檔案信息化管理的創(chuàng)新方法研究

朱婷

摘 要 隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于生活的各個(gè)領(lǐng)域，在各層管理中的運(yùn)用也在不斷深入，檔案管理已經(jīng)逐漸拋棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，而采用以電子文件形成的信息化管理模式。但檔案信息化管理也存在一些不足之處，如：檔案信息化建設(shè)缺乏總體布局、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)以及管理人員能力不足，這些尚未解決的問題從一定程度上阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。因此，筆者就如何改善檔案信息化管理提出了自己的看法，旨在為構(gòu)建高效、安全、方便的檔案信息化管理系統(tǒng)做出一定的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞 檔案;信息化管理;策略

引言

檔案管理主要包括檔案的收集、整理、保管、利用等過程，檔案信息化管理作為信息時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，是我國(guó)信息化建設(shè)的重要組成部分，隨著近年來互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，以電子文件以及數(shù)字檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的重要方向。但由于檔案信息化發(fā)展較晚，仍有一些問題亟待解決，如：建設(shè)缺乏總體布局、管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)以及管理人員能力不足等問題，這些問題的出現(xiàn)給檔案信息化管理帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此，筆者針對(duì)上述問題提出了自身的看法，希望相關(guān)部門及管理人員能對(duì)其加以重視，切實(shí)做好檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

1檔案信息化管理中存在的問題

1.1 檔案信息化建設(shè)缺乏總體布局

盡管互聯(lián)網(wǎng)覆蓋范圍已經(jīng)有了大幅度提升，但我國(guó)尚未形成較為完善的檔案信息化管理體系，檔案信息化管理的開展離不開信息化技術(shù)的支撐，但由于相關(guān)部門尚未對(duì)信息化管理進(jìn)行明確的規(guī)劃，導(dǎo)致各地檔案信息化建設(shè)水平參差不齊，致使檔案信息化建設(shè)實(shí)施起來困難重重。此外，由于一些干部對(duì)檔案信息化管理的重視程度不足，認(rèn)為其收效甚微，思想上的不重視直接導(dǎo)致行為上的缺失，檔案信息化工作的開展只是停留在表面[1]。

1.2 檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

由于各個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展并不平衡，各地區(qū)在檔案信息化管理中所采用的標(biāo)準(zhǔn)也有所差異，而標(biāo)準(zhǔn)化程度不足所帶來的直接后果就是檔案信息化管理缺乏一定的規(guī)范性，檔案信息化管理的適用范圍較小，當(dāng)需要對(duì)適用范圍進(jìn)行調(diào)整時(shí)，就必須對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整體上的改變，處理解決問題缺乏一定的靈活性，進(jìn)而不利于檔案信息化管理的推廣。與此同時(shí)，由于缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)造成各地區(qū)的檔案管理部門缺乏合理的制度約束，使檔案管理工作雜亂無序。

1.3 管理人員信息化管理能力不足

在檔案信息化建設(shè)過程中，最為突出的問題就是檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平較低，并不能滿足信息化管理的需要，部分員工僅掌握了一些較為簡(jiǎn)單的操作，對(duì)于檔案信息化管理的內(nèi)容以及相關(guān)理論了解不足，信息化管理能力具有一定的滯后性。在此基礎(chǔ)上，部分單位仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形式進(jìn)行管理，一方面不利于資料的長(zhǎng)期保存，另一方面也不利于信息的共享。此外，部分檔案管理人員對(duì)自身的職責(zé)并不明確，“重看守、輕利用”的觀念較為普遍，使得檔案信息化管理難以發(fā)揮預(yù)期的作用[2]。

2改善檔案信息化管理的策略

2.1 上收權(quán)限， 建立以省為單位的開放式管理系統(tǒng)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，人才流動(dòng)也更為頻繁，一般情況下，各個(gè)地區(qū)均采用自己的檔案管理系統(tǒng)以便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的操作，但與此同時(shí)也帶來了各檔案管理系統(tǒng)接口不一的情況，大大降低了各部門之間的數(shù)據(jù)共享性，使得檔案調(diào)度工作變得較為煩瑣。因此，各省都應(yīng)當(dāng)上收權(quán)限、構(gòu)建以省為單位的開放式管理系統(tǒng)，進(jìn)而解決由于接口不一而帶來的一系列問題。構(gòu)建大型的檔案管理系統(tǒng)需要注意以下幾點(diǎn)：首先需要一定的資金支持，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大資金投入力度，保證信息化建設(shè)的順利開展，進(jìn)而推動(dòng)信息化建設(shè)水平的穩(wěn)步提升。其次，在構(gòu)建管理系統(tǒng)之前，應(yīng)當(dāng)深入分析具體情況，只有真正契合各部門的需求，才能保證開放式管理系統(tǒng)能得以廣泛應(yīng)用。再者，還應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案的保管，一方面需要定期地對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，防止病毒的入侵，另一方面還需要定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)的安全性。

2.2 建立可共享的數(shù)據(jù)庫

信息化檔案作為數(shù)據(jù)的一種，為了更為高效的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的整合，就必須對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，而數(shù)據(jù)整合最主要的方式就是建立可共享的數(shù)據(jù)庫，這也是當(dāng)前數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)發(fā)展的重要方向。建立共享數(shù)據(jù)庫具有以下的優(yōu)勢(shì)，首先可以有效降低數(shù)據(jù)冗余，進(jìn)而提升數(shù)據(jù)的利用率，節(jié)省了大量的網(wǎng)絡(luò)資源，其次，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫可以使數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)更為合理，增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的可拓展性，管理人員在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作時(shí)也可以跟為高效。再者，在信息時(shí)代，病毒侵襲等安全問題時(shí)有發(fā)生，一旦未能及時(shí)清除病毒，很有可能造成存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的丟失、泄露，而采用統(tǒng)一的管理模式也可以提升數(shù)據(jù)的安全性，規(guī)避了一些檔案安全方面的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

推動(dòng)檔案信息化管理的開展最為核心的就是檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)，為了有效提升檔案人才的自身素質(zhì)，可以從以下幾個(gè)方面著手：首先，需要對(duì)檔案人員的信息化技能進(jìn)行培訓(xùn)，幫助其熟練使用計(jì)算機(jī)中的辦公軟件以及利用軟件進(jìn)行檔案操作。各級(jí)部門可以通過采用培訓(xùn)班、實(shí)地觀摩等方式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行分期分批培訓(xùn)，同時(shí)可以借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)，邀請(qǐng)領(lǐng)域的專家就理論知識(shí)以及實(shí)際案例進(jìn)行細(xì)致講解，在豐富理論知識(shí)的同時(shí)增強(qiáng)其實(shí)踐能力。其次，各檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)建立合理的人才管理機(jī)制，對(duì)于在工作中表現(xiàn)良好的人員給予一定的物質(zhì)及名譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于日常表現(xiàn)懶散、不作為的檔案人員予以處罰，通過將檔案人員的日常表現(xiàn)與績(jī)效掛鉤，進(jìn)而有效提升各檔案人員的管理能力[3]。

參考文獻(xiàn)

[1] 栗業(yè).檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題探究[J].山東工業(yè)技術(shù)，2018，（1）：217.

[2] 劉娟.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].人力資源管理，2018，（1）：197.

[3] 孟穎.新時(shí)期如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（9）：50.