加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理 努力實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

靳慶華

【摘 要】檔案管理在事業(yè)單位工作當(dāng)中是非常重要的一環(huán)，因?yàn)闄n案信息的備份是工作過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)問(wèn)題或需核查時(shí)需要進(jìn)行調(diào)動(dòng)的內(nèi)容。本文就加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，提出個(gè)人意見(jiàn)及看法。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;衛(wèi)生院;規(guī)范化

引言：

都是他們?cè)跈n案管理過(guò)程當(dāng)中一定要注重檔案的分類化管理，并結(jié)合當(dāng)前的管理模式進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的更新，通過(guò)相關(guān)的制度來(lái)規(guī)范檔案管理行為，在良好的規(guī)范化策略下，檔案管理效果定能有顯著提升。

一、衛(wèi)生院檔案管理的意義

（一）實(shí)現(xiàn)高效信息溯源

在衛(wèi)生院相關(guān)工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，每一件事情都能得到落實(shí)，且事情的進(jìn)展可以關(guān)注和回溯非常重要。所以在衛(wèi)生院檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，是可以實(shí)現(xiàn)高校信息溯源的，讓衛(wèi)生院通過(guò)完善的檔案管理制度來(lái)張信息歸檔后，信息會(huì)根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行分類整理，在需要調(diào)動(dòng)備份的信息時(shí)，可以直接在檔案這里通過(guò)相應(yīng)分類，快速實(shí)現(xiàn)信息溯源。

（二）完善綜合管理秩序

衛(wèi)生院檔案管理對(duì)于綜合管理秩序的維護(hù)也將起積極意義。因?yàn)樾l(wèi)生院檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，需要對(duì)于各類信息進(jìn)行歸納總結(jié)，將信息有序進(jìn)行整體，每當(dāng)需要抽調(diào)信息或者進(jìn)行監(jiān)管核查時(shí)，就會(huì)來(lái)檔案處進(jìn)行相關(guān)檔案的調(diào)取。而相關(guān)的檔案信息越詳盡，管理過(guò)程當(dāng)中檔案保存越完整，綜合管理秩序當(dāng)中的監(jiān)管核查，抽樣分析過(guò)程就會(huì)變得更加平穩(wěn)有序。

（三）實(shí)現(xiàn)物資的高效調(diào)配

在衛(wèi)生院建立檔案的過(guò)程當(dāng)中，物資相關(guān)檔案是非常關(guān)鍵的，每一種物資根據(jù)實(shí)際使用情況和所屬科室進(jìn)行相關(guān)的編號(hào)，可以將物資自己相關(guān)的用途及類型進(jìn)行分類。通過(guò)這樣的分類過(guò)后，物資的調(diào)配就會(huì)變得更加高效。當(dāng)需要某一類物資時(shí)，可以根據(jù)相應(yīng)的分類及實(shí)際需求定向定量的進(jìn)行物資調(diào)配，讓物資調(diào)配變得更加高效合理。

（四）助理發(fā)展規(guī)劃

對(duì)于衛(wèi)生院而言，未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃是非常重要的，而完善的檔案管理可以讓衛(wèi)生院對(duì)于現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并得出一些客觀準(zhǔn)確的結(jié)論，對(duì)未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的方向有一定的參考價(jià)值。而且在制定發(fā)展規(guī)劃的過(guò)程當(dāng)中，很多關(guān)鍵性的檔案信息也會(huì)在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行更新，所以原有信息的完整性就顯得非常重要。

（五）提升工作嚴(yán)謹(jǐn)性

衛(wèi)生院檔案管理對(duì)于提升工作嚴(yán)謹(jǐn)性也有很大幫助。如果檔案管理較好，可以實(shí)現(xiàn)分類管理，在工作當(dāng)中可以完全按照規(guī)定規(guī)程走的工作嚴(yán)謹(jǐn)性就會(huì)得到很大程度的提升。如果連檔案的管理上都存在疏漏，檔案詳細(xì)信息沒(méi)有按照相應(yīng)流程走，很容易營(yíng)造出懈怠的工作氛圍。

二、衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案更新慢

在許多衛(wèi)生院，檔案管理制度并不是特別完善，檔案更新慢的情況時(shí)有出現(xiàn)在衛(wèi)生院檔案管理學(xué)，如果檔案更新過(guò)慢，往往會(huì)導(dǎo)致檔案的信息沒(méi)有得到及時(shí)的反饋，再進(jìn)行檔案抽掉時(shí)，還是原來(lái)的檔案信息和現(xiàn)在的物品和資產(chǎn)使用情況不相符，就很容易導(dǎo)致工作。沒(méi)有辦法正常有序進(jìn)行，所以要想讓衛(wèi)生院的工作開(kāi)展更加順暢，促進(jìn)檔案在檔案更新進(jìn)度上多下功夫是非常有必要的。

（二）檔案的分類和歸納不合理

現(xiàn)在在檔案管理過(guò)程當(dāng)中，檔案的分類和歸納還存在一定問(wèn)題，因?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理規(guī)范和制度上沒(méi)辦法涵蓋所有的醫(yī)用物資，而且有些用具在分類時(shí)容易混淆，導(dǎo)致很多衛(wèi)生院在檔案分類和歸納的過(guò)程當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)一定問(wèn)題，歸錯(cuò)檔的現(xiàn)象也偶爾會(huì)發(fā)生，所以想要讓檔案的分類更加科學(xué)，相關(guān)制度的完善和衛(wèi)生院檔案管理工作的內(nèi)容培訓(xùn)和工作制度規(guī)范是需要重點(diǎn)關(guān)注的。

（三）舊檔案處理不及時(shí)

在檔案更新過(guò)程當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)有制作了新檔案，舊檔案忘記刪除的情況出現(xiàn)，當(dāng)檔案調(diào)出查詢相關(guān)信息時(shí)，會(huì)出現(xiàn)和原檔案混淆的情況出現(xiàn)，分不清哪一份檔案的信息才是更新過(guò)后的，這非常不利于衛(wèi)生院日常工作的開(kāi)展。而且在舊檔案處理的過(guò)程中，如果不及時(shí)刪除舊檔案并予以銷毀，輕則因?yàn)樾畔⒒煜龑?dǎo)致工作失誤，重則因醫(yī)用物資調(diào)配延遲，耽誤患者的診療。

（四）監(jiān)管力度不夠

在檔案管理人員操作規(guī)范化相關(guān)環(huán)節(jié)，監(jiān)管力度現(xiàn)在是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，很多檔案人員在處理檔案的過(guò)程當(dāng)中比較隨意，有信息更改時(shí)沒(méi)有按照相應(yīng)規(guī)范在檔案上進(jìn)行信息更改，導(dǎo)致有一些信息含糊不清，或者是信息統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤等現(xiàn)象的出現(xiàn)。所以，如果想要讓衛(wèi)生院檔案管理顯得更加規(guī)范化，未來(lái)加大監(jiān)管力度，讓工作人員可以明確自身的工作職責(zé)，在工作當(dāng)中恪盡職守。

（五）工作積極性差

在很多衛(wèi)生院檔案管理時(shí)容易出現(xiàn)工作進(jìn)行因差的情況出現(xiàn)，因?yàn)闄n案管理的確是很耽誤時(shí)間的，工作內(nèi)容繁瑣且枯燥，在千篇一律沒(méi)有太多新鮮事物加入的情況下，很容易導(dǎo)致金工作積極性變差，進(jìn)而影響檔案管理工作的效率隊(duì)綜合工作開(kāi)展造成影響，要想讓工作積極性得到提高，硬增長(zhǎng)員工相關(guān)培訓(xùn)，并豐富完善檔案管理制度。

三、衛(wèi)生院檔案管理規(guī)范化舉措

（一）做好相關(guān)人員檔案管理培訓(xùn)

衛(wèi)生院檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，要想讓管理更加規(guī)范化，首先要從人員抓起，要對(duì)相關(guān)的人員檔案管理培訓(xùn)進(jìn)行規(guī)范，根據(jù)各個(gè)人群帶檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題和不足做出總結(jié)，在培訓(xùn)的過(guò)程當(dāng)中更有針對(duì)性，這樣才可以讓檔案管理更符合當(dāng)前規(guī)范化要求，可以提升人員綜合素質(zhì)，讓人員在完成檔案的管理工作的過(guò)程當(dāng)中更加專業(yè)高效。

（二）增強(qiáng)監(jiān)管，系統(tǒng)把關(guān)

衛(wèi)生院檔案管理的時(shí)候，要想更加規(guī)范，監(jiān)管力度必須要加強(qiáng)，只有監(jiān)管力度比較強(qiáng)，可以系統(tǒng)地進(jìn)行把關(guān)，對(duì)于人員相關(guān)工作當(dāng)中的工作流程以及工作效果進(jìn)行系統(tǒng)性的評(píng)價(jià)，這樣才可以做到有的放矢，能夠根據(jù)實(shí)際的工作情況制定出更為合理的方案，而且還可以提升工作人員的工作效率。從綜合角度上，提升衛(wèi)生院檔案管理的規(guī)范程度，在規(guī)范化管理過(guò)程當(dāng)中，為工作開(kāi)展效率提升提供助力。

（三）增進(jìn)相關(guān)部門(mén)交流學(xué)習(xí)

有很多人在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中不知道究竟應(yīng)該如何去做，缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，這種時(shí)候可以采取增進(jìn)相關(guān)部門(mén)交流學(xué)習(xí)的方式，交流相互之間的管理經(jīng)驗(yàn)。其實(shí)在管理當(dāng)中很多東西都是互通的，一些在管理上的有效經(jīng)驗(yàn)和方法是可以通過(guò)相互交流得到管理能力的提升的，各地區(qū)的衛(wèi)生院之間也可以展開(kāi)交流學(xué)習(xí)，通過(guò)線上資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

（四）培養(yǎng)員工工作責(zé)任意識(shí)

在工作的過(guò)程當(dāng)中具有工作責(zé)任感是非常重要的。有一些員工在工作的過(guò)程當(dāng)中，因?yàn)槿狈ぷ髫?zé)任感，使得工作效率變低的情況時(shí)有出現(xiàn)。如果想讓員工在工作的過(guò)程當(dāng)中更加高效，培養(yǎng)員工工作責(zé)任意識(shí)是非常有必要的。我們可以通過(guò)日常的培訓(xùn)，管理以及考核評(píng)價(jià)制度，讓員工有自己的工作責(zé)任感，明確自己工作當(dāng)中的職責(zé)，這樣才可以通過(guò)員工自身的努力來(lái)為整體檔案管理工作開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語(yǔ)

衛(wèi)生院檔案管理到想真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，需要檔案管理人員、培訓(xùn)和監(jiān)察人員的共同努力。而以上給大家提出的規(guī)范化舉措和現(xiàn)狀分析，可以讓大家結(jié)合當(dāng)前衛(wèi)生院的實(shí)際情況，提出更合適的優(yōu)化方案，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，為衛(wèi)生院工作開(kāi)展提供良好幫助，衛(wèi)生院的發(fā)展需要大家共同努力的，一只只小思思要說(shuō)，檔案管理規(guī)范化是其中的一個(gè)縮影，實(shí)際工作中，各項(xiàng)流程都應(yīng)不斷完善規(guī)范。

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（作者單位：鄄城縣鄭營(yíng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院）