淺談檔案安全管理

王雯旎

摘 要：文章分析了檔案安全管理的重要性及檔案安全管理中存在的問題，并提出檔案安全管理的一些建議。

關(guān)鍵詞：檔案;安全;管理

檔案作為人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中所形成的多形式的有價(jià)值原始資料，它是歷史的記憶。檔案安全管理是檔案管理的重要組成，對(duì)于檔案保存利用具有重要意義，在檔案安全管理過程中既需要領(lǐng)導(dǎo)重視，也需要加強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí);同時(shí)還要加強(qiáng)硬件設(shè)施，構(gòu)建更為完善的檔案管理制度，才能確保檔案始終處在安全狀態(tài)下被開發(fā)和利用，檔案安全尤為重要，是檔案工作的底線。

一、檔案安全管理重要性

早在商代，檔案都集中儲(chǔ)存于宗廟，宗廟在當(dāng)時(shí)是神圣之處，國(guó)家王權(quán)統(tǒng)治的象征，反應(yīng)了我國(guó)古代檔案工作起步之初就首先考慮的是檔案安全問題。檔案的產(chǎn)生自始至終伴隨著人們社會(huì)活動(dòng)，屬于不可再生資源，是黨和國(guó)家一項(xiàng)重要專門事業(yè)，是全社會(huì)共同財(cái)富，起著維護(hù)事實(shí)真相的作用;我們?cè)诮炭茣辖?jīng)常會(huì)看到這樣一句前言“據(jù)檔案記載”，簡(jiǎn)單的幾個(gè)字，可見檔案在記錄當(dāng)下和謀劃將來具有承上啟下的作用。因此，檔案安全是檔案的根基，檔案妥善保護(hù)好了，這樣就有檔可查、一索即得。人們的社會(huì)活動(dòng)和各種社會(huì)關(guān)系就不混亂，檔案的價(jià)值就能充分發(fā)揮，它是引導(dǎo)我們探求現(xiàn)實(shí)世界和為我們搭起與過去聯(lián)系的橋梁，它是一項(xiàng)“功在當(dāng)代，利在千秋”偉大事業(yè)。

此外，做好檔案安全管理工作也是貫徹黨和國(guó)家抓好生產(chǎn)安全工作的重要內(nèi)容。很多檔案工作既是歷史資料的承載主體，同時(shí)也包含很多科研項(xiàng)目，這些科研項(xiàng)目涉及到國(guó)防、科技、公關(guān)、公共安全等諸多領(lǐng)域，而這些領(lǐng)域的檔案資料具有一定的機(jī)密性，對(duì)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和社會(huì)產(chǎn)生重要影響。一旦泄露出去就會(huì)損害國(guó)家利益和廣大人民群眾的合法權(quán)益，因此有必要加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作重視程度，以便為其他工作開展提供保障。同時(shí)檔案安全工作也是檔案資料能夠得到安全保存的重要前提，如果檔案安全工作沒有做到位，就可能會(huì)遭受到人為破壞或自然環(huán)境侵害，甚至?xí)荒承┤思右苑欠ɡ?，造成無可挽回的損失，直接影響檔案資源的開發(fā)和利用，因此我們有必要重視檔案安全管理工作。

二、檔案安全管理主要存在的問題

從文明誕生的那一天起，人類便開始思考和尋求保存重要文件資料辦法。隨著社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步，信息化技術(shù)給檔案工作帶來方便效率的同時(shí)，也給檔案安全帶來新難題。主要體現(xiàn)在硬件和軟件兩方面：第一，硬件方面主要指庫房物防、技防標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)沒有普及，紙質(zhì)檔案有蟲蛀霉變、電子化信息載體有磁化風(fēng)險(xiǎn)等;第二，軟件方面主要指管理存在缺陷，檔案丟失、被盜、被涂改、數(shù)據(jù)損毀、信息泄密等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，必須要加強(qiáng)檔案保護(hù)工作。

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前檔案工作數(shù)字化已經(jīng)成為檔案工作的重要趨勢(shì)，越來越多的檔案資料以電子文檔的形式被收集，這樣既有利于檔案資源的開發(fā)，也有利于檔案資源的管理。但同時(shí)也衍生出了網(wǎng)絡(luò)隱患，諸如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒等等，一旦被不法分子盯上，如果檔案管理工作沒有做好防護(hù)，很容易造成檔案資料的泄密，給檔案管理工作造成無法挽回的損失。

從目前看當(dāng)前檔案安全管理工作還沒有形成完善的安全管理體制，雖然部分檔案管理部門制定了相應(yīng)的檔案安全管理制度，但在具體落實(shí)時(shí)缺少監(jiān)督機(jī)制，很多檔案安全管理人員對(duì)自身工作重視程度不夠，責(zé)任意識(shí)較差，很容易給不法分子可乘之機(jī)，進(jìn)而容易造成泄密，對(duì)檔案管理工作造成影響。加之當(dāng)前很多檔案安全管理人員素質(zhì)參差不齊，對(duì)于檔案的網(wǎng)絡(luò)隱患、硬件隱患和軟件隱患重視程度不足，特別是在制度落實(shí)過程中，由于檔案管理人員的安全意識(shí)薄弱，很多環(huán)節(jié)都沒有落實(shí)到位，在一定程度上帶來了檔案安全隱患。

2017年召開的全國(guó)檔案安全工作會(huì)議就要求我們深入貫徹習(xí)近平總書記提出的國(guó)家安全觀，雖然國(guó)家安全觀重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的11個(gè)領(lǐng)域安全中沒有檔案安全字眼，但我認(rèn)為確保檔案安全是符合國(guó)家安全觀要求的，檔案安全與每個(gè)人切身利益息息相關(guān)，如果檔案安全出現(xiàn)問題，無論丟失、損毀還是被涂改、泄密等，都有可能影響社會(huì)穩(wěn)定，最終也會(huì)危害國(guó)家安全。所以，我們必須以強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感對(duì)人民高度負(fù)責(zé)，認(rèn)真抓好檔案安全工作。

三、做好檔案安全管理工作之建議

1.領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案安全管理工作

檔案管理者要認(rèn)真抓好檔案安全工作，務(wù)必居安思危，把保護(hù)檔案安全作為貫徹習(xí)總書記國(guó)家安全觀要求落實(shí)到具體工作中。但在實(shí)際工作中，檔案管理部門處于“邊緣部門”，領(lǐng)導(dǎo)層主要精力抓經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)檔案部門重視程度有所弱化。這就要求檔案管理人員一方面要主動(dòng)積極與上級(jí)溝通，經(jīng)常匯報(bào)工作，潛移默化讓領(lǐng)導(dǎo)層詳細(xì)了解到檔案工作重要性，另一方面也要與相關(guān)部門協(xié)調(diào)聯(lián)系，規(guī)范收集信息源，爭(zhēng)取取得廣泛支持。

眾所周知，任何一項(xiàng)工作，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，親力親為，就能做好，檔案安全管理工作亦如此。我們要以高度責(zé)任感，把保護(hù)檔案安全視同珍愛生命一樣對(duì)待。

2.落實(shí)全員責(zé)任制，加強(qiáng)安全意識(shí)

檔案安全管理工作不僅僅是檔案一個(gè)部門的事，應(yīng)是所有人共同的事業(yè)，它與每個(gè)人利益息息相關(guān)。責(zé)任制是檔案安全管理靈魂，人人有責(zé)才能使人人盡責(zé)。全員都要層層簽訂責(zé)任狀，確實(shí)做到拿在手中，扛在肩上。檔案管理員要嚴(yán)格落實(shí)借閱制度、歸檔制度等，在檔案處理各個(gè)環(huán)節(jié)都要仔細(xì)檢查并簽名，以確保檔案的安全管理措施落實(shí)到位

3.加強(qiáng)庫房標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)

雖然說全面普及庫房標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)可能受資金經(jīng)費(fèi)不足限制，但應(yīng)努力朝這方面努力推進(jìn)。回顧歷史，我國(guó)早在宋代就設(shè)立保管檔案機(jī)構(gòu)，自上而下設(shè)置了皇家檔案庫、中央三省、樞密院、六部、三司都設(shè)有架閣。到了當(dāng)代，我國(guó)設(shè)立了國(guó)家、省、市、縣檔案館，其他職能部門和企業(yè)也設(shè)有檔案室，都是為了保證檔案的完整與安全。另外，國(guó)外對(duì)珍貴資料的保存也值得我們參考，例如，美國(guó)把《美國(guó)憲法》羊皮紙?jiān)谰玫谋４嬖谟卸栊院猸h(huán)境，里面擁有最佳的溫度、光線和溫度條件。

庫房作為保證檔案安全的第一物理屏障，工程質(zhì)量尤為重要。2009年3月發(fā)生在德國(guó)科隆，該市檔案館突然坍塌，造成大量珍貴資料損毀;2010年青海玉樹地震造成震區(qū)9家檔案室近萬卷檔案因辦公樓倒塌而被廢墟埋沒。這兩起典型事故案例警示我們?cè)趲旆窟x址、工程質(zhì)量等方面需加強(qiáng)，防止因自然災(zāi)害或施工不規(guī)范造成損失。

4.嚴(yán)肅管理，不斷完善檔案安全管理制度

庫房物防、技防設(shè)備設(shè)施條件的完善，是不是就高枕無憂了呢？把資料鎖在庫房是否就萬事大吉了呢？我們決不能掉以輕心，還需加強(qiáng)管理。

（1）建立健全突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。2008年洛陽房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理處的地下檔案庫被雨水淹沒，萬幸的是救援及時(shí)，上萬份檔案無一嚴(yán)重受損。所以我們必須立足工作實(shí)際，結(jié)合室內(nèi)外環(huán)境，從物、環(huán)境、技術(shù)、人等四方面分析存在安全風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)急資源評(píng)估，編制好預(yù)案還得普及應(yīng)急知識(shí)和定期進(jìn)行演練。這樣才能夠防范于未然。有的檔案室制度很多，但大部分都是掛在墻上，沒有執(zhí)行力或是演練嘻嘻哈哈，不認(rèn)真;還有為了方便省事不按規(guī)定執(zhí)行。

（2）加強(qiáng)政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。檔案部門作為一個(gè)服務(wù)性部門，檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》相關(guān)法律法規(guī)，依法依規(guī)辦事，同時(shí)要自覺學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，做檔案忠實(shí)的保護(hù)者。檔案安全管理工作人員負(fù)擔(dān)的責(zé)任非常重大，既要掌握相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)也要涉及到管理學(xué)、社會(huì)學(xué)、信息技術(shù)等等，只有通過廣泛學(xué)習(xí)知識(shí)，不斷提升自身的安全管理意識(shí)和管理能力，才能確保檔案安全，才能在檔案安全管理工作中凸顯自身的價(jià)值和作用。

（3）要重視珍貴資料異地備份。我國(guó)早在西周就有副本制度，當(dāng)時(shí)檔案典藏原則是將檔案正本存放中央，副本存于地方，每份檔案文件都存副本，以免遺失或毀損。當(dāng)時(shí)還配套金匱制度，金匱是一種保存檔案的裝具，是專門用來收藏一些最高機(jī)密、最重要的檔案匱子。西周的典章文物之所以能促成春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期的百家爭(zhēng)鳴的出現(xiàn)與副本、金匱制度有關(guān)。那么借鑒古代人的做法，重要資料異地備份是非常有必要的。2008年汶川地震造成了大量檔案損失，其中上千年歷史的《石泉縣志》未被挖掘，最終是在國(guó)家圖書館找到了數(shù)字化的文獻(xiàn)資料，其實(shí)這就是檔案異地備份的結(jié)果。然而，異地備份自然會(huì)牽扯到庫房、經(jīng)費(fèi)、制度管理等方面問題，應(yīng)創(chuàng)造條件多渠道爭(zhēng)取資金和政策支持，積極穩(wěn)妥解決。

總而言之，做好檔案安全工作除了完善物防、技防外，還要加強(qiáng)人防，關(guān)鍵在于檔案管理員。要確保檔案從收集、鑒定、入庫、銷毀等環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)任何差錯(cuò)。檔案管理員加強(qiáng)提高政治素養(yǎng)，牢固樹立國(guó)家安全觀，自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)本領(lǐng)，勤于檢查資料，發(fā)現(xiàn)檔案蟲蛀霉變要及時(shí)修復(fù)，確保檔案安全，做堅(jiān)強(qiáng)可靠的安全衛(wèi)士。

參考文獻(xiàn)：

[1]郝文霞.淺析檔案安全管理的重要性[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2007

（作者單位：海南省人民醫(yī)院綜合檔案室）