放管服視角下民辦大學與公辦大學檔案管理差異比較

陳雨羚

摘 要：隨著近年來行政審批制度的不斷改革推進，放管服形勢也發(fā)生了新的變化，這對高校的檔案管理水平和效率提出了新的要求。而在現(xiàn)實的情況中，民辦大學的檔案管理雖然有一定的優(yōu)勢，但是與公辦大學的檔案管理存在著一定的差距，亟需進行改革。本文從放管服的視角出發(fā)，討論了民辦大學與公辦大學檔案管理差距，比較了兩者的優(yōu)缺點，從而提出了一些有助于民辦大學完善檔案管理的舉措，以望更好地促進民辦大學的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：放管服;民辦大學;檔案管理

一、引言

據(jù)調(diào)查分析，我國的高校檔案管理現(xiàn)狀并不盡如人意，近期放管服的政策正在大力推進，如何利用放管服環(huán)境下的良好優(yōu)勢進行高校的檔案管理成了大眾所關(guān)注的焦點。本文將從民辦大學與公辦大學的檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)缺點出發(fā)，集中解決民辦大學檔案管理所出現(xiàn)的問題，并對民辦大學出現(xiàn)的問題提出了一些完善的舉措，以便更好地促進民辦大學的檔案管理工作。

二、大學檔案管理概述以及放管服環(huán)境下對大學檔案管理的新要求

（一）大學檔案管理的價值和意義

一個大學檔案是否完整的保存是關(guān)乎著大學是否正常運行的，并且大學的檔案也可以幫助大學在遇到問題或者是在改進工作的時候提供一定的資料理論基礎。大學檔案具有非常重要的意義，第一就是大學檔案保存了前任的各個領(lǐng)導在遇到問題及改進措施方面做出的決策，包含了大量前人的智慧和經(jīng)驗總結(jié)，對于領(lǐng)導階層決策的時候具有很大的借鑒意義。第二，大學檔案是大學在遇到各種問題的時候可以參考的重要依據(jù)，如遇到關(guān)于學生以及學校管理時出現(xiàn)各種問題時，可以參考以前學校對于相關(guān)問題的處理，就可以得到很好的參考。第三，大學檔案中包括學校的歷史、獲得的各類獎項以及整個學校發(fā)展的過程，這對廣大的社會群眾以及即將入校的學生具有一種強烈的吸引力和說服力。

（二）放管服視角下的大學檔案管理要求

中央開始大力深化簡政放權(quán)和放管服相結(jié)合的優(yōu)化服務改革，是為了更好推進政府服務水平的優(yōu)化，更好地提高行政審批的辦事效率。在放管服的形勢下，行政審批改革和各項的管理改革應該尋求最簡化的批改流程，并且在后期的流程進程中要加強監(jiān)管，以便促進審批流程的順利進行，在這種放管服的環(huán)境下，大學的檔案管理也要適應這種放管服的形式，這種環(huán)境對大學的檔案管理提出了新的要求。

第一，放管服的高效管理要求大學的相關(guān)部門要把檔案進行集中的管理，做到最大程度上全面反映學校的狀況，并且要根據(jù)不同歸檔的范圍，把不同范圍的檔案進行整理和規(guī)劃。第二，為了不斷地提高服務的水平，放管服環(huán)境下的大學檔案管理也應該不斷地進行信息化系統(tǒng)的建設，為促進更高效率的學校檔案管理，應該建立更為信息化更為高效率的信息檔案管理方式，利用電子信息技術(shù)來進行檔案管理規(guī)整。第三，放管服的形勢下，對于大學檔案管理的監(jiān)管和服務也應該隨之提高，要求學校的檔案管理應該更好的為學校的建設所服務，要及時建立相應的跟蹤體系，確保大學檔案的完整。

三、放管服視角下民辦大學與公辦大學的檔案管理的優(yōu)缺點比較

（一）民辦大學相對于公辦大學的檔案管理優(yōu)勢

1.民辦大學的檔案管理強調(diào)精簡和高效

由于眾多的民辦大學一般成立時間較短，在檔案方面相對于公辦大學來說沒有這么豐厚，所以在檔案的整理上花費的時間是比較少的，在整理的步驟上也比較精簡，在日常的維護和管理也不需花費大量精力，并且民辦大學的資金來源比較豐厚，學校的資金比較充裕，這為檔案管理的檔案館提供了必備的設備條件，而公辦大學的資金來源有限，在設備方面也沒有民辦學校更新?lián)Q代快，這導致處理檔案的效率不高，并且隨著時代的發(fā)展，民辦的大學也會不斷更新自己的檔案管理技術(shù)，這會使得他們的檔案管理逐漸趨于精簡和高效。

2.民辦大學的檔案管理機構(gòu)精簡，一職多能

民辦大學在檔案管理上機構(gòu)是比較精簡的，民辦學校在管理檔案的機構(gòu)上一般是尋求一職多能的理念，這樣可以使工作人員的價值利用最大化，讓每一個工作人員可以發(fā)揮自身最大的優(yōu)勢和技能。而公辦學校相對于民辦學校管理機構(gòu)較為冗雜，層層的管理機構(gòu)上實質(zhì)作用不大，反而減緩了檔案流動的速度，這樣會大大降低檔案整理的效率，不利于學校機構(gòu)的良好風氣的養(yǎng)成。

3.民辦大學的檔案管理較為靈活，審批程序簡化

民辦高校在檔案管理上規(guī)則制定是比較靈活的，并且在管理形式上也是采用相對較為靈活的方式和程序，這種處理檔案的方式擺脫了檔案管理的形式主義，可以用最針對的方式來處理不同的檔案，民辦高校檔案管理相對的審批程序較為簡化，這更加促進了檔案管理的高效化。公辦大學對于檔案管理方面的規(guī)則制度較為墨守成規(guī)，并且公辦大學在檔案管理的審批程序上也較為復雜，這種審批程序使得檔案管理的速度減緩，從而影響檔案管理的效率。

（二）民辦大學對于公辦大學檔案管理的不足

1.歸檔意識不足，規(guī)范管理缺位

民辦大學對于自己的檔案管理歸檔意識是比較薄弱的，從民辦大學的成立初期開始，從領(lǐng)導階層到學院的負責人，再到學校的教職工方面都把教學的工作放在首位，開展具體而多樣的教學活動和教學事務，并沒有把學校的檔案管理作為自己的主要工作，許多的學校管理階層和工作人員認為花費的時間太多，不愿意系統(tǒng)的、全面地對學校的檔案進行歸檔和分整，通常民辦大學的學校檔案都處于比較分散的狀態(tài)，檔案都是在各個機構(gòu)中各自保存，就算學校要求進行歸檔的時候，歸檔的工作人員也只是敷衍了事，從而導致最后歸檔的資料也處于一種不完整不系統(tǒng)、不準確的狀態(tài)。而公辦大學在相關(guān)的歸檔上做的是比較完整的，對于檔案的整理上，一直以來是把檔案的規(guī)范整理作為學校的日常工作，并且在后期的監(jiān)管上也處于比較嚴格的狀況下。

2.職能混雜，職責劃分不明確

民辦大學的檔案管理工作方面大多數(shù)是沒有配備專門的管理工作人員的，往往是由教學秘書或者學校的內(nèi)勤人員來進行學校的檔案管理，但由于這些工作人員在平時日常的工作中已經(jīng)分身乏力，所以在檔案管理上難免出現(xiàn)不積極、不仔細的工作狀態(tài)，并且學校的教學秘書和內(nèi)勤人員也經(jīng)常出現(xiàn)職責流動、新舊交替的狀態(tài)，在新舊交替的過程中，也會出現(xiàn)工作交接不完善的情況，這會導致學校的檔案處理會出現(xiàn)殘缺不全以及不流暢，不同部門之間相互推諉指責的狀況，這就更不利于學校檔案管理的歸檔。而公辦大學在這個方面一般配備專門的檔案管理工作人員，不會出現(xiàn)職責劃分不全和職能混雜的問題，他們可以在檔案管理工作方面進行專注的工作，同時在工作交接方面也會做到交接準確，避免出現(xiàn)檔案流失、殘缺不全的現(xiàn)象。

3.檔案管理的信息化建設滯后

現(xiàn)在很多公辦大學在學校的檔案管理上都處于信息化管理的狀態(tài)，這樣就可以節(jié)省大量的檢索時間和歸檔時間，但是許多民辦大學在信息化建設上起步是較晚的，并且在信息化建設的意識上也是不足的，在管理方式上缺乏檔案信息處理、信息采集實時化等專業(yè)的信息化處理技術(shù)，并且由于許多檔案管理工作人員都是兼職的人員，他們并沒有信息化建設的專業(yè)知識技術(shù)，也缺乏信息化培訓，對于歸檔內(nèi)容范圍等也是不甚了解的。這就導致兼職的檔案管理人員對于檔案信息化建設的了解更為滯后，嚴重影響檔案管理信息化建設的進程。

四、放管服視角下民辦大學檔案管理完善舉措

（一）增強檔案管理意識，學習貫徹檔案管理辦法

民辦大學應該加強自己的檔案管理意識，同時也要學習和貫徹國家發(fā)布的《高等學校檔案管理辦法》，根據(jù)這個檔案管理辦法健全和完善學校檔案管理的相關(guān)制度，在檔案管理的各個流程、各個環(huán)節(jié)上進行有效的管理，形成各環(huán)節(jié)之間的有效溝通橋梁，同時通過對于學校的教職工以及相關(guān)工作人員進行檔案管理重要性的宣傳，讓教職工和工作人員認識到檔案管理的重要性。

（二）加強民辦大學檔案管理的信息化建設

民辦大學應該更加重視學校教學檔案管理的信息化建設。要不斷加強對于信息化技術(shù)的投入，借助互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)，建立網(wǎng)絡版的信息檔案，建立一個有效的學校檔案管理平臺，這樣就可以形成教學檔案的形成和存儲的有效連接，同時建立有效的信息化共享平臺，這樣可以形成一個全面有效并且完善的信息化檔案管理工作平臺。

（三）掌握檔案的形成規(guī)律，及時進行歸檔

民辦大學的檔案大多數(shù)是處于較為分散的狀態(tài)，不利于歸檔工作的進行。所以，民辦學校可以形成責任制，由相關(guān)的責任部門及時將檔案歸檔，比如形成每屆學生的檔案，再把每一屆的學生檔案形成一個完整的學生檔案進行歸檔，也可以按照不同的工作內(nèi)容進行歸檔，如學校的發(fā)展進程以及學校獲得的獎項等不同的分類來進行歸檔，這樣就可以形成一種及時且分類明確的歸檔工作方式。

（四）設立專門的檔案管理人員，加強兼職檔案員的隊伍建設

民辦大學的許多檔案管理工作人員都是兼職的檔案管理工作人員，這對于檔案的管理工作來說是不負責任的，所以應該建立專門的檔案管理工作人員，這樣才能更為專注、更為仔細的管理學校檔案。若是沒有資金設立專門的檔案工作人員上，可以在兼職的工作檔案管理人員內(nèi)部進行專業(yè)的隊伍建設，對兼職的檔案管理工作人員定期進行培訓，教授其專業(yè)的檔案管理工作的知識和技術(shù)。另外可以使檔案管理工作與年度考核以及獎勵評優(yōu)等掛鉤，這樣就可以激發(fā)兼職檔案管理工作人員的工作積極性，防止出現(xiàn)相互推諉的狀況。

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