以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用效果的途徑

曹妍

【摘要】醫(yī)院科研、教學(xué)、臨床等各項工作中會產(chǎn)生許多的信息資源，這些信息資源的集合體被稱為醫(yī)院檔案，具有重要的憑證價值和參考價值。為了進一步發(fā)揮“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的職責，本文站在醫(yī)院檔案管理部門的角度對醫(yī)院服務(wù)工作予以探討，旨在以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用效果。

【關(guān)鍵詞】利用;醫(yī)院;開發(fā);中心;服務(wù)

一、以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用效果的意義

（一）有利于滿足利用者不斷增長的利用需求?，F(xiàn)階段，醫(yī)院各個部門對于檔案資源的利用需求不斷提升，醫(yī)院檔案資源的價值也隨之彰顯出來。在這背景下，只有立足于服務(wù)開展檔案管理工作，才能更好地滿足醫(yī)院相關(guān)部門在工作查考、學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域中的需求，進一步挖掘醫(yī)院檔案資源的價值。因此，以服務(wù)為中心來研究群體檔案利用需求，則更加有現(xiàn)實意義。

（二）有利于提升醫(yī)院檔案的保存價值和作用。檔案資源具有明顯的社會屬性，能夠為醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益和社會效益。強化服務(wù)意識，進一步實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理者與利用者之間的交流與互動，能夠更好地發(fā)揮檔案資源的導(dǎo)向作用，實現(xiàn)醫(yī)院檔案利用工作轉(zhuǎn)型升級。同時，只有不斷做好醫(yī)院檔案服務(wù)工作，才能避免醫(yī)院檔案管理邊緣化，提升醫(yī)院檔案的保存價值和作用。

（三）有利于醫(yī)院檔案的鑒定工作。檔案資源的價值會隨時間的推移以及醫(yī)院工作的變化而發(fā)生變化，這就決定了醫(yī)院有必要對檔案資源進行鑒定，及時剔除無效的檔案資源。一方面，保管期限長、利用率高的檔案資源，即使到了保管期限，也應(yīng)當延長其保存期，充分發(fā)揮它的利用價值;另一方面，對于失去時效、利用率低的檔案資源，則應(yīng)當及時予以剔除，避免檔案資源的堆積。由此可見，檔案鑒定為其利用提供了基礎(chǔ)性平臺。反之，利用的實際效果是日后檔案鑒定的依據(jù)。

二、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案利用中存在的主要問題

（一）檔案服務(wù)意識不足。總體而言，現(xiàn)階段部分醫(yī)院仍然較為重視醫(yī)療業(yè)務(wù)工作，對檔案服務(wù)工作的重視程度不高，難以實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化以及高效化利用的目標。一方面，部分醫(yī)院仍然存在“重管理，輕利用”的檔案管理思想，對檔案利用工作缺乏主動的服務(wù)意識;另一方面，部分醫(yī)院忽視檔案利用價值的信息反饋，檔案管理人員缺乏與時俱進、改革創(chuàng)新的意識和能力，缺乏主動開發(fā)利用方式的積極性。

（二）利用平臺發(fā)展不均衡?，F(xiàn)階段，部分醫(yī)院開始通過檔案管理網(wǎng)站、檔案管理系統(tǒng)等平臺對檔案資源進行利用，但并沒有充分將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢發(fā)揮出來。一方面，部分醫(yī)院對于手機媒體、微信公眾號等新媒體工具沒有足夠重視，使之在檔案利用領(lǐng)域的快速查閱、便于攜帶等資源共享優(yōu)勢未能得到發(fā)揮;另一方面，醫(yī)院的官方網(wǎng)站只重視發(fā)布醫(yī)療信息、醫(yī)院重要新聞事件等信息，而醫(yī)療法規(guī)、醫(yī)院歷史、醫(yī)院人文建設(shè)等信息匱乏，不利于打造一體化的檔案利用平臺，以及醫(yī)院整體品牌形象的樹立和醫(yī)院文化的傳播。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)不完善。大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)字化建設(shè)對于醫(yī)院檔案利用工作的重要性不言而喻。但是，部分醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)滯后，忽視技術(shù)更新以及設(shè)備更新。一方面，部分醫(yī)院尚未將微縮相機、高速掃描儀應(yīng)用到檔案數(shù)字化建設(shè)當中，影響紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化與錄入工作;另一方面，部分醫(yī)院對于檔案的數(shù)字化軟件投入較少，僅采用檔案管理軟件對檔案條目檢索，而在OA系統(tǒng)建設(shè)時未將檔案管理工作納入統(tǒng)籌考慮范疇，造成重文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，輕歸檔管理環(huán)節(jié)，無法實現(xiàn)對檔案資源生命周期的全過程監(jiān)控。檔案數(shù)字化建設(shè)滯后勢必會影響檔案資源的使用，不利于后期全文數(shù)字化檢索、檔案安全管理、檔案專題編撰等工作。

三、以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用效果的途徑

（一）努力開發(fā)檔案利用的信息資源，增強服務(wù)功能。第一，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，增強服務(wù)意識，立足于服務(wù)中心開展各項工作。檔案管理人員要深化與醫(yī)院各個科室的聯(lián)系，了解各個科室對于檔案利用工作的建議和需求，有指向性地開展檔案服務(wù)工作，應(yīng)收必收，豐富檔案室藏量。第二，檔案管理人員要樹立跟蹤服務(wù)的理念，確保項目完成時間較長的科研課題和基建檔案資源中各項內(nèi)容的完整性，提升檔案利用價值。也就是說，檔案管理、檔案服務(wù)要與相關(guān)科室工作同步，優(yōu)化檔案收集流程，提升歸檔質(zhì)量，夯實檔案服務(wù)的基礎(chǔ)。第三，檔案人員要整合檔案資源，善于對檔案資源進行編研和利用，發(fā)揮檔案價值。為此，檔案管理人員可以分別從醫(yī)院沿革、組織機構(gòu)任免、重大變更、專家生平等方面出發(fā)，編制相關(guān)專題的檔案編研材料，為檔案需求主體提供更精確、全面的檔案服務(wù)。

（二）以服務(wù)為中心，加大新媒體技術(shù)的應(yīng)用。醫(yī)院檔案管理人員要進一步樹立創(chuàng)新意識、新媒體意識，實現(xiàn)新媒體技術(shù)與檔案利用工作的深度融合，發(fā)揮新媒體工具在檔案利用中的優(yōu)勢。第一，醫(yī)院檔案管理人員可以開通相應(yīng)的微信公眾號平臺以及微博平臺，為相關(guān)主體提供在線查檔咨詢服務(wù)，延伸檔案服務(wù)的領(lǐng)域和渠道。第二，醫(yī)院可以將新媒體平臺與檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)資源進行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，進一步提升檢索效率，豐富新媒體平臺中的查檔用檔功能。第三，醫(yī)院可以探索開發(fā)個性化的檔案資源服務(wù)。一方面，通過新媒體平臺來開發(fā)檔案專題查詢功能，集中檔案資源進行利用;另一方面，通過新媒體平臺開展檔案共享，深化與市衛(wèi)生健康委員會及其他醫(yī)療機構(gòu)的聯(lián)系，進一步彰顯檔案服務(wù)的社會價值。

（三）開展檔案數(shù)字化工作，提高利用效率。醫(yī)院要進一步推動檔案數(shù)字化建設(shè)工作，減少紙質(zhì)檔案資源所占用的物力空間，實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，增強檔案檢索速度、檔案周轉(zhuǎn)率。總體而言，醫(yī)院可以從以下幾個層面開展檔案服務(wù)工作：第一，醫(yī)院應(yīng)選擇性能良好、功能齊全的檔案管理系統(tǒng)，有效減少檔案管理者的工作量，為檔案服務(wù)創(chuàng)新提供基礎(chǔ)。第二，醫(yī)院要將辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）與檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，給予檔案管理人員相關(guān)的管理權(quán)限，確保檔案管理人員可以及時通過一個平臺來收集、歸納、利用并處理相關(guān)的信息資源。第三，醫(yī)院要進一步加快檔案全文數(shù)字化建設(shè)，通過檔案全文檢索來查詢不同類型檔案資源中的內(nèi)容，為檔案需求主體提供更精準的檔案服務(wù)，實現(xiàn)檔案利用現(xiàn)代化。

（四）建立科學(xué)的檔案利用體系，明確檔案利用重點。第一，醫(yī)院要進一步建立科學(xué)的檔案利用體系，明確檔案公布的形式、檔案利用者的權(quán)利與義務(wù)、檔案保密內(nèi)容、檔案利用的權(quán)限與程序、檔案開放的范圍和時限，為檔案利用工作提供明確的指引和依據(jù)。第二，檔案管理部門要重視檔案利用意見收集工作，及時聽取檔案需求主體對當前檔案利用過程的反饋意見，立足于醫(yī)院工作實際和對檔案檢索速度、所需內(nèi)容的全面性、準確性等需求，不斷改善檔案服務(wù)工作的方式和程序，實現(xiàn)閉環(huán)制管理，保證優(yōu)質(zhì)服務(wù)的可持續(xù)發(fā)展。第三，檔案管理部門要對醫(yī)院院務(wù)查考、就醫(yī)痕跡、基建設(shè)計、編史修志等多方面檔案服務(wù)評價、檔案周轉(zhuǎn)率以及檔案利用率進行綜合分析，主動尋找當前檔案利用工作中存在的不足和缺陷，根據(jù)檔案工作最新規(guī)范和當前發(fā)展形勢，有指向性地采取措施，如完善相關(guān)制度流程、合理判定檔案價值、規(guī)范各平臺媒介利用權(quán)限等，本著“規(guī)范、安全、便捷”的原則，滿足資源共享需求，進一步節(jié)約檔案利用過程中的人力、物力以及財力。

四、結(jié)束語

新形勢下，醫(yī)院檔案管理人員要深刻把握檔案利用工作的中心任務(wù)，進一步為醫(yī)院建設(shè)提供檔案利用平臺，收集保護好各類檔案信息資源。一方面，檔案管理部門要實現(xiàn)從“封閉型”向“開放型”、從“保管型”向“參與決策型”的轉(zhuǎn)變，使醫(yī)院的各種信息互相補充，互相滲透，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)流程、服務(wù)模式以及服務(wù)理念;另一方面，檔案管理部門要實現(xiàn)從“單一型”向“綜合型”的轉(zhuǎn)變，拓寬并延伸檔案服務(wù)的職能，以服務(wù)為中心、以利用者的需求作為根本出發(fā)點和落腳點，進一步開發(fā)利用檔案價值，改善利用結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)檔案資源利用效益的最大化。

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