新形勢下血站檔案管理存在的問題與對策

盛健 鄭克芬 宮瑾

【摘要】檔案管理工作是血站事業(yè)發(fā)展中一個重要組成部分。隨著采供血工作的不斷發(fā)展，血站檔案管理如何更加高效、準確地服務于采供血工作，是血站檔案工作者面臨的新任務、新課題，它將影響和推動血站各項工作的發(fā)展。在當前的血站檔案管理工作中仍存在著諸多的問題，因此，本文就新形勢下如何解決和改善檔案管理新問題，提高血站檔案的管理水平，進行了詳細的論述。

【關鍵詞】血站;檔案管理;問題;對策

血站檔案主要是利用文字、圖片等形式對獻血者的情況、血源管理等相關資料進行記錄，它對提高服務質(zhì)量、增加服務效率，為后期有關研究都具有非常大的價值?，F(xiàn)在是信息社會，如何運用有效手段加強血站管理，是一個重要的研究方向，本文通過對血站檔案管理存在問題的解決措施進行合理分析，希望可以幫助我國醫(yī)療事業(yè)更上一層樓，為人民的生命健康做好堅強的后盾。

一、血站檔案的作用

（一）記錄血站發(fā)展歷史。檔案是事物發(fā)展的最好見證，它記錄的是直接、真實、有效的信息。血站的檔案記錄的就是各地血液的采集、檢驗、來源、保護、運輸?shù)惹闆r，可以通過血站檔案對每天采供血液的合格率、報廢率情況作出相應了解，對相關研究機構了解血站發(fā)展、總結血站經(jīng)驗具有重要參考價值。

（二）提高血站服務質(zhì)量。血站的成立是為了幫助醫(yī)療機構更好地服務于人民，及時提供人們所需的血液，血站檔案管理可以方便人們快速查看所需血液的情況，對急需血源的患者提供及時治療，做好檔案管理能夠提高工作效率，為社會服務作出巨大貢獻。

（三）保存依據(jù)，利于維權。醫(yī)療行業(yè)是最容易發(fā)生糾紛的，現(xiàn)在每個人的維權意識都在提高，當因為血站原因陷入醫(yī)療糾紛時，想要查看到底是哪方責任，血站檔案就起到了重要作用。可以通過平時記錄的儲存和歸檔情況，拿出事實憑證，幫助血站擺脫醫(yī)療糾紛。

二、血站檔案管理的現(xiàn)存問題

（一）重視程度不足。血站對檔案管理重視程度不夠，導致檔案管理工作滯后。血站的發(fā)展本應該是和檔案管理工作同步發(fā)展的，兩者相輔相成才能促進更好發(fā)展。但是在規(guī)劃血站的發(fā)展時，只提到了擴展規(guī)模、人員配置還有技術方面的問題，導致大部分人員忽視了檔案管理的重要性，在工作中只在意專業(yè)工作，忘記了對各種材料進行收集、歸檔，在以后發(fā)生輸血糾紛時，不能拿出相關記錄證實清白，導致敗訴。還有一些人認為檔案的管理工作與自己無關，對于檔案的審核、交接手續(xù)把關不講究等等，這些問題都是由于血站對檔案管理不夠重視引起的，在一定程度上阻礙了檔案管理的發(fā)展。

（二）管理體系不健全。血站檔案管理跟不上血站的發(fā)展速度，有的血站早已運行成熟，但是在檔案管理上卻停滯不前，有關的檔案管理制度只是為了敷衍上級檢查或者是挪用其他機構的管理體系，并沒有針對性去制定，不能很好地發(fā)揮管理作用。管理體系不健全主要表現(xiàn)在兩個方面：一是沒有明確的管理標準。對檔案管理的要求只是對資料進行收集、歸檔、整合，但是要做到一個什么程度并沒有規(guī)范標準，有的工作人員不能嚴格要求自己，對于資料的填寫會出現(xiàn)錯誤或者缺漏的情況，在以后的查看時會造成嚴重不便。二是血站檔案管理部門不明確，有的血站沒有設置專門的檔案管理部門，而是讓一些工作人員兼職管理，這必然會造成檔案的管理出現(xiàn)混亂和紕漏。

（三）缺少專業(yè)檔案管理人才。長期以來，我國血站檔案管理容易受到忽視，對于相關檔案管理工作人員的挑選更是不受重視，一些檔案管理專員缺乏系統(tǒng)的理論知識導致業(yè)務不熟練，工作中頻頻出錯，缺少專業(yè)知識和判斷力，這就會產(chǎn)生一種弊端，就是盡管工作人員花費了大量的時間和精力，但是因為對于具體工作業(yè)務和環(huán)節(jié)不熟練，很難保證工作質(zhì)量，極大地降低了檔案管理的工作效率。在管理人員的培養(yǎng)上也存在一定問題，血站缺少嚴格的管理制度，導致管理人員素質(zhì)低下，對于管理工作認識不足，工作中存在偷懶行為，這些都是血站檔案管理前進路上的絆腳石。

（四）檔案管理方式落后。我國很多血站的檔案管理部門仍舊采用老舊的管理方式，通過手寫、紙質(zhì)的方式保存，這種方式不僅效率低下，而且容易毀壞，在運輸查看的過程中，都有可能造成資料的損壞、遺失或者泄露。有的血站雖然開始用電子檔記錄資料，但是因為資金等各方面的因素，不能創(chuàng)建良好的工作條件，這嚴重阻礙了血站檔案管理現(xiàn)代化水平的發(fā)展，致使血站管理工作進度緩慢。

三、解決血站檔案歸檔管理的對策

（一）提高對檔案管理的重視程度。每一個在血站工作的工作人員，都應該把血站檔案管理工作當成一件重要的事情。血站的檔案管理工作不僅僅是一個人、一個科室就能完成的，它涉及血站各個層面、各科室、采供血工作各個環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程，需要通過共同的努力做好這件事，而不是相互推脫。通過講座、匯報等各種宣傳方式，讓人們了解到血站檔案管理的作用，提出血站檔案是擺脫醫(yī)療糾紛的重要依據(jù)，是衡量血站管理的重要指標，是未來研究的重要資料，將檔案管理擺在重要的位置上。

（二）完善檔案管理制度和工作標準。檔案管理制度和工作標準是血站開展檔案工作的基本保障。我國雖然有《檔案法》《會計檔案管理辦法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)，但是針對血站采供血專門檔案管理實際工作沒有出臺任何規(guī)章制度，使得血站檔案工作開展有一定的約束性。隨著時代的發(fā)展，血站檔案管理體系也應該與時俱進，在未來的檔案管理中，應該適時完善檔案相關管理制度，制定符合血站自身特點的檔案管理程序、文件整理規(guī)程、歸檔范圍保管期限表等工作標準。在組織建設中，每個血站都應該設立專門的檔案管理部門，明確分工，將責任細化，避免出現(xiàn)工作混亂的情況。制定一個明確的工作標準，讓所有檔案管理人員按標準執(zhí)行，減少偷懶、敷衍的心理。

（三）建立專業(yè)化團隊。檔案人員專業(yè)水平、工作能力等方面的素養(yǎng)對血站檔案管理工作的提升有著直接的影響。要適應新形勢下檔案信息化發(fā)展，對檔案人員的知識儲備提出了更高的要求，建立專業(yè)化團隊迫在眉睫。第一，血站應為現(xiàn)有的檔案人員提供專業(yè)化培訓，以提高其理論、信息技術知識和操作能力。第二，合理配置人員結構，招聘檔案管理專業(yè)人員，加強檔案管理人才隊伍建設。

（四）加快檔案現(xiàn)代化管理?，F(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)時代，我們的科技不斷進步，血站的檔案管理方式也應該和現(xiàn)代化相結合。改變傳統(tǒng)的手寫記錄，紙質(zhì)存檔的手段，利用網(wǎng)絡的優(yōu)勢進行檔案信息化建設。從硬件上來看，血站應該加大資金的投入，將硬件設施準備齊全，比如溫度記錄儀、濕度記錄儀、攝像機等，將手寫模式轉變?yōu)橛糜跋竦姆绞接涗?從軟件上來看，血站可以引入專業(yè)化的管理軟件或者自行開發(fā)合適的檔案管理軟件，加快目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化進程，提高檔案利用率、統(tǒng)計的效率，也方便后期隨時查閱所需資料。利用這些先進科技手段，促進血站檔案管理的進步。

四、結語

血站檔案歸檔管理工作是血站工作的重要組成部分，血站的發(fā)展與其有著密不可分的關系，目前我國血站檔案歸檔管理在重視程度、管理體系、人才培養(yǎng)和管理方式上都存在不足，這要求血站必須加強對檔案管理的重視程度，加大檔案管理宣傳力;制定完善的體系和工作標準，彌補之前的漏洞;對于檔案管理專員，不僅要進行專業(yè)上的培養(yǎng)，更要重視素質(zhì)的提高;用現(xiàn)代化的手段提高檔案管理效率，在單位、個人的共同努力下，保證血站檔案管理工作穩(wěn)定前進。

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