淺析省屬高校本科教學(xué)評估檔案的歸檔與管理

方旭儒

摘 要：省屬高校本科教學(xué)評估檔案材料應(yīng)按要求確定歸檔材料內(nèi)容，對材料分層管理。加強數(shù)字化建設(shè)，提高管理水平。

關(guān)鍵詞：評估檔案;歸檔;管理

21世紀初，教育部決定對各高校本科教學(xué)質(zhì)量進行檢查評估，出臺了一系列有關(guān)高校本科教學(xué)評估的文件政策，明確了本科教學(xué)水平評估的目的、范圍、內(nèi)容。2011年，教育部出臺了本科教學(xué)評估工作意見，明確了以學(xué)校制定自我評估要求為原則。通過學(xué)校自我評估來規(guī)范和約束學(xué)校的教學(xué)行為，以專業(yè)認證評價學(xué)校教學(xué)水平。

國家教育部以及省教育廳開展的本科教學(xué)評估，建立健全了符合中國國情的本科高等教育評價制度和質(zhì)量宏觀評價體系。基于這一工作，各學(xué)校成立了本科教學(xué)評估機構(gòu)以及管理這些評估材料的管理部門，而這些評估材料的管理就成為了重要的一項任務(wù)。

一、省屬高校本科教學(xué)評估檔案的歸檔范圍與分層管理

對每個學(xué)期的本科教學(xué)材料進行逐一分類，收集整理每個教學(xué)學(xué)期完成后形成的材料，及時保存完好，是每個本科教學(xué)單位要必須做好的任務(wù)。首要任務(wù)就是要確定本科評估檔案的組成，即歸檔范圍。

學(xué)校的教務(wù)處依據(jù)國家教育部本科教學(xué)評估的逐項要求以及學(xué)校對本科教學(xué)的要求，確定歸檔范圍。歸檔范圍指標主要根據(jù)學(xué)校本科的定位與規(guī)劃，包括本科教學(xué)和管理的各個環(huán)節(jié)。以本科教學(xué)單位的本科教學(xué)實踐以及本科教學(xué)管理過程中所產(chǎn)生的原始材料為主要支撐歸檔材料。教務(wù)處牽頭擬定具體的本科教學(xué)評估歸檔材料范圍，要求學(xué)校的檔案管理部門和各本科教學(xué)單位要積極配合，協(xié)調(diào)工作。根據(jù)教務(wù)處制定的本校本科評估指標體系的要求，對涉及的具體材料進行催收、分類整理、歸納保管。

本科教學(xué)評估需要提供的材料涉及方方面面，從學(xué)校層面到具體教師的教學(xué)工作。因此本人認為省屬高校本科教學(xué)評估檔案的管理工作應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容的不同進行分層管理。即第一層管理：校級的檔案室，第二層管理：各本科教學(xué)單位的檔案室（或資料室）。

第一層管理：校級檔案室保管的內(nèi)容應(yīng)該是學(xué)校層面的檔案，即本科學(xué)科專業(yè)特色、優(yōu)勢、本科建設(shè)與發(fā)展的總體目標和定位、學(xué)校的規(guī)章制度、本科質(zhì)量監(jiān)控體系等等以及全校學(xué)生整體教學(xué)情況、全體教師教學(xué)科研情況、每年的畢業(yè)生就業(yè)情況、每年全校師生各項獲獎情況等可在學(xué)校評估檔案室查閱。

第二層管理：各本科教學(xué)單位檔案室（資料室）收集各學(xué)院本科教學(xué)最原始的材料。各學(xué)院的歸檔材料內(nèi)容有，各個教研室的每項活動記錄、教學(xué)檢查與自查、教學(xué)的其他會議記錄，比如開展的教學(xué)試講，教學(xué)討論等。本單位的各種規(guī)章制度、各個專業(yè)的學(xué)期教案、教學(xué)大綱、培養(yǎng)方案、試卷試做記錄（含試做評價表）、考題審批單、結(jié)業(yè)考試參考答案及評分標準，平時成績評分標準、教師教學(xué)記錄表、學(xué)生成績登記表、成績統(tǒng)計分析與試卷分析;各專業(yè)實習(xí)總結(jié)報告、專業(yè)實習(xí)成績、專業(yè)實習(xí)學(xué)生報告;學(xué)生開題報告、畢業(yè)論文、畢業(yè)答辯過程記錄材料等;課程設(shè)計及實訓(xùn)等等。以上這些材料才是最能反映本科教學(xué)情況、最真實、最原始的重要材料，要求各本科教學(xué)單位的檔案室（資料室）管理工作人員完整、按時地歸納分類，保管存檔。

二、加強數(shù)字化建設(shè)，提高本科教學(xué)評估檔案管理水平

通過本科教學(xué)評估的經(jīng)歷，身為檔案管理人員深刻地體會到，檔案工作繁瑣，材料品種多，內(nèi)容量大、時間跨度長，要求高。傳統(tǒng)的手工管理檔案已完全無法適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會快速檢索要求。因此，我們必須利用計算機信息化技術(shù)，加強數(shù)字化建設(shè)，改進檔案日常管理工作，將每天的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)橄蛴嬎銠C信息化管理，將靜止的信息管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的信息管理，讓本科教學(xué)評估原始資料的檔案歸檔工作成為一項重要的日常工作，而不是為了評估而做的突擊性工作。讓檔案工作從枯燥簡單的資料保管變?yōu)榉e極開放式管理，被動的變?yōu)橹鲃有苑?wù)。所以，我們必須加強數(shù)字化建設(shè)，加快評估材料管理軟件的研發(fā)工作，加強管理人員的信息化培訓(xùn)工作，同時要求對評估材料數(shù)字化歸檔，以便更好地收集、整理和利用。要加強各本科教學(xué)單位的檔案室（資料室）人員的責任心。加強他們的職責感，不僅是為評估管理好歸檔材料，同時還要面向全校服務(wù)。

教學(xué)評估檔案除了要加強數(shù)字化建設(shè)，對紙質(zhì)材料的保管還要有相應(yīng)的安全的空間。不少的紙質(zhì)材料保管存在著保管地方?jīng)]有或環(huán)境差的問題，一些本科教學(xué)單位由于房屋緊張，隨隨便便找個房間的角落，來存放檔案材料，達不到標準的存放要求。因此，對教學(xué)評估檔案必須引起相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，及時做好教學(xué)評估材料的歸檔、整理、分類、裝訂、入庫等一系列的工作。學(xué)校一定要為各本科教學(xué)單位分配找符合檔案存放標準的房間，科學(xué)、安全地管理好本科教學(xué)評估檔案材料。這樣才能為迎接評估做好充分準備。

學(xué)校檔案部門不但要做好學(xué)校層面的檔案的管理工作，還要加強對各單位檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，使教學(xué)實踐檔案材料內(nèi)容更加齊全完整，管理更加規(guī)范和專業(yè)，為本科教學(xué)的評估打下良好的基礎(chǔ)。

高校本科教學(xué)檔案的管理工作的重要性在國家、省本科評估要求中充分表現(xiàn)出來。通過本科教學(xué)評估，無論學(xué)?；騿挝换騻€人對檔案工作都要進行積極反省、發(fā)現(xiàn)短板，努力改進，自我完善，提高本科教學(xué)檔案管理水平。