優(yōu)化中學檔案管理的建議

趙開燦

【摘要】檔案資料見證了中學發(fā)展的歷程，所以優(yōu)化中學檔案管理，提升中學檔案管理水平，能夠為中學后續(xù)的發(fā)展提供借鑒。本文通過具體分析當前中學檔案管理中存在的問題，根據(jù)實際情況提出優(yōu)化中學檔案管理的策略，為強化中學檔案管理的實效性提供可參考的資料。

【關(guān)鍵詞】中學;檔案管理;優(yōu)化策略

檔案管理是中學校在不斷發(fā)展過程中非常重要的組成部分。檔案資料以文字、圖表和影音的形式記載著中學校所發(fā)生過的各類事情，信息資源非常豐富，呈現(xiàn)形式多種多樣，能夠為中學校的教育發(fā)展提供詳細的資料信息，為中學校的發(fā)展提供準確的資源依據(jù)。因此，強化中學校的檔案管理具有非常重要的意義。然而，在當前中學校的檔案管理過程中還存在著一系列的問題，嚴重影響了檔案管理的實效性。

一、中學檔案管理存在的問題

（一）檔案管理規(guī)章制度不健全。1987年，我國出臺了《檔案法》，但在部分中學檔案管理的過程中，尚未構(gòu)建與中學校實際相結(jié)合的檔案管理制度，導致中學檔案管理工作在開展的過程中常常會出現(xiàn)分類不嚴謹?shù)默F(xiàn)象。同時，由于缺乏完善的檔案管理規(guī)章制度，所以存在檔案丟失和殘缺的情況。雖然一些地方提出了《中小學校檔案管理暫行辦法》，但尚未制定與之相統(tǒng)一的規(guī)章制度，從而導致《中小學校檔案管理的暫行辦法》落實不到位，檔案管理缺乏規(guī)范性，嚴重影響了中學檔案管理的實效性。

（二）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善。完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施是提升檔案管理實效性的重要基礎(chǔ)條件。然而，當前部分中學校因缺乏資金，且尚未認識到檔案管理工作的重要性，所以檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面存在嚴重不足的現(xiàn)象，信息化技術(shù)的應用較為落后，現(xiàn)代化設(shè)備少。因檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后，導致很多珍貴和具有較高價值的檔案資料只能保存于條件較差的檔案室內(nèi)，并采取傳統(tǒng)的手工方式進行記載、整理、編目和檢索，這在一定程度上加大了檔案管理的難度，不利于檔案管理效率的提升。

（三）檔案管理理念落后。在現(xiàn)代社會新經(jīng)濟常態(tài)的發(fā)展背景下，大部分學校逐步認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理提出了更高的要求。然而，在當前部分中學校的檔案管理過程中，因部分檔案管理工作者的管理理念較為落后，所以在日常的檔案管理過程中，對于檔案資料的來源始終處于被動接收和存放的狀態(tài)，導致檔案資源較為匱乏。同時，因為管理理念落后，所以尚未及時對檔案資料進行分門別類和科學系統(tǒng)的整理，不利于檔案資源利用效率的提升。

（四）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。因為中學校對檔案管理工作不重視，所以對于檔案管理人員的業(yè)務培訓工作不重視，導致檔案管理人員難以及時掌握新型的檔案管理技術(shù)。同時，檔案管理人員素質(zhì)有待提升，未根據(jù)檔案管理的實際情況設(shè)計清晰的檔案管理流程，嚴重影響了檔案管理的實效性。

二、優(yōu)化中學檔案管理的策略

在當前中學檔案管理的過程中，雖然取得了一定的成效性，但也存在著一系列的問題，嚴重影響了中學檔案管理效率的提升。因此，為了最大限度提升中學檔案管理的水平，需要創(chuàng)新檔案管理理念、完善檔案管理制度、增強檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)。只有這樣，才能夠有效提升中學校的檔案管理實效性。

（一）創(chuàng)新檔案管理理念，充分認識檔案管理的重要性。中學檔案管理工作記載了中學在不斷發(fā)展的過程中每一個階段的重大事件，為學生的發(fā)展提供了有效的數(shù)據(jù)，能夠為學校的建設(shè)和發(fā)展提供重要的幫助。其中，涉及到某某中學建校，歷時多少年，在這些時間段又發(fā)生了哪些重要的事件，為國家培養(yǎng)了多少人才等等。重視中學檔案管理工作就是重視中學教育的發(fā)展。因此，中學校的管理層應該充分認識到檔案管理的重要性，為檔案管理工作的開展提供更多的支持，創(chuàng)新檔案管理理念，為優(yōu)化檔案管理的策略奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）創(chuàng)新檔案管理制度，健全檔案信息開發(fā)利用機制。在中學校不斷發(fā)展的過程中，為了有效提升檔案管理的實效性，需要根據(jù)實際情況制定科學規(guī)范的檔案管理制度，明確檔案管理的范圍，讓中學校的檔案管理工作有章可循。強化學校初始檔案管理資料與教學同步收集的檔案資料管理銜接制度，明確檔案管理的流程，規(guī)范檔案管理工作。同時，應該明確各個檔案管理人員的工作職責，明確規(guī)定中學檔案管理的各個環(huán)節(jié)和每一道工序檔案資料的形成，有效保證中學檔案資料的完整性、真實性，最大限度提升中學校的檔案管理水平。在優(yōu)化中學檔案管理效率的過程中，還需要建立健全檔案信息開發(fā)利用制度，建立綜合檔案室，并安排專門的人員進行管理，全面落實檔案管理人員的職責，讓中學校的檔案管理工作有目標、有計劃進行。同時，應該將中學校每年的檔案管理工作有計劃、有目標地列入分管領(lǐng)導的工作議事日程和年度考核目標中，明確各個部門的職責，構(gòu)建規(guī)范化的檔案開發(fā)制度，真正做到檔案資料歸檔有范圍、立卷有規(guī)定、保密有條例，從而最大限度提升中學檔案管理的實效性。

（三）強化管理人員的崗位培訓，提升管理人員業(yè)務素質(zhì)。為了最大限度提升中學檔案管理的實效性，需要檔案管理人員不斷增強自身的業(yè)務能力。首先，應該在參與培訓的過程中增強自己的計算機應用能力。只有這樣，才能保證應用計算機設(shè)備進行管理的過程中不出現(xiàn)錯誤。其次，檔案管理者應該掌握先進的檔案管理方法，明確檔案歸檔要求，熟悉檔案管理的流程，熟練掌握檔案自動索引、自動借閱等操作，不斷強化中學檔案管理的水平。

（四）建立電子檔案庫，增強檔案管理的效率。在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，為了有效提升中學檔案管理的水平，可合理將信息技術(shù)應用到中學檔案的管理過程中。通過全面依托信息技術(shù)檔案管理軟件，建立可靠的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，真正做到電子檔案管理庫與紙質(zhì)檔案管理同步進行。同時，應該建立完善的電子化檔案管理流程，更好地服務電子檔案借閱、發(fā)布等，開展在線檔案檢索，為中學檔案資料的查閱創(chuàng)造便捷的條件。設(shè)計與檔案管理相匹配的關(guān)聯(lián)，以便對中學校的檔案管理進行綜合性評估和診斷，從而為中學檔案管理提供便捷的統(tǒng)計報表，綜合評估檔案管理情況。但是，在中學檔案采取數(shù)字化管理的過程中，應該強化檔案網(wǎng)絡(luò)風險的防控，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障、電腦病毒等現(xiàn)象，有效防止中學校的檔案管理資料出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，真正達到優(yōu)化中學檔案管理實效性的目的。

總之，在現(xiàn)代社會不斷發(fā)展的新形勢下，為了有效提升中學檔案管理的實效性，需要優(yōu)化中學檔案管理的策略，制定科學合理的檔案管理制度，建立完善的檔案管理領(lǐng)導機制，將學校檔案管理工作納入學校發(fā)展規(guī)劃中，創(chuàng)設(shè)良好的檔案管理環(huán)境，切實增強中學檔案管理質(zhì)量，真正強化中學檔案資料的利用效率。

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