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      踐行管理的四項職能提升企業(yè)管理水平

      2020-04-13 03:01:59袁伍琴
      現代企業(yè) 2020年3期
      關鍵詞:職能偏差崗位

      袁伍琴

      對我們每一個人來說,管理與我們的學習、工作、生活息息相關,也可以說,我們每個人都是管理者,我們需要管理自己的孩子、管理自己的健康、管理自己的財務、管理自己的時間、管理自己的團隊等;但我們也經常抱怨自己健康狀況不如前、家庭財務入不敷出、學習時間不夠用、員工工作不盡如人意……為什么會出現這樣的狀況呢?究其原由,我認為主要問題是我們不知道管理應該管什么,怎么有效管理?其實,只要我們從管理的計劃、組織、領導、控制四大職能著手,所有問題應該就可以迎刃而解了。

      一、管理職能行使的現狀

      在公司的管理工作中,特別是年初,各個管理單位和部門,各業(yè)務口子都會制定并下發(fā)年度的管理目標和工作計劃。各種工作計劃可謂洋洋灑灑、周到詳實,既有任務目標,也有月季年工作計劃,都注明了責任主體,明確了完成時間。但是,管理過程沒有業(yè)務指導跟蹤,沒有狀態(tài)檢查評價、沒有問題原因分析、沒有工作持續(xù)改進,只是到期再發(fā)通知收工作總結了事。造成如此“工作計劃很豐滿、工作效果很骨感”的管理現狀,其主要原因是沒有發(fā)揮好管理的四項職能,也就是沒有真正把握好管理究竟應該管什么、怎么管的問題。

      二、管理四項職能的管控

      1.計劃——找到要做的事情。計劃是管理的首要職能,無論大事小事,管理者都不能缺少事先的籌劃,“凡事預則立、不預則廢”就是強調計劃的重要性。計劃是在分析預測客觀的需要(外部環(huán)境)和主觀的可能性(自身條件)的基礎上,提出未來一定時期內要達到的目標及實現目標的途徑和方法。計劃工作先要做的是分析內外部環(huán)境,在對內外部環(huán)境有一個清晰認知的基礎上,為組織的發(fā)展制定一個合適的目標,所謂合適的目標,就是與組織的內部狀況相對應,與組織的外部環(huán)境相適應、組織通過一定努力可以實現的目標。當然,找到并不等于目標已經實現,重要的是制定實現行動方案。因此,管理計劃包括三個方面的工作:科學分析預測(內外部環(huán)境)、確定合適目標、制定行動方案。需要特別注意的是,只有經過論證的行動方案目標才是我們需要的目標(任務)。同時,計劃的職能告訴我們,作為管理者要樹立“途徑——目標”意識,不能只給下屬提要求、下任務,而要在為下屬指明前進方向的同時,預計可能出現的困難,指導他們找到實現途徑和方法,甚至和他們一起制定行動方案。

      2.組織——把事情交給合適的人去做。制定出切實可行的行動方案(計劃)之后,就是組織必要的人力和資源去執(zhí)行,管理的組織職能就是要安排分散的人或事物,把計劃的事情落實到不同的部門、不同的崗位,最終落實到不同的員工身上,組織工作的要點是:其一,“事事有人做、事事得其人;人人有事做、人人得其事”是組建工作團隊的基本原則,要遵循“先有目標、再有崗位、而后配人”的程序,也就是先分解、確定工作任務,再根據完成任務的需要安排合適從事這一工作的人。其二,讓團隊人員在分工中團結協(xié)作是組織工作的核心。目標是由許多具體業(yè)務組成的,一方面,不同的業(yè)務,對從業(yè)者的具體要求是不同的。因此,要根據業(yè)務的需要把業(yè)務分配給不同的人來完成。另一方面,不同的業(yè)務又是為實現統(tǒng)一的目標服務的,業(yè)務與業(yè)務之間并不是完全獨立的,而是有機聯系的,需要相互協(xié)作完成。在實際工作中,許多工作并不是一個部門、一個崗位或一個人能完成的,它離不開不同部門、崗位、人員之間的相互配合。因此,在進行任務劃分的同時,還需要明確每個部門、崗位的職權與責任,以確保各部門、各崗位之間的協(xié)調運轉。

      3.領導——讓做事的人自己會做、愿做。在制定好行動方案(計劃)、組織團隊安排好分工之后,工作任務的完成者成為決定因素。目標實施過程中,員工往往會出現動力不足(不愿做、積極性不高)、關系不和(相互扯皮或爭功)、理解出現偏差(不會做、不知道該如何去做)等情況,這些問題如果不能及時有效地解決,目標的實現就會成一句空話。此時,需要管理者對員工進行激勵、添加動力、協(xié)調關系,保證團結協(xié)同,指引方向,指導具體工作。

      具體來說,領導工作就是通過思想溝通、精神和物資激勵來調動、激發(fā)下屬的積極性和創(chuàng)造性;通過指導他們的活動,推進他們的工作,規(guī)范、協(xié)調他們的行為,解決他們的沖突。行使領導職能不是管理者什么都自己去做,而是在下屬或與下屬一起實現組織目標的過程,施展領導藝術,發(fā)揮領導影響力,使下屬心甘情愿地為組織的目標努力。一些領導者總希望下屬業(yè)務能力強、工作積極性高,但現實總不盡如人意,于是就不停地報怨“世間千里馬常有,而伯樂不常有”,換句話說,千里馬的本領需要伯樂來發(fā)掘。因此,領導者成天報怨員工不稱職是沒有用的,領導者需要做的是以伯樂的姿態(tài)對員工進行指導、激勵和協(xié)調,把每個員工都變成各自崗位上的“千里馬”。

      4.控制——確保事情按要求進行。一件事情,無論準備的多么完善,目標制定得多么切合實際,在沒有實現之前,它只是文字式的、主觀上的東西。完成工作任務的過程,總會出現意想不到的情況,這是因為制定行動方案時不可能考慮得十全十美,執(zhí)行中難免會有這樣或那樣的問題出現,更關鍵的是環(huán)境的變化無法準確預測和把握,要保證工作按既定計劃進行,就必須對實際工作過程進行監(jiān)控、檢查,將實際工作情況與既定計劃要求進行比較,一旦存在偏差,就要分析原因、糾正偏差,使實際行動與目標保持一致,這就是控制。

      管理控制就是要根據工作計劃和任務目標,設定檢查點和制定控制標準。定點對照衡量實際工作成效,如果實際工作與標準之間沒有偏差,工作繼續(xù);如果有偏差,則先分析偏差產生的原因,對于工作失誤造成的偏差,需要通過加強管理和監(jiān)督來糾正,使工作按照計劃和目標的要求繼續(xù)進行下去;如果偏差是原有計劃或標準設計不當導致的,或是由于內外部環(huán)境的變化而產生,并且其他措施都被證明無效時,則要考慮對原有的計劃或標準加以調整或修改,按照新的計劃或標準開始新一輪控制,要通過每一個管理控制點使工作偏差不斷縮小,確保組織目標的最終實現。

      三、結論

      管理的四個職能之間不是孤立的,而是相互聯系的。為了有效地實現組織的目標,需要管理計劃找到要做的事情,然后通過管理組織把這些事情交給不同的人去做,并通過管理領導讓這些人的能力適應工作要求(會做),而且愿意從事分配給他的工作(愿意做)。在這一過程中,還需要通過管理控制、確保不同的人所做的事情是按照計劃的要求進行的,管理控制發(fā)現的問題,總結出來的經驗必然會為下一個組織的目標實現積累管理經驗。行使管理的“計劃-組織-領導-控制”職能是一個PDCA循環(huán)往復的過程,發(fā)揮好管理的四個職能,我們的管理水平和能力就會不斷得到提高和增強。

      (作者單位:成都成飛會議服務有限公司)

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