新時(shí)期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的思考

王韶平 馬潤(rùn)娟 蔡衛(wèi)政

【摘要】隨著新醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，檔案管理面臨著較大的困難和挑戰(zhàn)。為切實(shí)提高新時(shí)期醫(yī)院檔案管理質(zhì)量與水平，必須根據(jù)目前醫(yī)院的發(fā)展情況，結(jié)合先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和手段，加強(qiáng)和規(guī)范醫(yī)院綜合檔案管理，更好地滿足社會(huì)和醫(yī)院的發(fā)展需求，從而促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;醫(yī)院綜合檔案管理;思考

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院所有歷史和文化的載體，對(duì)醫(yī)院制定未來(lái)發(fā)展規(guī)劃、提高醫(yī)院運(yùn)作水平具有不可或缺的意義。在新醫(yī)改時(shí)期，醫(yī)院對(duì)其檔案管理提出了更為嚴(yán)格的要求，如何更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)是每個(gè)檔案管理人員需要思考的問(wèn)題。

一、醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的意義

（一）有利于提高醫(yī)院信息管理質(zhì)量。近年來(lái)，檔案數(shù)字化管理逐漸廣泛，很多醫(yī)院越來(lái)越重視檔案數(shù)字化管理，著重培育檔案管理者的信息化觀念，并由此創(chuàng)新信息管理方式，在管理階段采用新設(shè)備、新工藝，提高醫(yī)院綜合資料管理效果，方便檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、查找。

（二）有利于促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展。綜合檔案數(shù)據(jù)為醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展帶來(lái)的關(guān)鍵資料，在檔案管理中融入信息化觀念及手段，有利于提高醫(yī)院資源管理的系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)性，從而提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)的綜合管理質(zhì)量。目前，信息化系統(tǒng)滲透在社會(huì)的方方面面，檔案數(shù)字化管理迎合時(shí)代發(fā)展潮流，有利于醫(yī)院各科室間的數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)溝通和共享，從而提高醫(yī)院的總體發(fā)展水平。

（三）有利于擴(kuò)大醫(yī)院數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存量。在信息時(shí)代，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)療技術(shù)水平逐漸提升，比如掃描系統(tǒng)、微創(chuàng)科技等均得到了高速發(fā)展，從而使醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)不斷增多，以往的紙質(zhì)資料存儲(chǔ)量十分有限，不方便查詢，而數(shù)字化存儲(chǔ)則基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，能夠存儲(chǔ)大量的檔案數(shù)據(jù)，且方便借閱、查詢，有明顯的易操控性、直觀性等特征，大幅度提高了醫(yī)療機(jī)構(gòu)綜合檔案資料的使用率。

二、目前醫(yī)院綜合檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案采集難度大。檔案采集是檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，也是信息化發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但是因?yàn)獒t(yī)院資料基數(shù)大，且數(shù)據(jù)繁瑣以及跨度大，加大了檔案采集的困難性。在醫(yī)院檔案信息采集階段，管理人員要按照病患的實(shí)際檢查狀況，把所有病患的病例、治療環(huán)節(jié)等資料精準(zhǔn)錄進(jìn)檔案之中，并清楚記錄有關(guān)負(fù)責(zé)人的基本狀況。醫(yī)院檔案包含諸多部門，加之每位病患的時(shí)間跨度都有差別，導(dǎo)致檔案采集難度不斷加大。檔案內(nèi)容不僅要記錄醫(yī)患資料，還要重視醫(yī)療儀器購(gòu)置、藥品類型和應(yīng)用狀況管理，很多醫(yī)院依舊有管理不善的情況，檔案文書的整體性受到影響，由此降低了醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理質(zhì)量。

（二）檔案管理制度不完善，檔案管理重視度不高。多數(shù)醫(yī)院綜合檔案資料均由醫(yī)院各職能部門各自保管，雖然醫(yī)院也制定了相關(guān)的規(guī)章制度，卻沒(méi)有明確檔案管理的方案和手段，造成醫(yī)院綜合檔案管理比較混亂。由于醫(yī)院檔案管理制度沒(méi)有切合實(shí)際具體細(xì)化，職能部門對(duì)各自部門檔案管理職能理解不清楚，加上沒(méi)有規(guī)范檔案管理收集范圍，許多本應(yīng)該納入檔案管理的信息和資料不能得到完整的保存，人員崗位變動(dòng)時(shí)，工作移交不清導(dǎo)致檔案資源流失。同時(shí)，檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各部門根據(jù)自己的理解和使用習(xí)慣整理檔案，導(dǎo)致醫(yī)院方案目錄不清，給查找?guī)?lái)了一定的難度。有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理層人員認(rèn)為醫(yī)院綜合檔案管理不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，造成醫(yī)院存在重視臨床病歷管理，忽視綜合檔案管理的現(xiàn)象。由于檔案管理意識(shí)不高，雖然將醫(yī)院綜合檔案管理納入年度目標(biāo)管理工作中，但沒(méi)有真正納入考核。醫(yī)院在檔案管理方面的投入較少，資源嚴(yán)重不足，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備配備陳舊落后，這就導(dǎo)致檔案庫(kù)房布局嚴(yán)重不合理，對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理十分不利。

（三）信息化管理制度不健全。健全的制度體系是醫(yī)院科學(xué)管理檔案的前提，但就當(dāng)前情況來(lái)看，我國(guó)大部分醫(yī)院的信息管理制度均存在不足，盡管適用于紙質(zhì)資料，卻很難滿足信息化資料管理的基本需要。制度方面的問(wèn)題引起了諸多管理問(wèn)題，如數(shù)據(jù)記錄錯(cuò)誤、平臺(tái)投資不夠和權(quán)限控制不到位等現(xiàn)象，這些問(wèn)題均對(duì)醫(yī)療檔案的穩(wěn)定性帶來(lái)了較大影響，且數(shù)字化管理系統(tǒng)不能滿足醫(yī)院的業(yè)務(wù)需要，造成醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)泄露，無(wú)法有效保障檔案數(shù)據(jù)的安全。

（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。在醫(yī)院管理中，更加重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高沒(méi)有納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平僅停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

三、加強(qiáng)新時(shí)期醫(yī)院綜合檔案管理工作的思考

（一）建立完善的綜合檔案管理制度。在新時(shí)期背景下，醫(yī)院若想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立足與發(fā)展，就必須重視醫(yī)院綜合檔案管理工作，構(gòu)建檔案管理機(jī)制，為醫(yī)院健康發(fā)展指明方向。因此醫(yī)院相關(guān)管理人員應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，構(gòu)建一套健全醫(yī)院綜合檔案管理的分工方案與辦法，明確各職能部門檔案管理的職責(zé)、權(quán)限以及檔案管理各環(huán)節(jié)的流程。同時(shí)醫(yī)院要健全綜合檔案的工作手冊(cè)，對(duì)各類檔案的收集范圍、目錄標(biāo)準(zhǔn)、保管期限等進(jìn)行分類，確保醫(yī)院各個(gè)時(shí)期檔案資料的真實(shí)性和完整性，也方便人員查閱。

（二）增強(qiáng)管理意識(shí)，優(yōu)化綜合檔案數(shù)字化管理細(xì)節(jié)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)要順應(yīng)信息時(shí)代的大趨勢(shì)，全面推動(dòng)檔案管理和發(fā)展，檔案屬于重要的資源，在管理過(guò)程需要科學(xué)指導(dǎo)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)綜合檔案數(shù)字化建設(shè)環(huán)節(jié)的管理人員要認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的意義，結(jié)合自身經(jīng)營(yíng)情況，確定可行的管理目標(biāo)，采用多種措施開(kāi)展信息化管理活動(dòng)，在形成信息化管理思想的基礎(chǔ)上，推動(dòng)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，醫(yī)院管理人員有針對(duì)性地進(jìn)行綜合檔案管理，結(jié)合各科室特征，全面做好管理細(xì)節(jié)，并強(qiáng)化各科室之間的交流，有利于提升檔案采集的真實(shí)性。首先，利用檔案信息系統(tǒng)以及監(jiān)督制度保障綜合檔案的精準(zhǔn)性，保證綜合檔案的正常錄入。其次，保證檔案的完整性，不管是在錄入或者儲(chǔ)存方面，均要保障綜合檔案的完善性，進(jìn)而為數(shù)據(jù)分析帶來(lái)有效依據(jù)。

（三）注重平臺(tái)構(gòu)建，創(chuàng)建信息化綜合數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。目前，醫(yī)院綜合信息管理工作的覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，近年來(lái)，信息管理系統(tǒng)持續(xù)推陳出新，相關(guān)管理人員要發(fā)揮各種軟件的作用，以便更好地滿足綜合檔案管理的各種需求。此外，在建立信息化系統(tǒng)時(shí)應(yīng)基于科學(xué)完整的檔案管理平臺(tái)，該平臺(tái)以網(wǎng)絡(luò)為中心，包含了醫(yī)院內(nèi)部工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，綜合檔案管理者利用信息系統(tǒng)可以完成檔案數(shù)據(jù)分類與編寫;管理人員要加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)維護(hù)，妥善處理日常信息整理工作，由此提升檔案管理的效率，確保工作的時(shí)效性。

（四）大力培養(yǎng)綜合檔案數(shù)字化管理人才。要想提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)綜合檔案信息的開(kāi)發(fā)及使用效率，醫(yī)院需要科學(xué)使用現(xiàn)代化管理方法。因此，必須提高檔案管理者的業(yè)務(wù)能力，保證他們既掌握專業(yè)知識(shí)能力，還要熟練利用多種現(xiàn)代化檔案數(shù)字化設(shè)施。醫(yī)院要安排檔案數(shù)據(jù)管理者定時(shí)參與培訓(xùn)，保證他們了解最新管理理論及技能，以迎合時(shí)代的發(fā)展要求。

（五）完善軟件配套設(shè)施。建立規(guī)范的數(shù)字化管理平臺(tái)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)綜合資料信息化管理的重要基礎(chǔ)，且醫(yī)院資料信息化管理還要與醫(yī)院互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)進(jìn)行資源互補(bǔ)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息中心能夠設(shè)立醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)、檔案系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，創(chuàng)建以檔案室為核心的醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用統(tǒng)一的系統(tǒng)管理檔案，便于在任意一臺(tái)電腦上查詢檔案數(shù)據(jù)，該方法不僅有利于突顯信息化檔案數(shù)據(jù)管理的方便性與時(shí)效性，還有利于促進(jìn)資源共享。優(yōu)化醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，可以加快醫(yī)院總體辦公的智能化、一體化進(jìn)度。

四、結(jié)束語(yǔ)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息技術(shù)被廣泛使用，對(duì)于檔案管理而言，信息化是全新的發(fā)展趨勢(shì)。因此，醫(yī)院管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立科學(xué)的管理觀念，大力引入先進(jìn)的信息系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐，從理念、設(shè)備、制度、措施、人才等方面著手，逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理?；谛畔⒒侄?，進(jìn)一步提升醫(yī)院服務(wù)水平，積累良好的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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