干部人事檔案材料收集歸檔工作探討

張永梅

摘 要：干部人事檔案是組織人社部門按照人事管理政策，在干部錄用、培養(yǎng)、選拔使用及日常管理工作中形成的記載干部個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、錄用審批、工資晉升、職稱評(píng)聘、考核培訓(xùn)等方面的內(nèi)容資料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案工作的重要組成部分。文章針對(duì)干部檔案材料在收集歸檔工作中存在的問題，提出想法和建議，以期提升干部檔案材料收集歸檔的規(guī)范化水平。

關(guān)鍵詞：干部檔案材料;收集;歸檔;重要性;對(duì)策

1 干部人事檔案材料收集歸檔的重要性

1.1 干部人事檔案是人力資源管理的基礎(chǔ)

人力資源管理起始于人事檔案，以檔案記載為基礎(chǔ)。同時(shí)人力資源管理中的招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績(jī)效、薪酬、勞動(dòng)關(guān)系等各環(huán)節(jié)又記錄在人事檔案中，因此人事檔案管理與人力資源管理工作密不可分[1]。人事檔案是記錄一個(gè)人從高中到大學(xué)期間的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)及各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是高校畢業(yè)生就業(yè)及各單位選拔錄用的主要依據(jù)。在個(gè)人錄用審批、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工作調(diào)動(dòng)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及考研深造時(shí)，都需要使用人事檔案。因此人事檔案工作是人力資源管理工作的基礎(chǔ)性工作。

1.2 干部人事檔案是干部身份信息的原始憑證

干部人事檔案能夠歷史、全面、真實(shí)地反映干部本人的基本情況和成長(zhǎng)歷程，其材料的歷史性、嚴(yán)肅性決定了它具有很強(qiáng)的參考價(jià)值，當(dāng)干部本人對(duì)其個(gè)人信息提出異議時(shí)，可通過向組織提交申請(qǐng)，對(duì)存疑材料進(jìn)行核實(shí)，而歷史遺留問題可參考的最有力證據(jù)就是人事檔案[2]。

2 干部人事檔案材料收集歸檔工作中存在的問題

2.1 收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不到位

盡管中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集、歸檔規(guī)定》中明確了干部人事檔案材料的收集歸檔范圍和要求，但是大都只是停留在制度上墻，沒有結(jié)合工作實(shí)際制定健全的收集歸檔制度，執(zhí)行也不夠到位[3]。

2.2 材料手續(xù)不完備

在收集歸檔工作中，檔案管理部門經(jīng)常會(huì)接收到一些手續(xù)不完備的材料。比如，干部履歷表沒有貼照片、沒有本人簽字確認(rèn)、沒有加蓋公章;考察材料沒有加蓋印章;干部任免審批表沒有注明任免文號(hào);學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)制件沒有注明經(jīng)辦人和復(fù)制日期，等等。這些手續(xù)不完備的材料，需要補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)或者退回重新制作。

2.3 管理與利用方式落后

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)也應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，檔案管理工作也應(yīng)注重計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，但是在實(shí)際工作中檔案管理工作依然使用傳統(tǒng)的管理方法，注重紙質(zhì)檔案，而不關(guān)心電子檔案，計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有應(yīng)用到該行業(yè)，造成技術(shù)的浪費(fèi)，不能發(fā)揮其功效，而且導(dǎo)致現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展成為干部檔案管理工作的制約。傳統(tǒng)模式下檔案管理工作的進(jìn)行需要大量的人力，這造成資源的浪費(fèi)，而且管理者的素質(zhì)還會(huì)對(duì)檔案的管理與利用產(chǎn)生直接的影響。

3 干部人事檔案材料收集歸檔工作的優(yōu)化對(duì)策

3.1 建立健全收集歸檔制度

按照中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，并結(jié)合工作實(shí)際，建立健全收集歸檔制度。一是要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確收集歸檔范圍。材料上印有“此件存入本人檔案”的字樣，不是收集歸檔的依據(jù)。材料是否收集歸檔，不是由形成材料的部門決定，而是要看材料是否符合中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》和《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求。二是要明確移交和歸檔時(shí)限。干部人事檔案材料形成部門，在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求送交干部檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù)。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個(gè)月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔。三是組織人事部門要將新招收、調(diào)動(dòng)人員的檔案及時(shí)轉(zhuǎn)遞給干部檔案管理部門，使人檔流動(dòng)能同步。避免這些人員入職后新形成的工資表、職稱材料、黨員材料等零星材料已移交給干部檔案管理部門，而個(gè)人檔案卻遲遲未移交，以致材料無(wú)法歸檔，造成這些人員的檔案不完整。四是做好收集歸檔的登記工作。收入材料、退回材料、在日常的整理和利用工作中發(fā)現(xiàn)有缺漏的材料都要進(jìn)行登記。

3.2 建立收集網(wǎng)絡(luò)，完善聯(lián)絡(luò)員制度

在干部人事檔案材料形成部門設(shè)檔案材料收集聯(lián)絡(luò)員，明確聯(lián)絡(luò)員工作職責(zé)，形成以專職干部檔案管理人員為骨干，各聯(lián)絡(luò)員為依托的收集網(wǎng)絡(luò)。在日常的整理和利用工作中，干部檔案管理人員要注意查缺補(bǔ)漏，設(shè)立登記簿，及時(shí)做好缺漏材料記錄，擬定收集計(jì)劃，并反饋給聯(lián)絡(luò)員，讓他們及時(shí)反饋收集情況，充分發(fā)揮收集網(wǎng)絡(luò)的作用。

3.3 創(chuàng)新干部人事檔案管理的方式方法

將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，使傳統(tǒng)的檔案管理模式及其操作方式發(fā)生著“質(zhì)”和“量”的改變，很大程度上提高了檔案管理的科學(xué)化水平。利用計(jì)算機(jī)及其平臺(tái)技術(shù)使得檔案信息記錄更加準(zhǔn)確，查閱、使用更加便捷。

將干部檔案中的學(xué)歷、簡(jiǎn)歷、工作信息、職稱信息、崗位信息、社會(huì)關(guān)系等資料借助掃描工具，由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子圖片，錄入計(jì)算機(jī)形成專門的數(shù)據(jù)庫(kù);同時(shí)根據(jù)相關(guān)信息的動(dòng)態(tài)變化，定期進(jìn)行更新，以此實(shí)現(xiàn)干部檔案材料的歸檔、查閱、分類、整理、認(rèn)定等智能化。

檔案材料的收集與單位管理信息化的聯(lián)動(dòng)是檔案收集的新方式。隨著檔案管理軟件和OA的廣泛應(yīng)用，通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的線上收集，會(huì)大大提升檔案材料收集的完整性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，明確檔案管理系統(tǒng)收集的信息范圍和內(nèi)容，以便在信息收集的范圍之內(nèi)定時(shí)接收各科室的相關(guān)材料。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著檔案工作的重要性不斷提升，單位對(duì)檔案工作的要求也越來(lái)越高，檔案種類也逐步從單一的紙質(zhì)檔案向多種載體化延伸。在新形勢(shì)下，檔案材料的收集歸檔不可避免的要求檔案管理部門從整體的宏觀統(tǒng)籌逐漸向微觀、細(xì)節(jié)處拓展。檔案管理工作者要履行服務(wù)職責(zé)，在檔案材料的收集過程中，融入以人為本、協(xié)調(diào)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的理念，為檔案工作可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要著力完善管理體制、健全工作制度、細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)新工作方式，全面提升干部檔案工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]李坤.對(duì)干部人事檔案管理工作的思考[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2020（01）：123-124.

[2]任九紅.如何創(chuàng)新干部人事檔案管理與利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（08）：166.

[3]王鵬，馬曉霞.對(duì)如何建立干部人事檔案材料收集歸檔工作機(jī)制的新思考[J].勞動(dòng)保障世界，2019（11）：66-67.