淺析檔案在人力資源管理中的作用

武曉燕

【摘要】企業(yè)人力資源管理中對檔案管理有嚴格的要求，需要注意的是明確具體的管理要求。企業(yè)人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，對企業(yè)的正常運行有一定的意義。近些年來，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們感受到信息化時代的到來，在這樣的時代發(fā)展背景下，人事檔案資料在人力資源管理中發(fā)揮重要的作用，對企業(yè)而言有重要的作用。在本次研究中，以檔案管理重要性為基礎。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;人力資源;管理要點

人事檔案管理本身的影響因素比較多，鑒于各種情況，需要注意的是明確各項內(nèi)容，掌握人力資源管理的注意事項，在實際中落實。人事檔案提供的各種信息比較多，在后期管理中需要保持高質(zhì)量的人事檔案管理效率。在后期管理中，變量因素多，可以結(jié)合實際需求進行，此外需要了解當前管理的背景要求，明確人力資源的各項指標，提升可行性。

一、人事檔案和人力資源的管理關(guān)系

人事檔案管理可以提供有關(guān)的人力資源管理基本信息，在后期管理中采用現(xiàn)代化方式，協(xié)調(diào)管理很重要，經(jīng)過有序的管理，在最合理的狀態(tài)下保持人力和物力資源。如何激勵工作人員的工作能力是當前人事管理的關(guān)鍵，可立足于當前管理現(xiàn)狀，進行檔案的更新和落實。員工在實際工作中，需要了解自身的責任和義務，只有不斷發(fā)揮主觀能動性，才能確保各項管理的合理性和有效性。此外公司的發(fā)展和個人能力是相互的，在后期管理中需要進行適當?shù)恼{(diào)整和規(guī)劃，可結(jié)合實際要求進行。此外人事檔案和人力資源的管理關(guān)系是不可分的，人力資源管理中的載體是人事檔案，必須將各項管理細節(jié)落實，實現(xiàn)人力資源管理的規(guī)范化，所以說這兩者之間是相輔相成的，可同步進行。

二、人力資源管理中人事檔案管理的作用

人力資源管理中，需要做好各項管理工作，確保人事檔案管理的可行性。以下對具體的管理作用進行分析。

（一）為人力資源管理提供真實信息。人事部門的資料管理是個重要的過程，需要全面分析結(jié)果。在后期管理中對信息的真實性有一定的要求，必須確保信息的真實和可靠。

（二）實現(xiàn)人才的合理配置。人才的合理配置是人力資源管理的具體要求，在后期管理中要求結(jié)合自身的特點和要求進行安排，確保人力資源的綜合有效管理。在整個階段合理進行工作崗位的安排之后，一定程度上提升員工的工作效率，發(fā)揮最大價值。此外有效發(fā)揮人力資源的管理作用，能避免出現(xiàn)資源利用不當?shù)默F(xiàn)象。

（三）避免出現(xiàn)管理盲目性。有效利用員工的人事檔案能避免出現(xiàn)盲目性，人力資源是否可以適應組織變革和發(fā)展方向是管理的要點，是當前人事管理創(chuàng)新的重要內(nèi)容，實現(xiàn)有效管理能規(guī)避劣勢。

（四）有助于員工進行更好的職業(yè)規(guī)劃。通過對員工的檔案資料分析，可從教育水平、專業(yè)性和薪資報酬等方面入手，進行更好的職業(yè)規(guī)劃。在整個階段發(fā)揮自身的優(yōu)勢，為員工制定正確的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展道路。在當前職業(yè)創(chuàng)新中，必須使其符合具體管理的要求。

（五）可以給予有效的激勵舉措。在具體的管理階段，由于員工的需求不同，需要具體掌握檔案和材料等，只有了解實際的內(nèi)容，才能實現(xiàn)人力資源的進一步管理。依據(jù)各項激勵舉措和實際要求等，發(fā)揮實際管理的優(yōu)勢，才能體現(xiàn)出優(yōu)勢。

三、當前人力資源管理中檔案管理的現(xiàn)狀

人力資源管理本身是個復雜的過程，在整個階段，需要注意的是明確各項管理要求，只有按照檔案管理的基本要求進行落實，才能彰顯出優(yōu)勢。以下對當前人力資源管理中檔案管理現(xiàn)狀進行分析。

（一）阻礙了人力資源的分配。人力資源模式的基本特征是真實性和準確性，但是受到其他因素的影響，存在管理失真的情況，沒有將真實的學歷和基本資料等進行填寫。

（二）人事檔案價值低。如何有效利用員工的人事檔案是當前具體管理的關(guān)鍵所在，但是在人事資料管理中，如何提升組織變革是重點，如果忽視了人事檔案所需要的人力資源，則會導致檔案價值低。

四、如何提升檔案管理在人力資源管理中的作用

在人事檔案管理的過程中，如何進行進一步的管理是關(guān)鍵。應明確各項管理要求，提升可行性。

（一）充實人事檔案內(nèi)容。在人力資源管理中，人事檔案的信息和對應的數(shù)據(jù)等具備重要的信息依據(jù)。在企業(yè)管理中，要求人力資源部門借助人事檔案對每一位職工進行有序管理。在人力資源深層次管理中，要求促使人力資源的管理水平不斷提升。在現(xiàn)有的人事檔案創(chuàng)新中，展示出工作人員的個人信息，只有確保信息的真實性，才能確保人事檔案管理得到最大程度的發(fā)揮。

（二）轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理方式。傳統(tǒng)的人事檔案管理以人為管理作為基礎，考慮到具體因素和實際情況等，需要進行具體資料的有序管理，涉及到的內(nèi)容是錄像、照片和錄音等，確保在整個管理過程中做好保管、整理和統(tǒng)計等工作。依據(jù)實際工作要求和步驟等，要想實現(xiàn)檔案的電子化管理，需要在模式上進行創(chuàng)新。在檔案信息載體變革中，將其轉(zhuǎn)化為多媒體、光盤和計算機等現(xiàn)代化設備，依據(jù)管理重點和數(shù)字化方案等，需要對各項檔案信息進行落實，在檢索中，合理進行分類和保密處理。傳統(tǒng)的文件袋在表面標明了具體的身份信息，電子檔案在管理方式上有所突破，可以實現(xiàn)信息在多個平臺的重復利用，整體利用幾率提升。此外檔案管理的階段，并不是一次性形成合適的管理方式，相對比原有的方案，現(xiàn)有的方式實現(xiàn)升級管理，在后期落實中，要求認識到電子化檔案的優(yōu)越性和限制性，不斷提升檔案管理的安全程度。

（三）提升管理人員的綜合素質(zhì)。在人力資源管理的過程中，如何實現(xiàn)資料的收集成為重點，在資料收集和整理的階段，通過各種人才資源的合理安排后，可對已登記人員的年齡、學歷和實際工作經(jīng)驗等進行掌握。在檔案管理隊伍創(chuàng)新的階段，強調(diào)的是復合型人才的應用，在信息時代的背景下，如何適應電子檔案的合理應用是重點。在實際工作中必須了解各種文件的類型，在對應的軟件信息中，如何實現(xiàn)對應資源的檢索、歸檔以及登記等是關(guān)鍵，要求管理者熟悉檔案的規(guī)范和基本要求。最重要的是明確操作的注意事項。在全程規(guī)范化管理中，對網(wǎng)絡安全的對應防護知識和文件特征等分析，只有合理進行管理，才能確保電子檔案的安全性和完整性。人才隊伍建設也是電子方案推進建設的基礎保證。人社局在對應的管理中，通過業(yè)務培訓以及人才聘用等，確保檔案管理中掌握電子人事檔案的管理需求，實現(xiàn)人事檔案真正意義的電子化。

（四）重視資源體系的基礎建設。根據(jù)行業(yè)的需求、特點以及人才發(fā)展需求等，可以采用檔案專用的管理系統(tǒng)，在深入性管理中，要求立足于當下，確?；A建設的盡快落實。在基礎設施中了解內(nèi)容和基本要求，只有明確各項管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，才能提升認知能力。在功能性分析中，人社局采用電子檔案，不斷進行管理體系的優(yōu)化和調(diào)整，進而實現(xiàn)整體有效管理。在企業(yè)管理中不斷提升思想認知能力，強化的是人事檔案政策上的宣傳和指導。在部分管理中，借助的是人事檔案對員工的個人業(yè)績、綜合素質(zhì)以及綜合能力等實施系統(tǒng)的評價，結(jié)合各項數(shù)據(jù)做出正確的指標。

五、結(jié)束語

檔案在人力資源的整體管理中有重要的作用，依據(jù)人力資源創(chuàng)新管理和實際要求等，要求明確合理配置的依據(jù)和基本要求。在人力資源的管理中，針對存在的各種問題，本次研究從不同方面入手，結(jié)合具體的情況實現(xiàn)檔案創(chuàng)新，例如從充實人事檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理方式、提升管理人員的綜合素質(zhì)、重視資源體系的基礎建設等入手，明確各項管理要求。在大數(shù)據(jù)背景下，人力資源的管理以電子文檔的方式為基礎，檔案管理的過程中以時代發(fā)展作為基礎，以問題作為導向，發(fā)揮當前保電子檔案的優(yōu)勢，實現(xiàn)整體有效應用，確保人力資源管理的有效性。

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