機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強(qiáng)化策略分析

摘 要：隨著信息化時(shí)代的來臨，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。目前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理模式粗放，檔案管理規(guī)范化程度不夠，管理水平難以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。本文從檔案規(guī)范化管理的重要性出發(fā)，闡述了檔案管理的主要工作內(nèi)容，分析了我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀和檔案規(guī)范化管理的強(qiáng)化策略。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;強(qiáng)化策略

檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位基本日常管理工作之一，主要包括檔案收集分類、歸納整理、價(jià)值鑒定、保管歸檔、索引編制、統(tǒng)計(jì)分析等工作內(nèi)容。檔案管理由兩個(gè)基本組成要素組成，分別是管理對象和服務(wù)對象。管理對象包括檔案實(shí)體與檔案信息，服務(wù)對象包括企事業(yè)單位、人民大眾、社會組織等檔案利用者。檔案利用者往往希望在較短時(shí)間內(nèi)得到集中、清晰、完整、規(guī)范、有序的檔案資料，而這與檔案資料雜亂、分散、量大、繁冗、無序的特點(diǎn)相矛盾。當(dāng)前，很多單位還沒有意識到檔案管理和檔案服務(wù)之間存在的深刻矛盾，阻礙了檔案的高效管理和有效利用，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平難以提升到較高的水平。在這一背景下，強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作是非常重要和緊迫的任務(wù)。

一、檔案管理基本工作內(nèi)容

1.檔案完整情況檢查。在接收一份檔案時(shí)首先檢查檔案封條、檔案專用章是否完整，開啟后逐項(xiàng)檢查干部任免審批表、四項(xiàng)審查記錄單、學(xué)歷、考核、工資、合同等材料是否齊全，對所缺材料逐項(xiàng)進(jìn)行登記、索要。對收集歸檔的材料，認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料。凡涉及干部政治歷史問題或其他重要問題上，需查清而未清的材料，交組織審查處理，在未做出結(jié)論之前不歸檔。使歸檔材料真實(shí)可靠、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備，并及時(shí)進(jìn)行掃描、錄入形成完整的電子檔案。

2.檔案整理與歸檔。將檔案按類別、分系統(tǒng)化分區(qū)域，盡量做到紙制檔案與電子檔案相一致，分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、實(shí)用的要求，并做到逐步完善各種登記薄和臺賬。

3.檔案利用與轉(zhuǎn)遞。在利用檔案資料時(shí)，查閱單位要填寫《查閱干部檔案審批表》及本人有效身份證，加蓋單位公章，分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，按照查閱規(guī)定辦理查閱手續(xù)。如檔案需要借出使用，必須由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，詳細(xì)登記，嚴(yán)密封包，加蓋檔案專用章。收件單位核對無誤后在回執(zhí)上簽字、蓋章，并立即寄回檔案轉(zhuǎn)出單位。

4.檔案保管與維護(hù)。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案保管、保護(hù)及利用上的作用，提高現(xiàn)代化管理水平。購置新式檔案盒，更換密集架，配備消火栓、滅火器、火險(xiǎn)自動(dòng)報(bào)警器等消防器材，做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等防護(hù)措施。定期整理、打掃檔案室，每日巡查并做好記錄。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.檔案管理制度不健全。對于檔案管理工作，目前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理模式比較粗放，導(dǎo)致檔案管理過程中會出現(xiàn)一些問題和漏洞。部分機(jī)關(guān)事業(yè)雖然初步建立了檔案管理制度，但沒有意識到檔案規(guī)范化管理的重要程度，缺乏完善的、科學(xué)的、規(guī)范的管理體系和制度流程，具體主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是未建立健全標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度和工作流程。二是未建立健全檔案管理人員崗位責(zé)任制度和監(jiān)督審查制度。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理的實(shí)施情況缺乏有效的外部監(jiān)督措施，對檔案管理人員缺乏必要的制度約束和考核監(jiān)督，對檔案管理工作的監(jiān)督很多情況下只能依靠檔案管理工作人員自律來進(jìn)行，這無疑會增加檔案管理出現(xiàn)漏洞的風(fēng)險(xiǎn)。此外，有的事業(yè)單位雖然建立了比較健全的檔案管理制度，但沒有嚴(yán)格按照管理制度規(guī)范開展檔案管理工作，而是停留在口頭上或理論上，形式主義比較明顯，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)化管理的執(zhí)行力度大打折扣，達(dá)不到預(yù)期的執(zhí)行效果。

2.檔案管理人員配置不合理。傳統(tǒng)的檔案管理工作往往只局限于檔案材料的統(tǒng)計(jì)、整理和收發(fā)、保存，以往并不要求檔案管理人員具有較高的學(xué)歷和知識水平。但如今隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的業(yè)務(wù)范圍開始涉及到檔案資料的研究利用和二次開發(fā)，呈現(xiàn)多學(xué)科交叉的發(fā)展趨勢。這就要求檔案管理工作人員具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和統(tǒng)計(jì)學(xué)分析等方面的知識儲備和操作能力，檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)需要有高水平、復(fù)合型技術(shù)人才的支撐。而目前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員習(xí)慣沿用傳統(tǒng)的管理方法和思維模式，導(dǎo)致工作人員創(chuàng)新能力薄弱、專業(yè)能力欠缺、職業(yè)素養(yǎng)不足，使得檔案管理工作規(guī)范化、信息化進(jìn)展緩慢，難以適應(yīng)社會快速發(fā)展的需要。

3.檔案管理軟硬件設(shè)備落后。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、通信技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)深入到人們工作和生活的方方面面，電子信息化管理方式已經(jīng)在很多企業(yè)得到應(yīng)用，有助于企業(yè)經(jīng)營管理效率的提升。有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)開始嘗試在檔案管理工作中引入電子信息化管理方法，購置了計(jì)算機(jī)、儲存器、掃描儀、打印機(jī)等硬件設(shè)施，推行了電子政務(wù)辦公系統(tǒng)以及電子檔案管理系統(tǒng)。但有很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位囿于傳統(tǒng)思維方式和軟硬件設(shè)備的限制，仍然使用傳統(tǒng)人工方式對紙質(zhì)版檔案資料進(jìn)行管理，不僅管理的工作量很大，檔案也不方便查閱，而且還容易因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽大意造成檔案的丟失、錯(cuò)亂和殘缺。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)施檔案規(guī)范化管理的意義

檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常運(yùn)行中積累的具有保存價(jià)值的過程性資料，記載了單位的發(fā)展歷程和事務(wù)的方方面面，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的核心資產(chǎn)。因?yàn)槭艿蕉喾矫嬉蛩氐南拗?，部分單位尚未建立健全的檔案管理制度，缺乏必要的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，缺乏先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想，導(dǎo)致檔案管理水平不高。檔案管理的規(guī)范化程度是評價(jià)一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理能力的重要評價(jià)指標(biāo)，檔案規(guī)范化管理實(shí)質(zhì)上是精細(xì)化管理理念在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用。通過檔案規(guī)范化管理構(gòu)建一套以人為本、行之有效的多層級系統(tǒng)化檔案管理體系，以規(guī)范化的管理制度和工作流程增強(qiáng)檔案管理能力，滿足社會快速發(fā)展的需要。

四、機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)施檔案規(guī)范化管理的強(qiáng)化策略

1.提升員工對檔案規(guī)范化管理的重視程度。單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對這項(xiàng)工作的重視和支持是推動(dòng)檔案規(guī)范化管理的重要保障。為了提升管理水平，需要員工更新對檔案管理工作的理解和認(rèn)識。第一，直接參與檔案管理工作的相關(guān)人員從自身做起，摒棄以往對檔案管理的輕視與偏見，努力提升自己的業(yè)務(wù)水平，向其他工作人員和部門領(lǐng)導(dǎo)宣傳、匯報(bào)檔案規(guī)范化管理的工作進(jìn)展及其重要性。第二，單位領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)一認(rèn)識，提升對檔案規(guī)范化管理的重視程度，制定分管領(lǐng)導(dǎo)崗位責(zé)任制度和績效考核制度，做好檔案規(guī)范化管理工作的計(jì)劃鋪排、節(jié)點(diǎn)跟蹤和監(jiān)督審查。

2.提升檔案管理制度和流程的規(guī)范性。制度是管理的基石，檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)就是要制定一套規(guī)范化的檔案管理制度和流程，將管理工作關(guān)進(jìn)制度的籠子中。機(jī)關(guān)事業(yè)在制定管理制度時(shí)可以參考其他單位先進(jìn)的檔案管理方法，對檔案收集、分類、整理、編目、鑒定、歸檔、銷毀、借閱、復(fù)制、回收、移交、保密等一系列工作制定規(guī)范化的管理制度和工作流程。此外，還可以考慮將檔案管理制度的執(zhí)行情況和執(zhí)行效果作為檔案管理工作人員和分管領(lǐng)導(dǎo)績效考核、評優(yōu)爭先、職稱評定的參考項(xiàng)，激發(fā)相關(guān)工作人員的積極性，使得檔案規(guī)范化管理工作能夠落到實(shí)處。

3.提升檔案管理工作的現(xiàn)代化程度。檔案規(guī)范化管理的重要支撐是管理方式的技術(shù)創(chuàng)新。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)著力提升檔案管理的現(xiàn)代化程度，加大技術(shù)創(chuàng)新力度和基礎(chǔ)設(shè)施投入，提升檔案管理的軟硬件條件。將信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)碼掃描識別技術(shù)等新興技術(shù)引入檔案規(guī)范化管理工作之中，構(gòu)建電子信息管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)保護(hù)系統(tǒng)、信息采集系統(tǒng)。通過檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下，提升檔案管理的工作效率和檔案資料的資源利用率，同時(shí)也方便檔案的查閱、分析和整理。

五、結(jié)語

隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的不斷深化，一部分單位開始實(shí)施規(guī)范化檔案管理，并取得了一定的效果和成績，檔案管理水平有了一定程度的提升。但很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位還是存在檔案管理工作重視度不高、管理制度不健全、管理流程不規(guī)范、管理理念陳舊、創(chuàng)新能力薄弱、軟硬件設(shè)施落后等問題。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要結(jié)合自身實(shí)際情況，針對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，采取有建設(shè)性的強(qiáng)化措施推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬春榮.檔案管理工作實(shí)踐與體會[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018

[2]趙子葉.高校人事檔案管理面臨的問題與改革[J].人力資源管理，2017

[3]周知勇.加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的思考[J].云南檔案，2015

（作者單位：內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)人力資源公共服務(wù)中心）

作者簡介：賈洪慧（1980-），女，內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市紅山區(qū)人，工作于內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)人力資源公共服務(wù)中心，從事檔案管理工作十多年。研究方向：機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案、文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等紙制、電子檔案的管理。