高校研究生人事檔案管理模式探析
——以42所雙一流高校為例

文/李玉珂 張小軍

筆者借助網(wǎng)絡(luò)調(diào)研、電話(huà)調(diào)查、實(shí)地走訪(fǎng)等方式，對(duì)42所雙一流高校的研究生人事檔案管理工作開(kāi)展調(diào)查研究。通過(guò)分析實(shí)踐中“行政職能部門(mén)主管”、“檔案部門(mén)主管”“學(xué)院主管”三種具體管理方式，對(duì)比不同管理方式的優(yōu)點(diǎn)及不足，針對(duì)尚未招收研究生或即將大量招收研究生的高校，提出應(yīng)未雨綢繆，在管理初期“明確主管部門(mén)、學(xué)院協(xié)助”“配備專(zhuān)職人員”及“優(yōu)化管理?xiàng)l件”的建議

研究生人事檔案作為學(xué)生檔案的一種，是以研究生個(gè)人為單位，記錄其在求學(xué)期間直接形成的，反映其學(xué)習(xí)、生活、就業(yè)等各方面信息的總和，是其步入社會(huì)的身份證明，也是社會(huì)選人、用人的重要依據(jù)[1]。而近年來(lái)，隨著高校研究生招生規(guī)模擴(kuò)大、學(xué)制加長(zhǎng)等新舉措，研究生人事檔案管理問(wèn)題逐漸凸顯，甚至存在因相關(guān)材料缺失或轉(zhuǎn)遞信息錯(cuò)誤而影響畢業(yè)生順利入職的狀況，且當(dāng)前尚未出臺(tái)相關(guān)文件，專(zhuān)門(mén)規(guī)范研究生人事檔案管理[2]?；诖耍P者在探究“42所雙一流高?！毖芯可耸聶n案管理的基礎(chǔ)上，對(duì)比分析其優(yōu)勢(shì)及劣勢(shì)，以促進(jìn)一般普通高校研究生人事檔案管理工作的規(guī)范化與科學(xué)化。

一、考察主體與樣本

1.考察主體

目前，我國(guó)一般普通高校的招生層次分為專(zhuān)科、本科、研究生。而本文之所以選擇研究生人事檔案管理作為研究對(duì)象，主要原因在于：

1.1 收集渠道更多元

當(dāng)前，高校招錄研究生一般通過(guò)全國(guó)統(tǒng)考、保送、錄取審核等形式，培養(yǎng)研究生通過(guò)本碩連讀、碩博連讀、直博、委培、定向、聯(lián)合培養(yǎng)等方式。伴隨招錄形式、培養(yǎng)方式的多元化，研究生新生檔案收集渠道更多元。一般來(lái)說(shuō)，社會(huì)考生、外?？忌虮Ｋ蜕淙耸聶n案大多通過(guò)機(jī)要通道、EMS 或其他快遞郵寄，時(shí)間持續(xù)長(zhǎng)，每年4-9 月陸續(xù)接收；本校保研生需從本科院（系）接轉(zhuǎn)；定向、委培、聯(lián)合培養(yǎng)（導(dǎo)師非我校）等其他形式的考生不需要調(diào)入檔案[3]。

1.2 管理方式多樣

首先，研究生人事檔案包含材料更多；其次，研究生由于存在碩博連讀、提前攻博、博士學(xué)制加長(zhǎng)、碩士、博士點(diǎn)撤銷(xiāo)、新增等多種原因，管理頭緒繁雜。如碩博連讀生進(jìn)入博士階段，檔案需從碩士檔案庫(kù)中抽取，重新排架，以配合學(xué)生不同求學(xué)階段其身份的變動(dòng)。

1.3 利用率高、工作量大

就日常利用而言，研究生人事檔案中的成績(jī)單，作為申博、出國(guó)深造的一項(xiàng)證明，經(jīng)常被學(xué)生本人查閱利用；同時(shí)，伴隨招生規(guī)模擴(kuò)大、就業(yè)形勢(shì)嚴(yán)峻，不僅學(xué)生畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞工作任務(wù)量劇增[4]，且畢業(yè)生緩派檔案堆積數(shù)量越來(lái)越多，管理人員不足、庫(kù)房容量小的壓力愈發(fā)凸顯。

因此，鑒于研究生人事檔案管理的特殊性，為更好規(guī)范并提升研究生人事檔案管理水平，筆者選取了研究生人事檔案管理作為本次考察主體。

2.考察樣本

雙一流高校是我國(guó)為躋身世界一流辦學(xué)陣營(yíng)，進(jìn)一步提升高校建設(shè)水平與辦學(xué)質(zhì)量，在全國(guó)范圍內(nèi)評(píng)選的42 所高校，其發(fā)展規(guī)模、整體水平在國(guó)內(nèi)名列前茅。而研究生人事檔案管理工作，只有在研究生體量大、院系設(shè)置繁多的形勢(shì)下問(wèn)題才會(huì)凸顯。因此，選取雙一流高校作為本次考察樣本，具有代表性和可借鑒性，能總結(jié)出當(dāng)前我國(guó)高校研究生人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，并為一般普通高校提供切實(shí)可行、符合實(shí)際、可借鑒的管理經(jīng)驗(yàn)[5]。

筆者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)研、電話(huà)采訪(fǎng)以及實(shí)地走訪(fǎng)等多種形式，對(duì)全國(guó)42所雙一流高校開(kāi)展調(diào)研，調(diào)研內(nèi)容主要涵蓋管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理方式等方面，調(diào)研時(shí)間為2019年8月20日至2019年10月10日。

二、調(diào)查結(jié)果與分析

筆者從管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理方式兩方面對(duì)高校研究生檔案管理模式進(jìn)行分析研究。

1.管理機(jī)構(gòu)設(shè)置

管理機(jī)構(gòu)設(shè)置直接關(guān)系到研究生人事檔案管理水平的高低。但根據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，盡管處于同一地理區(qū)域、同一省份的高校，歸口管理機(jī)構(gòu)設(shè)置也各不相同。

1.1 行政職能部門(mén)主管

如表1 所示，由行政職能部門(mén)主管研究生人事檔案管理工作的雙一流高校數(shù)量較多，占比較高，共20 所，占比 48%。此處所指的行政職能部門(mén)主要包括：研究生院、學(xué)生工作處、人事處、研工部、就業(yè)指導(dǎo)中心、招生就業(yè)處六個(gè)部門(mén)，這些部門(mén)與學(xué)生關(guān)系密切。之所以會(huì)出現(xiàn)不同行政職能部門(mén)主管的狀況，與各高校自身發(fā)展息息相關(guān)。但也從側(cè)面反映了當(dāng)前尚未出臺(tái)相關(guān)規(guī)定，規(guī)范研究生人事檔案管理機(jī)構(gòu)，各高校各自為政。

1.2 檔案部門(mén)主管

檔案部門(mén)作為檔案管理的專(zhuān)門(mén)性機(jī)構(gòu)，其占比狀況卻并不樂(lè)觀(guān)，僅有13 所高校，占比31%，如表1 所示。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，由檔案館主管研究生人事檔案管理的高校，大多設(shè)專(zhuān)門(mén)的人事檔案室或?qū)W生檔案室，人員配備1-5 人不等，雖具備一定的專(zhuān)業(yè)性與規(guī)范性，但伴隨招生規(guī)模擴(kuò)大，檔案數(shù)量激增，檔案部門(mén)存在人員配備緊張、庫(kù)房空間不足的現(xiàn)狀。

1.3 學(xué)院主管

由學(xué)院主管研究生人事檔案管理工作的高校共9 所，占比21%，如表1 所示。根據(jù)調(diào)查，由學(xué)院主管的高校，大多由院系輔導(dǎo)員主管該項(xiàng)工作，而輔導(dǎo)員作為全面輔導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)、生活的教師，日常事務(wù)性工作比較多。當(dāng)另需兼顧研究生人事檔案管理工作時(shí)，往往力不從心，工作壓力較大，管理水平尚需提高。

1.4 分析

在調(diào)查中，單獨(dú)由檔案部門(mén)或?qū)W院主管的高校，大多由于高校招收研究生之初，學(xué)生數(shù)量少、招生渠道單一，僅需一個(gè)機(jī)構(gòu)單獨(dú)管理便可輕松完成這項(xiàng)工作。但應(yīng)引起重視的是，伴隨高校招生規(guī)模擴(kuò)大、招生渠道增多，由單一機(jī)構(gòu)獨(dú)自管理的劣勢(shì)會(huì)逐漸凸顯，或是人力、庫(kù)房壓力較大，或是不具備專(zhuān)職的管理人員及專(zhuān)門(mén)的管理?xiàng)l件。

筆者呼吁未招收或即將大量招收研究生的高校，應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，預(yù)估今后研究生招生數(shù)量及規(guī)模，合理設(shè)置管理機(jī)構(gòu)及人員配備，出臺(tái)相關(guān)文件，促進(jìn)高校研究生人事檔案管理工作的規(guī)范化與科學(xué)化。

（見(jiàn)表1.高校研究生人事檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置一覽表）

2.管理方式

不同部門(mén)主管下的研究生人事檔案管理工作，各自的管理方式也存在差異。

2.1 主管部門(mén)管理，學(xué)院協(xié)助

主管部門(mén)管理，學(xué)院協(xié)助的形式是當(dāng)前20 所行政職能部門(mén)主管，以及11 所檔案部門(mén)（除中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)、西北農(nóng)林科技大學(xué)）主管下的具體管理方式。

（1）收集與歸檔：學(xué)院負(fù)責(zé)收集應(yīng)調(diào)檔入校的新生檔案工作，并確保新生檔案數(shù)量齊全及內(nèi)容完整，并移交至相應(yīng)主管部門(mén)；

（2）保管與利用：主管部門(mén)專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)在校研究生檔案的日常管理、維護(hù)以及提供利用工作。各學(xué)院或研究生個(gè)人查閱相關(guān)內(nèi)容，需到主管部門(mén)查閱；

（3）轉(zhuǎn)遞：學(xué)院統(tǒng)計(jì)畢業(yè)生去向信息，并提供給主管部門(mén)。主管部門(mén)負(fù)責(zé)具體的畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)遞工作[6]。

2.2 檔案部門(mén)管理

當(dāng)前，僅有2 所高校采取此種管理方式：中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)和西北農(nóng)林科技大學(xué)。但作為一種特殊管理方式，應(yīng)當(dāng)在研究生招生規(guī)模逐漸擴(kuò)大的趨勢(shì)下引起重視。

收集與歸檔：檔案部門(mén)4-10 月陸續(xù)接收新生檔案，新生到校注冊(cè)后，分院系、按學(xué)生學(xué)號(hào)整理上架。

保管與利用：檔案部門(mén)負(fù)責(zé)在校生檔案的日常管理、提供利用工作；

轉(zhuǎn)遞：檔案館全館工作人員一同集中完成[7]。

2.3 學(xué)院管理

僅有表1 中的9 所高校采用學(xué)院管理形式。由各學(xué)院負(fù)責(zé)研究生人事檔案管理工作，大多是由各學(xué)院輔導(dǎo)員兼職負(fù)責(zé)本學(xué)院研究生檔案的接收、整理以及轉(zhuǎn)遞工作，即學(xué)校研究生人事檔案分散在各學(xué)院分別管理。

2.4 不同管理方式優(yōu)點(diǎn)及不足比較分析

如表2 所示，筆者基于不同管理方式的工作形式與管理方法，對(duì)比了優(yōu)點(diǎn)、不足。

（見(jiàn)表2.雙一流高校研究生人事檔案管理方式優(yōu)點(diǎn)及不足分析）

三、結(jié)論與討論

表1.高校研究生人事檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置一覽表

表2.雙一流高校研究生人事檔案管理方式優(yōu)點(diǎn)及不足分析

通過(guò)分析42 所雙一流高校的管理現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為主管部門(mén)管理、學(xué)院協(xié)助的方式是較好的管理方式，既避免了單一部門(mén)單打獨(dú)斗的狀況，又能適應(yīng)高校未來(lái)長(zhǎng)期發(fā)展，是一種可持續(xù)的發(fā)展模式[8]。

1.明確主管部門(mén)，學(xué)院協(xié)助

檔案部門(mén)或行政職能部門(mén)具有集中統(tǒng)一保管檔案的良好條件與專(zhuān)業(yè)人員，一般高校在實(shí)際工作中可結(jié)合自身發(fā)展情況，將此兩部門(mén)作為主管部門(mén)的首選。

推進(jìn)主管部門(mén)與學(xué)院間協(xié)作，可充分發(fā)揮各部門(mén)優(yōu)勢(shì)，減輕彼此工作壓力，因此，尚未招收研究生或即將大量招收研究生的高校，在管理初期應(yīng)當(dāng)未雨綢繆，明確各部門(mén)職責(zé)，構(gòu)建良好的溝通機(jī)制，以積極推進(jìn)部門(mén)間協(xié)作。

2.配備專(zhuān)職人員

作為一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)性工作，研究生人事檔案管理工作人員要解決學(xué)生遇到的諸多問(wèn)題，尤其是一些情況較特殊的學(xué)生，如公派留學(xué)學(xué)生、畢業(yè)未就業(yè)學(xué)生、中途退學(xué)學(xué)生等，是一項(xiàng)需要較高的業(yè)務(wù)水平以及足夠耐心的工作。但筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)高校存在兼職人員管理、人員配備不足的現(xiàn)狀，服務(wù)水平較低。高校應(yīng)根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，每管理一千份人事檔案，配備一名專(zhuān)職檔案人員，并將工作職責(zé)納入崗位責(zé)任，以提升研究生人事檔案管理工作水平[9]。

3.優(yōu)化管理?xiàng)l件

研究生人事檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間積累的重要檔案，是其就業(yè)后人事檔案的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)配備專(zhuān)門(mén)的管理庫(kù)房以及專(zhuān)門(mén)的保管條件，以確保檔案材料的安全及長(zhǎng)期保存。但筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些高校將普通教室改裝為臨時(shí)庫(kù)房，不注重溫濕度的合理配置及防蟲(chóng)防霉等工作，不符合檔案長(zhǎng)期保存的要求。因此，一般普通高校在管理研究生人事檔案材料的過(guò)程中，應(yīng)注重檔案庫(kù)房的專(zhuān)門(mén)化、溫濕度的合理配置等保管條件的及時(shí)優(yōu)化[10]。