基于智慧校園建設(shè)下的高校檔案管理機(jī)制研究

李淑華

摘? 要：在分析智慧校園建設(shè)的基礎(chǔ)上，提出從高校檔案組織體系、高校檔案制度體系、高校檔案信息服務(wù)體系三個(gè)方面建立高校檔案管理機(jī)制。認(rèn)為高校應(yīng)根據(jù)《高校檔案管理辦法》要求建立高校檔案館，切實(shí)履行其行政職能，樹立“大檔案觀”，把高校檔案館建設(shè)成高校信息資源中心，為智慧校園建設(shè)提供智慧化的檔案信息服務(wù)，并在發(fā)展過程中實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的質(zhì)的飛躍。

關(guān)鍵詞：智慧校園;高校檔案;管理機(jī)制;組織制度

Abstract： Based on the analysis of the construction of smart campus，this paper proposes to establish an efficient Archives management mechanism from three aspects： the Archives organization system，the Archives system and the Archives information service system. It is believed that colleges and universities should set up Archives in accordance with the requirements of the Measures for the Management of Archives in Universities，fulfill their administrative functions effectively，establish the concept of "big Archives"，build Archives in universities into information resource centers，so as to provide intelligent Archives information service for the construction of smart campus，and to realize the qualitative flying of Archives work in Colleges and universities in the process of development.

Keywords： Intelligent campus; College Archives; Management mechanism; Organization system

1 引言

教育部2012年印發(fā)的《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃》中提出“以數(shù)字化校園建設(shè)為基礎(chǔ)的智慧校園建設(shè)是高等教育信息化建設(shè)核心任務(wù)之一”。2016年“智慧校園”被寫進(jìn)全國教育信息化工作要點(diǎn)，智慧校園建設(shè)已經(jīng)成為一種時(shí)代潮流，眾多的高校都在積極投入智慧校園的建設(shè)之中。

在智慧校園的建設(shè)過程中作為學(xué)校信息資源中心的高校檔案館不僅為智慧校園建設(shè)提供智力支持，更是智慧校園建設(shè)的重要組成部分，同時(shí)智慧校園的建設(shè)也豐富了檔案館的館藏，使館藏資源更加多樣化。我們知道管理機(jī)制是指管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)及其運(yùn)行機(jī)理，是決定管理功效的核心問題。在海量的信息面前，建立高校的檔案管理機(jī)制勢在必行。高校的檔案管理機(jī)制主要包括：高校檔案組織體系、高校檔案制度體系、高校檔案信息服務(wù)體系。

2 健全高校檔案管理組織體系是前提

高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。健全的高校檔案工作組織體系主要包括檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和檔案隊(duì)伍建設(shè)（本文主要關(guān)注兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)）等三個(gè)方面。

2.1 建立高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）第五條規(guī)定，高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)指出分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作。《安徽省高等學(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》明確指出了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)成立由校（院）長為主任委員、分管校（院）領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)校（院）領(lǐng)導(dǎo)為副主任委員、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人為成員的學(xué)校檔案工作委員會(huì)，作為全校檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和咨議機(jī)構(gòu)。這些規(guī)定為做好高校檔案工作提供了組織保障。

智慧校園的建設(shè)過程中，檔案工作需要投入更大的物力和人力，檔案信息平臺(tái)的建設(shè)，檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置，檔案人員的配備，檔案工作的推動(dòng)，等等，檔案作為高校的一項(xiàng)橫聯(lián)百業(yè)的基礎(chǔ)性工作沒有領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和各部門的通力合作是很難實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展的。

2.2 設(shè)置合理的高校檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理性直接影響到檔案工作的各項(xiàng)職責(zé)、職能、制度能否得到有效的落實(shí)。

現(xiàn)在有不少高校還是檔案室，一般隸屬于學(xué)校辦公室，被作為教輔和業(yè)務(wù)部門，在電子環(huán)境下難以做到文件連續(xù)體過程的前端控制和全過程管理，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性。檔案機(jī)構(gòu)級(jí)別的低下也限定了檔案機(jī)構(gòu)的人員職數(shù)，一般檔案室配備兩到三個(gè)專職人員。這些專職檔案員既要做好檔案的收集整理編目、提供利用等一系列的基礎(chǔ)工作，又要開展檔案各項(xiàng)規(guī)章制度制定和各歸檔部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，每天忙于事務(wù)性工作，在探索檔案服務(wù)方式和開發(fā)挖掘檔案信息資源方面嚴(yán)重不足，極大地影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮，也削弱了檔案機(jī)構(gòu)的影響力。

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》暨教育部令第27號(hào)文件精神，具備條件的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館并獨(dú)立建制，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)、經(jīng)費(fèi)、人員上的獨(dú)立自主。為了提高檔案館的行政執(zhí)行力，解決其管理職能弱化問題，建議學(xué)校加強(qiáng)檔案館的行政職能定位，增強(qiáng)對學(xué)校各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查等管理工作力度。

2.3 建立專兼職檔案工作隊(duì)伍。部門立卷歸檔制度是高等學(xué)校檔案管理工作的基本制度?！巴ㄟ^推行部門立卷歸檔制度，充分調(diào)動(dòng)了各級(jí)各類檔案管理人員的工作積極性和主觀能動(dòng)性，極大地提高了工作效率，科學(xué)有效地實(shí)現(xiàn)了能級(jí)管理?！盵1]

要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，必須建立全校范圍內(nèi)的兼職檔案員工作體系和兼職檔案員工作制度，確保每個(gè)職能部門、院系配備相對穩(wěn)定的有責(zé)任心的兼職檔案員，并加強(qiáng)對全校兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高兼職檔案員隊(duì)伍素質(zhì)，更好地協(xié)助學(xué)校專職檔案員做好本單位檔案的收集、預(yù)立卷等工作，從源頭控制歸檔質(zhì)量。

通過構(gòu)建由檔案工作委員會(huì)、檔案館和各單位兼職檔案員組成的高校檔案工作三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理結(jié)構(gòu)，能將檔案管理制度、方法、要求深入到高校每一項(xiàng)工作當(dāng)中，細(xì)化到高校文件材料形成和利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)，使檔案收集工作不留死角，實(shí)現(xiàn)全方位的管理格局，確保館藏資源的豐富多樣。

3 健全高校檔案工作制度體系是保障

《中華人民共和國檔案法》第十三條規(guī)定，各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用;配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全;采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，必須以完善的檔案管理制度為基礎(chǔ)，使檔案工作有章可循、有法可依。

3.1 健全檔案工作管理制度。高校應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及各省市制定地方規(guī)章，結(jié)合本校的檔案工作實(shí)際制定綱領(lǐng)性和綜合性的規(guī)章制度體系。管理制度的制定應(yīng)具有一定的指導(dǎo)性和約束性，起到鞭策和激勵(lì)的作用，制定程序正當(dāng)合法、形式規(guī)范科學(xué)，簡潔明了，便于貫徹執(zhí)行和檔案工作的開展。

3.2 健全檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范。筆者建議根據(jù)《高校檔案管理辦法》的11大類，結(jié)合本校實(shí)際制定每一大類的檔案工作規(guī)范，便于檔案館對學(xué)校整體檔案工作的把控。同時(shí)結(jié)合各職能部門和院系實(shí)際制定各部門的文件材料歸檔范圍和保管期限表，從源頭控制歸檔文件數(shù)量和質(zhì)量，便于各單位兼職檔案員的歸檔操作。

3.3 健全檔案工作隊(duì)伍管理制度。高校建立的檔案工作委員會(huì)、檔案館和各單位兼職檔案員組成的高校檔案工作三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理結(jié)構(gòu)要充分發(fā)揮作用和影響力，每一層級(jí)必須具有明確的崗位職責(zé)。[2]

通過建立和三級(jí)網(wǎng)絡(luò)崗位職責(zé)，把檔案工作滲透到學(xué)校的各個(gè)方面。同時(shí)，檔案館作為學(xué)校檔案工作的行政管理部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求，把其職責(zé)細(xì)化到檔案館的各個(gè)科室及其具體工作人員。建立兼職檔案員考核制度，采取激勵(lì)措施從精神和物質(zhì)上提高兼職檔案員工作的積極性。

4 建設(shè)高校檔案信息服務(wù)體系是目標(biāo)

奈斯比特在《大趨勢》中說：“我們被信息淹沒，但是卻渴求知識(shí)?！笔Э睾蜔o組織的信息不再是一種資源，卻逐漸成為負(fù)擔(dān)。[3]智慧校園從基礎(chǔ)設(shè)施到信息系統(tǒng)建設(shè)以及到后來的綜合應(yīng)用，產(chǎn)生了各種載體各種類型的信息，如何收集、管理、利用這些信息使其成為有價(jià)值的檔案信息，服務(wù)于智慧校園建設(shè)，成為擺在高校檔案管理部門面前的難題。

4.1 把高校檔案館建設(shè)成學(xué)校信息資源中心。檔案館要積極參與智慧校園建設(shè)，樹立大檔案觀，做好頂層設(shè)計(jì)，建設(shè)智慧化的檔案信息資源平臺(tái)，使高校檔案管理系統(tǒng)能與其他各系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對接，實(shí)時(shí)掌控各系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)。

將與實(shí)體檔案對應(yīng)的電子檔案、辦公系統(tǒng)中的公文流轉(zhuǎn)流程的業(yè)務(wù)過程數(shù)據(jù)和教務(wù)系統(tǒng)中學(xué)生基本信息表、成績表等數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)納入檔案采集范圍。同時(shí)，將智慧校園中學(xué)校和各單位門戶網(wǎng)站的全站系統(tǒng)和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫納入采集范圍，全方位把控檔案信息資源。[4]建立檔案安全保障系統(tǒng)確保信息資源全生命周期的完整性和真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的云端存儲(chǔ)與管理，把檔案館建成全校的信息資源中心。

4.2 拓展高校檔案信息服務(wù)方式。高校檔案部門在實(shí)現(xiàn)“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”的基礎(chǔ)上，推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)進(jìn)行檔案知識(shí)挖掘并服務(wù)于學(xué)校整體工作。

在智慧校園環(huán)境下改變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)模式，以需求為導(dǎo)向提供有針對性的個(gè)性化信息服務(wù)。[5]

本文是淮南師范學(xué)院校級(jí)科研項(xiàng)目“基于智慧校園建設(shè)下的高校檔案管理機(jī)制研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2019XJYB34）的階段成果。

參考文獻(xiàn)：

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[3]高闖.基于知識(shí)鏈接的科學(xué)技術(shù)檔案組織模式研究[J].黑龍江檔案，2018（4）：104.

[4]姚恒.從信息管理到知識(shí)管理的蛻變——智慧校園環(huán)境下檔案知識(shí)管理研究[J].圖書情報(bào)導(dǎo)刊，2016 ，1 （1）1：103.

[5]連志英.基于用戶需求的個(gè)性化數(shù)字檔案信息服務(wù)模式構(gòu)建[J].檔案學(xué)通訊，2013（5）5：50.

（作者單位：淮南師范學(xué)院 來稿日期：2019-11-21）