網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代檔案信息化管理中的應(yīng)用淺談

王中明

摘 要：隨著當前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化生活工作水平不斷提升，尤其是對于傳統(tǒng)的檔案管理工作產(chǎn)生了較大的沖擊，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理應(yīng)用對于推進現(xiàn)代檔案信息化管理工作的開展有著重要影響和意義。因此本文結(jié)合當前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展優(yōu)勢，分析了目前存在的信息化檔案管理工作漏洞與問題，并就此提出相關(guān)改善措施，希望能夠?qū)ξ覈鴻n案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)技術(shù);檔案信息化;應(yīng)用優(yōu)勢;問題及措施

1.前言

隨著當前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用范圍和規(guī)模不斷擴大，其在人們的生產(chǎn)生活中產(chǎn)生了重要影響，尤其是對于現(xiàn)代檔案信息化管理工作的開展有著至關(guān)重要的作用，但是在具體實踐工作中缺乏相關(guān)技術(shù)標準以及實踐經(jīng)驗，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用仍然存在較大的問題，無法真正有效的發(fā)揮其作用，所以說必須對其引起重視，加大對于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的充分了解和應(yīng)用，從而更好的推進現(xiàn)代化檔案信息管理工作的有效開展。

2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用于檔案信息管理的優(yōu)勢

2.1歸檔時效性

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢之一在于其能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的快速收集，相關(guān)檔案工作人員也能夠利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)采集、核對、修改、刪除、保存等一系列相關(guān)工作，避免了線下紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的繁瑣與復(fù)雜過程，將所需數(shù)據(jù)直接傳輸至相關(guān)用戶，同時還能夠?qū)?shù)據(jù)進行上傳備份及歸檔處理。這種技術(shù)模式，既能夠省去大量的人力物力資源，還能夠有效保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全性與準確性。另外由于采用了實時網(wǎng)絡(luò)共享，所以不同地區(qū)的檔案是能夠進行數(shù)據(jù)之間的傳輸和共享，有效保證了檔案數(shù)據(jù)的實效性。

2.2資源共享

采用計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對所需數(shù)據(jù)的全覆蓋，并將各種紙質(zhì)版數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，以便于不同地址區(qū)域的用戶進行數(shù)據(jù)的搜尋和檢索，加快了不同數(shù)據(jù)資源之間的有效共享。另外對于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在數(shù)據(jù)存儲和提取方面的優(yōu)勢也得到了最大化的應(yīng)用，使得各種數(shù)據(jù)能夠被所需部門獲取資格認證后更快更好的進行利用，提高了資源的利用率，降低了程序繁瑣所造成的人力物力資源的過度浪費，從而最終提高檔案管理效率。

3.現(xiàn)代檔案信息化管理工作存在的問題

3.1總體規(guī)劃組織協(xié)調(diào)檔案管理信息化建設(shè)工作滯后

因為目前對于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引進與應(yīng)用缺乏統(tǒng)一化的規(guī)范管理，所以各地區(qū)、各部門或者是各機構(gòu)之間都缺乏一個完整有序且相互連接的架構(gòu)體系，因為其所采用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)標準和體系不同，所以極有可能導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不能互用，無通用檔案管理軟件系統(tǒng)，信息管理利用率低，影響信息編輯成果，嚴重限制了檔案的信息化與電子化進程。另外傳統(tǒng)的檔案管理模式也約束了檔案信息資源共享理念的創(chuàng)新與完善，使得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在跨時空跨領(lǐng)域方面無法發(fā)揮有效作用，因此有必要在后續(xù)的工作開展過程中加強檔案信息管理通用性、規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性等多種作用的共同發(fā)揮。

3.2目前檔案管理信息化人才稀缺

檔案工作人員既是檔案信息的管理者，也是檔案信息開發(fā)利用的“導(dǎo)航員”，目前一部分檔案人員缺乏專業(yè)資格、數(shù)字化理論知識基礎(chǔ)弱，由于培訓(xùn)機制不健全，可能存在工作力度與效果削弱的風(fēng)險;檔案人員整體知識更新速度緩慢、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力、信息資源處理能力亟待提高，這種現(xiàn)狀難以適應(yīng)信息時代的要求。檔案部門高技術(shù)、信息復(fù)合型人才就更加奇缺，嚴重影響檔案信息資源開發(fā)、利用、管理和發(fā)展。

3.3軟件通用性、兼容性比較差

根據(jù)目前的市場應(yīng)用狀況來看，相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化檔案管理軟件種類繁多，不同軟件的側(cè)重點與功能性均存在較大差異，在其市場所占用的份額也不相同。所以這也就導(dǎo)致目前我國現(xiàn)代化檔案信息管理工作對于辦公自動化（OA）、檔案管理以及電子政務(wù)系統(tǒng)正處于通用性與兼容性不能協(xié)調(diào)的狀態(tài)。在進行相關(guān)軟件及架構(gòu)平臺的選擇時，一般來說需要考慮多種因素，不同功能性軟件之間的差異性較大，很有可能因為軟件不同而使得信息數(shù)據(jù)的流通受到嚴重的阻礙。根據(jù)這種情況來看，現(xiàn)代化檔案信息管理工作無法發(fā)揮其最大作用，尤其是對于各種數(shù)據(jù)之間的檢索、傳輸以及共享工作十分困難，所以必須引起重視。

4.加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代化檔案管理工作的具體措施

4.1做好人員隊伍的建設(shè)

檔案管理人員既要求具備較好的檔案業(yè)務(wù)能力水平，還能夠根據(jù)當前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)需求，做出相應(yīng)的計算機信息技術(shù)提升，可以更好的應(yīng)對各種基礎(chǔ)的計算機操作，以協(xié)同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用。結(jié)合這方面的需求，在人員隊伍的管理上，我們應(yīng)該積極的做好相關(guān)的培訓(xùn)活動，讓檔案人員本身能夠通過參與相關(guān)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的一些要求進行有效滿足。隨著時代的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷的變化當中，在具體培訓(xùn)活動的開展上，我們也應(yīng)該結(jié)合技術(shù)的變化和檔案信息管理當中的發(fā)展情況，做好培訓(xùn)內(nèi)容的合理調(diào)整，與時俱進的提升人員隊伍的專業(yè)素質(zhì)和能力，這樣才能夠更好的構(gòu)建一支專業(yè)化的檔案信息管理隊伍，更好的適應(yīng)當前計算機網(wǎng)絡(luò)時代下檔案方面工作的新特征和新挑戰(zhàn)。

4.2建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理信息系統(tǒng)

建立局域網(wǎng)，實現(xiàn)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)帶動檔案管理信息人網(wǎng)。建設(shè)行業(yè)系統(tǒng)的跨地區(qū)大型網(wǎng)絡(luò)，比如國家電網(wǎng)公司建立的網(wǎng)絡(luò)化計算機檔案管理信息系統(tǒng)，是個跨行業(yè)、跨部門、跨地區(qū)的大規(guī)模計算機網(wǎng)絡(luò)，它不僅可以使本行業(yè)各級各類檔案部門聯(lián)網(wǎng)，而且可以與有關(guān)行業(yè)的檔案部門聯(lián)網(wǎng)，并使檔案信息與圖書情報資料等信息一起構(gòu)成綜合性信息網(wǎng)。在建立內(nèi)部局域網(wǎng)的同時，還可以通過各種方式接入互聯(lián)網(wǎng)。

4.3加強檔案資源的安全性

檔案管理工作的安全性一直以來都是眾多研究者的關(guān)鍵話題，因為如果無法有效保證其安全性，無論是對于人民群眾還是社會團體及相關(guān)企業(yè)而言，都有可能造成極其嚴重的損失。所以在開展網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用過程中應(yīng)注重建立安全管理制度與體系，對于檔案中的不同保密程度信息進行相關(guān)加密，加大對于信息操作員的資質(zhì)審查以及資歷設(shè)定，關(guān)鍵信息確保需相關(guān)部門審批才能進行查閱和傳輸。另外還要加強對于查詢密碼、使用權(quán)限、身份認證，安裝防火墻等各項工作的具體落實。涉密與非涉密計算機平臺要徹底區(qū)分開，涉密檔案信息的計算機要在監(jiān)控下進行使用，非正常狀況不得進行互聯(lián)網(wǎng)連接。對平時不用的密碼、密鑰或有關(guān)涉密載體應(yīng)配備密碼文件柜或保險柜存放。

5.結(jié)語

綜上所述，在開展現(xiàn)代檔案信息管理工作的過程中，加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理應(yīng)用與開發(fā)具有重要意義和價值。一定要結(jié)合當前檔案管理存在的問題進行相關(guān)改善，逐漸統(tǒng)一檔案管理平臺，加強對于專業(yè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì)培訓(xùn)，有效提高檔案資源的安全性與穩(wěn)定性，從而確保各地區(qū)各職能部門的檔案管理工作的現(xiàn)代化提升，不斷推進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用。

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