企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用和檔案利用信息反饋的收集與探究

王英

摘 要：本文對企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作以及其與檔案利用信息反饋收集的意義進行了討論，并對如何有效的完善相關(guān)工作，加強檔案開發(fā)利用和反饋信息的收集進行了探究。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;開發(fā)利用;信息反饋

檔案是對企業(yè)經(jīng)營、管理、發(fā)展等方面進行記載的一種文件形式，其能夠體現(xiàn)企業(yè)的歷史發(fā)展進程以及當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀，既是一個企業(yè)的歷史記憶也是企業(yè)未來發(fā)展的重要參考依據(jù)。因此，企業(yè)必須要加強對檔案的管理和開發(fā)利用工作以及利用信息的反饋收集，從而是企業(yè)能夠更好、更加全面的對新形勢下的企業(yè)發(fā)展進行分析，掌握企業(yè)發(fā)展規(guī)律，進而為企業(yè)的創(chuàng)新、改革、管理、發(fā)展建設(shè)等工作進行輔助。

1 企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用概述

信息資源的開發(fā)和利用是檔案工作最根本的目的，其是發(fā)揮檔案所具有的信息價值的主要途徑。在當(dāng)前企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展就一定要明確自身的發(fā)展方向和發(fā)展要求，找出存在的問題并進行改進。而這一切的實現(xiàn)都與檔案資料的開發(fā)利用有著密切的聯(lián)系。尤其是在當(dāng)前技術(shù)不斷發(fā)展的時代背景下，企業(yè)對于檔案信息資源的發(fā)掘深度和廣大較過去大大提高，能夠更好的發(fā)揮其信息價值，這就使得相關(guān)工作在企業(yè)發(fā)展中的地位進一步提高，例如各種專業(yè)化檔案管理軟件、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)即增強了企業(yè)檔案管理的效率，同時也大大增強了檔案的利用、共享水平。

不過，在當(dāng)前企業(yè)的檔案資源開發(fā)中也還存在著一定的問題，例如企業(yè)的檔案開發(fā)意識薄弱、檔案工作機制不完善、檔案資源不豐富、檔案質(zhì)量較差、檔案工作人員水平不高等，給信息資源價值的有效開發(fā)利用帶來了一些難題。針對這些難題，對檔案利用反饋信息的收集是一個較好的解決途徑。

2 企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用與檔案利用信息反饋的收集的意義

1）有利于最大程度發(fā)揮檔案價值。企業(yè)通過采取有效的措施對檔案中的信息進行分析和研究可以更好的發(fā)掘其在企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展中的推動作用，提高檔案資源的價值利用。同時通過對檔案資源的利用反饋信息進行整合，可以對過去一段時間內(nèi)的檔案利用情況進行反映，進而體現(xiàn)出當(dāng)前企業(yè)檔案工作的開展方向，實現(xiàn)對企業(yè)檔案服務(wù)工作的形式、渠道等方面進行進一步完善，提高企業(yè)的檔案資源利用率以及企業(yè)的競爭力。

2）有利于企業(yè)和社會需求的確認(rèn)。檔案是對企業(yè)過去經(jīng)營管理情況的詳細(xì)記錄，其能夠準(zhǔn)確、客觀的反映出企業(yè)發(fā)展歷史。企業(yè)可以對其中的信息資源進行開發(fā)和利用，通過定量分析、定性分析等方式可以總結(jié)企業(yè)發(fā)展過程規(guī)律，在其發(fā)展歷史經(jīng)驗的基礎(chǔ)上對企業(yè)未來的發(fā)展需求以及社會對企業(yè)的發(fā)展需要進行評估和預(yù)測，進而為企業(yè)以后的前進提供有效的指導(dǎo)。而對利用反饋信息的整理和歸納則能夠具體的對企業(yè)檔案工作起到相同的效果。

3）有利于檔案宣傳工作的開展。在當(dāng)前的企業(yè)檔案工作中，管理者以及員工對于檔案工作的認(rèn)識是影響相關(guān)工作能否順利、高效開展的重要因素。因此，企業(yè)必須要重視對檔案工作的宣傳。而通過加強對檔案資源的開發(fā)利用以及對相關(guān)反饋信息的收集，能夠更好的使管理者和員工感受到檔案資源在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的重要作用和意義，從而提高其對檔案工作的印象、認(rèn)識和重視，積極支持和配合相關(guān)工作的開展，加強企業(yè)檔案宣傳工作的實際效果，為相關(guān)工作的順利進行提供巨大的推動力，最終形成一個良性循環(huán)。

4）有利于檔案鑒定工作的完善。企業(yè)檔案資料的質(zhì)量對于其開發(fā)價值和利用效果能夠起到?jīng)Q定性的作用。因此，企業(yè)必須要加強對檔案資料質(zhì)量的監(jiān)督和鑒定工作，保證其所記錄的內(nèi)容準(zhǔn)確、客觀，能夠為企業(yè)發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)、信息支持。通過加強信息資源的開發(fā)利用和反饋信息收集，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的質(zhì)量、資源的有效驗證，其中有價值的檔案資源能夠在企業(yè)發(fā)展中表現(xiàn)出明顯的效果和力量，而質(zhì)量較差的檔案則會給相關(guān)工作的開展造成一定的阻礙。企業(yè)通過這一過程可以有效的加強對檔案質(zhì)量的管理，并對影響檔案質(zhì)量的環(huán)節(jié)進行分析和完善。

3 企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用與檔案利用信息反饋的收集策略

1）建立起完善的檔案工作機制。完善的制度是檔案工作開展的重要基礎(chǔ)。企業(yè)要正確認(rèn)識新時期檔案開發(fā)利用工作的開展趨勢，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展形勢以及國家和相關(guān)部門的法律、規(guī)定等建立其完善的檔案工作機制，加強檔案開發(fā)利用在傳統(tǒng)檔案管理工作中的比例和地位，從而為檔案開發(fā)和信息收集工作的開展提供有力的制度保障。同時，企業(yè)在建立相關(guān)制度時還要加強對該工作的各個方面的支持，以保障相關(guān)工作的順利、高效開展。

2）保障檔案資料的質(zhì)量。針對企業(yè)檔案資料質(zhì)量不高的問題，企業(yè)要積極采取措施對檔案質(zhì)量加強監(jiān)督和管理，從而為其開發(fā)和利用奠定基礎(chǔ)。首先，企業(yè)要針對檔案質(zhì)量問題建立其相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)滿足檔案開發(fā)的實際需要，如檔案格式、內(nèi)容規(guī)范化，圖片清晰、色彩準(zhǔn)確等要求。其次，企業(yè)檔案人員要積極參與到檔案形成過程中，對企業(yè)各部門的檔案編撰、整理等環(huán)節(jié)進行監(jiān)查，通過嚴(yán)格進行檔案登記、審核、歸檔等工作加強對檔案質(zhì)量的控制，質(zhì)量不符合要求的應(yīng)退回重新編制。

3）加強對檔案人員的培訓(xùn)。高素質(zhì)的人才是企業(yè)信息資源開發(fā)工作的重要保障。因此在企業(yè)必須要重視和加強對檔案人才的培養(yǎng)，對其檔案理論、管理能力、檔案開發(fā)能力、信息技術(shù)水平以及職業(yè)道德、政治素質(zhì)等方面進行提高，從而使其能夠更好滿足檔案開發(fā)和利用的需要，充分挖掘檔案中蘊含的信息，以高度的職業(yè)責(zé)任感為企業(yè)的發(fā)展開展檔案服務(wù)。

4）完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)。在現(xiàn)代企業(yè)的檔案開發(fā)利用以及反饋信息收集中，信息技術(shù)的應(yīng)用是唯一的趨勢和要求。首先，企業(yè)要完善檔案數(shù)字化策略，建立起以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的工作模式，加快對原有紙質(zhì)檔案的電子化工作，建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，并加強相關(guān)的數(shù)字檔案管理、保管工作。其次，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際需求，根據(jù)當(dāng)前的政策導(dǎo)向、市場發(fā)展趨勢明確檔案開發(fā)方向，以推動企業(yè)發(fā)展為目標(biāo)科學(xué)、合理的利用檔案信息資源，為企業(yè)解決新時期的發(fā)展可能遇到的各種問題提供支持。再次，企業(yè)要建立其完善的數(shù)字檔案開發(fā)利用機制，結(jié)合大數(shù)據(jù)等技術(shù)對檔案進行分析，為企業(yè)的經(jīng)營、決策和發(fā)展提供客觀、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支撐。最后，企業(yè)要重視對檔案實際應(yīng)用效果的建設(shè)，通過加強檔案部門與其他部門的交流聯(lián)系，或者建立企業(yè)內(nèi)部檔案管理平臺，對檔案利用的信息反饋進行全面收集，加強對檔案資料的查詢、借閱情況的跟蹤，對利用率較高的檔案進行歸納和整理，并加強相關(guān)監(jiān)督管理工作。

4 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用以及反饋信息的收集對于檔案工作以及企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。為了更好的發(fā)揮檔案的信息價值，企業(yè)要積極采取有效措施，加強對檔案的開發(fā)利用和反饋信息收集，從而為企業(yè)的發(fā)展提供更加有力的保障和支持。

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