“互聯網+”時代背景下會計檔案安全保密體系的構建

歐陽琳 李陽升

【摘要】隨著互聯網信息和大數據科技的迅猛發(fā)展，人們足不出戶就能實現購物、辦公、教學、醫(yī)療、瀏覽等等，這些已深刻改變了我們的生活方式。便捷、低成本、個性化、平臺化、數據化、信息化的便利服務，最終離不開資金往來結算的財務活動;由此同步產生了電子憑證電子發(fā)票等新型財會檔案。在“互聯網+”時代，如何構建會計檔案的安全保密體系，才能確保會計檔案準確、高效、更好地服務于社會，是新時期檔案管理人員面臨的現實問題。

【關鍵詞】互聯網;大數據;會計檔案;安全保密體系

會計檔案是企事業(yè)單位進行經濟活動的真實記載和重要的依據。包括會計憑證、會計分類賬簿、會計預決算報表、財務核算報告等財務會計專業(yè)信息檔案。當今社會，隨著物聯網、互聯網、電子商務活動的日益活躍，通過電商平臺的網絡購物已進入尋常百姓的日常生活和社會的各個領域?！盎ヂ摼W+”金融已成為時代潮流，電子憑證、電子發(fā)票已成為會計檔案中不可缺少的組成部分?；ヂ摼W改變世界的眾多領域，同時產生“互聯網+”檔案管理的新型模式。

一、電子檔案是未來檔案的必然趨勢

（一）信息技術已融入了社會各個方面。在財務活動中，形成了思維模式、業(yè)務模式、服務理念、管理方式上全方位更新。財務活動離不開資金往來，資金往來離不開票據。面對規(guī)模巨大、數據海量、需求多元化、覆蓋多層次的財務信息資源，在科技引領和驅動下，隨著互聯網服務平臺的飛速發(fā)展。電子票據已成為與傳統(tǒng)發(fā)票相同的法律效力的會計憑證。

（二）電子票據是未來電子商務稅收的基礎。國家已大力推行電子發(fā)票，“十三五”規(guī)劃已將“推行電子發(fā)票”明確提升至國家戰(zhàn)略高度。國家稅政機關也從過去傳統(tǒng)的“以票控稅”改變?yōu)楝F在的“信息管稅”的轉型升級管控模式。有效防控票據類違法違紀、偷逃稅收、打擊經濟犯罪，維護正常的金融秩序，保障國家稅收合法征收切實可行。

（三）電子票據便捷高效，節(jié)省巨大的社會成本。電子發(fā)票突破全統(tǒng)紙質憑證的模式，應用驗證碼、電子簽名等手段，讓電子票據具有防偽性，唯一性。運用互聯網，移動通信平臺進行交流傳送，節(jié)省人力、物力、財力。這些是傳統(tǒng)紙質憑證無法具備的便捷、高效、低成本的優(yōu)勢。同時促進傳統(tǒng)的產業(yè)融合電子商務，利用互聯網的技術，建立大數據服務平臺;優(yōu)化重塑各領域、各部門經營運作模式，實現信息化全流程。促進全球經濟一體化，充分釋放經濟活力，助力于提升國家競爭力。

二、電子檔案管理面臨的現實問題

（一）電子發(fā)票和檔案面臨安全考驗。成熟安全的電子票據系統(tǒng)是保障電子憑證真實有效的防火墻。電子發(fā)票系統(tǒng)操作便捷，也存在潛在安全隱患。如黑客惡意入侵篡改，制造假票據等?；ヂ摼W時代，信息互聯互通共享;尤其是檔案進行數字信息化加工，對電子檔案要加密授權管理，提高檔案安全防范意識，才能保障電子票據從形成、取得、入賬、歸檔、回傳的各個環(huán)節(jié)安全順利進行。采取必要的安全保密措施勢在必行。中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》就明確要求，要建立健全檔案信息發(fā)布保密審查制度，嚴格檔案信息公開保密審查制度，確保公開的檔案信息不涉及國家秘密和個人隱私。

（二）管理意識與“互聯網+”平臺建設滯后，制約安全保密體系建設?！盎ヂ摼W+”時代背景下，以滿足公共需求為目的，為社會提供準確有效的檔案信息是檔案信息數字化服務的目標。數字檔案的真實、完整、有效，是檔案的價值所在。檔案管理不能直接產生經濟效益，所以經常受到忽視，不能在思想意識上得到重視。缺乏規(guī)范管理和有效監(jiān)督。而且，隨著檔案管理信息化平臺發(fā)展從單機到網絡到電子文件再到“互聯網+”平臺建設，雖然國家主管部門制定了規(guī)范與標準，但是各應用服務部門的系統(tǒng)軟件開發(fā)更新不能同步于數字檔案信息化進程，存在設施設備陳舊老化、管理人員缺乏理論專業(yè)知識和實踐操作技能、沒有有效的管理激勵機制、服務觀念固化、導致服務對象無法滿意。這些弊端使電子檔案的安全保密性不能得到保障。

三、建立“三位一體”的檔案安全保密體系

（一）加快更新完善設備設施，夯實保障基礎。配置性能穩(wěn)定、內存量強大高端的計算機設備，使用先進的軟件系統(tǒng)和配套齊全的辦公設置，有效防范操作失誤、黑客破壞、電腦病毒入侵和人為破壞;要健全安全定期檢查制度;及時排查各類安全隱患（防火、防盜、防霉、防蟲等）。建立監(jiān)控安全識別系統(tǒng)，在庫房安裝溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)，防盜防水自動報警系統(tǒng)等。建立電子檔案的信息自動備份系統(tǒng)。有備無患。建立檔案信息生成識別系統(tǒng)，運用加密技術，防偽技術，保障檔案的真實性，安全性。建立檔案信息服務利用系統(tǒng)，設置使用權限，保護檔案資源的知識產權，防止失密失真。

（二）強化人防意識，從源頭抓起。明確責任單位、責任人，強化主體責任。將檔案安全考核工作列入績效考評，評優(yōu)評先評級的指標范圍;簽訂責任狀與主管部門責任人的利益榮譽直接關聯責任到人。從檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等全流程中的各環(huán)節(jié)都有相應的規(guī)范條例。針對電子檔案的管理要根據互聯網特點，對網絡安全、病毒查殺、移動U盤控制、內部網絡連接、數據信息備份、保密權限、機房定期維護和檢測、突發(fā)應急預警制度等多方面充分考慮，并落實到位。要同步加強檔案從業(yè)人員素質培訓，提升專業(yè)技能和綜合素質。互聯網時代，檔案人員在具備傳統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識的基礎上，還要熟練掌握現代化的電子設備使用技術，才能科學合理地管理現代信息檔案。因此必須與時俱進地創(chuàng)新檔案從業(yè)人員的繼續(xù)教育和業(yè)務技能培訓;從實際出發(fā)，與崗位匹配，與工作流程工作環(huán)節(jié)同步的實用教育教學。要引進年輕有為具備復合技能的新人加入檔案管理隊伍，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)的精神，讓檔案事業(yè)朝氣蓬勃，后繼有人，代代相傳。

（三）強化技防，全方位提升安全防范技術。數據信息化時代，對于網絡安全要求越來越重要。但是網絡安全軟件系統(tǒng)的開發(fā)研制，檔案管理部門是不具備技術條件優(yōu)勢的。檔案管理部門必須聯合軟件研發(fā)公司，在融合檔案管理應用技術和信息網絡技術基礎上，量身研制檔案數據服務管理軟件系統(tǒng)才能應用于檔案安全保密工作。安全保密體系是檔案工作體系建設的重要保障，也是檔案安全的生命線。只有做到人防到位、物防充足、技防精準三位一體有效機制，才能完善安全保密體系建設的實施策略，才能使會計檔案為構建一個高效運轉、公平、公正、安全的社會發(fā)揮不可替代的重要作用。

四、結語

隨著互聯網信息和大數據科技的迅猛發(fā)展，人們足不出戶就能實現購物、辦公、教學、醫(yī)療、瀏覽等等，這些已深刻改變了我們的生活方式。便捷、低成本、個性化、平臺化、數據化、信息化的便利服務，最終離不開資金往來結算的財務活動;由此同步產生了電子憑證電子發(fā)票等新型財會檔案。在“互聯網+”時代，只有積極構建會計檔案的安全保密體系，才能確保會計檔案準確、高效、更好地服務于社會。

【基金項目：2017年度國家檔案局科技項目，項目編號：2017-R-21;2018年度湖南省社會科學成果評審委員會課題，項目編號：XSP18YBC192】

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