淺議財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用中的若干問題與對(duì)策

劉娜

摘 要 隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展、經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程不斷加快，集團(tuán)企業(yè)要想順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就必須改變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式，引入財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，解決基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)核算問題。隨著財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)被越來越多的集團(tuán)推廣和應(yīng)用，具體應(yīng)用實(shí)踐中也暴露出許多亟須解決的問題。本文介紹財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的特殊性與現(xiàn)實(shí)意義，分析目前財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)在應(yīng)用中存在的主要問題，并提出具體的應(yīng)對(duì)措施，希望能對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)共享系統(tǒng) 財(cái)務(wù)管理 問題 對(duì)策

一、財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)概述

（一）財(cái)務(wù)共享的內(nèi)涵

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)是運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式和信息技術(shù)，以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，對(duì)財(cái)務(wù)處理流程進(jìn)行規(guī)范化，從而提高核算效率，節(jié)約運(yùn)營成本，并對(duì)財(cái)務(wù)組織架構(gòu)、審批流程進(jìn)行優(yōu)化、整合，形成線上規(guī)范、統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算管理模式。

（二）與傳統(tǒng)記賬模式的比較

應(yīng)用財(cái)務(wù)共享是集團(tuán)企業(yè)將下屬公司的財(cái)務(wù)工作整合到同一系統(tǒng)中，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)批量處理，并依托財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)完成預(yù)算控制、資金計(jì)劃管理，通過將數(shù)據(jù)推送至財(cái)務(wù)軟件，自動(dòng)完成記賬憑證的制作。這種模式改變了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作模式，促使財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)職能向管理崗位轉(zhuǎn)型和提升，更多參與業(yè)務(wù)決策，進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)管理以及企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃等工作，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)資源配置。

（三）企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)的意義

1.促使集團(tuán)建立統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化的制度。建立財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，促使企業(yè)集團(tuán)進(jìn)一步完善財(cái)務(wù)管理制度，實(shí)行規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化制度。通過對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行批量化處理，更有利于集團(tuán)事前、事中通過財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)直接獲取數(shù)據(jù);可以實(shí)時(shí)監(jiān)督下屬公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果，突破傳統(tǒng)記賬模式事后通過報(bào)表匯總合并財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的瓶頸。

2.細(xì)化、優(yōu)化財(cái)務(wù)處理流程。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)滿足不同類型子公司、分公司的需求，同時(shí)形成標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理流程。通過對(duì)與財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的精細(xì)化管理，提升企業(yè)財(cái)務(wù)的管理水平，并將下屬公司的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)核算業(yè)務(wù)整合到財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)集中處理。

3.使會(huì)計(jì)原始憑證數(shù)據(jù)化、電子化。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)憑證需要會(huì)計(jì)人員和檔案管理員配合完成查檔工作，不僅耗費(fèi)時(shí)間，而且對(duì)會(huì)計(jì)憑證也有磨損和遺失的風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)用財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員都可以隨時(shí)查閱相關(guān)電子單據(jù)，提高工作效率，節(jié)省時(shí)間成本和人工成本。

4.整合財(cái)務(wù)核算流程，提高核算效率。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)通過對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行批量數(shù)據(jù)處理，減少核算環(huán)節(jié)工作量和人員配備，提升人力資源利用率，從而有效降低財(cái)務(wù)管理成本。通過對(duì)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，減少人為因素產(chǎn)生的誤判，加快財(cái)務(wù)處理速度。

二、現(xiàn)階段企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用中存在的主要問題

（一）企業(yè)財(cái)務(wù)共享意識(shí)不強(qiáng)

集團(tuán)推廣財(cái)務(wù)共享初期，從下屬公司領(lǐng)導(dǎo)到普通員工都有抵觸情緒，普遍認(rèn)為財(cái)務(wù)共享僅與財(cái)務(wù)人員相關(guān)，不需要全員參與，認(rèn)為財(cái)務(wù)共享會(huì)影響公司日常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。X集團(tuán)某子公司系統(tǒng)上線由于種種原因?qū)⑸暇€時(shí)間推遲了一年零九個(gè)月，迫使集團(tuán)企業(yè)支付財(cái)務(wù)共享人員及傳統(tǒng)財(cái)務(wù)人員雙重人工成本130余萬元及高額的軟件費(fèi)用。這既造成設(shè)備的長期閑置，又增加了折舊費(fèi)用，不但影響了集團(tuán)整體規(guī)劃和上線進(jìn)程，還增加了運(yùn)營成本。

（二）財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)不完善

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)引入我國的時(shí)間不長，沒有太多可借鑒的成熟經(jīng)驗(yàn)，每個(gè)企業(yè)需求也不盡相同，不同于會(huì)計(jì)準(zhǔn)則對(duì)會(huì)計(jì)科目有規(guī)范的要求。每個(gè)集團(tuán)公司、子公司都需要結(jié)合自身特點(diǎn)設(shè)計(jì)模塊、流程，搭建與財(cái)務(wù)軟件的關(guān)聯(lián)關(guān)系。集團(tuán)內(nèi)部各子公司相互之間也沒有太多可參照的模板，從財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中直接提取數(shù)據(jù)存在障礙，仍需要借助財(cái)務(wù)軟件才能實(shí)現(xiàn)。

（三）財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確

針對(duì)某些特殊業(yè)務(wù)，無法從財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中找到準(zhǔn)確的對(duì)應(yīng)關(guān)系，不能通過預(yù)設(shè)功能實(shí)現(xiàn)，需由財(cái)務(wù)共享人員重新設(shè)置，影響新業(yè)務(wù)的處理時(shí)效性。以X集團(tuán)為例，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中合同臺(tái)賬的余額不正確，不能隨業(yè)務(wù)發(fā)生而同步更新，經(jīng)常需要手工登記、核對(duì)、更新Excel臺(tái)賬。同時(shí)，手動(dòng)修改財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中合同臺(tái)賬余額，造成線上、線下重復(fù)登記臺(tái)賬，增加了財(cái)務(wù)人員工作量，降低工作效率。

（四）財(cái)務(wù)共享技術(shù)存在障礙

每一種新興事物都是需要不斷地完善和發(fā)展，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)同樣存在許多技術(shù)性問題有待解決。首先，共享系統(tǒng)與財(cái)務(wù)軟件關(guān)聯(lián)存在問題，多數(shù)自動(dòng)生成記賬憑證需要會(huì)計(jì)人員重新判別入賬科目、稅費(fèi)金額，并對(duì)自動(dòng)生成的記賬憑證進(jìn)行修改、確認(rèn)，造成重復(fù)工作。其次，由于設(shè)計(jì)不完善，X集團(tuán)給會(huì)計(jì)人員分配的權(quán)限過大，可以隨時(shí)修改領(lǐng)導(dǎo)已審批的單據(jù)的數(shù)據(jù)和影像，相當(dāng)于會(huì)計(jì)人員制單流程直接跳過領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)，缺乏完善的內(nèi)控機(jī)制。再次，與不同業(yè)務(wù)軟件很難建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，造成重復(fù)登記。最后，不能與稅務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，不能直接從財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)開票和申報(bào)納稅。

（五）財(cái)務(wù)共享應(yīng)用不便捷

原本的傳統(tǒng)記賬模式，業(yè)務(wù)人員填制付款單只需要5分鐘完成制單環(huán)節(jié)，而應(yīng)用共享系統(tǒng)，相同工作至少需要半小時(shí)完成，包括在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中填付款單據(jù)、掃描附件、上傳影像等。一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，修改單據(jù)也同樣煩瑣，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力;并且線上、線下需同時(shí)制作紙質(zhì)和電子兩套單據(jù)，造成資源浪費(fèi)。此外，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建立的模板僅限本人使用，未實(shí)現(xiàn)共享，造成重復(fù)工作。

三、完善企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用的對(duì)策及建議

（一）增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)共享意識(shí)

完善財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)首先要深入了解它的益處，掌握操作的方法，從主觀上接納新事物，緊跟時(shí)代的步伐，才能順利實(shí)施操作;同時(shí)建立考核和激勵(lì)機(jī)制，從制度上進(jìn)行約束。第一，應(yīng)增強(qiáng)公司上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，能夠以正確積極的態(tài)度配合完成推廣和使用工作，準(zhǔn)確地傳達(dá)新系統(tǒng)對(duì)每位員工的要求。第二，組織對(duì)全員的培訓(xùn)，使每名員工都有模擬整個(gè)操作流程的機(jī)會(huì)，從而熟悉和掌握具體的操作步驟和方法。第三，加大宣傳工作力度，把應(yīng)用財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)與績效考核掛鉤，增強(qiáng)全員參與的積極性。第四，集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)上線可以采用日程表的形式，將各時(shí)間節(jié)點(diǎn)需完成的工作都進(jìn)行羅列，按進(jìn)度表的完成進(jìn)度對(duì)分公司的整體進(jìn)行考核，建立績效考評(píng)和激勵(lì)機(jī)制，并與每名員工的獎(jiǎng)金掛鉤，保證按時(shí)完成系統(tǒng)上線工作。

（二）完善財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)在具體應(yīng)用中尚需不斷完善系統(tǒng)的建設(shè)工作，以解決實(shí)踐應(yīng)用問題。首先，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)人員不僅需要掌握精湛的技術(shù)，而且要熟悉集團(tuán)下屬各公司的運(yùn)作模式和具體的業(yè)務(wù)處理方法;結(jié)合不同公司的業(yè)務(wù)需求建立和完善財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，在集團(tuán)內(nèi)部仍需求同存異，以滿足集團(tuán)和下屬公司雙方的財(cái)務(wù)核算要求。其次，進(jìn)一步開發(fā)新的功能，實(shí)現(xiàn)通過財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)直接提取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)功能?？梢詫?shí)時(shí)匯總，并提取資金的流入、流出數(shù)據(jù)，解決傳統(tǒng)記賬事后記錄只能通過出納查詢銀行流水才能掌握實(shí)時(shí)資金情況的問題。最佳方案是通過授權(quán)、三方協(xié)議等形式，設(shè)計(jì)與各銀行結(jié)算賬戶的聯(lián)動(dòng)功能，使財(cái)務(wù)人員和公司領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)可查詢和掌控公司資金變動(dòng)情況，以便進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)資金的內(nèi)控管理。再次，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)直接受網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)穩(wěn)定的影響，需要預(yù)設(shè)、新增下載模板功能，線下制單，線上直接導(dǎo)入模板，即可完成單據(jù)制作。這將極大提高錄入的效率，減少斷網(wǎng)對(duì)制單的影響。最后，同部門相同業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)共享，也會(huì)加快錄入速度，提高工作效率。

（三）放開權(quán)限、優(yōu)化系統(tǒng)，促進(jìn)臺(tái)賬數(shù)據(jù)精準(zhǔn)化

對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)進(jìn)行更精細(xì)化的管理，解決日常業(yè)務(wù)處理的同時(shí)，需要對(duì)系統(tǒng)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化，使數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、有效，提取更方便、快捷。首先，除財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)維護(hù)人員外，也可以給其他使用者適度放開新增業(yè)務(wù)權(quán)限，如合同期限，收付款銀行賬戶信息，新增客戶、供應(yīng)商名稱、業(yè)務(wù)類型。這樣可以有效加快新業(yè)務(wù)的錄入速度，節(jié)約時(shí)間成本，減少員工抵觸情緒。其次，優(yōu)化財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)合同臺(tái)賬模塊，建立正確的余額更新關(guān)聯(lián)關(guān)系，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，減少財(cái)務(wù)人員Excel重復(fù)錄入臺(tái)賬和人工核對(duì)過程，減弱財(cái)務(wù)人員工作強(qiáng)度。

（四）加快財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)智能化進(jìn)程

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)產(chǎn)生的初衷就是顛覆傳統(tǒng)的記賬模式，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)減弱全部使用者的工作強(qiáng)度，通過引入RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人，解決系統(tǒng)應(yīng)用的重復(fù)性勞動(dòng)。這是加快智能化進(jìn)程和財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)發(fā)展的必然趨勢(shì)。第一，用RPA技術(shù)取代人工重復(fù)性工作，而且可以365天全年無休息，應(yīng)用于財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，節(jié)省了人員成本，減少人為的差錯(cuò)。第二，RPA能夠有邏輯性工作，能夠按照預(yù)定程序工作，不受人為因素影響，不會(huì)跳過領(lǐng)導(dǎo)審批流程，有利于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控管理。第三，RPA可以跨多個(gè)平臺(tái)進(jìn)行操作，解決了財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)與其他軟件通用性、局限性問題，可以自動(dòng)開具發(fā)票，生成憑證。第四，可以自動(dòng)查詢和更新數(shù)據(jù)，使財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)更現(xiàn)代化、智能化。RPA在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的應(yīng)用已覆蓋了財(cái)務(wù)運(yùn)營管理各個(gè)方面，如預(yù)算管控、報(bào)表、往來款管理信用管理、稅收管理、流程控制。根據(jù)每個(gè)企業(yè)流程的規(guī)范化程度，RPA技術(shù)在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用過程中也可以滿足不同使用者的需求。

（五）簡化財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)操作

為了使財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)操作更便捷，更容易被廣泛的受眾群體接受，簡化操作程序也是財(cái)務(wù)共享應(yīng)用需要解決的問題。首先，建議增強(qiáng)系統(tǒng)可操作性，簡化財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)制單手續(xù)，應(yīng)用OCR技術(shù)減少財(cái)務(wù)共享應(yīng)用問題，將影像管理功能直接并入制單環(huán)節(jié);簡化二維碼識(shí)別單據(jù)的流程，將財(cái)務(wù)共享和影像管理功能整合，從而有效簡化制單環(huán)節(jié)，使應(yīng)用更便捷。其次，逐步引入OCR光學(xué)識(shí)別技術(shù)，對(duì)繁復(fù)的原始票據(jù)進(jìn)行信息采集，通過OCR掃描識(shí)別發(fā)票信息，減少了紙質(zhì)發(fā)票查驗(yàn)認(rèn)證、掃描錄入、財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)制單、生成憑證等一系統(tǒng)財(cái)務(wù)處理過程，節(jié)省了成本費(fèi)用，極大地提高了工作效率。

總而言之，隨著信息技術(shù)的不斷提升，財(cái)務(wù)記賬方式已經(jīng)產(chǎn)生了劃時(shí)代轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)在給財(cái)務(wù)核算帶來變革的同時(shí)，其實(shí)踐應(yīng)用中也存在諸多問題。企業(yè)集團(tuán)應(yīng)在實(shí)踐的過程中結(jié)合本企業(yè)特點(diǎn)，建立符合自身戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，通過提高認(rèn)識(shí)，建立考核激勵(lì)機(jī)制，優(yōu)化、完善系統(tǒng)功能解決實(shí)際應(yīng)用問題，并通過RPA及OCR技術(shù)加快系統(tǒng)智能化進(jìn)程，順利實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)在實(shí)踐中的有效應(yīng)用。

（作者單位為天津廣信有限責(zé)任稅務(wù)師事務(wù)所）

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