淺析建筑工程檔案資料管理問題及措施

尹曉娜

【摘要】在當(dāng)今建筑工程當(dāng)中，關(guān)于工程的相關(guān)信息檔案作用重大，隨著建筑業(yè)的迅猛發(fā)展，完善的工程檔案資料管理越來越重要。本文對(duì)建筑工程資料管理的重要性及問題展開探討，提出相應(yīng)的處理措施。

【關(guān)鍵詞】建筑工程;檔案資料管理;處理措施

隨著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展，在整體項(xiàng)目建筑工程中，建筑工程檔案資料的相關(guān)管理至關(guān)重要，資料信息是整個(gè)企業(yè)對(duì)于建筑經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的積累總結(jié)，資料的提供在整個(gè)工程的前中后期都有著重要的參考意義，因此建立起一個(gè)完善的工程檔案管理制度能夠?qū)こ藤|(zhì)量、工程進(jìn)度等進(jìn)行有效的監(jiān)督管理。

一、建筑工程檔案資料管理的重要性

建筑工程工序復(fù)雜，建筑面積較大且時(shí)間較長，在設(shè)計(jì)知識(shí)面較廣的長期工程施工中，會(huì)產(chǎn)生相當(dāng)大量的與建筑工程相關(guān)的檔案資料，而一般相關(guān)資料管理工作是對(duì)施工信息的保存，是保證施工質(zhì)量的基礎(chǔ)。因此，在專門的檔案保管制度建立過程中，有很多相關(guān)的問題需要注意，一個(gè)完整的檔案保管部門能夠通過完整的保管制度對(duì)檔案資料進(jìn)行總結(jié)，幫助企業(yè)提升運(yùn)行水平與管理質(zhì)量，從而提升工程質(zhì)量，最終達(dá)到創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)企業(yè)競爭力的目的。

二、當(dāng)前建筑工程檔案資料管理的發(fā)展形勢(shì)

（一）無專管部門。在當(dāng)前發(fā)展情況之下，仍然存在部分建筑企業(yè)未設(shè)立專門的管理部門，對(duì)于工程檔案資料的管理僅僅停留在與其他需要保存管理的材料等混合存放，在需要使用時(shí)往往信息缺失，相關(guān)的部門只能憑經(jīng)驗(yàn)，摸著石頭過河，對(duì)于工程各個(gè)工序沒有相應(yīng)的質(zhì)量保證，其中最常見的情況就是檔案資料和建筑材料、設(shè)備等管理統(tǒng)一由一個(gè)管理人員管理。

（二）管理人員檔案意識(shí)薄弱。目前建筑工程當(dāng)中，管理工作更加偏向于土木工程管理與造價(jià)管理方面，因?yàn)橄嚓P(guān)的管理涉及工程的成本、質(zhì)量、進(jìn)度等問題，企業(yè)內(nèi)部未重視的情況之下，導(dǎo)致管理人員的檔案意識(shí)薄弱，由于建筑工程包含的資料往往冗雜，在工程竣工之后，需要交由驗(yàn)收部門查閱的資料相當(dāng)多樣，驗(yàn)收部門需要通過相應(yīng)的資料對(duì)施工的建筑規(guī)格和質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，如果資料管理未對(duì)資料進(jìn)行細(xì)化保管，往往會(huì)出現(xiàn)問題;在進(jìn)行商品房的出售時(shí)候，同樣也需要交給業(yè)主住房的相關(guān)資料。

（三）管理質(zhì)量偏低。在建立了相關(guān)監(jiān)管制度的企業(yè)當(dāng)中，還是存在著管理質(zhì)量偏低的情況，資料管理一般分為施工前資料、施工過程資料、工程驗(yàn)收資料。施工前資料一般包括：其他建筑公司建筑相關(guān)信息、造價(jià)資料、施工設(shè)計(jì)資料等;施工資料一般包括：建筑相關(guān)參數(shù)資料、施工進(jìn)度及相關(guān)安排資料、材料及設(shè)備使用資料、管理工作日志等資料;工程驗(yàn)收資料包括：質(zhì)量驗(yàn)收資料、建筑規(guī)格資料、材料用料及種類資料、污染物測量等相關(guān)資料。以上所列資料對(duì)于相應(yīng)的過程都有十分重要的意義，但是在相關(guān)資料整理提供時(shí)，往往殘缺不全，數(shù)量雖然眾多卻沒有實(shí)質(zhì)性數(shù)據(jù)，正是因?yàn)闄n案管理質(zhì)量的低下，對(duì)數(shù)量和質(zhì)量都沒有設(shè)置相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理人員在管理過程的質(zhì)量低下。

三、提高建筑工程檔案管理質(zhì)量的措施

（一）完善管理制度，引入精細(xì)化管理。由于業(yè)主和相關(guān)部門對(duì)于工程質(zhì)量安全越來越注重，檔案管理制度也應(yīng)該健全起來，一個(gè)完整的管理制度可以確保相關(guān)人員的工作規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，同時(shí)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)能夠促使檔案管理相關(guān)工作的履行與落到實(shí)處，在此，筆者建議對(duì)檔案管理引入精細(xì)化管理制度。精細(xì)化管理：精細(xì)化管理由管理理念創(chuàng)新衍生而來，隨著社會(huì)工作分工越來越精細(xì)化和專業(yè)化的發(fā)展，該理念被廣泛采用，建立在常規(guī)管理基礎(chǔ)之上。精細(xì)化管理除了擁有常規(guī)管理的基本思想與管理模式之外，以大幅度減少管理所占用資源為目標(biāo)，通過管理人員職責(zé)細(xì)分、推動(dòng)管理創(chuàng)新等方式，將管理職責(zé)明細(xì)化、具體化，及時(shí)將自身負(fù)責(zé)工作進(jìn)行落實(shí)和檢查;除了對(duì)于管理人員職責(zé)的監(jiān)督要求，精細(xì)化管理對(duì)于工作的細(xì)節(jié)和全過程也擁有極高要求，以期有效推行相關(guān)管理活動(dòng)，最終獲得好的管理結(jié)果。精細(xì)化管理在資料檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用措施：1.人員精細(xì)化。將資料檔案管理工作的每一項(xiàng)細(xì)節(jié)工作都精細(xì)化到每一個(gè)相關(guān)人員身上，在實(shí)際工作中組成管理小組，設(shè)置組長、小組成員，分別負(fù)責(zé)工程數(shù)據(jù)記錄、原材料領(lǐng)用和歸還、實(shí)際施工記錄（例如地基厚度、場地建造長寬高）等。通過考核制度對(duì)人員職責(zé)的履行進(jìn)行考核，同時(shí)要求對(duì)于資料檔案管理工作中的每個(gè)人員進(jìn)行素質(zhì)上的提高、職責(zé)上的落實(shí)、生活上的關(guān)心。只有將整個(gè)隊(duì)伍擰成一股繩，精細(xì)化管理的效果才能真正體現(xiàn)。2.工作精細(xì)化。工作精細(xì)化要求相關(guān)人員細(xì)化資料檔案管理的每一項(xiàng)工作細(xì)節(jié)（例如資料收集、資料處理過濾、資料歸檔、資料存放與提取管理等），只有將工作過程精細(xì)化，例如出現(xiàn)設(shè)備使用天數(shù)和保養(yǎng)次數(shù)記錄數(shù)據(jù)的缺失，先從資料收集人員開始問責(zé)，逐步確定，記入考核中，同時(shí)要求該人員對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的修復(fù)進(jìn)行負(fù)責(zé)。只有精細(xì)化管理完全落實(shí)，整個(gè)資料檔案管理過程才能夠順利展開，管理人員能做到資料的有效化與保密性。

（二）優(yōu)化管理人員配置。管理人員是精細(xì)化管理的執(zhí)行者，因此管理人員的素質(zhì)十分重要，工程檔案資料管理具有一定特殊性，由于建筑市場競爭十分激烈，為防止商業(yè)間諜通過獲取公司資料達(dá)到項(xiàng)目獲得等目標(biāo)，首先，基于信息安全的前提下，對(duì)管理人員進(jìn)行第一道篩選，進(jìn)入公司時(shí)間較短的不在考慮范圍。企業(yè)應(yīng)該基于對(duì)員工信任度和工作方面的基礎(chǔ)上對(duì)員工進(jìn)行選擇。其次，因?yàn)闄n案資料設(shè)計(jì)方面較廣，涉及時(shí)間較長，工作量較大，相關(guān)數(shù)據(jù)和文本內(nèi)容都十分復(fù)雜，因此需要在精細(xì)化管理的基礎(chǔ)管理之上對(duì)于相關(guān)工作進(jìn)行配置優(yōu)化，在內(nèi)部管理人員中以責(zé)任心和工作經(jīng)驗(yàn)為前提進(jìn)行選拔，對(duì)于之前從事各種崗位的內(nèi)部人員（例如從事施工管理崗位），讓其留在施工崗位進(jìn)行進(jìn)行施工進(jìn)度相關(guān)數(shù)據(jù)的收集，同時(shí)可以定期外聘相關(guān)專業(yè)人才開展培訓(xùn)，提升管理人員的整體水平，并且進(jìn)行定期的多方面綜合考核，使其在相關(guān)管理工作過程中更加得心應(yīng)手。

（三）優(yōu)化資料管理方式。鑒于不同的施工情況和環(huán)境可能存在差異，除了實(shí)體的相關(guān)資料檔案管理工作之外，對(duì)于資料管理還可以借用信息化技術(shù)來進(jìn)行管理，通過相關(guān)的軟件對(duì)資料檔案進(jìn)行相應(yīng)的整理，減少相關(guān)的工作量，但是由于當(dāng)前工程建設(shè)的發(fā)展?fàn)顩r和行業(yè)信息化技術(shù)應(yīng)用，相關(guān)的管理工作不能完全向信息化管理中轉(zhuǎn)移，為確保資料的保存安全性，仍然需要開展相關(guān)的紙質(zhì)性工作，紙質(zhì)信息的登記與電腦中信息同步，例如施工人員工作天數(shù)、材料領(lǐng)用量，通過電腦能夠更好地統(tǒng)計(jì)。

（四）參數(shù)資料的編寫。參數(shù)資料包括：施工材料質(zhì)量報(bào)告參數(shù)、工程建筑實(shí)際參數(shù)等，相關(guān)參數(shù)的編寫要求十分嚴(yán)謹(jǐn)，需要制定相關(guān)的表格，數(shù)值確定和具體項(xiàng)目，表格中的內(nèi)容應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)市場準(zhǔn)入部門和監(jiān)管部門的要求進(jìn)行編制，同時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的編制，防止數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致在后面的竣工驗(yàn)收過程中出現(xiàn)相關(guān)失誤，造成返工和全過程再確認(rèn)等問題，加大工作量。

四、發(fā)展趨勢(shì)

資料檔案的管理會(huì)朝著系統(tǒng)化發(fā)展，建設(shè)工程的資料檔案管理隨著企業(yè)自身發(fā)展需要，將會(huì)獨(dú)立出來，成為一個(gè)單獨(dú)運(yùn)行的部門，系統(tǒng)化的信息管理工作，能夠?qū)φ麄€(gè)施工過程起到“數(shù)據(jù)把控”的作用，通過對(duì)于各個(gè)過程的相關(guān)信息采集，綜合整理并提出相關(guān)意見，幫助企業(yè)在工程的施工進(jìn)度中不斷調(diào)整優(yōu)化。

五、結(jié)語

目前在建設(shè)施工工程當(dāng)中，相當(dāng)一部分企業(yè)對(duì)于資料檔案的管理不重視，相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不足，在管理過程中不夠重視導(dǎo)致管理工作沒有落實(shí)，同時(shí)由于相關(guān)制度的不完善，導(dǎo)致整個(gè)資料檔案管理工作相比于其他管理工作處于一個(gè)尷尬的地位。本文通過對(duì)相關(guān)問題的探究，分析問題的原因并且提出了四項(xiàng)措施，同時(shí)引入了精細(xì)化管理的概念應(yīng)用于資料檔案的管理之中，以期從管理制度建立入手，對(duì)資料檔案管理工作起到促進(jìn)作用。

【參考文獻(xiàn)】

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