基于BPM系統(tǒng)的重點(diǎn)工作督辦管理方法探析

范國明 余莉莉

【摘要】督查督辦是企業(yè)辦公室工作職能的一項(xiàng)重要內(nèi)容，做好工作督辦是保障企業(yè)各項(xiàng)重點(diǎn)工作得到有效落實(shí)，各項(xiàng)決策部署高效執(zhí)行的重要手段。利用MBP系統(tǒng)開展重點(diǎn)工作督辦管理是應(yīng)用信息化手段提高工作督辦質(zhì)量和效率的最佳選擇。本文主要分析了基于BPM系統(tǒng)的重點(diǎn)工作督辦管理方法的必要性、主要優(yōu)勢(shì)和實(shí)施路徑等。

【關(guān)鍵詞】工作督辦;BPM系統(tǒng);質(zhì)量;效率

督查督辦是企業(yè)辦公室工作職能的一項(xiàng)重要內(nèi)容，做好工作督辦是保障企業(yè)各項(xiàng)重點(diǎn)工作得到有效落實(shí)，各項(xiàng)決策部署高效執(zhí)行的重要手段。在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段提高工作督辦效率和質(zhì)量顯得尤為重要。業(yè)務(wù)流程管理（Business Process Management，BPM）系統(tǒng)是應(yīng)用廣泛的現(xiàn)代企業(yè)信息化管理系統(tǒng)，工作督辦管理BPM系統(tǒng)是專門開發(fā)的專業(yè)化管理平臺(tái)，在辦公室履行督查督辦職責(zé)過程中發(fā)揮了極其重要的作用。

一、現(xiàn)狀分析

傳統(tǒng)的工作督辦主要是通過督辦人員現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查催辦、電話催辦、業(yè)務(wù)部門提交工作進(jìn)展情況報(bào)告等方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)重點(diǎn)工作執(zhí)行的轉(zhuǎn)辦、催辦。結(jié)合當(dāng)前，傳統(tǒng)的工作督辦方式存在一些不足和弊端，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）效率不高。傳統(tǒng)督辦方式需要專人督辦，與業(yè)務(wù)部門多次對(duì)接了解工作進(jìn)展情況，會(huì)造成彼此的時(shí)間浪費(fèi)。督辦結(jié)果需要對(duì)業(yè)務(wù)部門反饋的情況重新梳理總結(jié)，對(duì)比進(jìn)度計(jì)劃，得出結(jié)論，工作周期較長(zhǎng)。

（二）效果不佳。因工作督辦帶有一定的監(jiān)督性質(zhì)，業(yè)務(wù)部門對(duì)工作督辦的支持力度不足，存在疲于應(yīng)付的態(tài)度，所反映的工作進(jìn)展情況真實(shí)度不足。督辦人員會(huì)因其他業(yè)務(wù)繁忙而壓縮督辦時(shí)間，也會(huì)存在工作督辦流于形式的現(xiàn)象等，導(dǎo)致督辦效果不佳。

（三）專業(yè)性不強(qiáng)。針對(duì)某些專業(yè)性很強(qiáng)的工作，因辦公室督辦人員對(duì)該項(xiàng)工作所涉及的專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)了解不夠，很難確定該項(xiàng)工作推進(jìn)的難點(diǎn)是什么，影響進(jìn)度的關(guān)鍵因素是什么，更難以準(zhǔn)確判斷總體進(jìn)度。

二、工作督辦管理BPM系統(tǒng)實(shí)施路徑

工作督辦管理BPM系統(tǒng)是結(jié)合企業(yè)實(shí)際專門開發(fā)的工作督辦管理專業(yè)化平臺(tái)。工作督辦管理BPM系統(tǒng)主要分為五個(gè)操作角色：部門計(jì)劃管理員、部門員工、公司計(jì)劃管理員、審核審批人員（部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理及黨委書記）、績(jī)效管理員。

一是部門計(jì)劃管理員主要根據(jù)工作動(dòng)態(tài)，在系統(tǒng)中填報(bào)重點(diǎn)編制、重點(diǎn)執(zhí)行情況及計(jì)劃的調(diào)整等。二是部門員工主要對(duì)所負(fù)責(zé)的工作進(jìn)展動(dòng)態(tài)時(shí)時(shí)填報(bào)，上傳完成交付物。三是公司計(jì)劃管理員主要負(fù)責(zé)公司重點(diǎn)工作計(jì)劃的編制、公司計(jì)劃完成情況核查、部門計(jì)劃調(diào)整審議結(jié)果錄入、公司臨時(shí)計(jì)劃追加、月度重點(diǎn)工作評(píng)價(jià)。四是審核審批人員主要負(fù)責(zé)計(jì)劃的審核審批。五是績(jī)效管理員根據(jù)工作完成情況，輸出綜合績(jī)效評(píng)價(jià)。具體流程如“圖1”工作督辦管理BPM系統(tǒng)流程圖所示。

三、工作督辦管理BPM系統(tǒng)的主要優(yōu)勢(shì)

（一）突出信息化，督辦效率得到提高。工作督辦管理BPM系統(tǒng)是專業(yè)的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）有機(jī)結(jié)合，提高工作開展的便捷性。業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作進(jìn)展情況隨時(shí)更新工作動(dòng)態(tài)，督辦人員定期查看督辦結(jié)果，實(shí)現(xiàn)高效督辦。在系統(tǒng)中，每項(xiàng)工作都實(shí)現(xiàn)PDCA閉環(huán)管理，工作的執(zhí)行落實(shí)情況得到大力改善。

（二）結(jié)果真實(shí)準(zhǔn)確，督辦質(zhì)量得到保證。各業(yè)務(wù)部門填報(bào)的工作進(jìn)展動(dòng)態(tài)和完成交付物都須經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審核，上報(bào)工作完成情況的真實(shí)性大大提高。另外，全員可在系統(tǒng)中查看各項(xiàng)重點(diǎn)工作內(nèi)容及完成動(dòng)態(tài)，發(fā)揮了全員監(jiān)督的作用。

（三）實(shí)現(xiàn)自動(dòng)考核，促進(jìn)工作自覺性提升。工作督辦管理BPM系統(tǒng)有自動(dòng)考核功能，各業(yè)務(wù)部門在規(guī)定的時(shí)間范圍未及時(shí)填報(bào)工作情況的，工作督辦管理BPM系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)起考核。因此，各業(yè)務(wù)部門的工作自覺性大幅提高，對(duì)所負(fù)責(zé)的各項(xiàng)重點(diǎn)工作必將嚴(yán)肅認(rèn)真地完成，起到了真正的督辦效果。

四、結(jié)語

工作督辦管理BPM系統(tǒng)按照企業(yè)需要定義流轉(zhuǎn)規(guī)則，流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)，成為企業(yè)業(yè)務(wù)流程處理的一個(gè)“不知疲倦”的幫手。通過工作督辦管理BPM系統(tǒng)，以成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)為手段，很好地實(shí)現(xiàn)了企業(yè)對(duì)工作督辦的需求，改善了工作督辦存在的不足，提高了工作督辦的效率和質(zhì)量，完全符合現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息化辦公的要求。