淺談疫情防控期間醫(yī)院檔案管理工作

劉同 張策

此次新冠肺炎疫情，是新中國成立以來我國發(fā)生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。這是一場沒有硝煙的人民戰(zhàn)爭。醫(yī)療行業(yè)處在疫情防控的第一線，醫(yī)院是疫情防控主戰(zhàn)場，廣大醫(yī)務(wù)人員是疫情防控主力軍。疫情背景下醫(yī)院檔案如何收集、整理、保管、利用，尤其是臨床醫(yī)學(xué)防疫科研檔案的管理等，是對醫(yī)院檔案管理工作的挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院疫情檔案管理工作的意義

（一）收集管理好疫情防控檔案資料是檔案部門和檔案工作者的職責(zé)所決定的。檔案部門肩負(fù)著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的重要使命。新冠肺炎疫情發(fā)生以來，醫(yī)院廣大醫(yī)護(hù)人員主動(dòng)投身戰(zhàn)“疫”，為奪取抗擊疫情斗爭的勝利做出了突出的貢獻(xiàn)。醫(yī)院在疫情防控工作中形成了大量的文字、圖片、音視頻檔案資料，這是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情和廣大醫(yī)護(hù)人員共克時(shí)艱、戰(zhàn)勝病魔的真實(shí)記錄，收集管理好這些資料，對于政府制定相關(guān)衛(wèi)生政策、工作查考、醫(yī)學(xué)科研等具有重要意義。

（二）醫(yī)院的各個(gè)科室應(yīng)該高度重視疫情期間形成的各種檔案資料的管理。要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任，完善措施。應(yīng)指定本科室檔案員積極主動(dòng)做好疫情防控檔案材料收集、整理、歸檔工作，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。各科室收集的檔案資料內(nèi)容必須客觀、真實(shí)、完整，既要充分體現(xiàn)本院抗擊疫情真實(shí)的實(shí)際情況，也要符合醫(yī)院檔案管理的規(guī)范。

（三）醫(yī)院檔案的管理，也是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，及時(shí)收集管理好醫(yī)院疫情防控檔案資料，便于及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，補(bǔ)齊醫(yī)院管理短板，同時(shí)也是建立完善的國家疫情防控制度體系和健全國家公共衛(wèi)生應(yīng)急管理體系的基礎(chǔ)性工作。

（四）醫(yī)院疫情防控檔案準(zhǔn)確記載了傳染病發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)，以及傳染病患者的年齡、性別、職業(yè)等情況。這些疫情防控檔案是研究防控傳染病發(fā)生的第一手資料，是衛(wèi)生行業(yè)專家更全面準(zhǔn)確地分析傳染病的規(guī)律和特點(diǎn)，更有效地做好傳染病等預(yù)防工作的參考，是流行病、傳染病等科學(xué)研究的寶貴資料。

二、疫情期間醫(yī)院檔案的收集范圍

醫(yī)院在這次疫情防控工作中直接形成的有保存和參考利用價(jià)值的各類載體的記錄（包括紙質(zhì)材料、圖片、聲像、電子文件和實(shí)物等），均應(yīng)納入收集歸檔范圍。主要包括以下內(nèi)容：

（一）上級單位及衛(wèi)生管理部門下發(fā)的關(guān)于疫情防控工作的文件、通知、批示等;

（二）醫(yī)院在疫情防控工作中制定的相關(guān)公告、通知、通報(bào)等;

（三）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在疫情防控工作中的批示和講話材料;

（四）醫(yī)院各科室成立疫情處置工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、建立協(xié)調(diào)機(jī)制的相關(guān)文件資料;

（五）醫(yī)院疫情處置工作的各類重要會議通知、議程、決議、紀(jì)要、音視頻和圖片資料等;

（六）醫(yī)院疫情防控工作過程中生成的各種工作方案、預(yù)案、疫情分析報(bào)告、疫情統(tǒng)計(jì)報(bào)表、疫情通報(bào)材料、各類疫情簡報(bào)、大事記、工作總結(jié)、匯報(bào)材料、宣傳表彰材料等;

（七）醫(yī)院各科室疫情防控志愿者組織及成員名單，及其工作過程中產(chǎn)生的文件材料;

（八）醫(yī)院各科室臨時(shí)黨支部、各級黨員干部從事社會幫扶和下沉社區(qū)開展疫情防控工作的文件材料;

（九）醫(yī)護(hù)人員援鄂的各種材料。戰(zhàn)“疫”一線醫(yī)護(hù)人員的請?jiān)笗?、家書、回憶錄、筆記、日記; 抗“疫”一線醫(yī)護(hù)人員工作照片、音視頻、多媒體資料及實(shí)物;

（十）醫(yī)院疫情防控工作相關(guān)物資保障、生產(chǎn)和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料;

（十一）醫(yī)院承擔(dān)教學(xué)部門的疫情防控工作和線上線下教學(xué)安排、科學(xué)研究工作形成的文件、圖片資料等;

（十二）醫(yī)院外地職工返院的疫情防控工作材料;

（十三）醫(yī)院各科室、個(gè)人向疫區(qū)捐贈財(cái)物的憑證、記錄;

（十四）抗擊疫情過程中，醫(yī)院物質(zhì)采購清單、接受社會各類救助、捐贈等資金和物資來源、分配使用方案等相關(guān)資料;

（十五）新聞媒體及相關(guān)單位關(guān)于醫(yī)院疫情防控工作、醫(yī)護(hù)人員先進(jìn)事跡的各類宣傳材料;

（十六）醫(yī)院在疫情防控期間轉(zhuǎn)診病人、組織醫(yī)護(hù)人員赴隔離點(diǎn)開展醫(yī)療服務(wù)、保障門診正常疾病診治等形成的相關(guān)文件材料;

（十七）對醫(yī)院公共場所等進(jìn)行衛(wèi)生檢疫和管控形成的文件材料;

（十八）醫(yī)院其他與疫情防控工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的資料。

三、疫情期間醫(yī)院檔案管理的應(yīng)對措施

（一）從醫(yī)院在疫情防控時(shí)期的特殊作用出發(fā)，堅(jiān)持為一線醫(yī)務(wù)人員提供檔案服務(wù)不間斷。為避免醫(yī)院工作人員交叉感染，可以通過網(wǎng)絡(luò)、電話、信函等通道查檔，有特殊需要必須查閱病歷檔案的可以現(xiàn)場查檔，但要做好防護(hù)措施。要在做好安全防護(hù)的基礎(chǔ)上，及時(shí)對收集積累的醫(yī)院防疫文件材料進(jìn)行封存，為后續(xù)整理創(chuàng)造有利條件。要做好相關(guān)文件材料收集歸檔范圍和整理分類方案的制訂工作，要聚焦一線疫情防控工作需要，積極開展檔案提供利用工作。

（二）醫(yī)院歸檔的防疫文件材料應(yīng)內(nèi)容完整，已通過OA系統(tǒng)發(fā)布的文件可實(shí)行電子文件在線歸檔;照片應(yīng)清晰且未經(jīng)過PS處理，音視頻應(yīng)播放流暢、聲音及畫面清晰、主題突出，并注明拍攝者、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、主題、內(nèi)容、人物等基本信息。

（三）教學(xué)醫(yī)院承擔(dān)著醫(yī)學(xué)院的部分教學(xué)工作，為實(shí)現(xiàn)疫情期間學(xué)生停課不停學(xué)，一些教學(xué)醫(yī)院使用“釘釘”平臺進(jìn)行線上教學(xué)。應(yīng)注意收集電子版本的教學(xué)檔案。

（四）加強(qiáng)醫(yī)院檔案保管場所日常檢查、安全防護(hù)力度，定期對辦公室、服務(wù)大廳、走廊、檔案庫房等區(qū)域按防疫規(guī)范進(jìn)行消毒。確保檔案工作人員防疫安全和疫情防控期間檔案實(shí)體、檔案信息安全。

（五）隨著疫情的發(fā)展，在疫情防控后期，各企事業(yè)單位的復(fù)工復(fù)產(chǎn)對新冠肺炎疫情的防治提出了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院會給根據(jù)當(dāng)?shù)鼐唧w的疫情防控實(shí)際情況通過提供全面篩查項(xiàng)目和系統(tǒng)的防控措施，如心理咨詢、網(wǎng)絡(luò)問診、AI中醫(yī)、AI西醫(yī)、家庭檔案等互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)療服務(wù)，對這些工作中形成的檔案資料也應(yīng)該注意全面收集。

（六）醫(yī)院各科室在疫情防控工作結(jié)束后，參照歸檔范圍和責(zé)任科室，要及時(shí)向醫(yī)院檔案室、病案室等醫(yī)院檔案保管單位移交。

（七）要做好醫(yī)院檔案實(shí)體的消毒工作。醫(yī)院在疫情期間形成的各種檔案文件材料，特別是疫情一線工作中形成的檔案文件如發(fā)熱門診、重癥監(jiān)護(hù)病房等形成的病歷檔案，應(yīng)采用各種方法進(jìn)行消毒處理，以保護(hù)醫(yī)院工作人員安全。

（八）要做好醫(yī)院疫情檔案的編研開發(fā)工作。對醫(yī)院疫情防控檔案深挖檔案資源，匯編成冊、編寫衛(wèi)生史志，以出版、專題展覽等形式推向大眾，能夠能起到以史為鑒，警鐘長鳴，提高公共衛(wèi)生安全意識的積極作用。