高校研究生檔案工作目標(biāo)管理的設(shè)定

劉琳琳

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，高校內(nèi)部不斷進(jìn)行改革，鑒于此，本文對(duì)高校研究生檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，提出檔案工作者自身需要具備的素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力，設(shè)定現(xiàn)階段研究生檔案工作的目標(biāo)管理，制定具體措施，從而更加有序高效，發(fā)揮其重要的作用。

【關(guān)鍵詞】高校研究生;檔案工作;目標(biāo)管理設(shè)定

當(dāng)前，我國(guó)正處在一個(gè)快速發(fā)展期、改革攻堅(jiān)期、社會(huì)轉(zhuǎn)型期，高校內(nèi)部在不斷進(jìn)行改革，創(chuàng)建一流院校的目標(biāo)成為當(dāng)下高校各教學(xué)單位及職能部門需要提升與加強(qiáng)的重點(diǎn)。研究生檔案管理是研究生教育的重要?dú)v史資料，是研究生工作極其重要的組成部分，因此在順應(yīng)改革大潮中發(fā)現(xiàn)自身存在的問題與不足，認(rèn)真分析，設(shè)定目標(biāo)管理，制定具體措施，從而更加有序高效，發(fā)揮其重要的作用。

一、檔案管理者職業(yè)素養(yǎng)和理論水平的提升

研究生檔案的收集與歸檔工作具有服務(wù)性與技術(shù)性的特點(diǎn)，這項(xiàng)工作的波及面很廣，它記錄著研究生在校期間的所有教學(xué)科研以及相關(guān)活動(dòng)，是招聘單位了解研究生在校表現(xiàn)的第一手資料，因此要求研究生檔案工作真實(shí)性與完整性相結(jié)合。目前我校還沒有設(shè)定研究生專職秘書，因此大多數(shù)研究生檔案管理工作者都屬于兼職工作，這就要求管理者必須具備高度的責(zé)任心與職業(yè)素質(zhì)，不要盲目延續(xù)以往工作規(guī)律，要在工作中善于發(fā)現(xiàn)，善于創(chuàng)新，盡量全面有序地收集整理研究生在校活動(dòng)信息，最大程度提升研究生檔案管理工作的效率，以適應(yīng)現(xiàn)代管理的需求?！肮び破涫?，必先利其器”，要做好檔案管理工作，首要任務(wù)是把準(zhǔn)備工作做好，因此檔案管理者要對(duì)先進(jìn)的檔案管理模式和方法有所了解，創(chuàng)建新的管理機(jī)制，把文書檔案的收集時(shí)間、歸檔時(shí)間以及保管期限和相關(guān)注意事項(xiàng)明確并細(xì)化。

二、研究生教學(xué)工作相關(guān)檔案的管理設(shè)定

教學(xué)工作是研究生在校期間最為重要的學(xué)習(xí)活動(dòng)，它包括日常管理、學(xué)籍管理、培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃、課程安排、課程成績(jī)、考試管理、綜合測(cè)評(píng)、助學(xué)金獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定以及助教、助研、助管的申請(qǐng)和困難補(bǔ)助等等，工作千頭萬(wàn)緒，繁雜且工作量巨大。隨著科技的發(fā)展進(jìn)步，高校目前已基本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，研究生教務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行可以極大程度滿足并提高研究生教學(xué)工作的有序進(jìn)行與科學(xué)化管理。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展、發(fā)達(dá)，并不意味著紙質(zhì)材料收集的消亡，相反，紙質(zhì)材料、電子材料等的收集整理使檔案管理工作更加細(xì)化。從學(xué)期初的學(xué)生注冊(cè)至學(xué)期末的考試試卷、成績(jī)單收集等等，要做到事無巨細(xì)、有條不紊，需要高度的責(zé)任心與職業(yè)能力。

（一）日常管理與學(xué)籍管理檔案。對(duì)于國(guó)家政策、校發(fā)文件、部門文件等各類文件分類管理;導(dǎo)師檔案包括年齡、職稱、最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、發(fā)表論文情況、所帶專業(yè)方向、突出貢獻(xiàn)、獲獎(jiǎng)情況以及所帶學(xué)生基本情況。研究生學(xué)籍則根據(jù)不同類型，不同學(xué)制分類管理，做到分類細(xì)致、整合準(zhǔn)確，教務(wù)系統(tǒng)與紙質(zhì)留存并行，真正做到有據(jù)可查、有據(jù)可依。

（二）教務(wù)管理檔案是研究生檔案管理的重中之重，細(xì)致完整規(guī)范的管理是服務(wù)的根本。1.復(fù)試檔案。包括復(fù)試人員花名冊(cè)、復(fù)試領(lǐng)導(dǎo)工作人員小組名單、復(fù)試工作安排表及復(fù)試試卷、導(dǎo)師保密協(xié)議書、面試記錄及最終考試成績(jī)。2.錄取檔案。包括本年度錄取學(xué)生花名冊(cè)及本科、碩士畢業(yè)檔案保存。3.培養(yǎng)方案。培養(yǎng)方案是研究生入學(xué)最重要的工作環(huán)節(jié)，它關(guān)乎研究生在校學(xué)習(xí)的全部課程，因此督促學(xué)生同導(dǎo)師積極溝通，制定準(zhǔn)確的培養(yǎng)計(jì)劃，并在研究生教務(wù)系統(tǒng)里制定詳細(xì)且備份紙質(zhì)材料，便于師生查詢。4.課程及成績(jī)檔案及試卷管理。包括每學(xué)期各年級(jí)課程表、學(xué)籍成績(jī)記載表、各門考試課程的試題、試卷、試卷評(píng)析表及成績(jī)單，最終匯總制作出研究生個(gè)人學(xué)籍檔案袋。試卷則依據(jù)年級(jí)、專業(yè)分類細(xì)化管理。5.教學(xué)檢查檔案。研究生在讀期間學(xué)校及學(xué)院安排的課程;教學(xué)檢查及聽課記錄;學(xué)期例會(huì);研究生工作會(huì)議安排的原始記錄;學(xué)術(shù)報(bào)告、學(xué)生座談會(huì)等材料匯總歸檔。6.開題報(bào)告及中期考核。開題報(bào)告是畢業(yè)論文答辯委員會(huì)對(duì)研究生答辯審核材料的依據(jù)，是開題者對(duì)畢業(yè)論文的一種文字說明材料，因此，開題導(dǎo)師和專家的名單，開題報(bào)告的原始記錄極其重要。中期考核則是研究生培養(yǎng)的重要環(huán)節(jié)，是針對(duì)研究生在進(jìn)入學(xué)位論文工作之前進(jìn)行的一次全面考核，同時(shí)，檢查研究生在培養(yǎng)過程中相關(guān)環(huán)節(jié)的完成情況。因此，做好中期考核檔案的收集整理，對(duì)研究生的畢業(yè)工作起到積極的推動(dòng)作用。7.教學(xué)實(shí)踐檔案的收集。實(shí)踐教學(xué)包括教育實(shí)習(xí)、教育見習(xí)、微格教學(xué)、教育調(diào)查、課程分析、班級(jí)與課堂管理實(shí)務(wù)等實(shí)踐形式。教學(xué)方式則采用課堂參與、小組研討、案例教學(xué)、合作企業(yè)模擬教學(xué)等。因此教學(xué)實(shí)踐總結(jié)材料多樣化，如調(diào)研報(bào)告、案例分析、課本課程開發(fā)、教材分析、教學(xué)案例設(shè)計(jì)等等，檔案工作要分門別類精細(xì)化整理。8.綜合測(cè)評(píng)。包括助學(xué)金獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定;助研、助管助教的核定材料以及困難補(bǔ)助的申請(qǐng)審核材料歸類歸檔。綜合測(cè)評(píng)成績(jī)直接關(guān)系到研究生獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金的評(píng)定，因此綜合測(cè)評(píng)的資料完整能為后續(xù)工作提供便捷的服務(wù)。9.畢業(yè)生檔案收集整理工作。畢業(yè)生檔案包括答辯委員會(huì)名單、研究生答辯工作安排表、個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃表、論文評(píng)閱意見書、學(xué)位申請(qǐng)表、成績(jī)單、導(dǎo)師定稿意見書、答辯原始評(píng)分及投票記錄、學(xué)位論文及答辯成績(jī)單、研究生畢業(yè)論文（這部分檔案分個(gè)人及學(xué)校兩部分）、本校畢業(yè)生名單、獲學(xué)士學(xué)位名單、獲優(yōu)秀論文名單、優(yōu)秀畢業(yè)生、三好生、優(yōu)秀學(xué)生干部名單、研究生在校期間發(fā)表論文情況材料、畢業(yè)生合影等材料。

三、科研工作相關(guān)檔案的管理設(shè)定

高?？蒲袡n案指有關(guān)導(dǎo)師和研究生在科研及管理活動(dòng)中直接形成的已歸檔保存的科研文件材料，這些材料常常以圖表、計(jì)算機(jī)、論文等形式出現(xiàn)，是科研活動(dòng)和科研管理的直接記錄，具體包括研究生在讀期間申請(qǐng)的科研創(chuàng)新基金項(xiàng)目，發(fā)表論文情況，國(guó)家、自治區(qū)、校級(jí)的項(xiàng)目，學(xué)術(shù)交流，前沿講座以及專著等等，記載和反映了科研活動(dòng)的全過程和具體成果。從科研成果的內(nèi)容范圍來看，有科研計(jì)劃管理、經(jīng)費(fèi)管理、行政管理等等綜合管理文件，以及進(jìn)行科研活動(dòng)各個(gè)階段形成的文件材料，科研檔案的科學(xué)化、技術(shù)化管理可以提升科研團(tuán)隊(duì)的效率及團(tuán)隊(duì)整體形象。

研究生在普通高校中屬于小眾群體，他們的科研能力更高，創(chuàng)造能力更強(qiáng)，因此，研究生檔案管理工作只有做到科學(xué)化、技術(shù)化、信息化、創(chuàng)新化，才能滿足時(shí)代與高層次人才的需求。