制造業(yè)企業(yè)采購內(nèi)部控制制度的優(yōu)化研究

徐國汝

摘要：隨著《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》頒布與推廣，促使企業(yè)主動優(yōu)化治理機結(jié)構(gòu)、管理體制和運行機制，促進了企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)。從整體來看，提升了我國企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平和競爭力水平?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》不能涵蓋所有企業(yè)運營管理中的具體細節(jié)，部分企業(yè)受到現(xiàn)有管理水平和可用資源的制約，在內(nèi)控管理方面存在一些問題或缺陷。文章以A企業(yè)為例，對制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制進行了分析與研究，對企業(yè)完善采購內(nèi)控制度建設(shè)具有啟示作用。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;采購流程設(shè)計;管理會計

采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點，采購與付款又密切關(guān)聯(lián)。采購的原材料質(zhì)量和價格又很大程度上決定企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量。因此通過建立企業(yè)內(nèi)部控制來規(guī)范供應(yīng)商的選擇、采購合同的訂立、物資的運輸方式、物資的驗收標準、貨款的結(jié)算方式等采購全過程就顯得十分重要。

一、制造業(yè)企業(yè)采購內(nèi)部控制存在的問題分析

（一）惡性競標采購，導(dǎo)致采購物資質(zhì)量不保證

部分公司通過招標方式競標采購，本意是競標選優(yōu)的，但在實際過程中，受利益的影響，常出現(xiàn)低價競標、串標、陪標等惡性競標事件，導(dǎo)致采購物資質(zhì)量不保證、采購成本增加等。

（二）拿回扣高價采購，導(dǎo)致采購成本高

在采購業(yè)務(wù)中，大家都認為采購部門是一個有“油水”的部門，缺少內(nèi)控或內(nèi)控失效的公司，從采購員個人到采購整個部門“吃卡拿要”的事也時有發(fā)生。因此勢必會增加采購成本。

（三）沒有嚴格的預(yù)算控制，導(dǎo)致一次多采形成滯壓或多次采形成采購成本增加

沒有采購預(yù)算或有采購預(yù)算但執(zhí)行不嚴，在一些中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)管理中屢見不鮮。嚴格執(zhí)行采購預(yù)算或調(diào)整申請審批流程，很大程度上減少一次多采形成滯壓或多次采形成采購成本增加的問題產(chǎn)生。

（四）缺少審批及監(jiān)督流程，導(dǎo)致采購腐敗或責任不明等問題

職責不明、監(jiān)督無效在采購內(nèi)控中是非常重大缺陷，因此公司可以通過設(shè)計審批流程，明確設(shè)置各部門（崗位）工作職責，來提升工作效率，減少問題的發(fā)生。

二、制造業(yè)企業(yè)采購內(nèi)部控制制度建設(shè)的關(guān)鍵點：以A企業(yè)為例

采購業(yè)務(wù)應(yīng)集中管理，避免多頭采購，以提高采購規(guī)模降低成本，提高采購效率。企業(yè)應(yīng)當建立供應(yīng)商管理制度、合同評審制度、采購預(yù)算制度、物資入庫驗收管理制度、采購崗位的輪換制及不相容崗位制衡申請審批制度、財務(wù)付款管理制度、審計審查制度和廉政制度等關(guān)鍵點。

（一）建立供應(yīng)商管理制度

1. 合格供應(yīng)商引進評價指標的設(shè)立。A企業(yè)首先通過分析供應(yīng)商的財務(wù)數(shù)據(jù)、核心競爭力、企業(yè)文化，總體判斷供應(yīng)商的可成長性以及與A企業(yè)的匹配度。其次通過現(xiàn)場考察和交流，對供應(yīng)商的研發(fā)能力（研發(fā)投入比、研發(fā)人員能力結(jié)構(gòu)比、新技術(shù)新發(fā)明申請的數(shù)量）、生產(chǎn)能力（設(shè)備開機率、生產(chǎn)節(jié)拍、工人工齡結(jié)構(gòu)）、物流保證能力（在制品流轉(zhuǎn)速度、產(chǎn)成品周轉(zhuǎn)率、運輸方式）、質(zhì)保能力（質(zhì)量文件有效性、工裝及樣件的有效性、檢驗的有效性、不合格品控制的有效性、產(chǎn)品可追溯性）進行評價。

2. 合格供應(yīng)商的過程管理。合格供應(yīng)商引入后的培育管理，是打造有價值的供應(yīng)鏈的第一環(huán)節(jié)，因此A企業(yè)通過設(shè)立相關(guān)指標，動態(tài)地對供應(yīng)商進行評價、輔導(dǎo)，同時也建立適當?shù)母偁帣C制和淘汰機制。設(shè)立了相關(guān)指標有交付率、不合格批次率、放行批次率、問題響應(yīng)速度、問題整改關(guān)閉率等。

（二）建立合同評審管理制度

合同是雙方共同商議并簽署的契約文件，需要合同雙方共同遵守，有效的合同同時受法律保護的，從而保證雙方的權(quán)利和義務(wù)不受損，因此A企業(yè)根據(jù)自己實際情況，制訂有關(guān)合同管理制度，減少合同簽訂風險，減少企業(yè)經(jīng)濟損失。

1. 確定了合同評審責任部門及相關(guān)評審的內(nèi)容。商務(wù)部應(yīng)對合同標的的價格、物流、交付等方面進行評審;技術(shù)部和生產(chǎn)部門應(yīng)對合同的技術(shù)相關(guān)適用標準、生產(chǎn)能力、提供計劃等方面進行評審;財務(wù)部應(yīng)對合同的結(jié)算方式、付款時間、獲利水平等方面進行評審;法務(wù)部門應(yīng)對合同的合法性、權(quán)利和義務(wù)對等性、糾紛處理措施、適用法律范圍及不可抗因素免責條款等方面評審。

2. 明確合同簽訂審批權(quán)限（審批權(quán)力人和審批上限）及相應(yīng)報批流程。A企業(yè)并對合同進行了分類，并對不同合同類別、合同金額進行設(shè)置申請和二級及以上審批流程。涉及“三重一大”的合同實行集體決策聯(lián)簽制度，以防發(fā)現(xiàn)重大內(nèi)控缺陷，造成公司重大經(jīng)濟損失。

（三）建立采購預(yù)算管理制度

A企業(yè)引入了全面預(yù)算管理體系，并在采購預(yù)算上，開創(chuàng)性的采用“以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購”的采購模式，并利用ERP信息平臺的物料需要計劃功能，由系統(tǒng)通過物料BOM結(jié)構(gòu)表以及庫存實時數(shù)據(jù)，自動下達采購計劃。減少了之前無計劃采購或憑經(jīng)驗采購的模式造成的庫存積壓、待料停機停產(chǎn)、資金占用等問題的發(fā)生。

（四）建立物資入庫驗收管理制度

1. 嚴格按質(zhì)量標準進行采購驗收。采購物資入庫驗收是采購物資質(zhì)量控制的最后環(huán)節(jié)，A企業(yè)十分重視，因此，明確規(guī)定由質(zhì)量部門負責驗收工作，嚴格執(zhí)行公司的相關(guān)質(zhì)量標準對物資進行檢驗把關(guān)，出具書面的檢測報告單。驗收結(jié)果分合格、不合格、讓步接收件三種情況，并將結(jié)果記入供應(yīng)商考核評價數(shù)據(jù)庫。

2. 驗收后的物資管理嚴格分類。為了可視化管理，要求質(zhì)量部門根據(jù)不同驗收結(jié)果開具不同顏色的檢測報告單：綠色表示合格可辦理入庫手續(xù)、紅色表示不合適嚴格入庫、黃色表示可讓步接收（指在特殊情況下，需要對有質(zhì)量瑕疵的物資辦理入庫手續(xù)，但需要從入庫到投入生產(chǎn)再到產(chǎn)成品要進行全過程管控）。

3. A企業(yè)的具體驗收入庫流程。（1）物流部門請求驗收通知書;（2）質(zhì)量部門現(xiàn)場檢查（抽檢/全檢）;（3）質(zhì)量部門出具檢測報告單;（4）物流部門根據(jù)報告單將合格品、讓步接收品移交倉庫，辦理入庫手續(xù)，不合格品退回供應(yīng)商。

（五）建立采購崗位的輪換制及不相容崗位制衡申請審批制度

為了避免采購崗位有“吃卡拿要”的惡習影響采購物資的質(zhì)量，A企業(yè)對采購崗位設(shè)置了輪換年限要求，即同一采購人員采購?fù)活愇锲纺晗薏坏贸^3年，達到3年的必需進行輪換。除了對崗位輪換之外，還建立了采購申請審批權(quán)限及流程。物流部門提出物資需要計劃;采購部門根據(jù)預(yù)算計劃識別是預(yù)算內(nèi)采購還是預(yù)算外采購;或?qū)兕A(yù)算內(nèi)采購的，由采購員提出請購申請，采購部經(jīng)理審核，財務(wù)部經(jīng)理復(fù)核后生成采購單，交付采購員采購;或?qū)儆陬A(yù)算外采購的，需要走調(diào)整預(yù)算計劃流程。

（六）建立付款管理制度

A企業(yè)在付款管理上體現(xiàn)了業(yè)財融合的管理方法，具體關(guān)鍵幾點如下。

1. 憑“三單一票”付款。三單是指物資需求計劃單（含調(diào)整預(yù)算計劃申請審批單）、請購申請審批單、采購入庫驗收合格單;一票是指采購發(fā)票。

2. 訂立優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先付款激勵政策。為了引導(dǎo)和激發(fā)供應(yīng)商，財務(wù)部協(xié)同商務(wù)部、采購部訂立了一套供應(yīng)商考評機制，并作為了采購主合同的補充條款。其中對優(yōu)秀供應(yīng)商有優(yōu)先付款激勵政策，分別設(shè)立了提前付款、按時付款、延遲付款規(guī)則。

3. 財務(wù)部借助銀行平臺，線上發(fā)出付款指令 ，銀行自動完成付款操作，既高效安全，又降低了交易費用。

（七）建立審查問責制度和廉政制度

A企業(yè)在設(shè)計內(nèi)控流程時，借鑒了質(zhì)量管理體系的PDCA（P 是plan的首字母指計劃、D是do的首字母指實施執(zhí)行、C是check的首字母指檢查、A是action或ascension的首字母指再行動再提升）不斷改進的思維模式，在采購管理上也采用了此思維模式，即采購有計劃、有實施、實施后有檢查（審查）、監(jiān)督、問責。在問責方面A企業(yè)不僅僅是追究責任，更重視對問題本身的研究和完善措施，防范再次發(fā)生。A企業(yè)在問題研究上采用了“3W1H”的方法，即問題在哪里發(fā)生的？什么時間發(fā)生的？誰經(jīng)辦審批的？有什么防范措施？

A企業(yè)考慮到公司規(guī)模大、業(yè)務(wù)廣、人員多，可能在存在相互包庇缺陷，A企業(yè)監(jiān)事會對全體員工公布了無記名舉報電子郵箱、信箱和舉報電話。

三、啟示

建立和完善采購內(nèi)部控制制度，在企業(yè)的采購管理中非常重要和必要。A企業(yè)通過在采購管理中建立了完善的內(nèi)控制度，實現(xiàn)了“五個統(tǒng)一”，即采購管理流程統(tǒng)一、質(zhì)量管理標準統(tǒng)一、業(yè)財融合與付款統(tǒng)一、供應(yīng)商管理統(tǒng)一，信息平臺統(tǒng)一，取得了顯著成效。

企業(yè)采購的程序化、規(guī)范化、成本最優(yōu)化得益于采購內(nèi)部控制無缺陷的設(shè)計與強有力的執(zhí)行，兩項是缺一不可的。采購內(nèi)控制度在實踐過程中仍需不斷總結(jié)和完善，是內(nèi)部控制持續(xù)有效性的重要保證。

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（作者單位：上海人本集團有限公司）