高職院校員工勞資檔案信息化管理工作實(shí)踐探究

摘 要：從目前高職院校員工勞資檔案的管理來看，建立信息化系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理，不但能夠提高高職院校員工勞資檔案的管理效率，同時(shí)還能夠滿足檔案管理需要，提高檔案管理效果。因此，我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合高職院校員工勞資檔案信息化管理實(shí)際，探討信息化管理的策略和具體方式，為高職院校員工勞資檔案信息化管理提供有力的方法支持和經(jīng)驗(yàn)保證，解決高職院校員工勞資檔案信息化管理中存在的突出問題，為高職院校員工勞資檔案信息化管理提供方法指導(dǎo)和經(jīng)驗(yàn)支持。

關(guān)鍵詞：高職院校;員工勞資檔案;信息化管理

結(jié)合高職院校員工勞資檔案管理實(shí)際，建立信息化管理系統(tǒng)，不但是員工勞資檔案管理的重要趨勢，同時(shí)也是提升高職院校員工勞資檔案管理效率的重要手段。因此，我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合高職院校員工勞資檔案信息化管理工作實(shí)際，認(rèn)真探討管理方法和管理策略，為高職院校員工勞資檔案信息化管理提供有力支持，確保高職院校員工勞資檔案信息化管理能夠得到有效進(jìn)行，并提升員工勞資檔案信息化管理的有效性，推動(dòng)高職院校員工勞資檔案信息化管理不斷發(fā)展。

1 高職院校員工勞資檔案管理應(yīng)建立信息化管理系統(tǒng)

1）根據(jù)管理需要，建立信息化管理系統(tǒng)。從目前高職院校員工勞資檔案的管理來看，隨著信息化手段的不斷應(yīng)用，以及勞資檔案管理難度的增加，在現(xiàn)階段建立信息化管理系統(tǒng)，不但能夠滿足員工勞資檔案的管理需要，同時(shí)還能夠提升員工勞資檔案的管理效率，避免員工勞資檔案在管理中出現(xiàn)，管理效率低下和調(diào)用難度大，以及調(diào)用速度慢的問題。通過信息化管理系統(tǒng)的建立，能夠?yàn)楦呗氃盒T工勞資檔案管理提供有力支持，無論是在管理手段、管理技術(shù)還是在管理模式上都能發(fā)生較大的轉(zhuǎn)變，為高職院校員工勞資檔案管理提供有力的支持。在目前信息化管理系統(tǒng)的建立過程中，需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子版轉(zhuǎn)化，并合理設(shè)定信息化管理系統(tǒng)的功能，以此滿足高職院校員工勞資檔案管理的實(shí)際需要[1]。

2）根據(jù)勞資檔案特點(diǎn)，設(shè)計(jì)信息化管理系統(tǒng)功能。基于高職院校員工勞資檔案管理實(shí)際，在管理過程中，信息化管理系統(tǒng)的建立需要對(duì)系統(tǒng)管理功能進(jìn)行有效設(shè)計(jì)，并按照勞資檔案的特點(diǎn)進(jìn)行功能模塊的細(xì)化和調(diào)整。在功能模塊的設(shè)計(jì)中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)員工勞資檔案的類型和員工勞資檔案管理的具體流程和管理需要進(jìn)行設(shè)計(jì)，按照信息化管理系統(tǒng)的特點(diǎn)和信息化管理的實(shí)際需求，并根據(jù)信息化管理的具體情況實(shí)施有效管理，保證信息化管理系統(tǒng)的功能能夠在設(shè)計(jì)過程中得到有效的優(yōu)化，保證信息化管理系統(tǒng)功能能夠達(dá)到實(shí)際要求。因此，在信息化管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)中，應(yīng)當(dāng)按照管理需求和管理的特征以及管理的具體情況進(jìn)行合理調(diào)整，保證高職院校員工勞資檔案管理在信息化管理中能夠落地實(shí)施，避免信息化管理系統(tǒng)的功能模塊出現(xiàn)問題影響勞資檔案管理工作的有效進(jìn)行。

2 高職院校員工勞資檔案信息化管理，應(yīng)完善管理制度

1）按照勞資檔案信息化管理系統(tǒng)，增加檔案管理制度條款。根據(jù)高職院校員工勞資檔案信息化管理實(shí)際，設(shè)計(jì)和建立信息化管理系統(tǒng)是提高高職院校員工勞資檔案管理效果的重要措施，在信息化管理系統(tǒng)建立之后，應(yīng)當(dāng)增加檔案管理制度條款，彌補(bǔ)檔案管理制度不足的問題。由于信息化管理模式與傳統(tǒng)的管理方式存在明顯的區(qū)別，在管理措施落地過程中其針對(duì)性和管理方式存在差異，如果依然采取原有的管理制度，難以滿足實(shí)際需要，在具體管理中需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，根據(jù)員工勞資檔案的管理需要和管理實(shí)際進(jìn)行調(diào)整，提高整個(gè)管理的針對(duì)性。因此，在信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)和建立完成之后，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理制度條款進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，圍繞著信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和完善檔案管理制度，使員工勞資檔案管理能夠根據(jù)信息化系統(tǒng)的特點(diǎn)和實(shí)際管理需要制定有針對(duì)性的檔案管理制度，提高檔案管理制度的指導(dǎo)性，保證信息化系統(tǒng)能夠在具體落地實(shí)施過程中達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高檔案管理的整體性和有效性，確保檔案管理制度能夠發(fā)揮其指導(dǎo)作用[2]。

2）調(diào)整檔案管理制度，補(bǔ)充完善檔案管理規(guī)定。在檔案管理中，檔案管理制度是實(shí)施檔案管理的重要依據(jù)，也是指導(dǎo)檔案管理工作的重要文件，在推進(jìn)落實(shí)當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理工作的實(shí)際需要和檔案管理的具體特點(diǎn)，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，特別是在高職院校員工勞資檔案信息化系統(tǒng)建立之后，應(yīng)當(dāng)推動(dòng)檔案管理制度的調(diào)整和落實(shí)，并通過完善檔案管理規(guī)定的方式，使整個(gè)檔案管理在落地實(shí)施中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高檔案管理的有效性。因此，根據(jù)檔案管理的特征和檔案管理的實(shí)際需要，在檔案管理制度調(diào)整和落實(shí)過程中應(yīng)當(dāng)提高其針對(duì)性，使檔案管理的制度能夠具備基本的指導(dǎo)作用，并在檔案管理實(shí)施中能夠按照檔案管理的特點(diǎn)和檔案管理的基本需求，提高檔案管理的推進(jìn)落實(shí)效果，保證檔案管理能夠在實(shí)施當(dāng)中結(jié)合具體情況予以補(bǔ)充和完善，特別是要制定有針對(duì)性的條款，對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)作出規(guī)定[3]。

3 高職院校員工勞資檔案信息化管理，應(yīng)重新設(shè)計(jì)管理流程

1）優(yōu)化勞資檔案的歸檔流程。對(duì)于高職院校員工勞資檔案信息化管理而言，設(shè)計(jì)了信息化管理系統(tǒng)之后，需要對(duì)整個(gè)管理流程進(jìn)行重新的設(shè)計(jì)和梳理，以滿足員工勞資檔案管理的實(shí)際需要。在管理流程的梳理中，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化勞資檔案的歸檔流程，應(yīng)當(dāng)按照信息化系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)際和管理特點(diǎn)，規(guī)定員工勞資檔案的歸檔流程，增加員工勞資檔案的電子版轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)。同時(shí)，在檔案的歸檔中應(yīng)當(dāng)提交電子版檔案，以此滿足信息化管理系統(tǒng)的實(shí)際需要，提高檔案管理的整體質(zhì)量。除此之外，在檔案資料的歸檔中還要保證檔案資料的格式統(tǒng)一，避免提交的電子版格式五花八門影響檔案資料的歸檔，明確了檔案管理流程和歸檔流程，提高檔案管理的整體效果，對(duì)滿足檔案管理的實(shí)際需要具有重要作用[4]。

2）優(yōu)化勞資檔案的調(diào)用流程。在高職院校員工勞資檔案的信息化管理中，勞資檔案的調(diào)用是重要程序，為了提高勞資檔案的調(diào)用效率，應(yīng)當(dāng)根據(jù)勞資檔案的特點(diǎn)和勞資檔案的實(shí)際情況以及勞資檔案的具體需求，采取有針對(duì)性的管理措施，保證勞資檔案的管理能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)在勞資檔案的調(diào)用過程中采取關(guān)鍵詞檢索和出入庫登記的方式，記錄勞資檔案的調(diào)用痕跡，確保勞資檔案在調(diào)研過程中能夠?qū)φ麄€(gè)調(diào)用過程和文件的使用進(jìn)行全面記錄，既避免勞資檔案丟失，同時(shí)也能夠使勞資檔案的調(diào)用留下完整的痕跡。除此之外，還要對(duì)勞資檔案進(jìn)行加密，保證勞資檔案在調(diào)研過程中不發(fā)生篡改和損毀的現(xiàn)象，提高勞資檔案的管理有效性。

4 結(jié)論

通過對(duì)高職院校員工勞資檔案信息化管理工作的分析和研究，我們掌握了高職院校員工勞資檔案信息化管理的實(shí)際需要和管理特點(diǎn)，根據(jù)高職院校員工勞資檔案信息化管理的實(shí)際需求，制定了有針對(duì)性的管理策略，并予以有效實(shí)施，確保高職院校員工勞資檔案信息化管理能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高管理效率和管理有效性，為高職院校員工勞資檔案管理提供有力支持，保證高職院校員工勞資檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)管理手段、管理技術(shù)和管理有效性的全面提升[5]。

參考文獻(xiàn)

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[3]李曉茹.高職院校信息化現(xiàn)狀分析[J].考試周刊，2010（43）：78-79.

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[5]劉曉妍.高校人力資源管理信息化探究[J].中國信息界，2011（05）：56-57.

作者簡介

陸婕（1984-），女，壯族，廣西防城港人，大學(xué)本科，助教，廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：勞資管理、人事管理。