高校成人教育檔案規(guī)范化管理研究

摘 要：高校成人教育行政事務(wù)檔案、教學(xué)檔案等的管理活動(dòng)，呈現(xiàn)出一定的海量化、周期化與復(fù)雜化特征，且隨著成人教育專業(yè)招生人數(shù)的不斷增加，為檔案部門的多元化信息管理工作帶來困難?；诖?，互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展背景下，高校應(yīng)對傳統(tǒng)人力資源為主的紙質(zhì)化成教檔案管理模式，作出檔案管理、管理方式的改革創(chuàng)新，規(guī)范海量檔案資源的搜集、篩選分類、統(tǒng)計(jì)分析與存儲(chǔ)流程，從而提高成人教育檔案管理效率、管理質(zhì)量和服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：高校;成人教育;檔案;規(guī)范管理

成人教育教學(xué)檔案包括在整個(gè)成教活動(dòng)開展過程中，存在的行政事務(wù)材料、教學(xué)檔案材料等，其能夠準(zhǔn)確反映出高等院校在某一時(shí)期內(nèi)，所進(jìn)行的一系列教育教學(xué)、行政管理活動(dòng)。這一情況下，借助于大數(shù)據(jù)及云計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理平臺，更新高校領(lǐng)導(dǎo)的成人教育檔案管理理念，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)分布式并行計(jì)算、分類存儲(chǔ)管理的云資源數(shù)據(jù)庫，可以實(shí)現(xiàn)對海量成教檔案信息的掃描錄入、動(dòng)態(tài)資源分配與管理，解決成人教育紙質(zhì)化檔案管理的檢索、統(tǒng)計(jì)分類與存儲(chǔ)難題。

1 高校加強(qiáng)成人教育檔案管理的重要意義

1.1 落實(shí)國家教育教學(xué)改革的基本要求

當(dāng)前不同高等院校成人教育的檔案管理，包含一系列招生指標(biāo)、入學(xué)成績、人事信息登記、財(cái)務(wù)資金核算，以及專業(yè)教學(xué)大綱、教學(xué)內(nèi)容規(guī)劃、畢業(yè)設(shè)計(jì)論文、學(xué)籍與學(xué)位統(tǒng)計(jì)表等檔案內(nèi)容，不同成人教育檔案信息需要系統(tǒng)化歸檔整理。因而對現(xiàn)有的成教檔案管理內(nèi)容、管理模式作出改革優(yōu)化，主要在于響應(yīng)國家十三五教育信息化建設(shè)，以及《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》的基本要求，通過投入部分財(cái)政資金，開展校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理設(shè)備、管理人才的添置與修繕，建立高等院校完善的公共檔案信息管理與服務(wù)系統(tǒng)，加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息內(nèi)容管理，對高校行政事務(wù)、專業(yè)教育教學(xué)活動(dòng)的支持力度，以保證國家高等教育信息化發(fā)展思路、現(xiàn)代化總體建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1.2 提升成人教育檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性

高校成教學(xué)生行政檔案、教育教學(xué)檔案的管理，對高等院?；?qū)W生都屬于重要的統(tǒng)計(jì)管理工作，特別對于那些在企事業(yè)單位工作的人群而言，自身的學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案，在后續(xù)的求職、升遷或工作中的用途非常廣泛?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，開展高校成人教育檔案信息的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，將有利于加快高校內(nèi)部行政事務(wù)管理的轉(zhuǎn)型升級，促進(jìn)成人教育檔案向數(shù)字信息化管理的方向轉(zhuǎn)變，解決紙質(zhì)成教檔案管理的篩選、分類與存儲(chǔ)難題。所以對于非全日制的成人教育，高校更應(yīng)該做好成人教育檔案的錄入登記、信息統(tǒng)計(jì)、資料分類、遺漏補(bǔ)辦與存儲(chǔ)管理工資，以便于師生及其他教育人員對檔案內(nèi)容的查看、調(diào)用。

2 高校成人教育檔案管理存在的問題分析

2.1 成人教育檔案管理的服務(wù)意識淡薄

隨著高等院校學(xué)生擴(kuò)招人數(shù)的不斷增長，以及多種新的學(xué)科專業(yè)的開設(shè)，使得高校領(lǐng)導(dǎo)、行政部門與教師主體，將大量精力放在教學(xué)內(nèi)容、教育活動(dòng)的組織方面，以完成國家規(guī)定的專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)，因而也就大大忽視了成人教育檔案的管理工作?，F(xiàn)階段多數(shù)高校并沒有專業(yè)的檔案管理部門，而是由各院系行政管理人員，對自身院系內(nèi)的教師檔案、學(xué)生檔案作出分類管理，行政人員在成教檔案管理中的服務(wù)意識淡薄。特別部分檔案管理人員認(rèn)為成人教育學(xué)生只需保管好學(xué)歷證、畢業(yè)證即可，而無需對畢業(yè)后的檔案材料作過多關(guān)注，這一思想造成部分學(xué)生檔案資料的遺失問題。

2.2 成教檔案管理缺乏網(wǎng)絡(luò)化信息平臺

雖然近年來我國在成人教育檔案管理中，已經(jīng)逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，向數(shù)字化、電子化檔案管理方面轉(zhuǎn)型，多數(shù)校內(nèi)行政部門都通過計(jì)算機(jī)檔案信息掃描、錄入，實(shí)現(xiàn)對大量成人教育檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)上傳、存儲(chǔ)管理。但這一數(shù)字化成教檔案管理模式，并非真正意義上的網(wǎng)絡(luò)檔案管理，不同行政部門的檔案內(nèi)容至存在于各自計(jì)算機(jī)之中，相互之間缺乏有效的網(wǎng)絡(luò)對接平臺、信息共享通道，僅僅依靠微信、QQ等即時(shí)社交媒介進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)共享。這樣一旦某一電子計(jì)算機(jī)出現(xiàn)系統(tǒng)故障、硬件損壞等情況，其內(nèi)部存儲(chǔ)的成人教育檔案資料，就可能面臨損毀或消失的危險(xiǎn)狀況。所以缺乏網(wǎng)絡(luò)化云計(jì)算檔案管理信息平臺，以及缺少不同行政部門檔案互聯(lián)互通的對接通道，是當(dāng)下高校成人教育檔案管理面臨的主要問題。

2.3 成教檔案管理人員的專業(yè)技能欠缺

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展情況下，高校行政部門仍舊以紙質(zhì)化檔案管理為主，部分檔案管理人員并非從事行政工作的專業(yè)人員，其在成人教育檔案管理工作中，大多是以手工檔案資料打印、電子檔案信息上傳等為主，缺乏使用網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算檔案管理平臺的經(jīng)驗(yàn)，因此會(huì)嚴(yán)重影響不同類別成人教育檔案的數(shù)字化、及時(shí)化管理水平。所以成教檔案管理人員缺少專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)操作培訓(xùn)，在行政或教學(xué)檔案管理中的專業(yè)技能欠缺，將導(dǎo)致成教部門的檔案管理效率低下、管理質(zhì)量不高，從而對學(xué)生檔案資料憑證的調(diào)用、參考等操作造成影響。

3 高校成人教育檔案管理中使用的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)

3.1 大數(shù)據(jù)虛擬化技術(shù)

網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)云計(jì)算平臺的虛擬化，是對傳統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，開展海量檔案數(shù)據(jù)信息搜集、統(tǒng)計(jì)分析與存儲(chǔ)模式的革新，其通過將多種數(shù)據(jù)運(yùn)算服務(wù)，有選擇的分配到每臺虛擬機(jī)、虛擬化操作系統(tǒng)與服務(wù)器中，可以在減少現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器占用的同時(shí)，大大提升數(shù)字化檔案信息管理的工作效率。所以借助于大數(shù)據(jù)及云計(jì)算技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)云平臺中進(jìn)行虛擬機(jī)、操作系統(tǒng)、虛擬內(nèi)存或存儲(chǔ)等軟硬件的虛擬化，再利用這些虛擬化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用程序，展開現(xiàn)有成人教育檔案信息的資源合理配置、并行運(yùn)算處理，可以滿足不同用戶多元化的任務(wù)請求。當(dāng)前市面上存在VMware、hypervisor、XEN等虛擬化平臺，多種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序在虛擬化環(huán)境中的運(yùn)行，能夠有效實(shí)現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)的批處理、存儲(chǔ)管理。

3.2 數(shù)據(jù)分析與可視化技術(shù)

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對高校成人教育檔案信息作出處理分析，是指通過響應(yīng)不同用戶的檔案數(shù)據(jù)分析請求，在云計(jì)算系統(tǒng)內(nèi)開展虛擬資源節(jié)點(diǎn)分配、動(dòng)態(tài)任務(wù)調(diào)度，以完成海量化的檔案數(shù)據(jù)資源服務(wù)請求。而且與傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)相比，大數(shù)據(jù)云計(jì)算的機(jī)器學(xué)習(xí)模型更智能化，可以針對不同的數(shù)據(jù)處理需求，對虛擬機(jī)服務(wù)器進(jìn)行動(dòng)態(tài)的資源調(diào)用、任務(wù)分配，以保證大規(guī)模虛擬化服務(wù)器集群的充分利用。在完成成人教育檔案信息的分析處理后，將其存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)倉庫之中，之后再使用ER建模、關(guān)系建?；蚓S度建模技術(shù)，展開數(shù)字成教檔案信息的可視化展示，幫助用戶更加快速進(jìn)行檔案資源的檢索、瀏覽與下載操作。

3.3 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與能耗管理技術(shù)

云計(jì)算服務(wù)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、資源管理技術(shù)，主要借助于網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、應(yīng)用程序、Web資源等軟硬件，以及可擴(kuò)展的功能服務(wù)軟件，對電子化檔案數(shù)據(jù)作出抽取、清洗、轉(zhuǎn)換、加載（ETL），并在不同虛擬資源節(jié)點(diǎn)中實(shí)現(xiàn)任務(wù)動(dòng)態(tài)分配、并行計(jì)算，其在檔案數(shù)據(jù)處理、資源存儲(chǔ)及管理方面更加方便快捷，不同類別的檔案數(shù)據(jù)被存儲(chǔ)于獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)單元。因而相比于傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)的檔案數(shù)據(jù)分類歸檔、存儲(chǔ)管理模式而言，大數(shù)據(jù)云服務(wù)存儲(chǔ)技術(shù)在軟硬件虛擬化、資源整合與任務(wù)調(diào)度中，其有著更大的靈活性、動(dòng)態(tài)性，可以保證某一云服務(wù)器發(fā)生故障后，仍能維持后臺數(shù)據(jù)庫信息處理、存儲(chǔ)的正常運(yùn)行。而大數(shù)據(jù)云計(jì)算平臺的能耗管理，則是根據(jù)用戶差異化的信息處理請求，對現(xiàn)有虛擬機(jī)服務(wù)器進(jìn)行資源池分區(qū)、并行運(yùn)算，以降低虛擬環(huán)境中的系統(tǒng)資源利用率，大大降低網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算平臺的能耗。

4 高校成人教育檔案規(guī)范化管理策略研究

4.1 加強(qiáng)成教檔案規(guī)范化管理的服務(wù)理念

隨著高等院校成人教育專業(yè)學(xué)生的不斷增多，多種不同類別、數(shù)量龐大的檔案材料內(nèi)容，開始出現(xiàn)在院系的行政管理部門，包括招生指標(biāo)、入學(xué)成績、人事信息登記、財(cái)務(wù)核算，以及教師教學(xué)大綱、學(xué)生學(xué)習(xí)與考試內(nèi)容、畢業(yè)或退學(xué)證明、就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)等檔案資料信息。面對海量化的成人教育檔案資源，高校領(lǐng)導(dǎo)要對行政管理人員展開培訓(xùn)教育，培養(yǎng)相關(guān)檔案管理人員專業(yè)的服務(wù)理念，不僅要做好最基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案搜集、統(tǒng)計(jì)分類、上傳存儲(chǔ)，還要根據(jù)不同校內(nèi)用戶的實(shí)際成教檔案需求，提供檔案信息登記、資源檢索、調(diào)入調(diào)出、查閱復(fù)制等多方面的服務(wù)。特別對于成人教育學(xué)生群體的檔案管理服務(wù)，高?？梢酝ㄟ^實(shí)地行政事務(wù)辦理、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程在線服務(wù)，對學(xué)生開展學(xué)籍證明、畢業(yè)證書或?qū)W位證書，以及其他檔案資料的調(diào)取、管理服務(wù)。

4.2 搭建網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)成教檔案管理信息平臺

大數(shù)據(jù)及云計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息軟件等的快速發(fā)展，為新時(shí)期成教檔案管理提供改革創(chuàng)新機(jī)遇，數(shù)字化、信息化成為高校成教檔案管理的發(fā)展趨勢。因此依托于國家財(cái)政下?lián)艿慕逃虒W(xué)資金，對高?，F(xiàn)有的檔案管理網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、檔案管理人員進(jìn)行完善，構(gòu)建大數(shù)據(jù)云服務(wù)成教檔案管理平臺，可以最大程度優(yōu)化成人教育的檔案管理流程。如在高校學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，通過聘請專業(yè)的網(wǎng)站開發(fā)與運(yùn)維人員，對不同院系的成教學(xué)藉檔案管理頁面進(jìn)行開發(fā)建設(shè)，包括其中各項(xiàng)系統(tǒng)功能模塊、服務(wù)頁面的完善。之后將構(gòu)建好的成教學(xué)藉檔案管理軟件，與網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算平臺形成對接，由大數(shù)據(jù)云服務(wù)平臺為其提供任務(wù)請求、數(shù)據(jù)信息處理、檔案資料存儲(chǔ)等服務(wù)，并由專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)云平臺運(yùn)營維護(hù)人員，定期對整個(gè)成人教育檔案管理系統(tǒng)作出維護(hù)，以保證數(shù)字化成教檔案的規(guī)范管理。

4.3 完善成教檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力

在成人教育檔案管理不斷規(guī)范化的形勢下，高校也應(yīng)圍繞檔案管理人員的專業(yè)教育，對其進(jìn)行大數(shù)據(jù)云平臺檔案管理方式、網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件的操控培訓(xùn)。首先，要根據(jù)教師、學(xué)生有關(guān)成人教育檔案資源的服務(wù)需求，對其中檔案數(shù)據(jù)信息的搜集、統(tǒng)計(jì)分析、調(diào)入調(diào)出與存儲(chǔ)等流程，作出科學(xué)化、規(guī)范化的操作培訓(xùn)，培養(yǎng)學(xué)生在參與成教檔案管理中的責(zé)任意識、專業(yè)素質(zhì)。其次，面對海量化的行政檔案、教育教學(xué)檔案管理任務(wù)，高校領(lǐng)導(dǎo)要對不同部門的檔案管理職責(zé)作出劃分，建構(gòu)層級式的檔案管理服務(wù)體系，引導(dǎo)檔案管理人員協(xié)同合作，開展不同院系專業(yè)、不同類目的檔案信息管理活動(dòng)，切實(shí)提升成人教育檔案管理效率和管理質(zhì)量，滿足廣大師生群體多樣化、個(gè)性化的檔案管理服務(wù)需求。

5 結(jié)語

高校成人教育檔案管理，與全日制教育的檔案管理之間存在差別，其中最重要一點(diǎn)是應(yīng)改革傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式。通過引入行政管理的財(cái)政建設(shè)資金，搭建網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理的云計(jì)算平臺，開發(fā)行政檔案、教育教學(xué)檔案一體化的網(wǎng)絡(luò)管理軟件，可以減少檔案信息管理中的人力資源、財(cái)政資金支出，實(shí)現(xiàn)對海量成教檔案數(shù)據(jù)的即時(shí)搜集、統(tǒng)計(jì)運(yùn)算與維護(hù)管理，逐步推進(jìn)不同類別成人教育檔案的信息自動(dòng)化、規(guī)范化管理。

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作者簡介

黃澤晶（1977-），女，苗族，湖南懷化市人，碩士，湖南醫(yī)藥學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院檔案員，研究方向：檔案管理。