探析鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位檔案管理的新特點(diǎn)

王韶平

【摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國內(nèi)許多行業(yè)都開始運(yùn)用信息化模式，由于多種先進(jìn)設(shè)備的普及，加快了信息化的進(jìn)程，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位檔案的管理過程中也開始順應(yīng)此潮流。本文針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位檔案管理的必要性以及現(xiàn)狀進(jìn)行分析，通過多方面對(duì)檔案管理的新特點(diǎn)進(jìn)行探究，希望能為相關(guān)人士提供有效參考。

【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位;檔案管理;檔案機(jī)制

由于網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施以及相應(yīng)的系統(tǒng)建設(shè)問題，導(dǎo)致我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位中所使用的檔案管理與城市事業(yè)單位所使用的系統(tǒng)還存在不同，針對(duì)上述情況，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)分析發(fā)展現(xiàn)狀，采取相應(yīng)的措施以保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位檔案管理有所改善，目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)部分單位中檔案管理的趨勢已經(jīng)開始形成，但缺乏完善。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位開展檔案管理的必要性

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位中實(shí)行檔案管理能夠有效促進(jìn)其信息化以及系統(tǒng)化的提升，并且可以迎合時(shí)代的發(fā)展，用更先進(jìn)的理念和設(shè)備對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化處理。目前對(duì)這一必然趨勢，事業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要結(jié)合單位發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)行深入的研究，采用更加先進(jìn)的設(shè)備以及技術(shù)來促進(jìn)單位內(nèi)部檔案管理模式上的創(chuàng)新，從而合理提升檔案管理的質(zhì)量和效率。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)著重根據(jù)單位發(fā)展中所存儲(chǔ)的大量資料進(jìn)行記錄，從而幫助單位員工隨意查閱單位內(nèi)部資料。與此同時(shí)，在單位規(guī)劃中實(shí)現(xiàn)完善的檔案管理任務(wù)可以有效促進(jìn)單位穩(wěn)定發(fā)展，推動(dòng)管理層對(duì)于資料的綜合化管理，并為員工的查閱提供良好的環(huán)境，有利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的可持續(xù)發(fā)展。另外，此項(xiàng)工作也帶動(dòng)了工作效率的提升，有效推動(dòng)多方面資料的收集和歸納，為后期運(yùn)行提供更好的資料基礎(chǔ)，促使單位可以從具體的檔案管理運(yùn)行轉(zhuǎn)向?qū)嶋H的歸類管理，從而展現(xiàn)事業(yè)單位對(duì)于檔案的使用價(jià)值，有利于各部門積極開展多項(xiàng)工作。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

在目前運(yùn)行的檔案管理過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)設(shè)備的使用率不高和缺少專業(yè)性的人才。第一，由于社會(huì)正在朝著信息化的方向不斷運(yùn)行，促使眾多行業(yè)和單位的發(fā)展模式也因此有所轉(zhuǎn)變，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的事業(yè)單位管理過程中也會(huì)跟隨時(shí)代的步伐，采用大量的現(xiàn)代化設(shè)備，將傳統(tǒng)運(yùn)行模式轉(zhuǎn)向更加現(xiàn)代化的運(yùn)營方式。在此過程中，單位的檔案管理工作顯得十分重要，但是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的運(yùn)行期間，由于設(shè)備的利用率不高，使得其嚴(yán)重影響檔案管理工作的發(fā)展。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位中有較多的基礎(chǔ)設(shè)施配置，但是由于沒有專門負(fù)責(zé)的檔案管理人員，使得專業(yè)程度始終提不上來，并且導(dǎo)致設(shè)備的諸多功能都沒有充分發(fā)揮出來。與此同時(shí)，還存在一些事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)備過于老舊的問題，其中的檔案管理工作經(jīng)常會(huì)由于設(shè)備的影響，使得實(shí)際的管理工作始終難以順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。第二，因?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位普遍缺少專業(yè)性的人才，實(shí)際的檔案工作任務(wù)量較為龐雜，需要更多專業(yè)性人才的支撐。針對(duì)上述情況，為保證單位能夠良好發(fā)展，需要管理層對(duì)內(nèi)部的人員使用上實(shí)行進(jìn)一步的調(diào)整，盡可能避免工作人員的多職化現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)安排專業(yè)的管理人士負(fù)責(zé)檔案的管理工作。此步驟可以有效防止檔案管理不系統(tǒng)的情況發(fā)生，還會(huì)因此強(qiáng)化檔案管理過程中的專業(yè)性。

三、單位檔案管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位管理中的新特點(diǎn)

（一）積極轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。在管理檔案的過程中，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)其的重視程度，調(diào)整對(duì)于檔案理念上的轉(zhuǎn)變，不僅要將底層的員工思想予以調(diào)整，還需要調(diào)動(dòng)管理層的積極性，重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，以及崗位責(zé)任。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理過程中，此工作的細(xì)致化以及專業(yè)化程度能夠展現(xiàn)單位運(yùn)行的理念以及相關(guān)負(fù)責(zé)人的工作能力。鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)的管理思想，采用更加先進(jìn)的眼光去看待單位的總體發(fā)展和運(yùn)行過程，分析社會(huì)信息化的進(jìn)程，能夠有效幫助其轉(zhuǎn)變對(duì)于檔案管理的觀念。提升單位管理層對(duì)于檔案管理工作的前期資金投入，加大治理力度，向社會(huì)聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人才，并建立一套專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，配備相對(duì)應(yīng)的部門，不僅會(huì)保證事業(yè)單位的高質(zhì)量運(yùn)行，還會(huì)因?yàn)椴块T和體系的建立，促使員工的思想能對(duì)檔案管理工作有所轉(zhuǎn)變。除了建立專業(yè)的負(fù)責(zé)部門之外，還可以在其中設(shè)立多種專門負(fù)責(zé)管理的職位，按照層次區(qū)分不同的負(fù)責(zé)人，以保證此部門運(yùn)行的系統(tǒng)化，從而提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位發(fā)展和運(yùn)行的總體質(zhì)量。

（二）引進(jìn)專業(yè)化人才，整理檔案管理秩序。在檔案管理的過程中，諸多項(xiàng)目的開展和系統(tǒng)的運(yùn)行需要專業(yè)化的人才進(jìn)行管理，才會(huì)保證體制、項(xiàng)目以及部門的科學(xué)化運(yùn)轉(zhuǎn)，使其從一種無序的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)樾?。在整個(gè)檔案管理的過程中，需要專業(yè)性極強(qiáng)的系統(tǒng)化流程，在后期歸檔期間還需要有較強(qiáng)的管理性，內(nèi)容較為復(fù)雜。針對(duì)此種情況，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行系統(tǒng)性的調(diào)整，將原有的管理工作進(jìn)行改善，采用集中統(tǒng)一化管理的方式能夠保證整個(gè)管理過程的流程化和系統(tǒng)化。引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才能夠有效改善此種狀況，向社會(huì)以及專業(yè)院校進(jìn)行招聘，在上崗之前對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。例如，邀請(qǐng)社會(huì)上的專業(yè)化人士到學(xué)校進(jìn)行演講和講座，將大量檔案管理經(jīng)驗(yàn)傳授給管理人員，可以采用考核的方式進(jìn)行培訓(xùn)，并設(shè)立嚴(yán)格的考核制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制，有利于提升工作人員的積極性，提高單位的凝聚力，同時(shí)也會(huì)加強(qiáng)工作人員的專業(yè)程度。另外，工作人員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的要求，不斷吸收先進(jìn)的管理知識(shí)，從而增加對(duì)工作崗位的理解和定期更新知識(shí)儲(chǔ)備，積極完成本職工作。

（三）利用現(xiàn)代化設(shè)備，提升檔案管理的效率。由于當(dāng)代社會(huì)信息化發(fā)展的趨勢較為快速，并且大部分行業(yè)以及單位都開始實(shí)現(xiàn)信息化的管理，因此設(shè)備的完善程度顯得尤為重要。在時(shí)代的高速發(fā)展過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位要想實(shí)現(xiàn)全面的發(fā)展和進(jìn)步，需要落實(shí)信息化運(yùn)行模式。在檔案管理期間，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的管理層應(yīng)當(dāng)具備多種發(fā)展規(guī)劃，明確時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程，以單位的長期發(fā)展為主要的目標(biāo)，加強(qiáng)檔案管理部門的資金投入，采用大量先進(jìn)的設(shè)施，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的輸入，從而實(shí)現(xiàn)信息化的管理。在此過程中，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代運(yùn)行的節(jié)奏調(diào)整數(shù)據(jù)信息的管理模式，增強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。另外針對(duì)設(shè)備的使用狀況，可以邀請(qǐng)社會(huì)上專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才到單位向員工傳授使用設(shè)備的具體方法，針對(duì)檔案管理流程進(jìn)行相配套的教學(xué)，從而使員工熟悉整個(gè)系統(tǒng)化操作過程，以便于在實(shí)踐的過程中，可以妥善管理檔案。

（四）建設(shè)相應(yīng)的檔案機(jī)制，創(chuàng)新管理模式。在單位的運(yùn)行過程中，需要大量的體制來維持整個(gè)運(yùn)行的模式和規(guī)律，從而使得單位運(yùn)行狀態(tài)能夠有專業(yè)的等級(jí)化管理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位在之前運(yùn)行的過程中通常以一種傳統(tǒng)的檔案管理方式來維持單位運(yùn)轉(zhuǎn)，不僅沒有具體的管理體制，內(nèi)部的管理狀態(tài)還呈現(xiàn)一種無秩序的狀況。針對(duì)此類情況，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)著眼于實(shí)際，確立一套完整的檔案管理秩序，以此來確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作能夠在體制的管理之下系統(tǒng)化運(yùn)行。在目前的社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的發(fā)展應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際需求和未來的規(guī)劃，不斷探索當(dāng)前社會(huì)狀況，根據(jù)實(shí)際情況具體分析，積極學(xué)習(xí)大量先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，引進(jìn)專業(yè)的管理人才，研究更多系統(tǒng)的管理思想，逐漸完善相應(yīng)的檔案管理體制，企業(yè)可以研究國內(nèi)外優(yōu)秀的檔案管理運(yùn)行體制，從而改善自身運(yùn)行中的模式，取長補(bǔ)短，從而實(shí)現(xiàn)單位的全面發(fā)展。

四、結(jié)論

綜上所述，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位檔案管理的過程中，還需要不斷完善。針對(duì)目前投入使用狀況中的多種問題進(jìn)行有效的分析，并采用相對(duì)應(yīng)的措施，全面促進(jìn)檔案管理的實(shí)施進(jìn)程，通過思想觀念上的轉(zhuǎn)變，引進(jìn)專業(yè)化的人才，利用先進(jìn)的設(shè)備，從而轉(zhuǎn)變當(dāng)前的檔案機(jī)制，有利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的全面發(fā)展。

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