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      人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析

      2020-04-23 09:37:59高敏杰
      卷宗 2020年6期
      關(guān)鍵詞:人事管理人事檔案重要性

      高敏杰

      摘 要:新時期經(jīng)濟的快速發(fā)展,對人事管理工作也提出了新的要求。傳統(tǒng)的人事檔案管理形式不僅模式陳舊,難以發(fā)揮檔案信息價值,也需耗費大量的人力、物力。推進人事檔案數(shù)字化發(fā)展進程,有助于為人事管理工作提供有力依據(jù),使人才管理、績效考核、崗位設(shè)置等更具科學性。故此,本文展開人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性探究。

      關(guān)鍵詞:人事檔案;人事管理;重要性

      1 簡析促進人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

      新時代經(jīng)濟與科技的迅猛發(fā)展,為人事管理工作開展注入了新的活力。在人資工作中,人事檔案的重要性不言而喻。只有做好人事檔案的收錄、存檔、應(yīng)用,才能實現(xiàn)人盡其才、人崗相適。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作耗時低效、易于丟失,運用大數(shù)據(jù)、云平臺、人工智能等高新技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng),有助于提升對檔案信息的應(yīng)用效率,使人事管理更具體系性、科學性及實效性。

      2 淺議人事管理的現(xiàn)狀及存在的主要問題

      2.1 崗位設(shè)置問題

      在人事結(jié)構(gòu)設(shè)置、崗位人員匹配中,由于工作內(nèi)容與職責的差異,原則上應(yīng)是“專人專崗”?;趰徫恍枨螅藛T的專業(yè)結(jié)構(gòu)、工作能力等,使員工在自身的崗位工作中發(fā)揮最大潛能。但因人事管理推進緩慢,存在人崗匹配不精準的問題,造成員工間有的工作過于飽和,有的雖身兼數(shù)職但卻多為閑職。同時目前單位招聘的人才不一定與應(yīng)聘崗位精準匹配,只能憑借經(jīng)驗判斷?,F(xiàn)有的人事檔案信息還沒有建立符合崗位條件的人才模型,無法全面了解應(yīng)聘者的綜合能力、崗位匹配度指數(shù)等,這種片面、經(jīng)驗主義可能會導(dǎo)致招聘工作的誤差,無法判斷應(yīng)聘者是否能夠勝任求職崗位[1]。

      2.2 關(guān)于人才流失

      新時代人才是發(fā)展的內(nèi)驅(qū)力。因人事管理工作存在漏洞,導(dǎo)致人事工作開展不力,高層次人才流失嚴重。特別是在互聯(lián)網(wǎng)+時代背景下,行業(yè)間的競爭加劇,薪資的透明度提高。忽視人事檔案數(shù)字化管理工作的開展與平臺建設(shè),人資工作全憑主觀判斷,不僅使其具有盲目性,也會導(dǎo)致人才的流失。

      2.3 績效考核問題

      在人資工作開展過程中,建立績效考核制度,是檢驗員工個人能力、部門協(xié)作能力與領(lǐng)導(dǎo)工作水平等重要方式。很多單位績效考核體系過于籠統(tǒng),部門間的交叉工作、連續(xù)性工作、跨度較大的工作等因存在一定的復(fù)雜性、特殊性,導(dǎo)致難以量化,其全憑大致估測、對員工工作態(tài)度的考評等進行績效考核。難以發(fā)揮激勵作用與約束力,更無法激發(fā)員工的工作熱情,基本等于形同虛設(shè)。

      3 人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

      3.1 依靠人事數(shù)字化平臺,為人資工作開展提供支撐

      促進人事檔案的數(shù)字化,廣泛進行數(shù)據(jù)抓取、分析,通過多個渠道進行信息搜集,有助于人事管理的系統(tǒng)化。首先,通過人事檔案管理系統(tǒng)與采集終端等數(shù)據(jù)接口,自動收集職工薪酬、績效、社會服務(wù)等方面的相關(guān)權(quán)威信息。其次,現(xiàn)代人事管理趨勢下,傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)難以滿足工作開展所需,可將員工紙質(zhì)檔案進行信息掃描,進行數(shù)字化存檔,如:基本信息、政治面貌等。在數(shù)字化管理系統(tǒng)中,職工個人自行填報本人的其他信息將被采集,如:社會關(guān)系、性格、愛好等。對于外部環(huán)境數(shù)據(jù)來說,通過人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)接口,也將被全部采集,如:社會行為、個人信用等。這些數(shù)據(jù)能夠為人力資源的量化管理、科學管理夯實數(shù)據(jù)基礎(chǔ),能夠全方位、立體地反映出員工的工作能力與精神面貌。

      3.2 通過數(shù)字化工作方式,構(gòu)建可量化績效考核機制

      在工作過程中,員工會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),如:考勤、任務(wù)完成情況等,這些數(shù)據(jù)真實地反映出員工的日常工作軌跡,記錄著各種實時數(shù)據(jù)通過與單位內(nèi)部管理的各子系統(tǒng)對接,自動收集職工日常工作數(shù)據(jù),實現(xiàn)績效考核的全面量化,能夠使考核結(jié)果公正、客觀、準確,充分地體現(xiàn)了考核的公正性和客觀性[2]。并且,通過人事檔案數(shù)字化,可以分門別類地采取多元化的激勵手段進行激勵,了解員工事業(yè)發(fā)展的不同階段及個性化需求,如:對有物質(zhì)需求的可以考慮提升員工待遇;對于需要自我實現(xiàn)的,要通過高度定制化的激勵措施切實發(fā)揮人才激勵作用,適當考慮其在職位上有所提升的成就感需求并對其進行激勵等等。讓數(shù)據(jù)為人事工作服務(wù),提升績效考核的有效性。

      3.3 憑借數(shù)字化工作優(yōu)勢,實現(xiàn)人員、崗位精準匹配

      首先,結(jié)合各崗位工作內(nèi)容與職責差異,根據(jù)各崗位優(yōu)秀人才模型,挑選各方面與崗位需求匹配程度最高的在編員工,如:工作能力、性格特點、團隊意識等,實現(xiàn)精準匹配,發(fā)揮個人潛力。其次,應(yīng)用相應(yīng)算法,通過收集在崗工作績效優(yōu)秀的職工在各個方面的各項信息及個體的特征要素,建立該崗位的優(yōu)秀人才模型。此外,在獲取應(yīng)聘者的簡歷信息基礎(chǔ)上,對于擬招聘崗位的人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù),出具適配人才的立體信息,獲取應(yīng)聘者諸如生活狀況、學習能力等多種信息。為避免面試官由于信息不對稱對招聘帶來的影響,應(yīng)使用該崗位的優(yōu)秀人才模型與應(yīng)聘者的匹配程度來進行篩選,實現(xiàn)人崗精準匹配。

      3.4 借助數(shù)字化工作便利,打造高素質(zhì)、專業(yè)化團隊

      通過對離職員工的信息分析,在日常管理工作中,檔案管理部門可以提出有針對性的對策,找出其離職的影響因素。同時為確保人事管理的先進性,借助大數(shù)據(jù),盡可能消除管理缺陷、人資問題導(dǎo)致的人才流失。要保證高層次人才及團隊的穩(wěn)定,為其多爭取更多工作經(jīng)費,推動技術(shù)創(chuàng)新和進步。從中長期視角來看,為符合市場經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律、順應(yīng)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整,利用數(shù)字化進行分析,結(jié)合行業(yè)數(shù)據(jù),對未來的人力發(fā)展趨勢做出前瞻性預(yù)測[3],依托現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu),制定合理的人才引進計劃,以便更好地用人、實施管理、建立獎懲機制?;谄髽I(yè)/單位文化,立足于戰(zhàn)略發(fā)展階段性目標,完善人資管理體系。

      4 結(jié)語

      總之,在推進人事管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展的過程中,應(yīng)重視人事檔案的數(shù)字化。這樣以來,一方面將提升人事檔案管理工作的效率,使其更具公正性、便捷性;另一方面有助于對人事檔案的數(shù)據(jù)分析、應(yīng)用,完善人資管理體系的建設(shè),提高人事管理水平。

      參考文獻

      [1]王延梅.論人事檔案數(shù)字化管理的重要性[J].現(xiàn)代企業(yè),2019(8):15.

      [2]林俏瑾.人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(8):166-167.

      [3]孫青.淺談數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊,2019(4):5.

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