極易導(dǎo)致檔案資料通過(guò)計(jì)算機(jī)而外泄，以至于影響著醫(yī)院正常的運(yùn)行，給醫(yī)院造成極為不利的負(fù)面影響。對(duì)此，醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)當(dāng)確立備份信息及文件儲(chǔ)存專項(xiàng)制度，以確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)攜帶的病毒，并做好隔離工作，避免病毒逐漸擴(kuò)散或者蔓延下去。日常應(yīng)當(dāng)做的時(shí)刻備份，院內(nèi)重要信息，如有需要還需備份參數(shù)配置及命令，避免系統(tǒng)侵入病毒后會(huì)丟失信息，還可避免因記不清原有的系統(tǒng)程序，以至于系統(tǒng)程序難以還原;需加強(qiáng)對(duì)文秘人員的病毒風(fēng)險(xiǎn)防范技能培訓(xùn)，一方面篤實(shí)醫(yī)院內(nèi)部文秘人員對(duì)于系統(tǒng)病毒入侵風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí)及重視程度;一方面培養(yǎng)醫(yī)院文秘人員對(duì)于病毒風(fēng)險(xiǎn)防范技能，避免人為錯(cuò)誤操作或者非法瀏覽等所造成的系統(tǒng)漏洞，給予病毒可乘之機(jī)，提升檔案管理工作的保密性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)以上分析，我們對(duì)于信息時(shí)代醫(yī)院文秘工作與檔案管理特點(diǎn)，有了更加深入的認(rèn)識(shí)及了解。同時(shí)，提出合理化建議。從總體上來(lái)說(shuō)，信息時(shí)代醫(yī)院文秘工作與檔案管理密不可分，二者有著相輔相成、相互促進(jìn)的作用，為今后更好地實(shí)施醫(yī)院文秘及檔案管理各項(xiàng)工作，還需制定相應(yīng)監(jiān)管及執(zhí)行方案，科學(xué)引入現(xiàn)代化的信息技術(shù)，為醫(yī)院文秘工作與檔案管理工作有效開(kāi)展提供支持。

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