基于高校行政管理辦公自動化問題的研究

摘要：高校行政管理的理念中辦公自動化是非常重要的部分，是能夠提高行政管理效率的重要手段。目前是信息發(fā)展時代，高校的網(wǎng)絡(luò)信息實施也逐漸落實，基于此，本文探討了高校行政管理自動化發(fā)展過程中存在的問題、對策以及應(yīng)用，以期提供參考。

關(guān)鍵詞：高校行政管理;辦公自動化;問題研究

引言

信息時代中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被靈活廣泛地運(yùn)用，在高校辦公管理中信息網(wǎng)絡(luò)是不可缺少的。校園里教師、學(xué)生的資料以及學(xué)歷考核都遠(yuǎn)遠(yuǎn)離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)自動化辦公也越來越重視。目前大部分高校都開啟了行政管理辦公自動化模式，然而，在實施過程中也面臨著各方面的問題。

一、高校行政管理辦公自動化系統(tǒng)存在的問題

（一）工作人員專業(yè)化水平有待提高

伴隨網(wǎng)絡(luò)的普遍運(yùn)用，電腦已經(jīng)是高校行政管理上不可缺少的應(yīng)用工具，也成為工作人員辦公的一種基礎(chǔ)技能。在運(yùn)用電腦工作的過程中，高校工作人員的效率會直接對辦公自動化產(chǎn)生影響，所以，在高校執(zhí)行工作崗位上有很多工作水平的不一致，導(dǎo)致辦公自動化的效果不能良好達(dá)成，也將直接影響到學(xué)校的辦公效率，為了減少辦公自動化存在的諸多問題，高校應(yīng)對相應(yīng)的工作人員進(jìn)行專業(yè)的理論培訓(xùn)，解決所面臨的問題。

（二）學(xué)校缺乏整體規(guī)劃

在學(xué)校對信息化的管理上，因為缺少全面系統(tǒng)的規(guī)劃，從而讓辦公自動化在高校信息化過程中處于正在建設(shè)中的狀態(tài)。由于缺少整體系統(tǒng)規(guī)劃，導(dǎo)致許多辦公自動化系統(tǒng)對人們沒有吸引力，給應(yīng)用者帶來的需求不夠完整。好多工作人員在運(yùn)用辦公自動化的過程中過于強(qiáng)調(diào)表面，在應(yīng)用過程中的細(xì)節(jié)考慮不夠周到，很容易給用戶帶來不便，這樣意味著應(yīng)用者將做出改變。對此，使用改變方法時，有時候辦公軟件將沒辦法做出改變，就會讓用戶減少，使用效率也會降低。在應(yīng)用辦公自動化上軟件技術(shù)比較欠缺，沒有創(chuàng)新效果，在長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)上缺少適應(yīng)性。面對高校行政管理自動化上，存在很多高校在資源上的分享，應(yīng)用軟件上安排得不夠完整，使銜接不夠妥當(dāng)，這樣很容易影響到學(xué)校的辦公效率，實踐中需要讓校園自動化起到更大的作用，可以保證資源信息的分享。

（三）辦公系統(tǒng)的安全性有待加強(qiáng)

在高校行政管理辦公自動化上，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)要注意使用安全措施，很多網(wǎng)絡(luò)特別容易被破壞和攻擊，產(chǎn)生讓辦公系統(tǒng)自動化有所破壞和侵入病毒的危害，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，帶來很大的損失，造成系統(tǒng)無法恢復(fù)的結(jié)果，所以在辦公自動化上安全的重視是不能缺少的，如果毫不在意，將會帶來嚴(yán)重的后果。

二、行政管理辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)需要注意的問題

（一）對辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行整體規(guī)劃

當(dāng)高校對自動化系統(tǒng)運(yùn)用的時候，一定要根據(jù)本校在自動化管理狀態(tài)進(jìn)行考慮，也要考慮到運(yùn)用者實際的需要和給未來高校行政管理帶來的可發(fā)展性，這樣就要對高校管理自動化進(jìn)行策劃，讓整體上有一個明確的發(fā)展方向。在高校實施行政管理辦公自動化過程中，整體規(guī)劃是非常重要的一點(diǎn)，也是發(fā)展過程的基礎(chǔ)，應(yīng)依據(jù)科學(xué)的理論發(fā)展，做到完整的規(guī)劃。第一，當(dāng)高校做好制訂規(guī)劃的內(nèi)容時，學(xué)校應(yīng)給予共同商議，請學(xué)校各個部門的高層領(lǐng)導(dǎo)和優(yōu)秀人員及相關(guān)的工作人員，對制訂規(guī)劃的會議進(jìn)行參加，同時共同確定，最終結(jié)果應(yīng)是達(dá)到發(fā)展可行性。第二，制訂的內(nèi)容達(dá)到整體的可運(yùn)用性，做到對整個過程的了解，所以，當(dāng)學(xué)校需要的時候，應(yīng)先去對學(xué)校了解，根據(jù)實際的需要去滿足。第三，了解學(xué)校行政管理辦公自動化的人力與物力處于什么狀態(tài)，從而依據(jù)現(xiàn)狀進(jìn)行制訂規(guī)劃。相對其他部門來說，高校也應(yīng)該在細(xì)節(jié)上嚴(yán)格要求，這些都應(yīng)加入到規(guī)劃當(dāng)中，讓規(guī)劃的應(yīng)用更加整體。一個好的規(guī)劃，要從高校的細(xì)節(jié)入手，注重整體，方向也應(yīng)該一致，不要偏差于某一點(diǎn)，這樣才能促進(jìn)自動化整體的問題解決。

（二）規(guī)范自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享

在工作當(dāng)中每個部門是截然不同的，不同的部門在自動化管理上所提供的信息資源是有區(qū)別的，因為每個部門所擅長的職位差別、形成的效果不同，在運(yùn)用上采用的信息不同，那么，運(yùn)用信息資源應(yīng)注意整體性管理，使用不同種類的服務(wù)器來達(dá)成自動系統(tǒng)的效果。首先，確定共享的信息運(yùn)用，因為學(xué)校的信息資源是不一致的，它來自不同的部門。辦公自動化要在不同庫存數(shù)據(jù)資源進(jìn)行匯總，從而合理的綜合使用，滿足大家的需求，同時也要注重管理人員的要求和各部門對信息的整理。其次，對分散的信息建立聯(lián)系，因為每個學(xué)校的行政部門都是不同的，所以在數(shù)據(jù)管理上也是不一樣的。為了讓辦公自動化發(fā)展落實得更好，那么就要對不同的管理部門進(jìn)行差異之間的探究，在思維邏輯上找出管理的方法，讓數(shù)據(jù)庫建立的更加完善。在行政管理辦公自動化上數(shù)據(jù)可以對外開放，這樣可以得到更多行政部門管理工作的方便。最后，在數(shù)據(jù)管理上一定要注重規(guī)范，高校的自動化管理給行政管理上帶來了更大的方便，也對學(xué)校信息進(jìn)行了集中，提升了行政管理的效果。在高校中，信息統(tǒng)計管理為更加方便，辦公自動化系統(tǒng)上盡量進(jìn)行規(guī)范的整理，做好規(guī)劃，有一個漸進(jìn)的過程，在接口上達(dá)到共識。

（三）做好安全保障工作

現(xiàn)代社會中網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用與分享給用戶增加了很多的方便，在這個開放的環(huán)境下也帶來了許多的惡意攻擊和對網(wǎng)絡(luò)的故意破壞，對密碼上的盜竊導(dǎo)致很多重要信息丟失。然而，高校辦公自動化系統(tǒng)是非常重要的，學(xué)校大部分的重要信息都儲存在這里，所以當(dāng)去運(yùn)用管理自動化時，首先要做好安全上的保障，在工作上也要加強(qiáng)管理，有一定的管理方法，從而保證運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)上的安全。在管理辦公自動化中，辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也是非常重要的一部分，應(yīng)避免給辦公網(wǎng)絡(luò)帶來不好的隱患，因為辦公網(wǎng)絡(luò)是對辦公自動化進(jìn)行的前提。在高校管理上要更好地去進(jìn)行安全管理，首先要有完整的軟硬件安全設(shè)計，還需要在保密制度與密碼的管理上加強(qiáng)管理。為達(dá)到行政管理辦公自動化安全性應(yīng)注意到以下幾點(diǎn)：（1）對信息上的管理進(jìn)行加密，在密碼上設(shè)置多重保護(hù);（2）防止在火墻上的做文章;（3）對個人身份有一定的信息識別，加強(qiáng)對個人信息上的管理。在安全管理上還可分為：對行政管理辦公自動化的瀏覽加密，對訪問有一定的限制，還有相對比較重要的文件和數(shù)據(jù)，要留有備用，防止信息丟失，重要的信息資源不能去改變和互相傳遞，對不同的重要度進(jìn)行分級管理等一些安全措施。在這個前提下，當(dāng)高校要想更好地解決行政管理自動化的問題，也應(yīng)對管理人員進(jìn)行一定的職業(yè)道德培訓(xùn)，提高全校老師管理安全性的意識。

（四）提高辦公人員素質(zhì)

不管是在任何管理層面上都需要有足夠的專業(yè)人員，這樣才能更好地達(dá)到成果，那么，在辦公自動化上也必須要有一定的專業(yè)人員。當(dāng)今生活中，高校管理上很少設(shè)置專業(yè)的管理人員，而是在需要的時候去調(diào)動一些可以執(zhí)行的相關(guān)人員，這是非常重要的一個問題。當(dāng)辦公自動化出現(xiàn)了一定的問題或故障，要及時采取措施，這樣還有挽救的機(jī)會，不至于導(dǎo)致無法正常運(yùn)用或丟失。高校管理上一定要考慮到管理人員的條件，在高校行政管理上更適合一些專業(yè)能力和實踐能力相結(jié)合的人才。因此，高校要不斷做到管理人員的入崗培訓(xùn)與工作人員的在職學(xué)習(xí)，不斷執(zhí)行一定的考核，從而更好地提升整體管理，對辦公的綜合素質(zhì)要求全面提升，掌握一定的相關(guān)知識，也要有一定的基本維護(hù)能力。做好這些才能提高辦公自動化效果。在整體上，高校對辦公自動化的實施使高校的辦公管理與辦公效果都朝向好的方向發(fā)展。與此同時，行政管理也是比較復(fù)雜的一個管理層面，在工作中，要做好整體上的規(guī)劃，應(yīng)該進(jìn)行細(xì)致調(diào)研，經(jīng)過整體的分析，再針對高校不同的實際情況，進(jìn)行整體的改善，才能更好地發(fā)揮整體的作用。在對網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用中，也讓高校在信息發(fā)展資源上有一定的提升空間，使信息的發(fā)展有所提升，從而能夠改善更多在行政管理自動化上的欠缺。

三、建立和優(yōu)化以教師為主的協(xié)作辦公自動化平臺

在行政管理自動化上，考慮到教師的實際運(yùn)用，做到以教師為主的管理自動化，那么前提條件是教師也應(yīng)具備個人平臺賬號，才能進(jìn)入系統(tǒng)，能對自己的教學(xué)和教研資料進(jìn)行內(nèi)容上的管理。其一，應(yīng)對自己的學(xué)生進(jìn)行了解，掌握自己在班級管理上的講課內(nèi)容，對學(xué)生的實際情況和作業(yè)管理有一定的了解。教師也可根據(jù)這些實際情況記錄，參考學(xué)生在教研中所提出的問題，進(jìn)行教研討論，也是教師提升的一個過程，對學(xué)生實際生活進(jìn)行了解。根據(jù)行政管理自動化的信息資源了解每個學(xué)生不同階段的狀況，教師之間相互溝通了解，找到一定的教學(xué)方法，提高整體的教學(xué)效果。還可以考慮到自己的教研情況，對學(xué)校的教學(xué)資料進(jìn)行學(xué)習(xí)，再對學(xué)校各部門的差異進(jìn)行了解，通過共同努力，提升教學(xué)效果。

四、基于校際間的教學(xué)、科研協(xié)作平臺

根據(jù)高校的實際平臺，招集一些拔尖的工作人才，更好地發(fā)揮行政管理自動化，在人力和實際上相互結(jié)合，有一定的發(fā)展優(yōu)勢，從而更好地進(jìn)行工作，解決問題。

五、實現(xiàn)基于學(xué)生的高校教育功能的延續(xù)

在學(xué)校內(nèi)學(xué)生是重要的部分，那么學(xué)生也可有個人的信息賬號，可在課程選修上進(jìn)行選擇，課程表、成績和作業(yè)的完成等都是靠自動化信息網(wǎng)絡(luò)來完成的。高校行政管理自動化是學(xué)校非常重要的管理方法，給很多學(xué)生在入學(xué)時和畢業(yè)后提供個人信息產(chǎn)生很大的方便。

六、結(jié)語

綜上所述，高校行政管理上運(yùn)用好的軟件，加上辦公自動化的工作人員技能增強(qiáng)，高校不論在哪個方面的管理上都會有所進(jìn)步。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展下，信息技術(shù)上的運(yùn)用是高校行政管理上較好的幫手，在資源上，可以提高高校行政管理的成果。在高校行政管理上，也可以很好地利用網(wǎng)絡(luò)化管理，在相互結(jié)合中對自動化管理的方式有所創(chuàng)新，達(dá)到更好方便和管理上的滿足。

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作者簡介：賀得利（1984—），女，廣東珠海人，辦公室主任，助教，本科，主要從事行政管理研究。