如何提高中小學(xué)圖書館檔案管理規(guī)范化水平

張慶祖

【摘要】中小學(xué)圖書館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，提高自身檔案管理的規(guī)范化水平，從而更好地體現(xiàn)和發(fā)揮檔案管理的作用、價(jià)值。本文首先簡(jiǎn)單闡述了中小學(xué)圖書館檔案管理規(guī)范化的意義，然后就如何提高中小學(xué)圖書館檔案管理的規(guī)范化水平，提出了探討性建議，以期能為中小學(xué)圖書館檔案管理工作的實(shí)踐提供參考。

【關(guān)鍵詞】中小學(xué);圖書館;檔案管理;規(guī)范化

如何提高檔案管理的規(guī)范化水平，是如今中小學(xué)圖書館應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)研究、探討與實(shí)踐的一個(gè)關(guān)鍵課題，因?yàn)檫@是圖書館檔案管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要保證，關(guān)系著圖書館的歷史記錄與未來(lái)服務(wù)建設(shè)，必須要引起高度的關(guān)注與重視。

一、中小學(xué)圖書館檔案管理規(guī)范化的意義

中小學(xué)圖書館的主要職能是為師生提供圖書借閱服務(wù)，開展各類文化活動(dòng)，豐富師生的精神文化生活，并為教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究提供文獻(xiàn)和信息，在整個(gè)學(xué)校體系結(jié)構(gòu)中，占據(jù)著非常重要的地位。中小學(xué)圖書館的檔案管理，則主要是對(duì)所有圖書館圖書信息、服務(wù)信息、活動(dòng)信息、人事信息以及管理信息等，進(jìn)行信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用。不僅是對(duì)于圖書館，即使是對(duì)于整個(gè)學(xué)校來(lái)說(shuō)，圖書館檔案管理都是一項(xiàng)不容忽視的工作內(nèi)容，因?yàn)槠淙嬗涗浟藞D書館的所有信息，是圖書館乃至學(xué)校的一個(gè)歷史見證，具有歷史價(jià)值，并且其還能夠?yàn)榻窈髮W(xué)校圖書館服務(wù)的改進(jìn)，提供決策依據(jù)。

檔案管理是一項(xiàng)非?，嵥榕c復(fù)雜的工作，尤其是在圖書館規(guī)模不斷擴(kuò)大、藏書不斷增多、文化服務(wù)不斷增多的情況下，中小學(xué)圖書館的檔案管理面臨著更加巨量的資料、信息需要處理，這就極有可能在實(shí)際的檔案管理工作中，引起各類問題出現(xiàn)，如檔案信息內(nèi)容不全、缺失、錯(cuò)位，或描述不清、索引混亂以及遺失、泄露等等，從而降低檔案管理的效率與質(zhì)量，不利于檔案的利用，使檔案的價(jià)值大打折扣。要想避免這些問題和現(xiàn)象，中小學(xué)圖書館就必須要加強(qiáng)自身的檔案管理規(guī)范化建設(shè)，提高自身的檔案管理規(guī)范化水平，以更加嚴(yán)格、科學(xué)、有序的方式來(lái)推進(jìn)自身的檔案管理，如此便能保證圖書館檔案管理的效率與質(zhì)量，更好地體現(xiàn)和發(fā)揮出檔案管理的作用、價(jià)值，完善歷史記錄，輔助圖書館服務(wù)及文化活動(dòng)的改進(jìn)。

二、提高中小學(xué)圖書館檔案管理規(guī)范化水平的策略

（一）加強(qiáng)檔案管理工作環(huán)境條件建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理工作的環(huán)境條件建設(shè)，是提高中小學(xué)圖書館檔案管理規(guī)范化水平的首要措施，這不僅關(guān)系著檔案管理工作的質(zhì)量及規(guī)范性，同時(shí)更關(guān)系著檔案資料的安全。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)針對(duì)圖書館檔案管理提供專門的辦公區(qū)域和檔案存放區(qū)域，不論是紙質(zhì)檔案保管，還是電子檔案保管，都必須要做到防潮、防水、防火、防蟲。尤其是在信息化的檔案管理工作方面，需要配置性能優(yōu)越的計(jì)算機(jī)，以及其他相關(guān)的輔助設(shè)備，如掃描儀、內(nèi)部專用局域網(wǎng)，以及專門的檔案管理軟件系統(tǒng)等等，這樣才能為檔案管理的規(guī)范化推進(jìn)創(chuàng)造必要的條件。

（二）健全檔案管理的工作制度建設(shè)。健全的制度，是規(guī)范化推進(jìn)圖書館檔案管理的依據(jù)，否則檔案管理的規(guī)范化就會(huì)缺少標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)，這樣的話檔案管理便無(wú)法實(shí)現(xiàn)“規(guī)范化”。大致來(lái)說(shuō)，中小學(xué)的圖書館檔案管理制度建設(shè)，需要以國(guó)家《檔案法》以及其他的相關(guān)政策為基礎(chǔ)，然后結(jié)合自身的實(shí)際工作情況，對(duì)檔案管理在信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，給出詳細(xì)而明確的規(guī)定，乃至檔案的保管期限、保密、調(diào)閱、銷毀等，都需要制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、要求說(shuō)明，為檔案管理工作的實(shí)踐提供指導(dǎo)。所有的檔案管理工作制度一經(jīng)確定，便需要嚴(yán)格的執(zhí)行、落實(shí)，從而切實(shí)提高檔案管理的規(guī)范化水平。

（三）明確檔案管理的責(zé)任體系。學(xué)校圖書館方面，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)各個(gè)檔案管理工作的崗位設(shè)置，合理劃分為其工作內(nèi)容，以及工作責(zé)、權(quán)，并編制成明確的工作手冊(cè)，為檔案管理工作的實(shí)踐，提供更細(xì)致的指導(dǎo)。尤其是在檔案管理的信息化平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)中，需合理劃分系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置，保證權(quán)限分配與其工作需求相適應(yīng)即可，避免系統(tǒng)權(quán)限的粗放式分配，否則在后期可能引起諸多的混亂，并且不利于責(zé)任的追究。所有的檔案管理工作人員只能通過自己的賬號(hào)、密碼登錄系統(tǒng)，禁止相互之間交換、交叉使用系統(tǒng)賬號(hào)。

（四）重視檔案信息的雙軌回收與電子化轉(zhuǎn)換。當(dāng)前中小學(xué)圖書館基本上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，大部分工作信息以電子化的形式存在，但依然有不少的信息，須得通過紙質(zhì)媒介來(lái)記錄和傳遞，會(huì)產(chǎn)生不少的紙質(zhì)檔案，對(duì)此我們應(yīng)當(dāng)重視檔案信息的雙軌回收與電子化轉(zhuǎn)換。也就是說(shuō)，要在收集電子檔案信息的同時(shí)，注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的收集，同樣要保證收集的及時(shí)、全面，避免發(fā)生遺漏，而且在收集到位后，要快速、無(wú)誤地將這些紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換為電子化形式，以便于后期的信息化管理，例如可以通過掃描或是人工錄入的方式，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)形式的轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換過程當(dāng)中，依然需要注意準(zhǔn)確性的問題，不能出現(xiàn)錯(cuò)誤。

（五）提升檔案管理工作人員的素質(zhì)能力。如上文當(dāng)中所分析到的，圖書館檔案管理工作的內(nèi)容非常復(fù)雜、繁瑣，即使是在信息化技術(shù)的輔助之下，很多細(xì)節(jié)性的檔案管理工作依然需要人為的操作才能完成，所以檔案管理工作人員就成為決定檔案管理工作規(guī)范化水平的最終因素，必須要提升檔案管理工作人員的素質(zhì)能力，才能真正提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，保證檔案管理工作的質(zhì)量。尤其是在信息化的技術(shù)條件下，圖書館的檔案管理較以往相比，對(duì)工作人員的專業(yè)化水平要求更高，如對(duì)檔案的搜集、整理、歸檔、存檔、調(diào)閱等等，都必須要具有更高的專業(yè)性，這樣才能更好地推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。例如，在檔案的收集、編制工作當(dāng)中，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)明確所有的信息收集內(nèi)容，做到事無(wú)巨細(xì)，根據(jù)圖書館的實(shí)際服務(wù)工作及文化活動(dòng)開展情況，按照相關(guān)要求來(lái)進(jìn)行檔案的編制，確保檔案信息內(nèi)容全面、完整;在后期的保管工作當(dāng)中，必須要全面保證檔案的信息安全，不能發(fā)生損壞、丟失的情況，作為工作人員要做到：一是要具備良好的安全意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。二是要具備信息安全方面的專業(yè)技術(shù)能力，能夠正確進(jìn)行檔案管理相關(guān)操作，防止各種可能發(fā)生的信息安全侵犯。三是要具備一定的信息分析能力，能夠從過往的檔案資料當(dāng)中，分析、挖掘出圖書館服務(wù)改進(jìn)、文化活動(dòng)改進(jìn)有用的信息，有效發(fā)揮出圖書館檔案的決策參考價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于檔案管理工作，中小學(xué)圖書館必須要引起高度的關(guān)注與重視，應(yīng)積極加強(qiáng)自身在檔案管理方面的規(guī)范化建設(shè)，提高自身檔案管理的規(guī)范化水平，以更好地體現(xiàn)和發(fā)揮出檔案管理的作用、價(jià)值，完善歷史記錄，輔助圖書館服務(wù)及文化活動(dòng)改進(jìn)。

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