做好檔案管理信息化建設(shè)的思考

林雯雯

【摘要】本文以對檔案管理工作的重要性分析為基礎(chǔ)，對檔案管理工作的環(huán)境以及規(guī)章制度和數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行了簡單闡述。希望在信息化社會做好檔案管理工作，提高工作者的專業(yè)素質(zhì)與水平，將檔案保護(hù)好，保證其作用發(fā)揮到最大化。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;規(guī)范化

針對研究對象來說，檔案是進(jìn)行有效分析的有利工具之一，并且為發(fā)展方向的確定提供基礎(chǔ)，在檔案當(dāng)中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)與知識成果可以為將來的工作提供一定的幫助?，F(xiàn)如今將檔案管理工作做好，已經(jīng)是新時(shí)期的工作需求。由于人類對信息的需求逐漸增大，所以加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與組織，重視檔案管理工作并且制定有效可行的制度來促進(jìn)管理工作的規(guī)范化是當(dāng)務(wù)之急。政府部門要對電子檔案進(jìn)行有效利用，強(qiáng)化工作人員對檔案管理的意識與重視，有針對性、目的性地為資源需要者提供服務(wù)。工作人員也要注重提高自身綜合素質(zhì)，掌握檔案管理的專業(yè)知識，積累工作經(jīng)驗(yàn)，在原有的檔案管理工作上進(jìn)行完善，爭取精益求精。以下是針對檔案管理工作總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)與相關(guān)建議：

一、提高管理人員素質(zhì)，為信息化建設(shè)提供人才

想做好檔案管理信息化建設(shè)，檔案管理者的道德意識、信息處理能力以及服務(wù)意識必須相應(yīng)提升，對信息化建設(shè)的具體內(nèi)容與規(guī)則必須更加了解，才能夠?qū)n案管理的信息化建設(shè)提供中堅(jiān)力量。

（一）道德意識。真實(shí)性高的檔案才能夠在信息化建設(shè)之后具有借鑒意義。所以檔案管理者必須時(shí)刻維護(hù)檔案的真實(shí)性，以保證內(nèi)容信息可靠。提高檔案管理者的道德意識，防止檔案管理者歪曲檔案內(nèi)容，篡改檔案成果的惡劣現(xiàn)象出現(xiàn)。同時(shí)也要保證客觀鑒別檔案，堅(jiān)持實(shí)事求是，力求尊重檔案的真實(shí)性，絕不按照主觀臆測檔案，做出不恰當(dāng)?shù)姆诸?。除此之外，檔案管理者必須要有維護(hù)檔案的意識，并且與一切歪曲檔案內(nèi)容、破壞檔案真實(shí)性的行為作斗爭。

（二）信息處理能力。一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理者，必須要擁有良好的信息處理能力。管理者必須要注重提高相關(guān)能力，在增強(qiáng)對信息的敏感度的同時(shí)提高自身鑒別與處理信息的水平，以保證社會對檔案的需求得到滿足。

（三）服務(wù)意識。一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理者，必須時(shí)刻注意自身服務(wù)意識的提高。由于檔案管理者經(jīng)常需要有效開發(fā)檔案信息，以保證重要信息的時(shí)效性，及時(shí)與社會接軌，加強(qiáng)檔案管理對于事業(yè)單位工作的有序進(jìn)行是基本保障。所以檔案管理者必須要時(shí)刻注重自身對于現(xiàn)代化設(shè)備運(yùn)用的認(rèn)知與熟練程度，保證自身具有的服務(wù)意識能夠跟上時(shí)代進(jìn)步，在履行職能時(shí)，將服務(wù)意識運(yùn)用其中，按照國家現(xiàn)有規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的利用開發(fā)與公布。

二、提高對檔案管理信息化建設(shè)工作的重視

重視檔案管理工作，時(shí)刻關(guān)注檔案信息化建設(shè)進(jìn)度，加大檔案管理的信息化建設(shè)力度，是所有事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)。無論是行政機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，各級領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該提高對檔案工作的重視與支持，秉承著對歷史負(fù)責(zé)，對職工負(fù)責(zé)的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，以檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)力度為抓手，保證每一個(gè)主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)都能夠做到對檔案管理的工作高度重視。事業(yè)單位也要保證對檔案管理工作的投入到位，對管理工作人員的福利到位。工作人員要定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，將檔案管理過程當(dāng)中出現(xiàn)的問題及時(shí)反饋并積極解決，保證檔案管理工作能夠順利開展。同時(shí)，要加大對檔案管理工作的支持力度，為檔案管理良好開展提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該注重對檔案管理工作人員的工作及生活的關(guān)心照顧，重視檔案隊(duì)伍的建設(shè)，為檔案管理隊(duì)伍增添活力提供后盾，讓檔案管理工作者感受到組織的溫暖，從而提高工作的積極性與創(chuàng)造性，愿意為檔案管理工作奉獻(xiàn)出自己的力量，這樣才能夠?yàn)闄n案管理的信息化建設(shè)提供足夠的儲備。

三、健全檔案管理制度，為信息化建設(shè)提供便利

對于檔案管理工作而言，擁有完善而健全的管理制度是十分重要的。比如對于收集制度和保管利用制度做出規(guī)定，并將相關(guān)規(guī)定制度納入考核辦法當(dāng)中，可以有效提高員工做好檔案管理的意識與信心，保證檔案管理工作能夠更加優(yōu)質(zhì)，政府部門需要建立有效可行的信息化檔案管理制度，以保證檔案的安全性、真實(shí)性和整體性。按照我國的相關(guān)規(guī)定，檔案的登記考核等都需要創(chuàng)建完善的規(guī)章，所以事業(yè)單位可以通過建立具有科學(xué)性的規(guī)章制度，為檔案管理信息化建設(shè)工作的優(yōu)質(zhì)高效打下良好的基礎(chǔ)，從而促進(jìn)管理工作的規(guī)范化以及信息化。

做好檔案管理，必須要嚴(yán)格確保檔案材料的完整性，一旦出現(xiàn)檔案遺失的情況，必須及時(shí)進(jìn)行查找，如果檔案發(fā)生損傷，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)損。同時(shí)也要加強(qiáng)對檔案的保護(hù)，無論是紙質(zhì)檔案，還是電子檔案，在源頭處切斷檔案發(fā)生遺失和損傷的苗頭。對于紙質(zhì)檔案，庫房必須要做好防潮、防蟲、防火、防盜、防高溫等工作，按照安全防護(hù)要求配備相關(guān)防護(hù)設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)防護(hù)，防止檔案出現(xiàn)霉變、污損以及蟲蛀等事故。對于電子檔案需要采取必要的措施來加強(qiáng)保護(hù)。主要是加強(qiáng)對電子檔案的載體保護(hù)。同時(shí)也要加強(qiáng)對其的信息保護(hù)，防止出現(xiàn)遺失或者被盜竊的事故，確保開展信息化建設(shè)工作的時(shí)候，有合理的管理制度作為依據(jù)，以此為信息化建設(shè)的過程提供便利。

四、加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)

檔案的數(shù)字化建設(shè)，信息化創(chuàng)立是做好檔案管理工作的有效方法。也是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，與現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行進(jìn)一步融合的必經(jīng)之路。檔案是一種比較豐富的信息資源，所以如果能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的信息化，將會使檔案效益發(fā)揮到最大，同時(shí)為需要的人提供更優(yōu)質(zhì)、更便捷的服務(wù)。由于檔案管理工作相對復(fù)雜，并且具有較高的勞動強(qiáng)度，所以將檔案目錄進(jìn)行信息化是有效的構(gòu)建工作之一。將信息化設(shè)備進(jìn)行有效利用，對檔案進(jìn)行整理與匯總，把所有相關(guān)的信息集合在一起。這樣不僅減少手工操作的強(qiáng)度，同時(shí)也能夠提高工作效率，降低重復(fù)勞動。在檔案資源共享的同時(shí)，達(dá)到事半功倍的效果，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。

五、有效利用信息化手段

檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，管理部門必須要配備檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備，管理人員必須要掌握對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理的技術(shù)，政府必須加大對檔案管理工作的資源投入與成本投放，以提高檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性。同時(shí)也要注意為檔案庫房提供相應(yīng)設(shè)備，以保證在特殊情況出現(xiàn)時(shí)及時(shí)防護(hù)，降低檔案的減損。采用信息化管理手段，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。制定出嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的電子文件管理制度，并且建立有效的操作管理體系，進(jìn)一步完善電子文件的跟蹤管理，以保證檔案管理與現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。使各類檔案都能夠安全保存、科學(xué)分類、便于查閱，發(fā)揮其最大的作用。

六、做好檔案收集，確保信息化的完整性

檔案種類繁多，各式各樣，所以各單位要明確制定出科學(xué)而合理的收集重點(diǎn)，以保證將優(yōu)質(zhì)的檔案進(jìn)行有效收集，防止有價(jià)值的檔案流失。各單位必須結(jié)合自身實(shí)際情況。根據(jù)自身的管理體制，機(jī)構(gòu)設(shè)置以及管理體系的具體情況，協(xié)調(diào)各個(gè)部門進(jìn)行上下配合協(xié)作，做好檔案收集工作。在檔案收集時(shí)，進(jìn)行有效的檢查與指導(dǎo)，減少優(yōu)質(zhì)資料的流失，同時(shí)拓寬檔案收集范圍，收入更多有利于于國家的檔案，以反映社會前進(jìn)的歷史面貌。對于比較零散的檔案進(jìn)行收集、歸檔、加工、分析，為社會提供更多完整而準(zhǔn)確的信息資源。

七、結(jié)束語

綜上所述，我們可以看到，做好檔案管理工作，無論是對政府還是工作人員，都是必不可少的重要環(huán)節(jié)。在社會的不斷發(fā)展當(dāng)中，檔案管理工作也在產(chǎn)生變化，出現(xiàn)許多新的狀況，所以檔案工作必須要與時(shí)代發(fā)展的需求緊密相連，相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)也要逐步嚴(yán)格起來，以保證檔案管理工作能跟上時(shí)代快速邁進(jìn)的腳步，在信息化社會中為更多人提供服務(wù)。同時(shí)提高工作人員的綜合素養(yǎng)，注重對工作人員的定期培訓(xùn)，以達(dá)到事半功倍的效果，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，加快社會主義和諧社會前進(jìn)的步伐。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李恒英.關(guān)于做好檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].技術(shù)與市場，2019，26（06）：213-214.

[2]張梅.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：75+77.

[3]李雪瑩.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析[J].中國管理信息化，2019，22（12）：167-168.