檔案信息化建設(shè)存在問題的研究及優(yōu)化措施探究

賴素媛 金艷

摘 要：依托于先進(jìn)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步，近年來我國各行各業(yè)均得到迅速發(fā)展。檔案是人類在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的、形式多樣化的原始記錄，是寶貴的資料資源。新時(shí)代背景下，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的要求，檔案信息化建設(shè)不斷加快，但就現(xiàn)階段來說，由于受到多方面因素的影響，檔案信息化建設(shè)過程中還存在著一些問題，需給予高度重視，并要采取有效的措施予以解決。文章對檔案信息化建設(shè)存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化措施，希望可以為促進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快做出一定貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);問題;優(yōu)化措施

黨的十九大報(bào)告中指出，要貫徹新發(fā)展理念，建設(shè)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系，推動(dòng)實(shí)體經(jīng)濟(jì)與大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能的深度融合。這就為我國檔案事業(yè)指明了發(fā)展方向，同時(shí)也是檔案工作的行動(dòng)指南。這樣的背景下，應(yīng)遵循“互聯(lián)網(wǎng)+”的要求，加快檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，深層次地開發(fā)、利用檔案信息資源，樹立檔案信息共享理念，采取有效的措施、先進(jìn)的技術(shù)，構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

新時(shí)代下，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各行各業(yè)均走向了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展之路。檔案是一種歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值兼具的重要資源，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的一種戰(zhàn)略性生產(chǎn)要素。當(dāng)今信息化社會(huì)背景下，我國檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展，數(shù)字信息的產(chǎn)生與應(yīng)用，對檔案工作帶來了深遠(yuǎn)的影響，不僅改變了檔案信息資源的保存方法，使檔案信息資源能夠以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)起來，也使社會(huì)活動(dòng)的記錄與讀取方式發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。檔案信息化建設(shè)，是使檔案工作實(shí)現(xiàn)與大數(shù)據(jù)社會(huì)連通、與智慧城市對接、融入現(xiàn)代生活、參與社會(huì)發(fā)展與國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要策略，有利于使檔案工作更好地適應(yīng)外部環(huán)境變化，并可以充分發(fā)揮檔案工作的作用，促進(jìn)各行各業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

二、檔案信息化建設(shè)存在問題

1.法律法規(guī)存在問題。檔案信息化建設(shè)的涉及范圍較廣、影響力較大，是一個(gè)系統(tǒng)的、復(fù)雜的、龐大的社會(huì)工程，營造一個(gè)健全的、完善的法制環(huán)境，可以為檔案信息化建設(shè)提供有效的保障，也是檔案資源實(shí)現(xiàn)有效整合、信息資源共享的前提?！稒n案法》的制定與執(zhí)行，為檔案工作提供了法律依據(jù)，其中明確指出，國家檔案館滿30年后，其保管的檔案要向社會(huì)開放，其中文化類檔案、技術(shù)類檔案、科學(xué)類檔案以及經(jīng)濟(jì)類檔案，向社會(huì)開放的期限可少于30年，而涉及重大利益、國家安全及其他到期不宜開放的檔案，向社會(huì)開放的期限可多于30年。由于無具體實(shí)施細(xì)則，導(dǎo)致其可操作性不足，對檔案信息化建設(shè)帶來了一定的阻礙，尤其是對成果共享產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

2.體制機(jī)制存在問題。對我國檔案工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，檔案管理體制長期存在分割狀、條塊化的現(xiàn)象。針對同類型檔案館，缺乏有效的、統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，各檔案館之間雖然也有一些協(xié)作，但缺乏系統(tǒng)間的橫向聯(lián)合，導(dǎo)致檔案信息建設(shè)中存在著標(biāo)準(zhǔn)多樣化、進(jìn)度差異化、支撐力不足以及共享難度大的問題，給檔案信息建設(shè)帶來了一定的阻礙。

3.信息安全體系脆弱。當(dāng)今時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)走進(jìn)了千家萬戶，不管是政府部門，還是各種社會(huì)組織，或者是個(gè)人，均可以在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)表自己的觀點(diǎn)、傳播信息，這在給人們提供極大便利的同時(shí)，也無疑帶來了信息安全風(fēng)險(xiǎn)。只有確保檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，才能保證檔案的價(jià)值，基于此，進(jìn)行檔案資源共享的過程中，在“度”與“面”方面，均要嚴(yán)格把控。但是，在隱私與知情、保密與開放未能明確界定的情況下，檔案資源共享的相關(guān)工作便難以展開。檔案開放共享存在滯后性，而當(dāng)今人們對檔案資源利用的需求不斷提高，兩者之間的矛盾越來越突出。

三、檔案信息化建設(shè)優(yōu)化措施

1.檔案主管部門加快角色轉(zhuǎn)變。檔案信息化建設(shè)中，一項(xiàng)重要任務(wù)便是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，其前提在于實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化?，F(xiàn)階段，檔案信息數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、實(shí)用性不高、通用性不強(qiáng)，是阻礙檔案信息資源共享的主要因素。其原因在于，檔案信息化建設(shè)過程中，檔案主管部門長期缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，同時(shí)對檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的監(jiān)管力度不夠，檔案從業(yè)人員整體業(yè)務(wù)水平偏低。面對這樣的情況，新形勢下，檔案主管部門應(yīng)加快角色轉(zhuǎn)變，由保姆型角色、標(biāo)準(zhǔn)的接受者轉(zhuǎn)變?yōu)橹笇?dǎo)型角色、標(biāo)準(zhǔn)的制定者，同時(shí)在角色轉(zhuǎn)變過程中實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的不斷提升。檔案主管部門應(yīng)為檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)、加大檢查力度，針對檔案工作制定科學(xué)、合理、可行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，供檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)參考，加大對檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督與管理力度。

2.完善相關(guān)法律法規(guī)。檔案信息化建設(shè)中，法律法規(guī)的完善，可以為相關(guān)工作的開展提供有效的依據(jù)與法律方面的保障。面對這樣的情況，國家及有關(guān)部門，應(yīng)加快對檔案信息化建設(shè)相關(guān)法律規(guī)范及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善與健全，并以法律的形式，引導(dǎo)各級檔案館、各類檔案館運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，來采集數(shù)字檔案信息、存儲(chǔ)數(shù)字檔案信息、管理數(shù)字檔案信息，利用各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為人們提供公共檔案信息服務(wù)。針對檔案信息化建設(shè)、檔案數(shù)字化發(fā)展，我國近年來頒發(fā)了諸多文件，如國家檔案局的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《電子文件管理暫行辦法》等，對數(shù)字化檔案制定了明文規(guī)定。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)中，若想要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，不可避免地會(huì)涉及到知識產(chǎn)權(quán)，為了確保檔案信息的安全，應(yīng)完善數(shù)字化檔案知識產(chǎn)權(quán)方面的法律法規(guī)，規(guī)范檔案管理，合理分類，對于不同種類的信息，如社會(huì)共有信息、個(gè)人著作信息等，應(yīng)建立不同數(shù)據(jù)庫。

3.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)過程中，當(dāng)務(wù)之急是建設(shè)一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有法制觀念的檔案隊(duì)伍。在檔案工作開展過程中，檔案工作人員對檔案的保密工作、開放利用等負(fù)有直接責(zé)任，因此，必須具備良好的業(yè)務(wù)能力與法制意識，同時(shí)在檔案信息化建設(shè)逐漸深化的當(dāng)下，這種能力尤為重要。面對這樣的情況，檔案工作人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，尤其是關(guān)于檔案信息公開、保密的相關(guān)規(guī)定，實(shí)現(xiàn)依法行政能力增強(qiáng)，且要正確履職、善于分析問題。檔案部門應(yīng)采取有效的措施，多方位、多層次地創(chuàng)造條件，來培養(yǎng)、吸引更多的業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有法制觀念的檔案人才，推動(dòng)檔案工作的專業(yè)化、法制化，并為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)提供良好的人力資源支持。

4.檔案工作貼近民生。從一定角度考慮，檔案工作也是一項(xiàng)民生工作。如今檔案工作不斷發(fā)展，人們對檔案的需求模式、需求量出現(xiàn)了明顯的改變，這樣的背景下，檔案管理部門，應(yīng)將人們的實(shí)際需求當(dāng)作出發(fā)點(diǎn)，對傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式、檔案管理模式進(jìn)行改變，打破舊常規(guī)、樹立新思維、開拓新局面，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展。檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，即由以往的依賴性、封閉型、經(jīng)驗(yàn)型朝著自主性、開放型、探索型的方向轉(zhuǎn)變。要擺脫傳統(tǒng)理念的桎梏，扎實(shí)做好檔案服務(wù)工作，使檔案工作貼近民生，用優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)來惠利于民、取信于民。

5.保障檔案信息安全。切實(shí)確保檔案信息的安全性，是檔案信息化建設(shè)過程中需要充分考慮的問題。首先，應(yīng)提高檔案工作人員對檔案信息安全的重視，提高信息安全意識，在日常工作中具備良好的警覺性，自覺采取有效措施規(guī)避信息安全問題。其次，當(dāng)今信息時(shí)代背景下，檔案信息的整合、共享，均是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境之中進(jìn)行，眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)具有明顯的開放性特征，基于此，必須采取有效的技術(shù)措施，確保檔案信息安全。針對數(shù)字化檔案，目前國內(nèi)多采取防火墻技術(shù)、認(rèn)證加密技術(shù)等來實(shí)施保護(hù)，但卻無法抵御全部病毒的入侵，且這些技術(shù)還是依賴于芯片進(jìn)口，成本相對較高?；诖?，應(yīng)加大技術(shù)研發(fā)，采購檔案系統(tǒng)的時(shí)候，堅(jiān)決選擇正版系統(tǒng)。同時(shí)，加大自主研發(fā)力度，擺脫對第三方企業(yè)核心軟件或者是硬件的依賴，針對信息泄露、秘鑰加密、身份識別、安全評測等技術(shù)，構(gòu)建有效的、規(guī)范的保障體系，定時(shí)對檔案系統(tǒng)進(jìn)行備份，并選擇最安全的信息載體，科學(xué)地對其保密程度、保存年限進(jìn)行分類。應(yīng)加大信息安全方面的法律法規(guī)建設(shè)，對網(wǎng)絡(luò)中的信息行為進(jìn)行規(guī)范與約束。只有確保檔案信息的安全，才能更好地推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)中，面臨著法律法規(guī)有待完善、體制機(jī)制存在問題、信息安全體系脆弱的局面。面對這樣的情況，檔案主管部門應(yīng)加快角色轉(zhuǎn)變，并要不斷推動(dòng)檔案相關(guān)法律法規(guī)的完善，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，使檔案工作貼近民生，保障檔案信息安全建設(shè)，通過采取上述措施，來規(guī)范檔案管理、加強(qiáng)法律保障與人才保障、展現(xiàn)檔案工作的作用爭取民眾支持?jǐn)U大社會(huì)參與面、確保檔案信息的安全性促進(jìn)檔案信息資源共享，進(jìn)而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的做大做強(qiáng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫 蔚.“互聯(lián)網(wǎng)+”視角下加強(qiáng)檔案信息化安全建設(shè)的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[2]李 婷，張 楊.大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案信息化管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

（作者單位：1.浙江環(huán)境監(jiān)測工程有限公司;2.浙江省排污權(quán)交易中心）