淺談?dòng)?jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理

白曉東

摘 要：作為一個(gè)國(guó)家法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作是一項(xiàng)最基礎(chǔ)、最持久的專(zhuān)項(xiàng)管理工作，是實(shí)驗(yàn)室管理工作的重要組成部分。為了保證量值傳遞的準(zhǔn)確、可靠，保證計(jì)量工作的高質(zhì)量和高水平，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范的要求，須建立起完整的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的建立和管理在計(jì)量工作中起著舉足輕重的作用，為計(jì)量工作的開(kāi)展、發(fā)展以及現(xiàn)代化的計(jì)量管理發(fā)揮著重要的作用，它是計(jì)量科學(xué)技術(shù)發(fā)展和創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：計(jì)量標(biāo)準(zhǔn);檔案;管理

1計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的作用

檔案的作用有以下兩個(gè)方面。（1）憑證作用：JJF1033、JJF1069都對(duì)檔案的管理做出了要求，為了滿(mǎn)足計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核、法定機(jī)構(gòu)考核的復(fù)查和監(jiān)督抽查，證明某個(gè)項(xiàng)目的能力，檔案發(fā)揮了很大的作用，技術(shù)參數(shù)和準(zhǔn)確度等級(jí)隨時(shí)查閱。（2）參考作用：計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案與儀器設(shè)備同等重要，實(shí)驗(yàn)室人員在日常的檢定/校準(zhǔn)過(guò)程中，遇到一些問(wèn)題時(shí)，所需資料可隨時(shí)查閱相關(guān)檔案內(nèi)容，極大地方便了檢定/校準(zhǔn)工作的開(kāi)展，確保量值的準(zhǔn)確、可靠。

2計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理需求

計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作是計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)管理體系的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，JJF1033—2016《計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)JJF1033）和ISO/IEC17025：2017《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力的通用要求》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)ISO/IEC17025）分別對(duì)檔案的管理有著明確的要求。ISO/IEC17025要求保存對(duì)實(shí)驗(yàn)結(jié)果有影響的設(shè)備記錄，包括設(shè)備符合規(guī)定要求的驗(yàn)證數(shù)據(jù)、校準(zhǔn)日期、校準(zhǔn)結(jié)果、設(shè)備調(diào)整、驗(yàn)收準(zhǔn)則、下次校準(zhǔn)的預(yù)定日期或校準(zhǔn)周期以及與設(shè)備性能相關(guān)的維護(hù)計(jì)劃和已進(jìn)行的維護(hù)等材料，是針對(duì)具體儀器設(shè)備提出的檔案管理要求。在符合兩種管理規(guī)范要求的前提下，如何科學(xué)有效、快速便捷地管理計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案是我們需要重視的核心問(wèn)題，構(gòu)建具有針對(duì)性的檔案信息化管理模式是行之有效的方法。

3計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理模式

這種管理模式共分為儀器設(shè)備信息、人員信息、規(guī)程規(guī)范信息、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)信息和查詢(xún)統(tǒng)計(jì)5個(gè)模塊。實(shí)驗(yàn)室不同部門(mén)的人員具有不同的管理權(quán)限，對(duì)應(yīng)不同的檔案信息增、刪、改、查任務(wù)。

3.1人員信息模塊

這種模塊用于管理開(kāi)展檢定、校準(zhǔn)或檢測(cè)工作的人員及其資質(zhì)證明信息，涵蓋了人員基本信息（姓名、出生日期、文化程度、職稱(chēng)、從事專(zhuān)業(yè)）和授權(quán)開(kāi)展項(xiàng)目信息（項(xiàng)目名稱(chēng)、相應(yīng)資質(zhì)類(lèi)別、資質(zhì)證明附件、有效日期）。同一人員可以錄入多個(gè)開(kāi)展項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目可以上傳對(duì)應(yīng)的資質(zhì)證明掃描件，當(dāng)開(kāi)展的項(xiàng)目即將超出有效日期時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒相應(yīng)人員和管理人員及時(shí)更新項(xiàng)目信息，確保檔案信息的及時(shí)性和有效性。

3.2規(guī)程規(guī)范信息模塊

開(kāi)展檢定、校準(zhǔn)或檢測(cè)項(xiàng)目所依據(jù)的檢定規(guī)程、校準(zhǔn)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件在這種模塊下進(jìn)行管理，管理的檔案數(shù)據(jù)包括文件類(lèi)別、文件名稱(chēng)、受控編號(hào)（錄入文件數(shù)據(jù)信息時(shí)自動(dòng)生成的唯一性編號(hào)）、狀態(tài)（“現(xiàn)行有效”或“作廢”）以及保管人信息。

3.3儀器設(shè)備信息模塊

這種模塊記錄了儀器設(shè)備的履歷信息，便于隨時(shí)掌握儀器設(shè)備的基本信息和運(yùn)行情況，共分為基本信息、溯源證書(shū)和運(yùn)行情況3個(gè)子模塊?；拘畔⒆幽K包括儀器設(shè)備唯一性編號(hào)（錄入儀器設(shè)備數(shù)據(jù)信息時(shí)自動(dòng)生成的編號(hào)）、設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、出廠編號(hào)、制造廠、測(cè)量范圍、不確定度（準(zhǔn)確度等級(jí)或最大允許誤差）、主要技術(shù)指標(biāo)、生產(chǎn)日期和生產(chǎn)地、購(gòu)入日期、購(gòu)買(mǎi)價(jià)格、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、放置地點(diǎn)、附件等;溯源證書(shū)子模塊包括證書(shū)號(hào)、檢定或校準(zhǔn)日期、有效期、檢定或校準(zhǔn)單位、檢定或校準(zhǔn)人員、證書(shū)結(jié)論、確認(rèn)情況、證書(shū)附件等;運(yùn)行情況子模塊包括保管人、使用人、維護(hù)記錄和維護(hù)供應(yīng)商、備注。保管人和使用人同樣與人員信息模塊對(duì)接，用以關(guān)聯(lián)選擇具體人員。

同一臺(tái)儀器設(shè)備可以錄入歷次溯源證書(shū)信息（包括證書(shū)的掃描件），當(dāng)最新的溯源證書(shū)即將到期時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒相應(yīng)儀器設(shè)備的保管人、使用人以及管理人員及時(shí)更新溯源證書(shū)信息。每次錄入新的溯源證書(shū)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒相應(yīng)儀器設(shè)備的保管人和使用人，根據(jù)溯源證書(shū)給出的結(jié)論或數(shù)據(jù)，確認(rèn)相應(yīng)的儀器設(shè)備是否符合本實(shí)驗(yàn)室開(kāi)展工作的需要。

3.4計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)信息模塊

JJF1033的考核對(duì)象即計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，它由計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器及配套設(shè)備組成，按照J(rèn)JF1033給出的文件集要求，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理內(nèi)容涉及授權(quán)證書(shū)、重復(fù)性試驗(yàn)和穩(wěn)定性考核、人員及設(shè)備、制度等多個(gè)方面信息，這種模塊是針對(duì)上述需求而“量身定制”，清晰有效地管理繁雜的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)信息。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)信息模塊共分為履歷信息、配置組成、考核及核查記錄、授權(quán)證書(shū)、開(kāi)展項(xiàng)目、文檔資料6個(gè)子模塊。

由于計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)信息模塊是用于管理計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的一項(xiàng)綜合模塊，包括人員、規(guī)程規(guī)范以及儀器設(shè)備等信息，因此在設(shè)計(jì)上考慮了與人員信息模塊、規(guī)程規(guī)范信息模塊和儀器設(shè)備信息模塊之間的交互問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了各模塊之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和綁定，同時(shí)也便于數(shù)據(jù)的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。

3.4.1履歷信息子模塊

這種子模塊完整記錄了計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的信息和運(yùn)行情況，共分為基本概況、環(huán)境條件、規(guī)程規(guī)范、保管人、使用人五項(xiàng)信息?；靖艣r信息包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案編號(hào)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)代碼、測(cè)量范圍、不確定度（準(zhǔn)確度等級(jí)或最大允許誤差）、建立日期和負(fù)責(zé)人、等級(jí)、所屬專(zhuān)業(yè)、使用狀態(tài)信息;環(huán)境條件包括開(kāi)展工作所需的環(huán)境溫濕度的要求和實(shí)際溫濕度信息;規(guī)程規(guī)范與規(guī)程規(guī)范信息模塊進(jìn)行對(duì)接，可關(guān)聯(lián)選擇相應(yīng)的規(guī)程規(guī)范;保管人和使用人與人員信息模塊對(duì)接，可關(guān)聯(lián)選擇相應(yīng)的人員。

3.4.2配置組成子模塊

這種子模塊由標(biāo)準(zhǔn)器和配套設(shè)備兩項(xiàng)信息組成，與儀器設(shè)備信息模塊對(duì)接，標(biāo)準(zhǔn)器和配套設(shè)備可關(guān)聯(lián)選擇相應(yīng)的儀器設(shè)備。當(dāng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)更換儀器設(shè)備時(shí)，可進(jìn)行相應(yīng)的刪除和重新選擇。

3.4.3考核及核查記錄子模塊

這種子模塊共分為穩(wěn)定性考核、重復(fù)性試驗(yàn)、期間核查和標(biāo)準(zhǔn)器穩(wěn)定性考核四項(xiàng)記錄信息。記錄各類(lèi)考核或核查的日期、有效期、核查人員以及核查結(jié)論，同時(shí)預(yù)留附件上傳功能，如有需要，可上傳考核或核查記錄的掃描件。當(dāng)考核或核查記錄即將到期時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的保管人、使用人以及管理人員及時(shí)更新記錄信息。

3.4.4授權(quán)證書(shū)子模塊

這種子模塊分為計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核證書(shū)和社會(huì)公用計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書(shū)兩項(xiàng)信息，包括證書(shū)編號(hào)、發(fā)證日期、有效期信息，同時(shí)也可上傳證書(shū)的掃描件。

3.4.5開(kāi)展項(xiàng)目子模塊

這種子模塊用于管理計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)可開(kāi)展的項(xiàng)目信息，包括項(xiàng)目名稱(chēng)、測(cè)量范圍、不確定度（準(zhǔn)確度等級(jí)或最大允許誤差）、授權(quán)類(lèi)別信息。

3.4.6文檔資料子模塊

這種子模塊用于管理計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的文檔材料，如作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、國(guó)家計(jì)量檢定系統(tǒng)表、使用說(shuō)明書(shū)，其它需要共享查閱的檔案材料也可以上傳到這種模塊。

3.5查詢(xún)統(tǒng)計(jì)模塊

在這種模塊下可以單項(xiàng)查詢(xún)?nèi)藛T信息、規(guī)程規(guī)范信息、儀器設(shè)備信息以及計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)信息，也可以聯(lián)合各模塊數(shù)據(jù)查詢(xún)綜合信息，如查詢(xún)某一人員管理或使用的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，查詢(xún)某一規(guī)程規(guī)范在哪些計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)用等信息。此外，可以按某一日期統(tǒng)計(jì)授權(quán)到期的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)計(jì)溯源證書(shū)到期的儀器設(shè)備，統(tǒng)計(jì)授權(quán)開(kāi)展項(xiàng)目到期的人員等信息。

結(jié)語(yǔ)

計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理是計(jì)量管理的一個(gè)重要部分，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理是一項(xiàng)綜合性的工作，更是儲(chǔ)備科技資源的一種重要形式，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的建立，有利于提高計(jì)量管理水平，保證量值傳遞數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳寶萍.淺析計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理及其設(shè)備管理系統(tǒng)[J].蘭臺(tái)世界，2013（S4）：68.