辦公室文秘工作素質(zhì)提升策略研究

摘 要：辦公室中的文秘作為辦公室的重點(diǎn)工作者，負(fù)責(zé)解決公司單位各樣繁瑣事情，做事成效直接作用著辦公室甚至整個(gè)公司單位的運(yùn)營。文秘工作人員的根本素質(zhì)好壞，職業(yè)能力高低、解決重要問題的能力高低都作用著單位的工作程度與水平，因此辦公室文秘工作質(zhì)量的提升是公司一定要高度關(guān)注的主要工作。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;工作素養(yǎng);提升策略

辦公室是解決公司繁多事務(wù)的關(guān)鍵場所，工作量非常大，要求文秘人員耳聽八方眼觀六路，既可以將全部工作照顧到，又可以確保質(zhì)量，因此在選用文秘人員時(shí)需要嚴(yán)格仔細(xì)，既要熟悉公司的基本工作內(nèi)容，又要嫻熟掌控電子設(shè)施的運(yùn)用，語言符合并且應(yīng)急技能強(qiáng)，這樣才可以支撐起辦公室內(nèi)的工作，起到承前啟后的作用。

1 提升辦公室文秘人員工作質(zhì)量的重要性及其原則

1）重要性。辦公室是公司管理和行政工作人員辦公的主要場所，因?yàn)槊刻煨枨蟪薪訌V泛性的行政管理相關(guān)的工作，因此工作量通常都比較大，既要實(shí)時(shí)向每層工作人員傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的工作任務(wù)和命令，并且還需要把每個(gè)部門的詳細(xì)工作情況向上級(jí)報(bào)告，需求充分做好各個(gè)環(huán)節(jié)。并且文秘人員還該當(dāng)科學(xué)合理的分配每項(xiàng)工作事項(xiàng)，高效的調(diào)和公司內(nèi)部有關(guān)人員的關(guān)系，另外還應(yīng)該解決好公司外部經(jīng)濟(jì)方面交際的業(yè)務(wù)[1]。所以文秘人員本身的工作質(zhì)量在公司運(yùn)營里有著必不可少的作用，有關(guān)管理人員一定要對(duì)此予以高度關(guān)注。

2）工作原則。辦公室中的文秘人員一定要認(rèn)真遵守所在公司制定的工作準(zhǔn)則，詳細(xì)內(nèi)容如下：第一，對(duì)上級(jí)頒布的任務(wù)和命令一定要嚴(yán)謹(jǐn)執(zhí)行，讓公司背部上級(jí)和下級(jí)之間產(chǎn)生有效的交流，善于調(diào)節(jié)上下級(jí)之間的關(guān)系，保證公司每項(xiàng)工作有秩序、健康的運(yùn)營。第二，盡力提高本身的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，聯(lián)合詳細(xì)狀況高效的安排辦公室里的工作，提高全體辦公成效和水平。第三，維持良好的文職人員職業(yè)道德，面臨眾多繁瑣的辦公室工作，都需要耐心、認(rèn)真的達(dá)成，恪守公司有關(guān)的辦事制度工作。

2 辦公室文秘人員具備的職業(yè)素養(yǎng)

1）嚴(yán)格恪守公司規(guī)定的每項(xiàng)規(guī)章制度。這也是各個(gè)辦公室工作人員需求恪守的最根本的職業(yè)道德。盡管辦公室文秘的工作非常繁瑣，不過也不能遲到或早退。辦公室文秘人員需要竭力提前幾分鐘來公司報(bào)道，科學(xué)合理的策劃每日工作進(jìn)程，有秩序的開設(shè)每項(xiàng)工

作[2]。并且需要學(xué)會(huì)高效運(yùn)用閑散時(shí)間，解決手中文件資料。不然若是每天準(zhǔn)時(shí)準(zhǔn)點(diǎn)走進(jìn)辦公室，領(lǐng)導(dǎo)人員已經(jīng)頒布好了有關(guān)工作任務(wù)，會(huì)讓自己工作混亂，乃至出現(xiàn)工作出錯(cuò)現(xiàn)象，嚴(yán)重作用了公司全體辦公成效。

2）凡事顧全大局。作為公司文秘，一定要時(shí)刻學(xué)會(huì)以公司利益作為核心工作，遇到狀況，首先站在公司成長的大局上加以研究，既要求擔(dān)負(fù)比較大的工作重?fù)?dān)，又可以忍受工作里的委屈，不做一切有損公司利益的事。

3）提升辦事效能。工作效率是檢驗(yàn)辦公室工作者一項(xiàng)關(guān)鍵指標(biāo)，如若一名辦公室文秘每天做許多工作，卻為能贏得良好的成效，便以為這做事效率為“零”。所謂的效率可以強(qiáng)調(diào)的是工作水平。如：當(dāng)文秘人員接收到了幫助公司管理人員草擬發(fā)言稿的工作任務(wù)，若本身具有很好的文字功底，便能快速交稿。反之若欠缺工作經(jīng)驗(yàn)，特別容易讓發(fā)言稿和演講要求互相違背。因此工作里一定要關(guān)注寫作水平，不能盲從落筆，需求預(yù)先做好充足的準(zhǔn)備。

4）提高工作效率。第一，踴躍的維持與上級(jí)的高效交流。辦公室文秘需要實(shí)時(shí)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的每個(gè)命令，但是也需要具有自己的意見，頭腦靈敏。對(duì)本身職責(zé)之內(nèi)的事情全部接受，當(dāng)有極好的建議或是存有疑慮時(shí)也需要實(shí)時(shí)和領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行溝通，盡可能避免工作失誤。第二工作需要具有計(jì)劃性[3]。辦公室文秘每天均需要應(yīng)對(duì)許多嶄新的繁雜的任務(wù)，有些還具有特別強(qiáng)的時(shí)效性，或是可能具有突發(fā)性工作，并且不能遺漏、循環(huán)。所以辦公室文秘需要具有超前意識(shí)，結(jié)合公司的狀況，科學(xué)合理的研究那些需求盡早完成的工作，有條有理的工作，將辦公質(zhì)量提升。

3 辦公室文秘工作質(zhì)量提升的重要策略

1）構(gòu)建良好的獎(jiǎng)懲制度。對(duì)于公司的辦公室內(nèi)的工作，為了確鑿的提升全體工作質(zhì)量，管理人員一定要做到“獎(jiǎng)懲分明”，有需要在公司內(nèi)構(gòu)建優(yōu)秀的獎(jiǎng)罰制度，這便是一項(xiàng)關(guān)鍵的激勵(lì)措施。有益于更好的鼓勵(lì)全體員工的工作激情。公司經(jīng)過全面的獎(jiǎng)勵(lì)制度可以高效的建立員工的角逐觀念，激勵(lì)文秘人員對(duì)本身建議更好的追求，進(jìn)而自發(fā)的提升和改善工作技能。另外公司在擬定獎(jiǎng)罰制度時(shí)，還需要詳細(xì)依據(jù)每個(gè)工作者的辦公效率，技能等狀況，開展綜合性評(píng)價(jià)。以保證制度的合理性、可行性、在促進(jìn)獎(jiǎng)罰制度過程里也需要定時(shí)實(shí)行檢測。

2）培育文秘人員的創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是國家和公司經(jīng)久不息的主要驅(qū)動(dòng)力。有些人對(duì)辦公室里的文秘人員工作產(chǎn)生了想法的誤區(qū)，他們覺得文秘的工作特別古板，只需嚴(yán)謹(jǐn)恪守公司規(guī)定，循規(guī)蹈矩執(zhí)行便可以。但是辦公室文秘人員的工作并不是想象中的那么簡單。辦公室文秘也需要從工作方面、思維方面持續(xù)的創(chuàng)新。從辦公室文秘工作形式的監(jiān)督研究，為了盡早廢除地成效的辦公形式，必須要對(duì)工作形式加以完善與優(yōu)化，充分施展工作者的創(chuàng)新思想，探究一種有效的辦公形式，提升公司全面的辦公質(zhì)量。為鼓勵(lì)文秘的創(chuàng)新思想，管理人員能夠選擇一下方式：第一，對(duì)文秘的認(rèn)識(shí)，舉動(dòng)適當(dāng)放寬束縛，推進(jìn)其敢于創(chuàng)新，并且，做好每層工作人員的交流，構(gòu)建良好的創(chuàng)新氣氛[4]。第二，公司領(lǐng)導(dǎo)者需要高效的施展模范影響，踴躍的學(xué)習(xí)先進(jìn)公司的嶄新的辦公觀念和工作形式，對(duì)公司的辦公室文秘給予工作上的引導(dǎo)和啟發(fā)。

3）有效規(guī)劃文秘人員數(shù)量。因?yàn)楣久刻斓奈拿厝藛T工作量比較大，并且種類繁雜。如若文秘工作人員數(shù)量比較少，很難高效的達(dá)成任務(wù)。如若文秘太多，也會(huì)具有工作互相推脫的問題，進(jìn)而影響了全體的辦公成效。不僅損耗了不必要的資源，還未實(shí)現(xiàn)任人唯賢的目的。因此，公司管理人員一定要對(duì)辦公室工作狀況給予綜合性評(píng)分，科學(xué)策劃辦公室文秘的數(shù)量，有益于辦公室工作質(zhì)量的提升。

4）提升文秘人員綜合素質(zhì)。首先，加強(qiáng)有關(guān)理論的訓(xùn)練。掌握踏實(shí)的理論基礎(chǔ)知識(shí)才可以更好的引導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作，辦公室文秘一定要持續(xù)強(qiáng)化本身理論基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，第一，踴躍的了解、學(xué)習(xí)我國新發(fā)布的有關(guān)法律，掌握國家開展的方向，建立精確的價(jià)值觀，這對(duì)公司、有關(guān)單位的辦公室文秘來說特別重要，第二，認(rèn)真學(xué)習(xí)公司領(lǐng)導(dǎo)人員設(shè)計(jì)的公司政策，特別是相關(guān)文化方面的，依據(jù)公司的中心價(jià)值觀，重點(diǎn)發(fā)揚(yáng)集中主義經(jīng)受業(yè)內(nèi)。第二，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)訓(xùn)練。通常辦公室文秘的工作難度具有很大的差別。因此需求辦公室文秘具有比較高的專業(yè)技術(shù)。公司、有關(guān)單位管理人員需要主義文秘的業(yè)務(wù)訓(xùn)練。隨著中國科學(xué)技術(shù)的持續(xù)開展，思想關(guān)鍵逐漸革新，作為一個(gè)辦公室文秘，也需要推陳出新，持續(xù)革新本身的思維和專業(yè)技能，推進(jìn)公司提升辦公質(zhì)量。

4 結(jié)束語

總而言之，總而言之，辦公室好比公司的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，辦公室工作對(duì)文秘個(gè)人綜合素質(zhì)的要求很高，需要文秘開口能講、提筆能寫、問策能對(duì)、遇事能辦。文秘人員的職業(yè)技能關(guān)系著公司工作的程度，公司在選取文秘工作人員時(shí)該當(dāng)根據(jù)此文所論述觀點(diǎn)實(shí)行專業(yè)的選取，要關(guān)注文秘人員的工作，對(duì)辦公室文秘的每方面實(shí)行訓(xùn)練，加以提升。在公司激烈角逐時(shí)期，具有專業(yè)的辦公室文秘相當(dāng)具有“潤滑劑”，可以讓公司健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

盧辛怡（1990-），女，漢，四川省江油市，大學(xué)本科，秘書，初級(jí)政工師，研究方向：辦公室秘書。