政務服務事項電子文件歸檔策略研究

林琳

摘 要：為了更好地規(guī)范政務服務網(wǎng)電子文件歸檔管理工作，將“數(shù)字檔案館”建設融入到城市政務服務、智慧城市和數(shù)字政府建設、大數(shù)據(jù)管理工作中，政務服務事項電子文件（含電子證照）歸檔工作需要進行系統(tǒng)的研究，制定科學、規(guī)范的政務服務事項電子文件歸檔策略，在流程上采取管理手段和技術手段保證其完整性、可靠性和法律憑證效力。

關鍵詞：政務服務;電子文件;歸檔

在“一網(wǎng)通辦”的基礎上，政府部門近幾年推出多項“不見面審批”事項和“秒批”服務事項，降低了市民和企業(yè)的辦事成本。為了更好地完成政務服務網(wǎng)電子文件歸檔管理和共享利用工作，將“數(shù)字檔案館”建設融入到城市政務服務、智慧城市和數(shù)字政府建設、大數(shù)據(jù)管理工作中，政務服務事項電子文件（含電子證照）歸檔工作需要進行系統(tǒng)的研究，制定科學、規(guī)范的政務服務事項電子文件歸檔策略，在流程上采取管理手段和技術手段保證其完整性、可靠性和法律憑證效力。

1 歸檔前的業(yè)務技術準備

1）明確歸檔范圍和保管期限。文件形成單位應當在本單位的公共服務事項清單基礎上，根據(jù)相關規(guī)定制定“一網(wǎng)通辦”政務服務事項電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，報檔案行政管理部門審定。

2）系統(tǒng)功能。網(wǎng)上政務服務大廳、統(tǒng)一行政審批管理平臺或辦理政務服務事項單位自建的政務服務信息系統(tǒng)（以下簡稱“業(yè)務系統(tǒng)”）應當升級完善歸檔功能，能夠按標準生成電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，向電子檔案管理系統(tǒng)推送電子文件及其元數(shù)據(jù)。

3）歸檔配置。文件形成單位應在歸檔前按照“一網(wǎng)通辦”政務服務事項電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，在業(yè)務系統(tǒng)中做好相應參數(shù)配置，主要包括歸檔范圍、保管期限、檔號生成規(guī)則、政府信息公開選項等。

2 歸檔范圍

根據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）以及單位行政權力清單、責任清單、公共服務事項目錄等要求，參照《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85-2019）制定政務服務事項電子文件歸檔范圍與保管期限表，報檔案行政管理部門審定。元數(shù)據(jù)歸檔范圍應當包括歸檔配置信息、基本信息和辦理流程信息。歸檔配置信息包括歸檔的電子文件對應政務服務事項預先配置的歸檔材料目錄、容缺歸檔情況、實際采集歸檔的電子文件組件等信息;基本信息包括歸檔的電子文件涉及的行政相對人、辦理部門、辦理事項、結(jié)果等信息;辦理流程信息包括歸檔的電子文件辦理的環(huán)節(jié)、人員、意見等流程信息。

3 歸檔格式

3.1 電子文件格式

政務服務事項電子文件的存儲格式以一體化在線政務服務平臺上形成時原采用符合標準要求的格式為準，并能在脫離一體化在線政務服務平臺的情況下正確讀取與使用。

電子行政公文正本要求以版式文件格式歸檔。以關系數(shù)據(jù)庫形式存儲、顯示時以臨時抽取組合方式形成的電子文件材料，如公文處理單、業(yè)務申請表等，應轉(zhuǎn)換成版式文件格式歸檔。在線調(diào)閱的查證信息和電子證照，應參照電子證照出證的規(guī)范要求轉(zhuǎn)換成版式文件格式歸檔。版式文件格式按照DA/T 47-2009執(zhí)行，采用OFD、PDF、PDF/A格式。

以其他附件方式獲取的電子文件材料，如文檔、音頻、視頻等，以版式文件、WPS、DOCX、JPG、TIF、WAV、MP3、MP4、AVI等通用格式歸檔。以數(shù)據(jù)鏈接方式存儲的電子文件材料應下載其文件實體，并以通用格式歸檔。

通過數(shù)據(jù)共享形式在線調(diào)閱及辦結(jié)形成的電子證照應按GB/T 36905-2018的規(guī)定以版式電子文件形態(tài)歸檔;在線調(diào)閱的查證信息應參照電子出證的規(guī)范要求形成包含查證信息及元數(shù)據(jù)的ZIP壓縮文件。

公務電子郵件以EML格式，網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔;三維矢量文件，需永久保存的應轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔，其他可根據(jù)需要轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔。

3.2 元數(shù)據(jù)格式

在業(yè)務系統(tǒng)中形成的電子文件元數(shù)據(jù)以XML格式歸檔;在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖等應用軟件形成的電子文件的元數(shù)據(jù)以XLS格式歸檔。

4 歸檔移交流程

歸檔移交的主要流程包括預歸檔、數(shù)據(jù)交換、歸檔整理、四性檢測、電子檔案移交等。其中，預歸檔、數(shù)據(jù)交換等流程一般在業(yè)務系統(tǒng)中進行;歸檔整理、四性檢測、電子檔案移交等流程一般在文檔平臺系統(tǒng)中進行。

4.1 預歸檔

業(yè)務系統(tǒng)在辦理事項完結(jié)時設置預歸檔功能，預歸檔時以辦理事項為單位進行，一個辦理事項形成一個歸檔文件夾，以“電子文件號”命名，歸檔文件夾內(nèi)存放歸檔的電子文件組件和元數(shù)據(jù)，包括政務服務事項的申報材料、辦理材料和結(jié)論性材料，以及基本信息描述、辦理流程信息等。

政務服務事項經(jīng)辦人員在業(yè)務辦理完畢后將相關事項形成的電子文件進行預歸檔，系統(tǒng)自動提取電子公文的各項歸檔要素并以表單的形式顯示。經(jīng)辦人對文件信息、文件組件等進行完整性和準確性核查，對有錯漏的地方進行修改和補充，確保歸檔電子文件準確、完整;根據(jù)本單位檔案分類方案選擇文件類別和歸檔范圍，初步劃分保管期限。業(yè)務經(jīng)辦人員應當保證政務服務事項辦理過程中形成的文件材料應歸盡歸，證據(jù)性、程序性、結(jié)果性關鍵材料有缺失的，應當補充完整后進行歸檔。

4.2 數(shù)據(jù)交換

即將電子文件的歸檔信息包從業(yè)務系統(tǒng)交換到文檔一體化平臺系統(tǒng)的過程。電子文件整理完畢后，可由系統(tǒng)通過時間戳、電子簽名、數(shù)字摘要等技術手段對歸檔電子文件校驗數(shù)據(jù)完整性，防止歸檔數(shù)據(jù)篡改或破壞，確保其完整性、可靠性和法律效力。

業(yè)務系統(tǒng)可通過文檔一體化平臺的歸檔接口定期查詢歸檔信息包歸檔狀態(tài)，歸檔不成功的，由業(yè)務經(jīng)辦人員根據(jù)系統(tǒng)提示原因?qū)w檔材料完善后重新進行歸檔。

4.3 歸檔整理

一般由各單位檔案管理人員在文檔一體化平臺中進行操作，包括對電子文件進行組件、著錄、補充歸檔材料、編目等。

4.3.1 組件

政務服務事項以卷為單位進行歸檔，一個政務服務事項為一卷，包括申報材料、辦理材料和結(jié)論性材料。行政許可、行政處罰、行政強制、行政征收、行政給付、行政檢查、行政確認、行政獎勵、行政裁決、政府內(nèi)部審批事項、行使其他職權和提供公共服務等事項參照《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85-2019）附錄B進行材料歸檔組件和排列。

組件后生成歸檔信息包，存放歸檔的電子文件組件和元數(shù)據(jù)，包括政務服務事項的申報材料、辦理材料和結(jié)論性材料，以及基本信息描述、辦理流程信息等。歸檔信息包的命名規(guī)則一般以電子文件號作為命名標識，電子文件號的命名規(guī)則為：部門代碼——事項類型代碼——主項代碼——子項代碼——年度——保管期限——歸檔流水號，各項代碼設置規(guī)則參見《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85-2019）。

4.3.2 著錄

政務服務事項電子文件歸檔信息主要著錄項包括保管期限、密級、立檔單位名稱、行政相對人信息、證件信息、辦件名稱、受理單位、受理時間、辦結(jié)時間、業(yè)務流水號、辦理結(jié)果、事項編碼、事項版本號、事項類型等，按照電子文件實體的實際內(nèi)容和形式特征，如實填寫相關信息。

4.3.3 補充歸檔材料

辦理階段以紙質(zhì)載體受理或形成的應歸檔材料，可通過數(shù)字化掃描等方式補充上傳，數(shù)字化應按照DA/T 31-2017標準執(zhí)行，應滿足信息內(nèi)容真實完整、清晰可讀的最低限度要求。

已完成歸檔的電子文件，確需補充、替換相關內(nèi)容或附件材料并重新歸檔的，原始歸檔的數(shù)據(jù)存放于系統(tǒng)中不變，采用嵌套結(jié)構(gòu)形成新的歸檔信息包，在歸檔文件夾內(nèi)存放原始的歸檔信息包、補正后的元數(shù)據(jù)信息和電子文件組件。

4.3.4 編目

完成整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)由系統(tǒng)根據(jù)預先配置的檔號規(guī)則編制檔號，對歸檔信息包中的基本信息進行解析，自動生成歸檔目錄。

4.4 質(zhì)量檢測

電子文件在一體化在線政務服務平臺上經(jīng)過收集、整理，生成歸檔信息包后進行數(shù)據(jù)交換，推送至文檔一體化平臺。文檔一體化平臺及時接收、解析歸檔信息包，根據(jù)預先設置的質(zhì)量檢測標準，對歸檔信息包進行數(shù)據(jù)驗證，包括：

1）電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成、收集和歸檔符合制度要求;2）電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對應，數(shù)量準確且齊全、完整;3）電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合相關格式要求;4）以專有格式歸檔的，其專用軟件、技術資料等齊全、完整;5）加密電子文件已解密;6）電子文件及其元數(shù)據(jù)經(jīng)安全網(wǎng)絡或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)傳輸、移交;7）電子文件無病毒、電子文件離線存儲介質(zhì)無病毒、無損傷、可正常使用。

經(jīng)過質(zhì)量檢測的電子文件，應在基本信息描述中記錄檢測時間、人員和結(jié)果，并在文檔一體化平臺中記錄和保存詳細檢測信息。對于檢測不通過并退回處理的電子文件，再次歸檔時應重新進行質(zhì)量檢測。

4.5 電子檔案移交

電子文件完成歸檔整理、質(zhì)量檢測等環(huán)節(jié)后進行固化操作，最終形成電子檔案。由單位檔案管理人員在文檔一體化平臺中進行歸檔確認后移交。電子檔案移交按照《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號）等有關規(guī)定進行，自文件形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案。

電子檔案移交應辦理移交手續(xù)，并記錄移交人員、時間和結(jié)果等日志信息。在電子檔案移交過程中，用于驗證或管理電子檔案的校驗數(shù)據(jù)、移交目錄清單等附加信息，應在電子檔案數(shù)據(jù)移交時一并移交，并保持其關聯(lián)性。

5 結(jié)語

在信息化高速發(fā)展的當下，國家不斷推進政務服務與新興技術相結(jié)合，在“最多跑一次”政務服務事項的大背景下，基于網(wǎng)上政務服務大廳或統(tǒng)一行政管理平臺的政務服務事項電子文件大量產(chǎn)生，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔模式，如何規(guī)范政務服務事項電子文件歸檔移交工作，確保電子文件的真實、完整、有效和安全，進一步推進“一網(wǎng)通辦”政務服務事項電子檔案共享、利用，對整個電子文件歸檔模式進行系統(tǒng)的探究，有著重要意義。

參考文獻

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