淺論西藏地區(qū)高等院校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)

李靖

【摘 要】 本文圍繞民族地區(qū)高等院校檔案部門(mén)工作實(shí)際，分析了民族地區(qū)高校檔案員工作隊(duì)伍存在的問(wèn)題，并提出了有針對(duì)性地建議：即理論支持，提高兼職檔案員業(yè)務(wù)工作素養(yǎng);制度支持，制定兼職檔案員工作激勵(lì)考核制度;領(lǐng)導(dǎo)支持，提高檔案管理中心工作信服力等。

【關(guān)鍵詞】 民族院校;兼職檔案員;有效;問(wèn)題;制度

現(xiàn)如今，檔案管理工作已經(jīng)成為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作不可缺少的部分。在西藏地區(qū)高校，檔案是西藏少數(shù)民族教育的構(gòu)成部分，是我國(guó)西部民族工作落實(shí)的實(shí)際體現(xiàn)，更顯重要。高校檔案的最終形成，不僅是檔案管理人員對(duì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化加工與妥善保存的結(jié)果，更離不開(kāi)負(fù)責(zé)該部門(mén)檔案立卷、歸檔等工作任務(wù)的兼職檔案員。西藏地區(qū)高校兼職檔案員是校檔案歸檔工作重要的生力軍，是文件歸檔整理的第一環(huán)節(jié)接觸者，對(duì)檔案最終保存范圍與實(shí)際數(shù)量有直接決定效力，直觀影響高校檔案歸檔工作質(zhì)量。在西藏地區(qū)高校，培養(yǎng)兼職檔案員的檔案歸檔意識(shí)，提升兼職檔案員的檔案歸檔業(yè)務(wù)水平，提高兼職檔案員的歸檔工作積極性，建立行之有效的兼職檔案員歸檔工作激勵(lì)機(jī)制，對(duì)整個(gè)高校檔案歸檔工作的推動(dòng)有重要意義。

一、西藏地區(qū)高等院校兼職檔案員歸檔工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

1、兼職檔案員隊(duì)伍不固定

自從我國(guó)高?！皩?shí)行文件材料形成部門(mén)、課題組立卷制度”以來(lái)，[1]確定了高校內(nèi)部單位部門(mén)立卷制度，兼職檔案員要擔(dān)任該部門(mén)檔案的立卷、整理、歸檔任務(wù)。校檔案管理單位按照慣例是每學(xué)年開(kāi)展一期兼職檔案員培訓(xùn)會(huì)議，對(duì)校兼職檔案員進(jìn)行檔案歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)，涉及到檔案歸檔范圍、分類(lèi)號(hào)編排、檔案整理方式、檔案網(wǎng)絡(luò)軟件使用等內(nèi)容。校內(nèi)各單位會(huì)推出一到二位部門(mén)工作人員作為兼職檔案員參加培訓(xùn)會(huì)議，這些老師一般為新進(jìn)或者負(fù)責(zé)辦公室文書(shū)工作的人員。

出于工作需要，這些老師有可能會(huì)隨著學(xué)校人事變動(dòng)和單位內(nèi)部工作調(diào)整而變換，導(dǎo)致整個(gè)兼職檔案員隊(duì)伍變動(dòng)比較大，兼職檔案人員更替頻率高。繼任部門(mén)兼職檔案工作人員不熟悉該部門(mén)檔案立卷工作，校檔案管理中心工作人員則要隨時(shí)注意兼職檔案人員變化，實(shí)時(shí)更新兼職檔案員個(gè)人信息，及時(shí)取得聯(lián)系，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)部門(mén)繼任兼職檔案員進(jìn)行再次培訓(xùn)，消耗時(shí)間降低檔案歸檔工作的效率。

2、兼職檔案員歸檔業(yè)務(wù)工作不熟悉

校兼職檔案員大部分由兼職檔案單位新進(jìn)人員或者辦公室主任擔(dān)任，這些老師年齡較輕，素質(zhì)較高，踏實(shí)肯干，都在本單位有繁重固定的工作任務(wù)。而檔案歸檔工作要求嚴(yán)格，兼職檔案員要明確歸檔職責(zé)任務(wù)，學(xué)習(xí)一定的檔案理論知識(shí)，對(duì)本單位檔案歸檔范圍清楚、明了，并要按時(shí)按量完成歸檔任務(wù)，這些要求對(duì)于學(xué)校兼職檔案員來(lái)說(shuō)都是體力、精力、智力上的考驗(yàn)。

在兩種工作矛盾下，兼職檔案員老師大都無(wú)暇顧及檔案歸檔工作，普遍存在歸檔意識(shí)不強(qiáng)，責(zé)任心不夠，歸檔業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)歸檔工作有著應(yīng)付心理，歸檔范圍不全，檔案整理方式方法不合規(guī)范等問(wèn)題。

3、兼職檔案員工作積極性不夠高

校黨委直屬部門(mén)的辦文、行文工作量十分巨大，檔案歸檔任務(wù)也是一般單位的倍數(shù)，需要占用個(gè)人休息時(shí)間來(lái)進(jìn)行檔案歸檔工作。但學(xué)校目前未制定以學(xué)校名義發(fā)文的兼職檔案員工作考核制度，歸檔工作不能納入學(xué)校年終考核，兼職檔案員工作做得好壞與否，難以得到學(xué)校層面的認(rèn)可和表彰，不能給兼職檔案員帶來(lái)任何的榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)，更不能從從事兼職檔案員歸檔工作中獲得價(jià)值定位來(lái)評(píng)選檔案系列職稱(chēng)，提高工作待遇。[2]

兼職檔案員在檔案歸檔工作上付出與收獲不成正比，一定程度上影響了他們的工作熱情與工作動(dòng)力。

4、民族特色檔案缺乏專(zhuān)業(yè)編研

自治區(qū)內(nèi)高校建校于上世紀(jì)50年代到70年代，迄今大多有60年歷史，檔案館庫(kù)存建校以來(lái)校內(nèi)少數(shù)民族團(tuán)結(jié)互助，教師教書(shū)育人等珍貴史料，保存形式有活動(dòng)照片、文章總結(jié)、個(gè)人事跡、藏文課本等，分布在行政、黨群、長(zhǎng)期、永久等檔案類(lèi)目里，缺乏專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)類(lèi)目的編研銜接。這些檔案具有很鮮明的民族特征，是校民族工作落實(shí)的體現(xiàn)，也是西藏地區(qū)長(zhǎng)期以來(lái)民族團(tuán)結(jié)維穩(wěn)工作的縮影。

民族特色檔案缺乏專(zhuān)業(yè)編研，兼職檔案員工作范圍僅局限于本部門(mén)的檔案立卷歸檔實(shí)踐，缺乏業(yè)務(wù)拓展，未體現(xiàn)民族院校檔案工作價(jià)值。

校兼職檔案員歸檔工作是檔案實(shí)體管理的開(kāi)源，所謂“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，影響到后續(xù)檔案實(shí)體加工、信息資源開(kāi)發(fā)利用反饋環(huán)節(jié)。兼職檔案員隊(duì)伍穩(wěn)定、業(yè)務(wù)工作熟悉、工作積極性高，有利于兼職檔案部門(mén)立卷制度的實(shí)施，保證歸檔工作的內(nèi)在質(zhì)量，減少歸檔工作流程所用時(shí)間，提高本部門(mén)和檔案管理部門(mén)工作效率。

二、如何加強(qiáng)西藏地區(qū)兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)

1、理論支持，提高兼職檔案員業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)

兼職檔案員歸檔工作包括整理本單位上一年來(lái)的形成文件、熟悉文件的分類(lèi)與保管期限、紙質(zhì)文件的著錄方法，清楚辦公系統(tǒng)文件的歸檔方式?？梢?jiàn)，高校檔案歸檔工作業(yè)務(wù)素質(zhì)要求較高，歸檔文件數(shù)量多，歸檔要求全面廣泛，要做好本部門(mén)檔案立卷工作，兼職檔案員要具備一定基礎(chǔ)的檔案工作業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉黨和國(guó)家檔案工作的有關(guān)方針、政策以及檔案歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)、工作范圍、工作性質(zhì)等等，還要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基礎(chǔ)理論知識(shí)，掌握檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的技能技巧，這樣才能做到對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)的鑒別、收集和整理。

學(xué)?，F(xiàn)發(fā)文、辦文普遍使用OA智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，校大部分文件都從OA辦公系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)辦理，歸檔方式增加為兩種——紙質(zhì)文件歸檔與OA電子文件歸檔。兼職檔案員要學(xué)習(xí)電子文件歸檔方法，并且隨著OA智能辦公系統(tǒng)的改變來(lái)改進(jìn)歸檔方式，保證勝任日常的檔案歸檔工作。

校檔案管理中心應(yīng)該定時(shí)定期開(kāi)展有質(zhì)量的檔案歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)，[3]開(kāi)展豐富的檔案專(zhuān)業(yè)教學(xué)活動(dòng)與知識(shí)競(jìng)賽，參觀訪問(wèn)部門(mén)立卷工作良好的兄弟院校、區(qū)外高校，并且及時(shí)在歸檔工作中給予兼職檔案部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與溝通，主動(dòng)提供業(yè)務(wù)幫助，保證部門(mén)立卷歸檔工作順利開(kāi)展，縮短歸檔工作的時(shí)間流程，減少歸檔工作的反復(fù)。

2、制度支持，制定兼職檔案員工作激勵(lì)考核制度

為了推動(dòng)部門(mén)檔案歸檔工作的進(jìn)行，學(xué)校形成了兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)管理信息圖，責(zé)任到人;確定了校領(lǐng)導(dǎo)分工，出臺(tái)了《兼職檔案員管理辦法》、《兼職檔案員職責(zé)》、《校部門(mén)預(yù)立卷制度》等兼職檔案員工作制度，明確了兼職檔案員的崗位職責(zé)，規(guī)定了兼職檔案員的工作任務(wù)。

從字面意思來(lái)看，兼職檔案員的稱(chēng)呼是相對(duì)于校檔案管理中心的專(zhuān)業(yè)工作人員而言，但因?yàn)椤凹媛殹倍謱?duì)兼職檔案員的工作認(rèn)識(shí)有些偏差，兼職檔案員歸檔工作繁重卻也很難得到認(rèn)可。兼職檔案員相關(guān)工作制度只是規(guī)定了他們的檔案工作職責(zé)與歸檔工作任務(wù)，沒(méi)有從認(rèn)可角度來(lái)出臺(tái)工作激勵(lì)制度。兼職檔案員為檔案工作所付出的勞動(dòng)未得到制度支持，他們?cè)跈n案工作中取得的業(yè)績(jī)沒(méi)有成為晉職晉級(jí)的考察依據(jù)，不能參與檔案系列職稱(chēng)評(píng)審，削減了兼職檔案員檔案工作的熱情，不利于高校檔案工作的開(kāi)展。

學(xué)校要推動(dòng)檔案歸檔工作開(kāi)展，調(diào)動(dòng)兼職檔案員的勞動(dòng)積極性，第一要完善學(xué)校的兼職檔案員的崗位職責(zé)，強(qiáng)化分明責(zé)任;第二要建立一套兼職檔案員檔案歸檔工作考核評(píng)價(jià)體系，年終對(duì)其歸檔工作進(jìn)行考核，將歸檔工作成效納入整體工作考核或者職稱(chēng)評(píng)審范圍;第三建立兼職檔案員參加檔案系列的專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格評(píng)聘體系，鼓勵(lì)支持兼職檔案員參與檔案系列資格評(píng)聘，提高其工作待遇。通過(guò)建立這一系列兼職檔案員激勵(lì)制度，激發(fā)他們的主觀能動(dòng)性與積極性，從根本上提升校兼職檔案員工作效率與職業(yè)滿意度。

3、領(lǐng)導(dǎo)支持，提高檔案管理中心工作信服力

在?；鶎訂挝唬行┓止茴I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，部門(mén)檔案歸檔未從領(lǐng)導(dǎo)角度推行，兼職檔案員歸檔工作被階段性擱置，檔案工作邊緣化;從學(xué)校來(lái)看，檔案管理中心檔案歸檔工作只要做好，歸檔好，完成度達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)就可以了，校領(lǐng)導(dǎo)不是很了解檔案工作推進(jìn)的難點(diǎn)、重點(diǎn)是校檔案歸檔工作面臨的窘境與困難。

校兼職檔案員要有效爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持，獲得推動(dòng)檔案工作的外部力量，有助于檔案歸檔工作順利開(kāi)展。第一通過(guò)正面工作匯報(bào)讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的重要性，知道檔案管理中心工作人員與部門(mén)兼職檔案員主要是在干什么，檔案工作的專(zhuān)業(yè)化體現(xiàn)在哪些地方、檔案工作為學(xué)校行政科研工作提供了哪些便利;第二兼職檔案工作人員要熟悉并熟練運(yùn)用各種辦公軟件，與時(shí)俱進(jìn)更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)與工作技能，工作進(jìn)展中要及時(shí)與外界溝通，及時(shí)跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，抓住學(xué)校重大時(shí)節(jié)與契機(jī)，在領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)業(yè)務(wù)才干，構(gòu)建有價(jià)值的檔案編研，讓檔案工作成效為眾人所目睹;第三熟悉“家底”，掌握“全局”，檔案中心工作人員要對(duì)檔案館館藏史料如數(shù)家珍，快速高效地為學(xué)校、個(gè)人、學(xué)生提供檔案利用服務(wù)工作，提升檔案工作的信服度利用率，凸顯檔案的真正價(jià)值，以便于讓校領(lǐng)導(dǎo)與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案，重視檔案工作，從檔案的利用角度來(lái)扭轉(zhuǎn)檔案工作邊緣化的現(xiàn)象。

三、結(jié)束語(yǔ)

西藏地區(qū)高等院校應(yīng)重視兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)，業(yè)務(wù)培養(yǎng)，明確現(xiàn)今檔案歸檔工作中所遇到的各種問(wèn)題，解決困難，明確責(zé)任，將校檔案歸檔工作推向新臺(tái)階，賦予自治區(qū)高校檔案工作深層次意義。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 《關(guān)于實(shí)行文件材料形成部門(mén)及課題組立卷歸檔和歸檔時(shí)間規(guī)定的通知》中大黨辦〔1998〕001號(hào).

[2] 趙麗彬. 地方高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策研究——以湖州師范學(xué)院為例[J].人事管理.2015.02.

[3] 藍(lán)蕾， 王榕英. 高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的若干思考[J].蘭臺(tái)世界.2007.10.50-51.

【作者簡(jiǎn)介】

李 靖（1986.06—）女，漢族，四川廣元人，碩士研究生，西藏民族大學(xué)檔案管理中心館員，研究方向：檔案實(shí)體保管加工.