醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理的策略探討

摘要：在醫(yī)院事業(yè)健康發(fā)展的今天，為了有效地應(yīng)對(duì)日益增加的人事檔案信息量以及越發(fā)嚴(yán)格的管理要求，變革與創(chuàng)新人事檔案管理模式，加快實(shí)施信息化管理模式顯得尤為重要。本文立足于醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，重點(diǎn)對(duì)信息化管理模式的實(shí)施價(jià)值與策略進(jìn)行了探討，以期有效提升醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;信息化管理;管理策略

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院選人、用人和管人的重要基礎(chǔ)，其管理的有效性直接關(guān)乎醫(yī)院能否高效運(yùn)作，所以加強(qiáng)人事檔案管理是構(gòu)建現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展中不可或缺的一個(gè)舉措。然而，隨著我國(guó)醫(yī)療體制的完善，醫(yī)院面臨著與日俱增的人事檔案工作量，傳統(tǒng)的以人為主的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際的人事檔案工作需求，變革與創(chuàng)新人事檔案管理模式刻不容緩。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在人事檔案管理中加入信息化建設(shè)，借助信息技術(shù)開(kāi)展高效的管理工作，能優(yōu)化傳統(tǒng)的管理方式，創(chuàng)新工作思路。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于檔案的流轉(zhuǎn)和使用，更有利于存儲(chǔ)。人事檔案管理工作應(yīng)針對(duì)人事檔案管理現(xiàn)存的一些問(wèn)題開(kāi)展信息化建設(shè)，明確信息化管理的價(jià)值，構(gòu)建一個(gè)完善的信息化管理體系。

一、明確目標(biāo)，突出醫(yī)院人事檔案信息化管理價(jià)值

隨著醫(yī)院事業(yè)的健康發(fā)展，當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理人員面臨著與日俱增的人事檔案信息，此時(shí)采取傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式會(huì)影響人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率，甚至增加了檔案管理出錯(cuò)的概率。信息化管理模式則是一種有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及信息技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，對(duì)信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行高效管理的一種新型管理模式。在人事檔案管理工作中，加入信息化建設(shè)，構(gòu)建一個(gè)完整的信息化系統(tǒng)，將醫(yī)院的人事檔案信息輸入到其中，便于檔案的長(zhǎng)效保存。在后續(xù)的檔案使用中，檔案管理人員只需在數(shù)據(jù)庫(kù)中搜索即可獲得人事檔案，方便快捷。通過(guò)將信息化管理模式有效地實(shí)施于醫(yī)院人事檔案管理中，可以極大地提升人事檔案管理工作的效率，降低管理人員的工作量，同時(shí)以數(shù)字化形式展現(xiàn)的人事檔案信息更容易進(jìn)行保存和傳輸，避免了以往紙質(zhì)化人事檔案資料可能出現(xiàn)的破損、遺失或投遞不便利等問(wèn)題，增強(qiáng)了人事檔案應(yīng)用的安全性、完整性與便捷性，也在一定程度上降低了現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理的成本投入。由此可見(jiàn)，將信息化管理模式應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中具有重要的意義。

二、優(yōu)化實(shí)踐，提升醫(yī)院人事檔案信息化管理成效

1.科學(xué)制定人事檔案信息化管理規(guī)劃

第一，在將信息化管理模式應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中時(shí)，為了可以確保信息化管理模式得以高效運(yùn)用，需要增強(qiáng)人事檔案管理人員的思想意識(shí)，使他們充分意識(shí)到信息化管理模式的重要性，并要基于此來(lái)科學(xué)地構(gòu)建與貫徹落實(shí)人事檔案信息化管理制度，這樣才能確保醫(yī)院人事檔案信息化管理人員做到有據(jù)可依，確保各項(xiàng)人事檔案管理工作可以高效地開(kāi)展。比如，醫(yī)院要立足于現(xiàn)階段內(nèi)部控制與管理現(xiàn)狀，結(jié)合當(dāng)前信息化建設(shè)資源以及資金與政策等的使用情況，科學(xué)地制定短期和長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，力求可以將信息化管理模式有效貫徹落實(shí)到醫(yī)院人事檔案管理工作領(lǐng)域中來(lái)。

第二，深入研究與分析當(dāng)前國(guó)內(nèi)醫(yī)療改革的實(shí)際發(fā)展潮流，對(duì)我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理工作的實(shí)際特征進(jìn)行仔細(xì)的剖析，對(duì)醫(yī)院人事檔案信息管理工作中有關(guān)查閱、轉(zhuǎn)入、調(diào)用或者轉(zhuǎn)出等不同的工作環(huán)節(jié)都要制定針對(duì)性的管理規(guī)定，切實(shí)杜絕檔案信息編造或篡改等問(wèn)題，配合科學(xué)、合理人事檔案管理制度的有效運(yùn)用，可以最大程度提升人事檔案維護(hù)及使用的安全性與完整性。

2.有效增加人事檔案信息化管理投入

專項(xiàng)建設(shè)資金的投入可以有效推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，提高醫(yī)院人事檔案利用的效率，具體從軟件與硬件兩個(gè)層面入手，構(gòu)建立體化、全方位的人事檔案信息化管理新模式。一方面，要立足于《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等文件中的相關(guān)指導(dǎo)規(guī)定和要求，設(shè)置專門針對(duì)人事檔案管理的機(jī)構(gòu)及人員，確?？梢杂行嵘龜?shù)字信息化檔案管理工作的質(zhì)量與效率。比如，醫(yī)院要積極地引進(jìn)速印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦以及先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)等人事檔案管理方面的硬件與軟件設(shè)備，夯實(shí)信息化管理模式實(shí)施的物質(zhì)基礎(chǔ)。另一方面，在使用人事檔案資料期間，還要注意增強(qiáng)內(nèi)容的動(dòng)態(tài)性與全面性，力求可以全面記錄下醫(yī)院人員的相關(guān)信息，借助醫(yī)院內(nèi)部所構(gòu)建的局域網(wǎng)來(lái)有機(jī)結(jié)合衛(wèi)生技術(shù)考核檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案與人事檔案，這樣可以更好地提升人事檔案使用的便捷性、即時(shí)性與準(zhǔn)確性，這樣更有利于開(kāi)展醫(yī)院人事選拔及管理。

3.注重完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)

信息化管理模式在醫(yī)院人事檔案管理工作中貫徹落實(shí)的一個(gè)重要基礎(chǔ)就是應(yīng)用人事檔案信息系統(tǒng)，其本身具有信息共享的便捷性與高效性，但是這種信息高效共享特性使得信息容易出現(xiàn)泄露等問(wèn)題，影響整體的人事檔案管理工作的效率與安全性，所以在開(kāi)展信息化人事檔案管理期間也要高度重視增強(qiáng)全體檔案管理人員的安全工作意識(shí)，加強(qiáng)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)管理，確保檔案中人員的個(gè)人隱私得到保護(hù)。比如，基于人事檔案信息化管理系統(tǒng)，要依據(jù)不同的人員為他們分配不同的檢索權(quán)限等使用權(quán)限，對(duì)他們可以檢索的人事檔案信息內(nèi)容和范圍進(jìn)行有效的限制;不能將醫(yī)院內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接到外部網(wǎng)絡(luò)，避免因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息共享問(wèn)題而影響網(wǎng)絡(luò)信息的安全性;要立足于人事檔案管理工作的需求，科學(xué)地制定人事檔案維護(hù)工作方案，力求確保人事檔案管理系統(tǒng)時(shí)刻處于正常運(yùn)行狀態(tài)。此外要注重人事檔案信息化管理系統(tǒng)的信息排查工作，確保信息無(wú)遺漏和錯(cuò)誤，及時(shí)更正各項(xiàng)信息，確保檔案信息化管理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

4.努力加強(qiáng)人事檔案信息化管理培訓(xùn)

在將信息化管理模式應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理工作的過(guò)程中，為了進(jìn)一步提升信息化管理的質(zhì)量與效率，還要從加強(qiáng)教育培訓(xùn)、提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)入手，科學(xué)地制定人事檔案管理人員教育培訓(xùn)方案。一方面，針對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理人員，要以身作則，平時(shí)要積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)人事檔案管理方面的理論知識(shí)與專業(yè)技術(shù)，不斷拓展自身的視野，豐富自己的人事檔案管理技術(shù)與方法，尤其是要注意掌握各種數(shù)字軟件在人事檔案管理中應(yīng)用的方法與技術(shù)要點(diǎn)。另一方面，要定期組織全體人事檔案管理人員開(kāi)展系統(tǒng)化教育培訓(xùn)，積極傳授必要的人事檔案信息化管理的理論知識(shí)、技術(shù)、方法與經(jīng)驗(yàn)等，配合實(shí)踐操作來(lái)不斷提升其能力。此外醫(yī)院應(yīng)當(dāng)引進(jìn)一部分信息技術(shù)的專業(yè)人才，做好日常的檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)工作，避免信息系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)病毒等的入侵。因?yàn)樾畔⑿孤恫粌H影響了醫(yī)院人事檔案管理的工作質(zhì)量，也威脅到了醫(yī)院工作人員信息的隱私和安全。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化管理模式是提升醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量與效率的一個(gè)有效路徑。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對(duì)醫(yī)院運(yùn)行的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念和工作思路，積極引進(jìn)信息化建設(shè)，充分發(fā)揮人事檔案信息化管理的價(jià)值，逐步提高檔案管理水平，繼而提高醫(yī)院內(nèi)部的管理水平。為了將信息化管理模式順利地融入醫(yī)院人事檔案管理工作中，可以從完善現(xiàn)行人事檔案管理制度，增加檔案信息化管理的投入，有效維護(hù)人事檔案信息系統(tǒng)和提升人事檔案管理人員素質(zhì)四個(gè)方面入手，力求可以有效推進(jìn)醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程。

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作者簡(jiǎn)介：牛靜麗（1986—），女，河北邯鄲人，館員，本科，主要從事檔案管理研究。