不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的重要意義及對(duì)策

黃錫江

摘 要：隨著我國(guó)城市化的迅速發(fā)展，在一定程度上增加了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的工作量，給不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作帶來(lái)了極大的壓力，因此，加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的對(duì)策的探討，對(duì)提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的工作效率及工作質(zhì)量均有著非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn);檔案管理;工作效率;工作質(zhì)量;意義;對(duì)策

房產(chǎn)管理過(guò)程中形成的不動(dòng)產(chǎn)檔案是其中非常重要的資料，通過(guò)不動(dòng)產(chǎn)檔案能夠明確的了解到房屋的自然狀況、房屋產(chǎn)權(quán)等信息。近年來(lái)，隨著我國(guó)房產(chǎn)市場(chǎng)的快速發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)檔案資料越發(fā)龐大，其能夠?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)房屋產(chǎn)權(quán)登記機(jī)構(gòu)、城市拆遷規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)以及房產(chǎn)糾紛事件處理機(jī)構(gòu)等提供重要的信息，不但如此，不動(dòng)產(chǎn)檔案也是房產(chǎn)管理中的重要內(nèi)容[1]。因此，房產(chǎn)企業(yè)做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理對(duì)房產(chǎn)管理具有非常重要的意義。下面就對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的意義以及加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的對(duì)策進(jìn)行了詳細(xì)的分析。

1 不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的意義

1）不動(dòng)產(chǎn)檔案為房產(chǎn)交易服務(wù)提供了參考依據(jù)。不動(dòng)產(chǎn)檔案能夠?yàn)榉慨a(chǎn)交易服務(wù)提供最原始的依據(jù)，隨著我國(guó)房產(chǎn)市場(chǎng)的日益發(fā)展，房產(chǎn)交易的數(shù)量及所涉及的數(shù)據(jù)日益龐大，在進(jìn)行房產(chǎn)交易的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些不法分子偽造不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)向他人進(jìn)行欺詐，以及在生活中比較常見(jiàn)的房屋被司法機(jī)關(guān)查封等情況，這也在一定程度上給買(mǎi)房人員帶來(lái)了極大的風(fēng)險(xiǎn)。此時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)檔案則為房產(chǎn)交易服務(wù)提供準(zhǔn)確的指導(dǎo)依據(jù)，能夠在很大程度上減少購(gòu)房者的損失。

2）避免了虛假房產(chǎn)交易事件的發(fā)生。隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，房產(chǎn)事業(yè)得到了極大的發(fā)展空間，房產(chǎn)數(shù)量逐漸增多，各城市每日進(jìn)行的房產(chǎn)交易數(shù)量逐漸龐大，但是與此同時(shí)，一些房產(chǎn)虛假信息的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)逐漸出現(xiàn)在了市面上，而這些虛假的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理工作造成了極大的危害，導(dǎo)致虛假房產(chǎn)信息交易事件的發(fā)生，進(jìn)而對(duì)購(gòu)房者的財(cái)產(chǎn)利益及經(jīng)濟(jì)利益造成了極大的損害。在對(duì)此種情況進(jìn)行分析后發(fā)現(xiàn)，這是由于房產(chǎn)交易檔案出現(xiàn)了信息上的缺失。因此，各房產(chǎn)企業(yè)相關(guān)工作如果能夠充分的利用不動(dòng)產(chǎn)檔案信息加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)中的信息進(jìn)行核實(shí)，則能夠在很大程度上避免虛假不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)及房產(chǎn)的交易，對(duì)減少由此次產(chǎn)生的群眾糾紛事件起到了積極的作用。

3）為危房、舊房等的改造提供了參考依據(jù)。在城市更新建設(shè)的過(guò)程中，除了房產(chǎn)的建造之外，比較常見(jiàn)的還有棚戶(hù)區(qū)的改造，目前，棚戶(hù)區(qū)改造已經(jīng)成了大多數(shù)城市進(jìn)行建設(shè)的主要方式。多年前建設(shè)的一些棚戶(hù)區(qū)由于建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，導(dǎo)致出現(xiàn)了比較明顯的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬變動(dòng)，但是由于在進(jìn)行房產(chǎn)交易時(shí)，缺少了相關(guān)的抵押登記，或者查封交易登記等流程，這不但在很大程度上對(duì)棚戶(hù)區(qū)的改造成了極大的影響，還對(duì)企業(yè)的投資決策起到了較大的影響。此時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)可充分的利用原始的房產(chǎn)登記中所記錄的信息，從中查實(shí)相關(guān)的信息后，提供給相關(guān)的拆遷部門(mén)，使拆遷部門(mén)能夠了解到更多棚戶(hù)區(qū)房屋現(xiàn)狀的信息，進(jìn)而核算出房產(chǎn)建設(shè)的成本為相關(guān)部門(mén)的投資決策提供重要的意見(jiàn)。從這方面來(lái)看，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理能夠?yàn)榕f房、危房的改造提供可靠的參考依據(jù)。

2 加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的對(duì)策

1）提高公眾對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的意識(shí)。在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)相關(guān)工作人員要進(jìn)一步強(qiáng)化不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理意識(shí)，正確的意識(shí)到不動(dòng)產(chǎn)檔案管理在企業(yè)管理中的重要價(jià)值和所存在的意義，做好此方面的工作可從兩個(gè)方面進(jìn)行，一是從不動(dòng)產(chǎn)檔案的法律價(jià)值出發(fā)，二是從社會(huì)服務(wù)價(jià)值出發(fā)。只有不斷的提高不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)工作人員對(duì)工作的責(zé)任和在管理方面的意識(shí)，才能在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中記錄真實(shí)的房產(chǎn)數(shù)據(jù)信息，保證了房產(chǎn)數(shù)據(jù)的可靠性和完整性，同時(shí)，做好不動(dòng)產(chǎn)目錄的整理工作，將不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資料裝訂成冊(cè)，并根據(jù)此建立電子信息檔案，及時(shí)檢查不動(dòng)產(chǎn)檔案材料信息的收集和記錄環(huán)節(jié)，保證其所記錄的數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性，避免錯(cuò)誤的信息出現(xiàn)在不動(dòng)產(chǎn)檔案中。因此，從這方面來(lái)看，保證不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的安全性和可靠性，將不動(dòng)產(chǎn)檔案的重要價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái)，才能保證不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2）對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化。不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)的管理人員不但要掌握先進(jìn)的理論基礎(chǔ)知識(shí)，還要具備先進(jìn)的管理技能，充分的利用現(xiàn)代化技術(shù)，并將其應(yīng)用于具體的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，對(duì)現(xiàn)有的陳舊的管理模式和流程進(jìn)行優(yōu)化。從實(shí)際情況出發(fā)，可充分的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和手段建立不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，從真正意義上實(shí)現(xiàn)文檔一體化，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的空間進(jìn)行優(yōu)化，保證不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的秩序[2]。如在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中一定要對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的部署，建立完善的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，可在此系統(tǒng)中設(shè)置不動(dòng)產(chǎn)檔案信息檢索、信息查詢(xún)等功能，為不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的查詢(xún)?nèi)藛T提供更加便捷的服務(wù)。不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)要根據(jù)現(xiàn)有的房產(chǎn)資料建立電子數(shù)據(jù)庫(kù)，做好房產(chǎn)信息的收集、歸納、整理和更新，通過(guò)此實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的便捷操作，為公眾提供多角度、多功能的檢索服務(wù)，保證不動(dòng)產(chǎn)檔案得到充分的利用。除此之外，房產(chǎn)企業(yè)還要做好對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的編制和研究，將一些繁瑣、冗長(zhǎng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案資料進(jìn)行簡(jiǎn)化、概括和濃縮，并對(duì)得到的原始的不動(dòng)產(chǎn)檔案資料進(jìn)行綜合性的分析，將不動(dòng)產(chǎn)檔案編研的指導(dǎo)意義及價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái)，為充分利用不動(dòng)產(chǎn)檔案提供準(zhǔn)確的指導(dǎo)依據(jù)。另外，房產(chǎn)企業(yè)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中還可實(shí)施責(zé)任制管理，將不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的責(zé)任落實(shí)到具體的管理人員身上，并將此與企業(yè)的激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行有效的結(jié)合，提高企業(yè)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員對(duì)工作的積極性，進(jìn)而提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3）提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們生活水平的提高，其對(duì)檔案管理也提出了更高的要求，要求不動(dòng)產(chǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化的管理，加上房產(chǎn)企業(yè)的逐年增加，行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)力也越發(fā)激烈，這就要求各不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)檔案管理人員具備較高的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)。鑒于此，各不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，進(jìn)而提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和工作能力[3]。不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)先要加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)的培訓(xùn)，教導(dǎo)其學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理理念和策略，將所掌握的先進(jìn)的管理手段應(yīng)用在具體的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中。還要要求其掌握房產(chǎn)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，利用所掌握的技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的信息化操作。因此，各不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)要重視對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，管理、房產(chǎn)等方面的專(zhuān)業(yè)性知識(shí)，同時(shí)做好計(jì)算機(jī)的維護(hù)、調(diào)整等安全管理工作，為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的安全性做好保障。不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)還應(yīng)做好對(duì)在職人員的培訓(xùn)，鼓勵(lì)在職人員在工作的同時(shí)，不斷的去學(xué)習(xí)一些新鮮的理念和知識(shí)，使企業(yè)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展和購(gòu)房者的利益等極其重要，各不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作不但能夠?yàn)槌鞘蟹慨a(chǎn)交易機(jī)構(gòu)及交易服務(wù)提供參考依據(jù)，還能為危房舊房的改造提供有效的信息，有效的避免了建立在虛假不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)上的不法交易。因此，房產(chǎn)企業(yè)為了做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作，就要不斷的提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，使其掌握更多的先進(jìn)理念、管理技能以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，并將此應(yīng)用于具體的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，在保證不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作安全性的基礎(chǔ)上，提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和效率。

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