企業(yè)采購(gòu)的內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制研究

張靜

摘 要：本文以企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)控工作為研究對(duì)象，對(duì)其具體執(zhí)行中的流程設(shè)計(jì)與控制要點(diǎn)進(jìn)行分析。通過(guò)對(duì)基本流程與控制關(guān)鍵點(diǎn)簡(jiǎn)要概述，總結(jié)企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控工作的發(fā)展現(xiàn)狀條件，并從中整理出影響企業(yè)內(nèi)控優(yōu)化的具體問(wèn)題。由此，將問(wèn)題作為引導(dǎo)，在采購(gòu)計(jì)劃、產(chǎn)品質(zhì)價(jià)比、內(nèi)控合同、票據(jù)審查等工作的執(zhí)行方法上，分析具體工作方案的執(zhí)行力度，以此保證企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控工作的優(yōu)化，為相關(guān)理論研究與實(shí)踐操作提供參考材料。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制 ?采購(gòu) ?流程設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2020）02（a）--02

企業(yè)采購(gòu)工作是執(zhí)行內(nèi)控管理的重要環(huán)節(jié)，而從其自身工作內(nèi)容上，也需要借助內(nèi)部控制的管理優(yōu)勢(shì)，保證自身的工作執(zhí)行的有效性，提高整體工作體系的發(fā)展水平。尤其在市場(chǎng)外部競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)環(huán)境中，這種企業(yè)內(nèi)部的管理?xiàng)l件，也逐漸成為影響企業(yè)發(fā)展穩(wěn)定性的關(guān)鍵內(nèi)容，需要得到企業(yè)決策者的高度關(guān)注重點(diǎn)控制。而為了更好地保證采購(gòu)內(nèi)控工作的執(zhí)行效果，應(yīng)對(duì)其執(zhí)行過(guò)程中的基本程序進(jìn)行分析，并在內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)上，保證整體技術(shù)的執(zhí)行效果。

1 采購(gòu)內(nèi)控流程與關(guān)鍵點(diǎn)

企業(yè)采購(gòu)內(nèi)容工作，應(yīng)從整體工作流程中，總結(jié)出幾個(gè)重要的關(guān)鍵控制點(diǎn)，在首先完成此類控制點(diǎn)管理方式升級(jí)的同時(shí)，逐漸加深并擴(kuò)大管理覆蓋效果，以此逐漸將內(nèi)控工作擴(kuò)散到整體的業(yè)務(wù)體系中，以此保證其對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)與發(fā)展的正向影響條件。而落實(shí)到具體的工作內(nèi)容上，企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)，可以根據(jù)流程步驟總結(jié)出以下四點(diǎn)關(guān)鍵控制點(diǎn)。

1.1 采購(gòu)活動(dòng)的申請(qǐng)與審批

這一工作內(nèi)容，屬于企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的開(kāi)端，是在企業(yè)相關(guān)采購(gòu)申請(qǐng)制度影響下的關(guān)鍵內(nèi)容。在企業(yè)各部門的運(yùn)行與生產(chǎn)活動(dòng)中，根據(jù)自身相應(yīng)的采購(gòu)權(quán)，確認(rèn)采購(gòu)的基本流程。例如，在某便利公司的采購(gòu)活動(dòng)中，應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際的采購(gòu)需要來(lái)填寫采購(gòu)活動(dòng)的清單明細(xì)，在所需采購(gòu)物品的種類、數(shù)量、出貨時(shí)間、到貨時(shí)間等內(nèi)容上，保證整體采購(gòu)申請(qǐng)的完整性，并在相關(guān)部門的審批認(rèn)證后，才能進(jìn)行后續(xù)的采購(gòu)操作。

1.2 對(duì)于供應(yīng)商的選擇

在采購(gòu)過(guò)程中，面臨市場(chǎng)化的社會(huì)環(huán)境，需要在采購(gòu)活動(dòng)中，對(duì)于供貨商的商品條件進(jìn)行分析，并在對(duì)比其價(jià)格與質(zhì)量數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上，對(duì)大批量的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行貿(mào)易商談，以保證雙方的貿(mào)易利潤(rùn)。執(zhí)行上，需要對(duì)供貨商的市場(chǎng)風(fēng)評(píng)作出分析，在判斷其產(chǎn)品質(zhì)量與信譽(yù)條件的基礎(chǔ)上，向企業(yè)的上級(jí)決策領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，在其簽字確認(rèn)后，完成采購(gòu)工作。在此過(guò)程中相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)進(jìn)行回避，以此來(lái)規(guī)避采購(gòu)過(guò)程中的舞弊行為。

1.3 物資驗(yàn)收

在采購(gòu)活動(dòng)中，需要對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。在確定到貨物品與采購(gòu)貨物商品信息的一致性，并在倉(cāng)儲(chǔ)物流的驗(yàn)證管理程序內(nèi)，對(duì)具體配送車輛的單據(jù)與貨物進(jìn)行對(duì)照，確認(rèn)無(wú)誤并簽字接收后，將這一憑證作為內(nèi)控的重要依據(jù)入檔管理。

1.4 票據(jù)管理與款項(xiàng)支付

在完成前期系列性的管理工作后，需要對(duì)每一流程步驟中產(chǎn)生的票據(jù)資料進(jìn)行系統(tǒng)收儲(chǔ)，以此為后期的財(cái)務(wù)賬款核對(duì)與支付提供基礎(chǔ)憑證。同時(shí)，通過(guò)對(duì)于票據(jù)的管理，也可以保證采購(gòu)內(nèi)控工作與實(shí)際貨物流動(dòng)保持互不干擾狀態(tài)。在具體工作方法上，需要在采購(gòu)發(fā)票記錄進(jìn)賬目之前，由財(cái)務(wù)部門的工作人員，對(duì)具體發(fā)票信息與相關(guān)憑證進(jìn)行審核，以此保證財(cái)務(wù)資料與實(shí)際發(fā)生采購(gòu)行為的對(duì)應(yīng)狀態(tài)，并確定具體操作手續(xù)是否合乎基本流程規(guī)定，并按照相關(guān)法律內(nèi)容與合同約定形式，進(jìn)行后續(xù)款項(xiàng)的兌付，完成整體采購(gòu)內(nèi)控與財(cái)務(wù)管理工作。

2 企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控工作中存在的客觀問(wèn)題

企業(yè)采購(gòu)工作中，存在多項(xiàng)問(wèn)題，需要進(jìn)行系統(tǒng)化的完善，以此保證企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)容運(yùn)行管理的執(zhí)行效果。而其中表現(xiàn)最為典型的，可以大致總結(jié)為以下三個(gè)方面。

2.1 采購(gòu)管理制度不健全

我國(guó)當(dāng)前市場(chǎng)條件下，企業(yè)管理制度并不健全，并主要表現(xiàn)在企業(yè)采購(gòu)資金與規(guī)模的非限制條件上，嚴(yán)重地影響了企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的計(jì)劃性，經(jīng)常發(fā)生過(guò)度采購(gòu)積壓庫(kù)存的問(wèn)題。同時(shí)，在開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)的過(guò)程中，即便是在企業(yè)范圍內(nèi)，也沒(méi)有做出統(tǒng)一性的規(guī)范，無(wú)法針對(duì)采購(gòu)行為，形成規(guī)范化的管理控制，為整體運(yùn)行發(fā)展造成了負(fù)面影響。

2.2 報(bào)銷制度不真實(shí)

財(cái)務(wù)報(bào)銷內(nèi)容不真實(shí)的問(wèn)題，在我國(guó)十分常見(jiàn)，在不同行業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)中，有著差異化的表現(xiàn)形式。而這一現(xiàn)象，也會(huì)對(duì)采購(gòu)的內(nèi)控管理工作造成負(fù)面影響，并限制其規(guī)范化的發(fā)展條件。

2.3 企業(yè)內(nèi)部控制制度缺失

企業(yè)內(nèi)部控制工作，是在市場(chǎng)化實(shí)現(xiàn)一定規(guī)模后，才逐漸興起的管理策略，在實(shí)際企業(yè)的管理應(yīng)用中，尚處在探索與實(shí)踐階段，并沒(méi)有形成完整的應(yīng)用體系與規(guī)范性內(nèi)容。由此，即便是公司形成了內(nèi)控管理制度，但在實(shí)際控制效果上，也不能適應(yīng)現(xiàn)階段的復(fù)雜管理?xiàng)l件，無(wú)法發(fā)揮會(huì)計(jì)部門崗位人員在審計(jì)內(nèi)控工作中應(yīng)有的管理優(yōu)勢(shì)。

3 優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控的執(zhí)行方法

3.1 制訂符合需求方向的產(chǎn)品采購(gòu)計(jì)劃

計(jì)劃性管理策略，是控制企業(yè)采購(gòu)總量的有效方案，可以在一定程度上，限制企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的無(wú)序性問(wèn)題，并使其適應(yīng)企業(yè)的銷售發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)整體企業(yè)運(yùn)營(yíng)的協(xié)調(diào)性發(fā)展。而對(duì)于企業(yè)采購(gòu)工作的內(nèi)部控制，需形成明確的需求方向采購(gòu)計(jì)劃，并在管理上，形成規(guī)范化模式，以此保證采購(gòu)行為的執(zhí)行狀態(tài)。

例如，某便利公司商品部在商品配送管理上應(yīng)考慮多與運(yùn)營(yíng)部溝通，就不同門店的商圈類型和銷售情況來(lái)確定商品配送方案。同時(shí)，對(duì)于統(tǒng)配商品的數(shù)量也應(yīng)謹(jǐn)慎確定。并在市場(chǎng)價(jià)格信息與庫(kù)存現(xiàn)有儲(chǔ)量?jī)蓚€(gè)方面，制訂具體的采購(gòu)計(jì)劃。將此計(jì)劃遞交公司負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，得到簽字批復(fù)才能執(zhí)行具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)。同時(shí)，這種規(guī)范化的執(zhí)行方案，也是保證采購(gòu)內(nèi)控執(zhí)行效果的有效途徑。

3.2 提高產(chǎn)品質(zhì)價(jià)比審查地位

市場(chǎng)的復(fù)雜性是瞬息萬(wàn)變的，當(dāng)企業(yè)采購(gòu)部門獲取物資采購(gòu)計(jì)劃之后，需要對(duì)市場(chǎng)情況進(jìn)行調(diào)查分析，這不僅是執(zhí)行采購(gòu)工作的基礎(chǔ)條件，也是對(duì)采購(gòu)內(nèi)容的關(guān)鍵要求。例如，在某便利公司進(jìn)行特定商品采購(gòu)的過(guò)程中，要根據(jù)每件銷售商品的客觀銷量，在綜合評(píng)估具體商品市場(chǎng)周期性特征的前提下，制定這一階段的采購(gòu)總量。而對(duì)于同質(zhì)商品，則需要對(duì)其品牌與質(zhì)價(jià)比內(nèi)容作出分析，在評(píng)估供應(yīng)商品牌能力與商品質(zhì)量的同時(shí)，將其與同類型或同價(jià)格的商品進(jìn)行對(duì)照，并將采集到的對(duì)照信息遞交到公司內(nèi)部管理層，經(jīng)過(guò)其授權(quán)確認(rèn)后，再完成后續(xù)的商品采購(gòu)活動(dòng)。

3.3 加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)控合同規(guī)范性

合同是執(zhí)行采購(gòu)工作的基礎(chǔ)，也是內(nèi)控工作執(zhí)行過(guò)程中的重要參照條件。在企業(yè)的采購(gòu)內(nèi)控工作中，需要對(duì)相應(yīng)的合同文件進(jìn)行重點(diǎn)分析，從而在保證對(duì)于采購(gòu)數(shù)額與采購(gòu)內(nèi)容的控制管理狀態(tài)。注意，對(duì)于未經(jīng)過(guò)采購(gòu)監(jiān)督審計(jì)部門批復(fù)的合同內(nèi)容，財(cái)務(wù)部門無(wú)權(quán)限進(jìn)行兌付，并不準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行結(jié)算處理。

例如，在某便利公司的實(shí)務(wù)工作中，某次，同某供應(yīng)商簽訂的“委托銷售協(xié)議補(bǔ)充條款”中，并沒(méi)有其公司法人代表的公章，僅有企業(yè)公章。爭(zhēng)議條件，就屬于典型的合同信息內(nèi)容不完整，需要由相關(guān)工作人員對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行修正，以此保證合同的有效性。

又如，同樣在某便利公司的商品設(shè)計(jì)工作中，同某供應(yīng)商的“供應(yīng)商銷售情況及續(xù)簽合同洽談審批表”中，帶有“周年慶費(fèi)用5000元”這一項(xiàng)目。但在具體的合同內(nèi)容上，并沒(méi)有涉及這一條款內(nèi)容的信息。同時(shí)，在具體合同信息中，也未對(duì)商品的實(shí)際價(jià)格作出具體承諾，反而在合同內(nèi)容上，注明了“供應(yīng)商給某便利公司的價(jià)格以以上承諾為準(zhǔn)，如供應(yīng)商違反上述承諾，則支付違約金壹拾萬(wàn)元”的信息。在沒(méi)有承諾商品價(jià)格的前提下，即便是供應(yīng)商的價(jià)格存在問(wèn)題，對(duì)于公司的違約金，也無(wú)法有效地兌現(xiàn)，所以，這一合同內(nèi)容也存在不完整的特征，并不具備相應(yīng)的法律約束力。

3.4 落實(shí)企業(yè)采購(gòu)商品質(zhì)量的審查工作

強(qiáng)化采購(gòu)物資的質(zhì)量檢查，需要在物資入庫(kù)前，進(jìn)行細(xì)致的質(zhì)量檢查，并執(zhí)行事中監(jiān)管的執(zhí)行計(jì)劃，在完成外觀檢查工作的基礎(chǔ)上，由內(nèi)控監(jiān)管部門與物資使用部門進(jìn)行協(xié)同檢查，保證商品基本的使用與銷售狀態(tài)。同時(shí)，還需將具體的檢查分析單據(jù)遞交給內(nèi)控審核部門，以此保證檢查分析的有效性與管理規(guī)范狀態(tài)。

3.5 完善企業(yè)審查會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

現(xiàn)代化的企業(yè)審查管理，在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作中，形成了完整的信息化工作系統(tǒng)。在實(shí)務(wù)操作中，需要對(duì)具體工作環(huán)節(jié)上的操作票據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存管理，并在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息與影印數(shù)據(jù)資料的同時(shí)，完成對(duì)于采購(gòu)工作行為各執(zhí)行步驟的說(shuō)明與確定。而將具體購(gòu)貨發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告、運(yùn)輸單據(jù)、入庫(kù)證明等單據(jù)信息作為有效的管理?xiàng)l件，也可以將每一種采購(gòu)貨物的具體流動(dòng)途徑進(jìn)行說(shuō)明，使企業(yè)的內(nèi)控管理工作得到維護(hù)。

3.6 建立采購(gòu)崗位輪換工作制度

為了提高企業(yè)采購(gòu)工作的內(nèi)控工作質(zhì)量，還需要得到人資制度內(nèi)容的配合。方法上，通過(guò)人資制度中設(shè)定的采購(gòu)崗位輪換制度，避免工作人員長(zhǎng)期處于一個(gè)固定的崗位上，而產(chǎn)生思想與行為上的惰性問(wèn)題，并降低出現(xiàn)廉潔風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的概率，保證采購(gòu)內(nèi)控工作制度的執(zhí)行效果。

注意，在執(zhí)行這一制度的基礎(chǔ)上，務(wù)必要保證具體采購(gòu)工作形成了完整的崗位工作方法規(guī)范，可以對(duì)實(shí)務(wù)操作的崗位工作人員，形成有效的方法指導(dǎo)。經(jīng)過(guò)這種崗位工作固定而人員流動(dòng)運(yùn)行模式，可以更好地保證內(nèi)控管理的執(zhí)行效果。另外，從企業(yè)的角度出發(fā)，通過(guò)業(yè)務(wù)人員的調(diào)換，可以讓合作商明確其與企業(yè)合作的條件，而并非與業(yè)務(wù)人員合作，以此更好地保證供貨質(zhì)量，贏得企業(yè)的信任與選擇，保持長(zhǎng)期合作關(guān)系。

3.7 形成系統(tǒng)內(nèi)控工作審查體系

形成完整的內(nèi)控審查體系，可以對(duì)內(nèi)控工作的執(zhí)行情況進(jìn)行具體且細(xì)致的監(jiān)督管理，并在多部門聯(lián)合辦公的條件下，減少采購(gòu)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)性問(wèn)題。方法上，可通過(guò)與采購(gòu)部門的聯(lián)合，形成供應(yīng)商的準(zhǔn)入機(jī)制，并通過(guò)細(xì)化的考核方法，篩選市場(chǎng)環(huán)境中的供應(yīng)商，在對(duì)其生產(chǎn)能力、銷售水平、市場(chǎng)信譽(yù)等綜合性信息進(jìn)行系統(tǒng)化評(píng)估的基礎(chǔ)上，確保合作的有效性，以此保證自身采購(gòu)商品的質(zhì)量條件，進(jìn)而達(dá)到優(yōu)化自身發(fā)展的管理目標(biāo)，使采購(gòu)內(nèi)控工作的應(yīng)用價(jià)值得到延伸。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)采供的內(nèi)控管理工作，是保證企業(yè)正常運(yùn)行的重要條件，也是保證企業(yè)盈利水平、優(yōu)化市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)條件的重要組成部分。針對(duì)這一重要內(nèi)容，需要在企業(yè)的內(nèi)控信息中，形成系統(tǒng)化的管理，在清晰規(guī)整企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程的基礎(chǔ)上，保證企業(yè)運(yùn)行發(fā)展?fàn)顟B(tài)，并在執(zhí)行策略上，針對(duì)性地處理實(shí)際采購(gòu)內(nèi)控中存在的局限性問(wèn)題，使整體的采購(gòu)內(nèi)控工作，可以發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值作用，為企業(yè)的持續(xù)性健康發(fā)展提供基礎(chǔ)性的動(dòng)力條件。

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