檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求分析及實(shí)現(xiàn)途徑構(gòu)建

倪儆

摘? 要：植根于高職院校常規(guī)運(yùn)行的范疇內(nèi)，使得部分基建工作存在著重復(fù)性的特點(diǎn)。這就意味著，依托部門檔案信息化建設(shè)成果，能夠?yàn)閷W(xué)院基建工作提供計(jì)劃、預(yù)測、反饋等功能。檔案信息化建設(shè)主要包括三大需求：提高工作效率、提升工作質(zhì)量、推動(dòng)工作發(fā)展。實(shí)踐途徑可圍繞著：在校本要求下完善檔案材料的歸集工作、建立資源庫逐步開展檔案信息遷移工作、嚴(yán)格保密和權(quán)限管理合理開發(fā)檔案資源這3個(gè)方面來構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)? 需求分析? 實(shí)踐途徑

中圖分類號(hào)：G64 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2020）02（a）-0243-02

筆者長期在高職院?；ㄌ幑ぷ鳎诠ぷ鲗?shí)踐中促使筆者感知到需大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，通過實(shí)現(xiàn)檔案信息化去開發(fā)出有用的檔案信息資源，最終助力部門工作的開展。梳理目前的相關(guān)文本資料發(fā)現(xiàn)，聚焦檔案信息化建設(shè)問題的文獻(xiàn)可謂是“汗牛充棟”，但諸多文獻(xiàn)資料都存在著泛泛而談的不足，未能切入到具體的職能部門、具體的崗位工作中去討論。高職基建部門的工作內(nèi)容擁有具體的指向，且涵蓋的工作范圍也較為廣泛。然而，植根于高職院校常規(guī)運(yùn)行的范疇內(nèi)，使得部分基建工作存在著重復(fù)性的特點(diǎn)。這就意味著，依托部門檔案信息化建設(shè)成果，能夠?yàn)閷W(xué)院基建工作提供計(jì)劃、預(yù)測、反饋等功能。接下來，該文將圍繞著檔案信息化的現(xiàn)實(shí)需求及實(shí)踐途徑展開主題討論。

1? 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求分析

1.1 提高基建工作效率的現(xiàn)實(shí)需求

基建工作的開展需要投入一定的專項(xiàng)資金，特別對(duì)于維護(hù)、維修類的基建工作，在預(yù)算資金編制上會(huì)面臨挑戰(zhàn)，即若是預(yù)算資金低于施工需求則可能延誤基建進(jìn)度，進(jìn)而對(duì)高職教學(xué)運(yùn)行產(chǎn)生直接或間接影響;若是預(yù)算資金存在富余，這又可能引致出行為失范的問題。因此，傳統(tǒng)模式下的資金預(yù)算編制往往存在著多方博弈的現(xiàn)象，而降低了基建工作的效率。通過檔案信息化建設(shè)，便能將歷史施工資料、工程圖紙、各類憑證上線形成信息共享態(tài)勢，這不僅便利了基建工作的預(yù)算編制活動(dòng)，也為基建工作的開展形成了全方位的約束。

1.2 提升基建工作質(zhì)量的現(xiàn)實(shí)需求

在新政府會(huì)計(jì)制度落地實(shí)施的背景下，高職院校需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控工作，在基建建設(shè)領(lǐng)域則需要提升該項(xiàng)工作質(zhì)量，避免材料浪費(fèi)、重復(fù)施工、基建返修現(xiàn)象的發(fā)生。從物化層面去解決這些問題，不但依賴于基建員工的責(zé)任心和崗位意識(shí)，還依賴于增強(qiáng)基建工作的事前控制力度，即借助相關(guān)資料詳細(xì)掌握基建領(lǐng)域的重點(diǎn)、難點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等要素，如對(duì)高職院校的供水系統(tǒng)進(jìn)行改造。在檔案信息化建設(shè)背景下，基建部門、國資部門等有關(guān)人員能夠圍繞著基建重點(diǎn)、難點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)開展會(huì)商，在基建預(yù)案的保障下提升基建工作質(zhì)量。

1.3 推動(dòng)基建工作發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求

筆者認(rèn)為，基建部門不能單純作為學(xué)院的施工部門甚至“救火”部門而存在，基建部門還需要圍繞著學(xué)院的近期工作總?cè)蝿?wù)和未來發(fā)展方向開展主動(dòng)工作。因此，在檔案信息化建設(shè)背景下，還形成了推動(dòng)基建工作發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求。具體表現(xiàn)在，基建部門借助電子化的檔案信息，在大數(shù)據(jù)分析下尋找到學(xué)院運(yùn)行中的基建重復(fù)率高發(fā)領(lǐng)域，通過分析和會(huì)商形成報(bào)告呈交給學(xué)院管理層，并在學(xué)院管理層的決策下有效管理、維護(hù)校內(nèi)的國有資產(chǎn)。

2? 實(shí)現(xiàn)途徑構(gòu)建

2.1 在校本要求下完善檔案材料的歸集工作

在開展檔案信息化建設(shè)之前，需要在校本要求下完善紙質(zhì)檔案材料的歸集工作。所謂“校本要求”是指，應(yīng)根據(jù)高職院校的實(shí)際情況去制訂基建檔案歸類標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)現(xiàn)了檔案校內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，才能為接下來的檔案電子化提供便利。高職院校的基建工作按領(lǐng)域可以分為：教學(xué)后勤保障類、線路改造類、設(shè)備維護(hù)類、其他類，所以基建檔案的校內(nèi)歸集標(biāo)準(zhǔn)也可以依據(jù)以上4類來展開?；ú块T應(yīng)配置檔案信息員崗位，由專人實(shí)施日常工作中的檔案收集和歸集工作，并對(duì)歷史檔案信息進(jìn)行整理。這里需要重視一個(gè)問題，即基建建設(shè)涉及到專項(xiàng)資金的使用、原材料的采購、招投標(biāo)工作的開展，所以在完善檔案材料歸集工作中還應(yīng)得到其他部門的協(xié)助。

2.2 建立資源庫，逐步開展檔案信息遷移工作

檔案信息化建設(shè)的核心工作為將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換為電子檔案信息的這個(gè)環(huán)節(jié)，在開展該項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)追求線下與線上檔案信息的完全閉合。為此，首先需建立資源庫平臺(tái)。筆者建議，基建檔案資源庫建設(shè)可以采取兩種方法：（1）依托學(xué)院的OA系統(tǒng)來建設(shè);（2）設(shè)置獨(dú)立的資源庫平臺(tái)。在開展檔案信息遷移的工作中，應(yīng)大量使用文本掃描技術(shù)。由于前期已經(jīng)在校本要求下完成了檔案歸集標(biāo)準(zhǔn)的制訂，所以在檔案資源庫中需建立起模塊化檔案信息遷移模式。

2.3 嚴(yán)格保密和權(quán)限管理，合理開發(fā)檔案資源

在使用電子化檔案信息實(shí)現(xiàn)基建工作的高效與高質(zhì)量時(shí)，還應(yīng)嚴(yán)格檔案信息的保密管理和查閱權(quán)限管理。嚴(yán)格這兩項(xiàng)管理的重要舉措便是規(guī)范賬戶管理，即學(xué)院管理層應(yīng)制訂出基建電子檔案查閱的權(quán)限管理辦法，如僅限基建部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)人、國資管理部門負(fù)責(zé)人擁有檔案查閱權(quán)限。與此相配套，這3名負(fù)責(zé)人擁有專屬的查閱賬號(hào)，并對(duì)賬號(hào)的安全使用負(fù)全責(zé)?；ú块T的檔案信息員擁有資源庫后臺(tái)管理權(quán)限，并在開展工作前需參加保密教育。合理開發(fā)檔案資源的關(guān)鍵在于，尋找那些重復(fù)率較高的基建工作內(nèi)容，從中發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致基建工作重復(fù)率較高的原因，并為基建材料的儲(chǔ)備做出研判。

3? 展望

未來還需在以下兩個(gè)方面做到精準(zhǔn)發(fā)力。

3.1 提升檔案管理部門的職能地位

檔案創(chuàng)新管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)便是檔案資料的歸集，而這在具有科層結(jié)構(gòu)的中并不是件輕松的事情。為此，管理層需要在制度安排上提升檔案管理部門的職能地位。在制度安排上的實(shí)施辦法可以包括兩個(gè)方面：（1）在管理章程中要求各職能部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作;（2）將各職能部門的檔案歸集情況納入到對(duì)他們的績效考核之中。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)

在對(duì)檔案信息進(jìn)行利用時(shí)，前面也提到了需要對(duì)檔案管理人員開展崗位培訓(xùn)。需要強(qiáng)調(diào)的是，對(duì)檔案管理人員開展崗位培訓(xùn)應(yīng)是工作常態(tài)，但這里的培訓(xùn)不僅需要保留傳統(tǒng)有益的經(jīng)驗(yàn)，還需要通過促使檔案管理人員完成部門調(diào)研、參加與檔案形成有關(guān)的活動(dòng)等方式，來創(chuàng)新對(duì)檔案人員的崗位培訓(xùn)模式。

4? 結(jié)語

該文認(rèn)為，當(dāng)前聚焦檔案信息化建設(shè)問題的文獻(xiàn)可謂是“汗牛充棟”，但諸多文獻(xiàn)資料都存在著泛泛而談的不足，未能切入到具體的職能部門、具體的崗位工作中去討論。高職基建部門的工作內(nèi)容擁有具體的指向，且涵蓋的工作范圍也較為廣泛，所以在討論檔案信息化建設(shè)需求時(shí)應(yīng)具體問題具體分析。文章從3個(gè)方面歸納出了檔案信息化建設(shè)的需求，在此基礎(chǔ)上的實(shí)踐途徑為：在校本要求下完善檔案材料的歸集工作、建立資源庫逐步開展檔案信息遷移工作、嚴(yán)格保密和權(quán)限管理合理開發(fā)檔案資源這3個(gè)方面。

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