淺談干部人事檔案工作的重要意義

蔣紅玲

摘 要：在干部人事安排上，干部人事檔案作為重要的參考依據(jù)，直接決定著干部任職的合理性，因此，只有做好干部人事檔案的管理工作，才能提高工作的效率。文章首先對干部人事檔案管理工作的重要性進(jìn)行了闡述，然后對干部人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，最后提出了一系列提高干部人事檔案工作的措施，來達(dá)到提高干部人事檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;工作;重要意義

1.干部人事檔案管理工作的重要意義

通常，干部人事檔案主要是對干部的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、學(xué)術(shù)研究、薪資等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，相關(guān)部門人員可以通過對檔案里面的內(nèi)容進(jìn)行全面評估，以評判干部的工作能力，同時(shí)它也是對干部歷史政績的見證，方便上層領(lǐng)導(dǎo)對干部進(jìn)行職位的調(diào)整，在合適的位置上安排合適的干部人員，充分將各干部的特長發(fā)揮出來，促進(jìn)相關(guān)單位取得更好的發(fā)展。

由于干部人事檔案直接決定著單位對干部的人事任用，它是了解干部實(shí)際情況的重要依據(jù)，因此，必須及時(shí)更新干部檔案信息，確保檔案信息的真實(shí)性，以便為單位提供準(zhǔn)確的參考信息。

2.干部人事檔案管理工作中存在的問題

2.1不重視干部人事檔案的管理工作

由于干部人事檔案管理工作具備較強(qiáng)的專業(yè)性。但是，在實(shí)際工作中，大部分的管理者不重視干部人事檔案工作，只認(rèn)為這項(xiàng)工作比較枯燥乏味，沒有多大用處，一般，都是隨便安排相關(guān)人員來管理干部檔案。平時(shí)也不重視對這項(xiàng)管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。此外，一些檔案管理者也不認(rèn)真對干部檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理，只要求工作人員完成對基本信息及資料的收集就可以，導(dǎo)致員工在工作中沒有較強(qiáng)的責(zé)任心，在審核干部檔案資料時(shí)，不嚴(yán)格對資料進(jìn)行審核，最終導(dǎo)致干部檔案資料存在較大的漏洞問題，無法為人事干部的任用提供參考。

2.2沒有健全的干部人事檔案管理制度

由于干部檔案管理制度不夠完善，導(dǎo)致在對干部檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，存在不規(guī)范、不及時(shí)等問題，造成干部檔案資料的不全或毀壞。由于干部人事檔案里面詳細(xì)的記錄著每個(gè)干部的工作經(jīng)歷、成長歷程、個(gè)人學(xué)歷等，其直接影響著干部的前途。所以，不難看出，干部人事檔案的收集、補(bǔ)充是一項(xiàng)非常重要的工作，是人事任用的參考的重要依據(jù)。但是，現(xiàn)在多數(shù)單位不重視干部檔案的管理工作，也沒有制定健全的干部人事檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理人員對干部檔案收集、歸檔工作缺乏規(guī)范性，出現(xiàn)干部檔案資料不全、信息記錄錯(cuò)誤、檔案資料丟失、損毀等問題頻繁發(fā)生;此外，在加上有些單位人事部門人員流動(dòng)較大，在查閱檔案時(shí)沒有對其進(jìn)行嚴(yán)格的保護(hù)，導(dǎo)致檔案遭到破壞。

2.3檔案管理人員不具備較強(qiáng)的專業(yè)性

干部人事檔案管理工作內(nèi)容比較單一，基本上每天都重復(fù)著同樣的工作，短期內(nèi)看不到任何結(jié)果，所以，很多單位都是讓年齡偏大的員工或者實(shí)習(xí)生來負(fù)責(zé)檔案管理工作，這些人通常不具備較強(qiáng)的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。像這些人員，多數(shù)沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致在管理干部檔案時(shí)，沒有按要求對干部檔案進(jìn)行錄入，并在錄入檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)信息不足也沒有第一時(shí)間向上級人員報(bào)告，有時(shí)甚至存在裝錯(cuò)檔案的問題，最終造成檔案資料不真實(shí)，無法作為人事任用的重要依據(jù)，影響單位對干部人員的評估及任用。

2.4干部人事檔案管理工作沒有實(shí)現(xiàn)信息化

目前，大部分干部人事檔案管理還是通過以前的方式進(jìn)行管理。干部檔案信息還是通過紙質(zhì)文件進(jìn)行保存，工作效率非常低。單位不重視干部人事檔案信息的管理工作，沒有引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)對干部檔案進(jìn)行管理，也沒有重視檔案信息化的建設(shè)，導(dǎo)致干部檔案信息管理水平停滯不前，無法為單位的干部人事任用提供參考意見，阻礙單位的進(jìn)一步發(fā)展。

3.提高干部人事檔案管理水平的對策

3.1單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)要加大對干部人事檔案管理工作的重視程度，把檔案管理工作放在日常工作議程中，并加大對檔案管理工作的支持力度，擇優(yōu)選擇素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的人員來管理干部人事檔案的工作，并不斷向歸檔人員灌輸滲透管理理念，強(qiáng)調(diào)檔案管理細(xì)則，使檔案管理部門肩負(fù)起自己的職責(zé)，做好干部人事檔案的收集、歸檔、保存工作，以使干部人事檔案的真實(shí)性、完整性得到保障。

3.2健全干部人事檔案的管理制度，確保檔案信息的真實(shí)性

在任何地方，制度都是一個(gè)企業(yè)的靈魂，只有具備健全的制度，才能保障各項(xiàng)工作的順利落實(shí)。在干部人事檔案的管理工作中也不例外，只有具備健全的管理制度，才能推動(dòng)各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。因此，必須制定一系列的檔案管理制度，讓工作人員按照規(guī)定要求、流程統(tǒng)一對干部檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，以周、月為周期，對干部檔案進(jìn)行整理、核對，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)存在的問題，并第一時(shí)間進(jìn)行修正，以確保干部人事檔案的真實(shí)性，為單位的干部人事任用提供真實(shí)有力的參考依據(jù)。

3.3構(gòu)建相應(yīng)的干部人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

單位領(lǐng)導(dǎo)要充分意識到干部人事檔案信息化管理的重要性，只有單位引進(jìn)現(xiàn)代化的信息管理模式，才能使干部人事檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展步伐一致，為單位更好的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要加快對干部人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐。由于信息化建設(shè)工作是非常重要的工作，為了順利推進(jìn)這項(xiàng)工作的進(jìn)行，單位領(lǐng)導(dǎo)者必須要認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要性，加大建設(shè)力度。干部人事檔案信息化管理是通過對計(jì)算機(jī)的利用，借助計(jì)算機(jī)上的專用軟件，建立干部電子檔案系統(tǒng)，并通過新型管理方式、新型機(jī)制對其進(jìn)行管;此外，加快對信息化建設(shè)速度，構(gòu)建一系列信息化管理機(jī)制，這樣做，不僅可以有效的節(jié)省人力、財(cái)力，而且可以最大限度的使工作效率和質(zhì)量得到提高，提高干部人事檔案的利用率。其次，加大對管理人員信息化建設(shè)意識的培養(yǎng)?，F(xiàn)階段，多數(shù)的干部人事檔案管理工作還是通過以前的方式在開展，檔案從業(yè)人員不愿意接受新的工作方式和流程，這要求檔案管理者要不斷向工作人員講述信息化管理方式的優(yōu)點(diǎn)及便捷性等，使負(fù)責(zé)干部人事檔案歸檔的人員對信息化管理方式有一個(gè)全新的認(rèn)識，從而以更標(biāo)準(zhǔn)、更規(guī)范的工作方式對干部人事檔案進(jìn)行管理，為單位的干部任用提供有力的參考。

3.4做好檔案管理的培訓(xùn)工作，使參與檔案管理人員的整體水平得到提高

要想提高干部人事檔案管理水平，必須讓負(fù)責(zé)干部人事檔案管理人員具備較高的專業(yè)能力，可以勝任此項(xiàng)工作。（1）加大對檔案管理人員的培訓(xùn)，通過定期或者不定期的方式對他們進(jìn)行專業(yè)知識及網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，使干部人事檔案管理人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)方面的常識，能夠使用計(jì)算機(jī)對干部檔案信息進(jìn)行錄入、更新、存檔、管理等，這樣使每個(gè)工作人員的工作效率和工作質(zhì)量得到提高，為現(xiàn)代化、信息化的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。（2）在日常工作中，對檔案管理工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理，定期組織干部人事檔案管理人員與其他單位檔案管理部門人員的溝通交流，通過溝通交流使干部人事檔案管理人員學(xué)習(xí)到先進(jìn)科學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)自身的缺陷，從而提高自身的業(yè)務(wù)水平，更好的對干部人事檔案資料進(jìn)行收集、歸檔、管理等，使干部檔案管理工作邁向新的臺(tái)階。

結(jié)束語

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)具備較強(qiáng)專業(yè)性、持續(xù)性的工作，它不僅是檔案管理工作中不可缺少的一部分，同時(shí)也是人事任用工作中重要的參考資料。因此，單位必須重視對干部人事檔案的管理，同時(shí)不斷健全各項(xiàng)規(guī)章制度，并定期對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而提高干部人事檔案管理工作的質(zhì)量，為后續(xù)單位的干部人事任用奠定基礎(chǔ)。

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