從《院志》編纂看基層單位檔案規(guī)范化管理與利用

岳琳琳 劉利明 程娟

【摘要】檔案是《院志》編纂的核心參考資料，檔案的規(guī)范化管理和利用是順利進(jìn)行《院志》編纂的重要前提。本文分析了在《院志》編纂過程中遇到的實(shí)際問題，提出了相應(yīng)的解決措施，對(duì)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理和利用、提高《院志》編纂效率具有重要作用。

【關(guān)鍵詞】《院志》;檔案規(guī)范管理;對(duì)策

《院志》體現(xiàn)的是一個(gè)單位成立以后方方面面的發(fā)展情況，涵蓋內(nèi)容豐富，涉及面廣，需要大量的原始記錄為依據(jù)，對(duì)《院志》的編纂要求可以概括為四個(gè)字：全面、真實(shí)。若要實(shí)現(xiàn)《院志》內(nèi)容的全面性、真實(shí)性，檔案便成了唯一可查、可追溯的參考依據(jù)。

一、檔案在《院志》編纂中的重要作用

檔案的伴生性與客觀性決定了檔案資料的“真”，所有檔案資料必須是伴隨著事件發(fā)生而產(chǎn)生的，因此，也只有檔案能夠客觀反映事件發(fā)生的背景、過程、結(jié)果，并且是可以進(jìn)行追溯的證明性材料，基于此，根據(jù)檔案編纂的《院志》才具備了真實(shí)反映單位發(fā)展歷程的重要特征。

《院志》的編纂離不開檔案。以筆者所在單位60年《院志》編纂為例，大量的歷史資料均是通過查找檔案得來的，但由于單位成立之初各方面事業(yè)發(fā)展極不均衡，對(duì)檔案事業(yè)重視不夠、檔案管理不盡規(guī)范，丟失了許多重要的檔案資料，尤其是能夠反映單位建立初期院容院貌、科技成果、人文交流等的照片、影像資料更是寥寥無幾。為了能夠盡可能保證《院志》內(nèi)容的連續(xù)性和真實(shí)性，編纂小組走訪咨詢了眾多退休老領(lǐng)導(dǎo)、老專家，收集他們手里留存的文字或照片資料，還通過他們提供的線索前往省檔案館、上級(jí)主管單位、有業(yè)務(wù)來往的單位進(jìn)行了實(shí)地走訪和查詢，但真正能夠找到的可用依據(jù)少之又少，耗費(fèi)了人力、物力、財(cái)力，卻仍舊無法彌補(bǔ)《院志》缺失的內(nèi)容，這對(duì)于單位而言，少了一筆極其珍貴的歷史記憶。相比而言，80年代以后，我單位有了專職檔案管理員，對(duì)之后單位發(fā)展形成的各類文件材料按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行了立卷入庫，材料相對(duì)齊全，《院志》編纂工作順利許多。因此，檔案的規(guī)范化保存、管理、利用，才是最大限度發(fā)揮檔案的重要作用、產(chǎn)生最大化經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的重要前提。

二、《院志》編纂中檔案利用存在的問題

除了檔案材料的缺失無法彌補(bǔ)以外，在真正利用檔案進(jìn)行《院志》編纂的過程中，筆者還是發(fā)現(xiàn)了較多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不一致。在查找檔案的過程中，存在相同類型的檔案資料保管期限不一致的現(xiàn)象，加之早年檔案沒有建立電子目錄，在實(shí)際查找過程中，為避免遺漏，每次查找檔案均要將永久、長期、短期各個(gè)卷目翻看一遍，耗費(fèi)時(shí)間，同時(shí)造成案卷破損較為嚴(yán)重。造成這一現(xiàn)象的原因是多方面的。筆者認(rèn)為，一個(gè)主要原因是單位沒有編制統(tǒng)一的、適合本單位實(shí)際的《檔案材料保管期限表》，對(duì)檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)多是前后任檔案管理員口口相傳，檔案管理員工作交替后，由于個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)、對(duì)檔案分類的理解程度等方面的差異性導(dǎo)致了相同類型檔案存放期限不一致的現(xiàn)象。另一個(gè)主要原因是檔案收集不及時(shí)，導(dǎo)致該年度檔案立卷完成后，發(fā)現(xiàn)了有遺漏的應(yīng)該立卷卻沒有立卷的材料，為了減少工作的重復(fù)，就將其存放在下一年度，也沒有在檔案備考表上加以說明，出現(xiàn)了在當(dāng)年度沒有找到該資料就默認(rèn)為沒有存檔的現(xiàn)象。當(dāng)然，為了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，遵循文件的形成規(guī)律，需要對(duì)某些文件資料的排放順序進(jìn)行調(diào)整，但如果檔案整理人員對(duì)該項(xiàng)工作了解不夠，就不能很好地掌握這一尺度，這也導(dǎo)致文件順序排放混亂的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）檔案材料收集不全。國家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》明確規(guī)定，凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。在實(shí)際工作中，卻很難做到應(yīng)收盡收。首先，檔案管理員多為黨政辦公室工作人員兼職，秘書工作本就多且繁復(fù)，騰不出更多時(shí)間監(jiān)督各個(gè)科室及時(shí)、完整地移交有關(guān)資料。而業(yè)務(wù)科室為了使用方便，也會(huì)出現(xiàn)文件資料暫緩移交的現(xiàn)象，加之檔案管理員對(duì)各業(yè)務(wù)科室工作不夠了解，不能清楚知道哪些材料交了、哪些材料沒交，在整理檔案時(shí)，對(duì)未能及時(shí)移交的材料也就不能按規(guī)定及時(shí)立卷入庫，查找利用時(shí)出現(xiàn)了檔案材料不全的現(xiàn)象。

（三）檔案集中利用不規(guī)范?！对褐尽飞婕皟?nèi)容多，編纂小組按照所在科室進(jìn)行了分工，科室內(nèi)部人員進(jìn)行了二次分工，看似大大減少了每個(gè)人的工作量，但在實(shí)際編纂過程中，多次出現(xiàn)相同的檔案材料反復(fù)借閱的現(xiàn)象，不僅增加了檔案管理員的工作量，也增加了檔案破損的風(fēng)險(xiǎn)。筆者認(rèn)為，造成這一現(xiàn)象的主要原因是由于科室內(nèi)部、科室與科室之間獨(dú)立工作，對(duì)編寫《院志》缺少整體的、系統(tǒng)的規(guī)劃，導(dǎo)致個(gè)人忙個(gè)人的，忽略了因此給檔案管理員帶來的較大的工作量。

三、檔案規(guī)范化管理與利用的幾點(diǎn)建議

（一）提升檔案意識(shí)。所謂檔案意識(shí)，就是人們對(duì)于檔案在單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中所起的作用、所處的地位的認(rèn)識(shí)。隨著檔案工作在國家建設(shè)進(jìn)程中愈加重要，很多單位也將檔案工作提升到新的高度加以重視，投入了大量人力、物力和財(cái)力確保單位檔案工作緊跟時(shí)代要求。但檔案工作決不是一個(gè)人或一個(gè)部門就能完成好的工作，需要整個(gè)單位職工的共同努力。要堅(jiān)決糾正認(rèn)為檔案工作就是簡單的抄抄寫寫、裝裝訂訂的錯(cuò)誤思想，加強(qiáng)《檔案法》等相關(guān)規(guī)章制度的宣貫，在職工中養(yǎng)成“產(chǎn)生的重要文件及時(shí)歸檔、用應(yīng)歸檔文件反過來指導(dǎo)工作進(jìn)程”的良好習(xí)慣，也只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)檔案資料應(yīng)收盡收，實(shí)現(xiàn)將檔案工作與其他業(yè)務(wù)工作有機(jī)結(jié)合、相互促進(jìn)。山東省農(nóng)機(jī)院這一點(diǎn)做得比較好，不僅在多個(gè)場合提到過檔案工作的重要性，院領(lǐng)導(dǎo)更是以身作則，會(huì)議相關(guān)的文件材料也都是第一時(shí)間交至文秘、機(jī)要人員手中，確保能夠?qū)⒆钤疾牧狭羧艉谩?/p>

（二）加強(qiáng)檔案工作人員業(yè)務(wù)能力。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員不僅要有過硬的專業(yè)能力，還要對(duì)單位事業(yè)發(fā)展有宏觀的把握，能夠洞察檔案所涉及事件的內(nèi)部聯(lián)系，才能更好地對(duì)檔案進(jìn)行編研，使檔案發(fā)揮最大化效益。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案編研手段已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展要求，急需通過科學(xué)技術(shù)推動(dòng)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。對(duì)于基層單位來講，目前能夠優(yōu)先做到的，就是建立電子檔案目錄，縮短檔案查找時(shí)耗，下一步，通過自動(dòng)辦公系統(tǒng)，逐步建立電子檔案，提高檔案管理和利用效率。山東省農(nóng)機(jī)院近幾年持續(xù)投入資金，加大對(duì)檔案事業(yè)的支持，多次派送檔案管理人員參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極引入上級(jí)單位公文辦公系統(tǒng)，為逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理奠定基礎(chǔ)。

（三）進(jìn)一步規(guī)范檔案集中利用流程。通常情況下，檔案借閱人對(duì)檔案的利用時(shí)間是分散的，但如果遇到類似編纂《院志》、申報(bào)項(xiàng)目等多個(gè)部門同時(shí)需要借閱相同檔案的情況時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，將可能用到的檔案提前梳理，制定借閱利用計(jì)劃，最大程度提高單次檔案查找利用率，降低檔案“找出來”和“放回去”所花費(fèi)的時(shí)間成本。比如在《院志》編纂時(shí)，應(yīng)由各部門提出檔案利用計(jì)劃交單位檔案室，由檔案管理員制定檔案借閱利用時(shí)間安排，有相同借閱意向的歸為一組，規(guī)定一個(gè)固定時(shí)間段進(jìn)行檔案查閱，從而使整個(gè)檔案借閱、檔案利用、《院志》編撰工作井然有序。

四、結(jié)語

檔案工作肩負(fù)著“為黨管檔、為國守史”的神圣使命，習(xí)近平總書記說過：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識(shí)、歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！蔽艺J(rèn)為，這將是全體檔案工作者繼續(xù)努力的強(qiáng)大動(dòng)力，也是檔案管理工作的最終目標(biāo)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]蔡順興.院志編寫的要求與方法[DB/OL].

[2]單鶴舫.增強(qiáng)檔案意識(shí)做好檔案工作[J].現(xiàn)代交際，2011（6）.