做好企業(yè)辦公室綜合管理工作的路徑分析

蘆曉偉 安進(jìn)東

摘要：文章通過對辦公室管理工作的特點的闡述，分析了企業(yè)辦公室管理工作現(xiàn)狀及提升企業(yè)辦公室管理工作成效的路徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室;綜合管理

辦公室的有效運轉(zhuǎn)，直接關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展。而在經(jīng)濟(jì)新形勢下，傳統(tǒng)的辦公室管理模式和理念已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)辦公室的發(fā)展要求。因此，企業(yè)有關(guān)人員需要充分認(rèn)識現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的實際需求，并據(jù)此創(chuàng)新辦公室管理的模式和理念，從而促進(jìn)辦公室管理內(nèi)容和方法的現(xiàn)代化，提高辦公室管理的水平和質(zhì)量。

1辦公室管理工作的特點

企業(yè)辦公室的工作內(nèi)容繁雜，既包括企業(yè)內(nèi)部相關(guān)規(guī)章制度、獎懲條例的制定和監(jiān)督實施、企業(yè)上下級以及各職能部門之間的信息傳達(dá)、業(yè)務(wù)檔案的行政管理、值班排表、印信管理、會議組織、輔助決策等日常工作，也包括對外的人員接待、大型活動的策劃以及信訪接待等內(nèi)容。因此，企業(yè)綜合辦公室工作具備幾個特點：

1.1全局協(xié)調(diào)性。

企業(yè)辦公室工作是一種綜合性的、協(xié)調(diào)全部職能部門的統(tǒng)籌過程，辦公室管理要從全局利益出發(fā)，成為企業(yè)與外部聯(lián)系的紐帶。

1.2政策性

辦公室人員要時刻注意國家政策和行業(yè)發(fā)展的動態(tài)，為企業(yè)決策和生產(chǎn)管理提供參考資料。

1.3服務(wù)性

辦公室存在的意義就是為上級領(lǐng)導(dǎo)層、同級生產(chǎn)經(jīng)營部門、人民群眾提供服務(wù)的。

1.4被動性

企業(yè)辦公室管理工作面廣，涉及內(nèi)容繁復(fù)，經(jīng)常要處理很多突發(fā)事件。因此，企業(yè)辦公室工作總是處于一種被動的應(yīng)對狀態(tài)，在短時間內(nèi)要完成很多工作。

2企業(yè)辦公室管理工作現(xiàn)狀

2.1管理制度問題

在企業(yè)的發(fā)展中，辦公室管理制度對于辦公室工作的質(zhì)量具有重要的保障作用，辦公室工作要想得到高質(zhì)高效的開展，合理有效的管理制度十分重要，但是在現(xiàn)階段的企業(yè)辦公室管理中，還存在諸多的辦公室管理制度問題，這對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展造成了很大影響。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展規(guī)模也在不斷增加，企業(yè)需要購買一些現(xiàn)代化的設(shè)備來提高生產(chǎn)效率，投入更多的成本進(jìn)行產(chǎn)品開發(fā)等，而對于這些新型的管理內(nèi)容則需要其管理制度與時俱進(jìn)，但是在實際的管理中，其管理制度并不是十分完善，甚至還有一些企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)的管理制度，這也導(dǎo)致了其管理制度存在一定的滯后性，不能滿足新時期企業(yè)發(fā)展的需要，進(jìn)而會影響企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展。

2.2管理人員素質(zhì)問題

在企業(yè)辦公室管理工作中，管理人員是工作的直接實施者，其綜合素質(zhì)的高低對企業(yè)辦公室管理工作的質(zhì)量會有直接影響，在新時期環(huán)境下，企業(yè)的辦公室管理工作也更加復(fù)雜，這對企業(yè)辦公室管理人員的綜合素質(zhì)要求也就更高。企業(yè)辦公室管理工作也逐漸出現(xiàn)諸多問題，如人員素質(zhì)問題，一些管理人員面對工作壓力的增加，進(jìn)而表現(xiàn)出耐心和細(xì)心的不足，導(dǎo)致工作質(zhì)量問題，另外，還有一些管理人員責(zé)任心存在問題，他們在進(jìn)行工作的時候，往往只注重工作任務(wù)的完成，并沒有對工作質(zhì)量以及工作開展進(jìn)行落實，這也造成了他們管理工作的表面化，并沒有充分發(fā)揮辦公室管理的職能作用。

3提升企業(yè)辦公室管理工作成效的路徑

3.1提高精細(xì)化管理意識

現(xiàn)階段，很多企業(yè)的辦公室管理工作人員都認(rèn)為幫助領(lǐng)導(dǎo)謀劃大事才值得注意，日常工作中的一些小事比較繁雜也不用注意，這種工作心態(tài)不僅不能做好日常辦公室管理工作中的小事，也做不好大事。所以，就需要提高精細(xì)化管理意識并能夠?qū)⑦@種意識切實的貫徹落實到日常的辦公室管理工作中去，堅決做到從小事做起，腳踏實地，實現(xiàn)精細(xì)化工作和管理，也只有這樣才能將可能出現(xiàn)的風(fēng)險和問題降到最低，真正的協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定和籌劃出更好的工作方案和工作計劃，抓好部署工作，實現(xiàn)立足全局成大事的工作目標(biāo)。

3.2提高工作人員的綜合素質(zhì)

社會在發(fā)展，企業(yè)也在不斷的發(fā)展和改革變化，相應(yīng)的，企業(yè)辦公室管理工作也會不斷的變化和改革，內(nèi)容也會隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷增加，這就對企業(yè)辦公室管理工作人員提出了更多新的要求，需要辦公室管理人員能夠隨著企業(yè)的發(fā)展不斷的提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。具體來說，需要從以下幾個方面著手：第一，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，即能夠主動的去學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識和技能，以更好的工作;第二，要善于從工作中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，能夠發(fā)現(xiàn)自己的優(yōu)缺點，揚長避短，不斷提高;第三，企業(yè)也需要定期的組織相關(guān)的培訓(xùn)考核班，給辦公室管理人員提供更多學(xué)習(xí)的機(jī)會;第四，要根據(jù)企業(yè)辦公室管理人員的專業(yè)知識和技能水平，合理的配置人力資源，確保每個人都能實現(xiàn)價值最大化。

3.3建設(shè)企業(yè)辦公室管理信息系統(tǒng)

進(jìn)入信息化社會后，信息系統(tǒng)的建設(shè)對于企業(yè)管理工作有著極大的推動作用，目前，各大企業(yè)管理者已經(jīng)逐漸地意識到信息技術(shù)在企業(yè)管理中的重要意義，積極地開展信息管理系統(tǒng)的建設(shè)工作。要建立起一套科學(xué)、合理、高效的企業(yè)辦公室管理信息系統(tǒng)，一是要購置先進(jìn)的信息設(shè)備，使其能夠負(fù)荷企業(yè)辦公室大量的信息處理工作，完成信息的收集、儲存、處理、傳達(dá)等工作。二是建立企業(yè)管理網(wǎng)絡(luò)平臺，開發(fā)適用于企業(yè)管理的網(wǎng)絡(luò)軟件，實現(xiàn)信息資源的共享。三是要大力發(fā)展企業(yè)辦公室管理自動化，從而提升企業(yè)辦公室管理效率，節(jié)約更多的人力資源，縮短管理時間，提高企業(yè)管理的效益。信息系統(tǒng)的設(shè)立對于辦公室的上下溝通，起到了突出的作用，節(jié)約了時間成本，為員工之間相互合作、互聯(lián)共通提供了條件。

3.4建設(shè)學(xué)習(xí)型企業(yè)辦公室

現(xiàn)如今，社會已經(jīng)進(jìn)入知識信息時代，企業(yè)管理者不僅學(xué)習(xí)現(xiàn)有的管理知識，總結(jié)管理經(jīng)驗，更應(yīng)當(dāng)不斷接受新興知識的熏陶，轉(zhuǎn)變管理理念，提升管理專業(yè)能力。由此可見建立學(xué)習(xí)型企業(yè)辦公室是必經(jīng)之路。要建立學(xué)習(xí)型企業(yè)辦公室，一是要樹立崇高的學(xué)習(xí)目標(biāo)，而學(xué)習(xí)目標(biāo)的建立又要符合現(xiàn)代知識的整體發(fā)展趨勢，滿足企業(yè)未來發(fā)展的需求。二是企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)主動地營造一種積極學(xué)習(xí)、奮發(fā)向上的良好氛圍，使每一位管理者能夠彼此感染，相互促進(jìn)，積極地進(jìn)行學(xué)習(xí)，提升自身的素質(zhì)。三是領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)以身作則，積極向優(yōu)秀人員學(xué)習(xí)，而不應(yīng)當(dāng)顧忌自身領(lǐng)導(dǎo)的身份而放棄向他人學(xué)習(xí)的機(jī)會。通過不斷學(xué)習(xí)，既能夠獲得相關(guān)專業(yè)知識，又能提升管理者的道德素質(zhì)，則必然能夠提升企業(yè)辦公室工作成效。

3.5明確崗位職責(zé)并落到實處，為協(xié)作互通奠定基礎(chǔ)

明確崗位職責(zé)并落到實處是提升企業(yè)辦公室管理工作成效的重要保障，辦公室管理工作是很具體的事務(wù)性工作，所以一定要根據(jù)不同工作人員的不同能力和特點安排不同的工作，做到人人肩上有責(zé)任，并制定嚴(yán)格的制度規(guī)范，做到嚴(yán)格遵循、違章必糾。以溝通這一項比較重要和基礎(chǔ)的工作來說，需要辦公室管理人員做好縱向和橫向溝通?？v向溝通主要涉及到與上級領(lǐng)導(dǎo)的溝通，向其他部門和工作人員下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意識和指示，向領(lǐng)導(dǎo)上傳其他部門和工作人員的想法和建議，在此溝通過程中一定要做到嚴(yán)格負(fù)責(zé);橫向溝通主要是與媒體部門、外部政府機(jī)關(guān)以及企業(yè)相關(guān)職能部門的溝通和交流，在此過程中一定要做好協(xié)調(diào)和溝通工作。總的來說，企業(yè)辦公室管理人員一定要根據(jù)嚴(yán)格的規(guī)范制度和行為準(zhǔn)則認(rèn)真工作，嚴(yán)格要求自己。

4結(jié)語

目前企業(yè)面臨著巨大的發(fā)展轉(zhuǎn)型問題，企業(yè)辦公室一定要認(rèn)清新時期企業(yè)發(fā)展的方向，幫助企業(yè)平穩(wěn)度過轉(zhuǎn)型期。在日常工作中，企業(yè)辦公室工作和管理人員要不斷學(xué)習(xí)，增強(qiáng)隨機(jī)應(yīng)對的能力，保持良好的工作秩序和積極進(jìn)取的工作態(tài)度。

參考文獻(xiàn)：

[1] 龐衛(wèi)敏.企業(yè)辦公室工作管理精細(xì)化的實現(xiàn)路徑探析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（20）：104.

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（作者單位：國網(wǎng)山西省電力公司懷仁市供電公司）