醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

摘 要：在醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)與管理過(guò)程中，檔案管理作為重要的構(gòu)成部分，會(huì)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展質(zhì)量產(chǎn)生較大影響，因此本文分析了我國(guó)醫(yī)院現(xiàn)階段檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并結(jié)合自己的思考給出了相對(duì)應(yīng)的解決辦法，希望以此來(lái)幫助醫(yī)院更好的開(kāi)展檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;意義;問(wèn)題;應(yīng)對(duì)策略

檔案主要是依托于不同的載體，對(duì)醫(yī)院各種資料進(jìn)行記錄，這對(duì)醫(yī)院的日常運(yùn)轉(zhuǎn)、醫(yī)療技術(shù)的提升和科學(xué)研究的開(kāi)展有著非常重要的作用，也會(huì)對(duì)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生一定影響，隨著國(guó)家相關(guān)條例和制度的出臺(tái)，對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院管理制度提出了更加明確的要求，在給醫(yī)院發(fā)展帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也加劇了其所面臨的挑戰(zhàn)，需要醫(yī)院對(duì)現(xiàn)階段檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題加以有效的解決，從而充分發(fā)揮檔案資源的實(shí)際效用，更好的迎接挑戰(zhàn)，緊隨時(shí)代發(fā)展的潮流，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善，從而更好的提供醫(yī)療服務(wù)，實(shí)現(xiàn)更大的社會(huì)價(jià)值。

1 醫(yī)院檔案管理的意義

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下需要加強(qiáng)檔案的信息化和數(shù)字化管理，對(duì)醫(yī)院而言也需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，加強(qiáng)檔案的信息化管理，有效解決醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題，為智慧檔案室的建立打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，這也是醫(yī)院今后檔案室發(fā)展的重要方向。對(duì)醫(yī)院而言，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)有助于提升檔案管理的創(chuàng)新能力，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，有效改變傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，彌補(bǔ)以往檔案管理過(guò)程中的不足，優(yōu)化不合理的行為。在大數(shù)據(jù)的今天，為醫(yī)院的檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，有助于醫(yī)院更好的革新檔案管理模式。醫(yī)院的數(shù)字化檔案室是信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和前提條件，也是醫(yī)院辦公自動(dòng)化和今后檔案管理發(fā)展的導(dǎo)向，有助于打破傳統(tǒng)文書(shū)檔案的局限，促進(jìn)檔案的電子化發(fā)展，突破傳統(tǒng)檔案管理的封閉環(huán)境，借助現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，積極建立共享的檔案管理模式，有助于將分散在不同區(qū)域和不同載體的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理和儲(chǔ)存，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度有序管理，并在此基礎(chǔ)上形成分布式的大規(guī)模數(shù)字信息系統(tǒng)，通過(guò)加強(qiáng)檔案的信息化管理，有助于為醫(yī)院數(shù)字化檔案室的建立和完善提供必要的支撐，也有助于為醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃和重大決策提供可靠的數(shù)據(jù)和信息服務(wù)，有助于充分發(fā)揮檔案管理對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的促進(jìn)作用。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理的重要性缺乏足夠的重視

一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理者對(duì)檔案管理不夠重視，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要意義。在醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃中并未將檔案管理納入其中，導(dǎo)致檔案管理缺乏必要的人力物力財(cái)力支撐，因此醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題得不到及時(shí)有效地解決，阻礙了檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展，難以真正體現(xiàn)檔案的價(jià)值。

2.2 檔案管理方法落后，信息化程度較低

一些醫(yī)院由于受到傳統(tǒng)固有管理思維的影響，檔案管理難以擺脫傳統(tǒng)手工操作模式，造成管理的標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)，并且難以得到有效執(zhí)行，在具體的管理過(guò)程中有著較大的隨意性，致使檔案管理缺乏必要的規(guī)范性，這與檔案管理的細(xì)致化要求是相背離的。另外一些醫(yī)院在具體的操作過(guò)程中由于缺乏階段性的管理目標(biāo)，使得檔案管理方式比較粗放，過(guò)度依賴(lài)于紙質(zhì)載體，難以發(fā)揮檔案管理電子系統(tǒng)的實(shí)際作用，從而造成檔案管理系統(tǒng)存在著比較嚴(yán)重的形式化問(wèn)題，對(duì)檔案管理的完整性與準(zhǔn)確性造成了不小的影響，不利于檔案資源的共享和高效利用。一些醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中長(zhǎng)期處于比較分散的狀態(tài)，在檔案管理的采集、組織、加工和儲(chǔ)存方面沒(méi)有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和系統(tǒng)化的操作，不僅耗費(fèi)了不少的人力物力和財(cái)力，而且也難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的檔案管理目標(biāo)。

2.3 缺乏完善的檔案管理制度

根據(jù)現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院檔案管理的實(shí)際狀況來(lái)看，檔案管理內(nèi)容缺乏具體化，并且檔案管理制度也不夠具體和完善，難以滿(mǎn)足檔案管理工作的實(shí)際需要，難以有效形成數(shù)據(jù)支撐檔案管理工作的執(zhí)行，自然也就難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的檔案管理目標(biāo)。

2.4 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待加強(qiáng)

隨著我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息的數(shù)量和種類(lèi)也在不斷增加，因此對(duì)檔案管理的規(guī)范性和細(xì)致性提出了更高要求，可是現(xiàn)有的檔案管理人員往往沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，并且在具體操作過(guò)程中還存在著身兼數(shù)職的現(xiàn)象，導(dǎo)致工作人員的穩(wěn)定性較差，人員的頻繁流動(dòng)限制了檔案管理工作的開(kāi)展。此外一些醫(yī)院在檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)方面效果并不明顯，現(xiàn)有的檔案管理人員得不到有效的培訓(xùn)，提升的機(jī)會(huì)較少，難以對(duì)檔案管理的新思想、方法和理念進(jìn)行有效的獲取，在開(kāi)展工作過(guò)程中更多的是依賴(lài)于傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，從而加劇了自身工作的負(fù)擔(dān)。另外一些管理人員思想不到位，在工作過(guò)程中疲于應(yīng)付，消極對(duì)待，比較容易造成檔案管理工作的混亂，比如一些檔案沒(méi)有及時(shí)準(zhǔn)確的歸檔，或者是歸檔不完全甚至出現(xiàn)缺失，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。

3 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題的對(duì)策分析

3.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理工作

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理者要積極轉(zhuǎn)變固有觀念，對(duì)檔案管理予以足夠的重視，并將其納入醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃中，實(shí)現(xiàn)檔案管理與醫(yī)院的協(xié)同發(fā)展，有效提升檔案管理的精細(xì)化水平。首先需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳力度，提升醫(yī)院全體人員對(duì)檔案管理的重視程度，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，在醫(yī)院內(nèi)部形成良好的檔案管理氛圍，此外需要加強(qiáng)檔案管理的頂層設(shè)計(jì)，對(duì)檔案管理體系進(jìn)行不斷的優(yōu)化和改造，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源的高效配置，對(duì)檔案管理投入必要的人力物力財(cái)力，激發(fā)檔案管理工作者的工作熱情和積極性，使其更好的參與到檔案管理工作中去，為醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和水平的提升貢獻(xiàn)自己的

力量。

3.2 改進(jìn)檔案管理方法，優(yōu)化管理內(nèi)容，提升檔案管理信息化水平

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理者要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，積極優(yōu)化檔案資源，努力提升檔案管理質(zhì)量，借助現(xiàn)代信息技術(shù)加快構(gòu)建并完善科學(xué)合理的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源在醫(yī)院內(nèi)部的交流與共享，幫助各科室及時(shí)了解相關(guān)管理信息，通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)來(lái)滿(mǎn)足各科室所需要的檔案信息，提升工作效率。借助檔案管理平臺(tái)，可以有效提供體現(xiàn)檔案價(jià)值的可靠媒介和載體，提升檔案管理的信息化水平，充分發(fā)揮檔案管理對(duì)醫(yī)院管理效率提升的實(shí)際作用。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)

醫(yī)院要從自身發(fā)展的實(shí)際狀況和特點(diǎn)出發(fā)，積極構(gòu)建并完善科學(xué)合理的檔案管理制度，在具體的實(shí)踐過(guò)程中需要對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行不斷的規(guī)范和完善，與此同時(shí)需要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和管理者對(duì)檔案管理工作予以足夠的重視，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理過(guò)程中的監(jiān)督，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建完善的檔案管理體系，對(duì)檔案管理的重要地位予以明確，將醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)細(xì)化到具體的監(jiān)督考核之中，對(duì)檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際情況進(jìn)行定期的檢查與考核，對(duì)過(guò)程中存在的不足予以有效分析，并采取有效的對(duì)策加以解決。

3.4 檔案管理人員需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升能力

醫(yī)院可以聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的教育培訓(xùn)和考核力度，不斷提升他們的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作者可以盡快適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展背景下檔案管理工作的實(shí)際需求，同時(shí)也需要自身更新落后理念，對(duì)傳統(tǒng)管理方法進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善，提升檔案管理能力與水平。

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作者簡(jiǎn)介

趙桂迎（1989-），男，漢族，山東省臨清市，本科，助理館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理方向。