淺談醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的重要性

張鳳娟

【摘要】醫(yī)院的檔案建設(shè)一直以來都是比較重要的環(huán)節(jié)，在檔案信息化建設(shè)中，人事檔案的建設(shè)占據(jù)了不小的份額，在人事檔案的管理過程中，涉及醫(yī)院的整個管理體系。本文從人事檔案目前的情況出發(fā)，講述了人事檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院當(dāng)中的重要性，并提出如何規(guī)范地在醫(yī)院中建立人事檔案。最后對人事檔案在醫(yī)院中進(jìn)行信息化建設(shè)作了總結(jié)，起到了積極的引導(dǎo)作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;醫(yī)院;信息化

醫(yī)院每一位工作人員的入職、調(diào)動、離開，都會記錄在案，形成檔案中占據(jù)重要地位的人事檔案。醫(yī)院在積極推行管理制度的時候，應(yīng)該積極把人事檔案的管理納入管理制度當(dāng)中，這樣就會從上到下，對員工起到有效的管理作用。醫(yī)院是醫(yī)學(xué)人才大量聚集的地方，各醫(yī)院都爭先恐后吸引真正技術(shù)高超的醫(yī)學(xué)人才，提高醫(yī)院的整體聲譽(yù)和水平。對于檔案管理當(dāng)中的人事檔案管理，我們可以發(fā)現(xiàn)，將人事檔案進(jìn)行信息化管理，可以在某些方面，對醫(yī)院中的人才進(jìn)行更好管理和提升，這樣不僅是對檔案管理的規(guī)范化，也是對醫(yī)院人才劃分的規(guī)范化。想要對醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，我們就要對醫(yī)院中所有的檔案進(jìn)行分類歸納，再針對人事檔案進(jìn)行更加細(xì)致化的管理，這樣就可以改變紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)整理方法，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)上傳至網(wǎng)絡(luò)，利用計算機(jī)強(qiáng)大的計算功能，對檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確計算與分析，這才是較為先進(jìn)的檔案信息化建設(shè)。

一、醫(yī)院中人事檔案建設(shè)目前所存在的問題

自從進(jìn)行信息化建設(shè)以來，由于時間的不充裕，醫(yī)院對于檔案的建設(shè)沒有出臺細(xì)則化的制度，這就造成了人事檔案在信息化建設(shè)方面也缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)。對于檔案調(diào)取或者建立的標(biāo)準(zhǔn)，我們應(yīng)該根據(jù)管理系統(tǒng)的發(fā)展做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，這樣才能促進(jìn)人事檔案管理水平不斷提升，當(dāng)出現(xiàn)新一批人事檔案時，我們就可以做出得心應(yīng)手的變化，來適應(yīng)時代發(fā)展的需求。我們不是要完全拋棄傳統(tǒng)的人事檔案管理方面的制度，傳統(tǒng)事物的存在一定有它的道理，所以我們從傳統(tǒng)的管理人事檔案的制度中提取對如今的形勢有利的一方面，結(jié)合我們當(dāng)前信息化的社會，就可以在人事檔案的管理與信息化建設(shè)方面達(dá)到事半功倍的效果。

醫(yī)院中所有的檔案管理，對于人事檔案的管理不夠格外重視，雖然文檔的保管歸納工作聽起來操作性比較簡單，但是當(dāng)遇到對醫(yī)院具有一定影響力的這類檔案時，我們需要進(jìn)行專門的歸納與管理，人事檔案在人員調(diào)動和收納人才這方面本來就需要專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化，這樣在醫(yī)院的人事管理方面才能做到對檔案的及時應(yīng)用和調(diào)取。

我們都知道，人事檔案相比于其他資料，變動較大，隨時需要更新，但是對于檔案的管理，很多醫(yī)院沒有采用專業(yè)專職的管理人員，導(dǎo)致人事檔案的信息不能及時收集更新。這就在以后的人事分配和調(diào)取上造成了不必要的麻煩，我們在分配和調(diào)取方面掌握的信息也就不很全面。

目前存在的很多專業(yè)是專門進(jìn)行檔案的歸納與整理的，這說明，不論在哪里，檔案都需要專業(yè)人員來進(jìn)行規(guī)范化的操作，但是我們醫(yī)院的檔案管理在專業(yè)和技能方面都沒有足夠的能力去進(jìn)行檔案的管理。醫(yī)院工作人員對人事檔案的非專業(yè)管理極容易造成檔案的混亂，這樣就會給以后的使用帶來極大的不便。

醫(yī)院進(jìn)行重大的事項活動時，都會記錄檔案，歸納在冊，而我們醫(yī)院的人事檔案，是對醫(yī)院工作人員的整理歸納，也是對醫(yī)院人才的有效記錄。在人事檔案的利用方面，由于檔案資料的不全面，且出現(xiàn)了資料混亂的局面，導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案利用率不高，有效信息也不能及時提取，甚至無法尋找，進(jìn)而影響了醫(yī)院的整體發(fā)展。

二、人事檔案的信息化建設(shè)對醫(yī)院的影響

對于醫(yī)院中人事檔案的信息化建設(shè)，我們在進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)以后，可以讓我們的工作人員從思想方面對檔案的規(guī)范化管理重視起來，這樣就會讓人事檔案的信息更加完善，避免工作人員對提交人事信息不重視。我們要知道，人事檔案的信息化建設(shè)離不開人為對電子設(shè)備的操控，如果引起工作人員的重視程度，在進(jìn)行檔案的整理時，人為的操控就顯得更專業(yè)，我們對人事檔案的管理就會更加專業(yè)化。醫(yī)院在我們的社會中起到的是救死扶傷的作用，所以醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)備的完善和醫(yī)院的發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，如果醫(yī)院能在人事檔案的歸納與管理當(dāng)中采取先進(jìn)的信息化設(shè)備，就說明我們醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)備達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)，在對醫(yī)院的發(fā)展方面起到了標(biāo)桿作用。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理，是過去檔案管理工作人員的巨大勞動，需要不斷更換紙質(zhì)檔案當(dāng)中的信息，完全的手工操作，讓工作量大幅度增加，對于工作的效率，自然無法顯著提高。自從科技發(fā)展以后，人事檔案的信息化建設(shè)可以說達(dá)到了解放雙手的目的，隨著鼠標(biāo)的點擊，我們對檔案的管理就可以信手拈來。在工作效率方面，人事檔案的信息化處理自然是提高工作效率的有效手段，信息在電子設(shè)備中可以做到有效更新。對于人事檔案的快速更新和有效管理之后，人事管理工作人員可以把工作重心放在人才的引進(jìn)和利用上，讓醫(yī)院的人事檔案更加優(yōu)化。

人事檔案的信息化建設(shè)可以完全把紙質(zhì)檔案當(dāng)中的信息以數(shù)據(jù)的形式在電子設(shè)備當(dāng)中存在，只要我們對電子設(shè)備進(jìn)行有效保護(hù)，就可以做到對人事檔案的永久保存，區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案確實不易損壞，而且容易調(diào)取和保存。在人事檔案的調(diào)取方面，我們也可以看出，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要我們?nèi)ナ謩硬檎?，而電子檔案的調(diào)取，只需要輸入我們搜索的關(guān)鍵詞，就可以在幾秒鐘之內(nèi)迅速找到。這種工作效率在以前是無法想象的。

在以前，我們的紙質(zhì)人事檔案，保存的地方，需要一塊不小的面積，在信息方面，就算占地面積很大，也不一定能做到信息的完善，但是將人事檔案信息化建設(shè)之后，對于人事檔案的保存，我們只需要一臺簡單的電子設(shè)備，就可以將數(shù)以億計的檔案進(jìn)行保存，且不占任何多余的庫房和檔案室，檔案室從以前的一排排書架，變成了幾臺電腦，就可以做到隨時查閱和保存。

三、如何進(jìn)行醫(yī)院的人事檔案建設(shè)

人事檔案的管理，原本需要一定的人事管理制度，這樣才能對人事檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行更加規(guī)范化的使用，在系統(tǒng)的運行過程中，也需要規(guī)范化的制度讓人事檔案的管理系統(tǒng)順利運行。我們對人事管理系統(tǒng)要進(jìn)行隨時更新和及時保養(yǎng)，讓系統(tǒng)不斷優(yōu)化，更好地起到對人事檔案的管理作用。

對人事檔案進(jìn)行管理和保存的工作人員，我們要從專業(yè)化角度進(jìn)行選擇，利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的人才，對人事檔案的信息化建設(shè)起到很好的推進(jìn)作用。如果無法在短時間內(nèi)尋找到網(wǎng)絡(luò)方面的檔案管理工作人員，可以對原有的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，避免人事檔案在信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)由于工作人員操作不當(dāng)而發(fā)生的損壞。在對工作人員的培訓(xùn)過程中，我們應(yīng)該穿插網(wǎng)絡(luò)安全知識的灌輸，讓人事檔案管理系統(tǒng)在工作人員的操作之下更加安全穩(wěn)定，對于信息的儲存也會更加方便快捷。

人事檔案管理系統(tǒng)在安全方面也應(yīng)該引起足夠的重視。人事檔案面向醫(yī)院全體工作人員，所以極為重要，我們應(yīng)該為人事管理系統(tǒng)建立一套單獨的安全系統(tǒng)，以此來確保信息的絕對安全性。

四、結(jié)束語

醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)在檔案信息化建設(shè)中屬于一個重要的部分，人事檔案的信息化建設(shè)影響著醫(yī)院的人事管理，在人員的分配調(diào)動或者人才的引進(jìn)方面都起到了規(guī)范化和細(xì)節(jié)化的作用，我們加強(qiáng)對人事檔案的管理和建設(shè)，能對醫(yī)院人事工作產(chǎn)生更好的作用，在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的過程中，我們要不斷積極地改進(jìn)醫(yī)院的各項規(guī)章制度，從而讓醫(yī)院的管理模式更加先進(jìn)且符合時代的發(fā)展。人才的應(yīng)用是醫(yī)院的重要環(huán)節(jié)，所以人事檔案的建設(shè)，也應(yīng)該以專業(yè)化的角度去進(jìn)行信息化建設(shè)，進(jìn)而給醫(yī)院發(fā)展帶來一個美好的未來。

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