電子圖紙檔案管理流程的規(guī)范措施

牛靜

【摘要】信息化、數(shù)字化建設(shè)是單位發(fā)展過程中的主要發(fā)展目標(biāo)，為了更好地適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展形勢，保證電子文件的規(guī)范化管理，在對電子圖紙進(jìn)行管理的過程中，也一定要采用現(xiàn)代化的管理方式，優(yōu)化整體的管理流程。電子圖紙檔案管理涉及的內(nèi)容比較多，要想實(shí)現(xiàn)對電子圖紙的規(guī)范化和動態(tài)化管理，保證管理工作的順利進(jìn)行，則需要制定完善的規(guī)范措施，加強(qiáng)電子圖紙檔案管理，利用先進(jìn)技術(shù)手段改善以往管理工作中存在的問題，保證電子圖紙檔案的應(yīng)用效率。

【關(guān)鍵詞】電子圖紙;檔案管理流程;規(guī)范措施

現(xiàn)如今電子圖紙檔案管理中還存在許多問題，這些問題對電子圖紙的應(yīng)用效果有著較大影響。對電子圖紙檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，不僅可以實(shí)現(xiàn)電子文件資料的及時歸檔，保證整體的完整性，還可以為后續(xù)工作的順利開展提供保障。要對電子圖紙檔案管理中的不足進(jìn)行深入分析，利用數(shù)字化管理手段，對圖紙信息進(jìn)行收集整理，形成完整的電子圖紙，并將多個圖紙整合在一起，實(shí)現(xiàn)資源共享，以此提升整體的管理水平。

一、建立完善的檔案管理系統(tǒng)

（一）電子圖紙檔案管理工作在管理的過程中，想要保證管理流程的規(guī)范化，則一定要建立完善的檔案管理系統(tǒng)。將電子圖紙檔案從采集到歸檔，再到開發(fā)利用等，整個流程都要包括在內(nèi)，建立不同功能屬性的子系統(tǒng)，應(yīng)用現(xiàn)代化的操作模式，不會受到空間和時間上的約束，形成模塊結(jié)構(gòu)。在對電子圖紙檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善的過程中，必須要對電子圖紙檔案管理工作的具體流程和主要內(nèi)容進(jìn)行了解，根據(jù)電子圖紙檔案管理的具體需要對管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，保證檔案管理工作的規(guī)范化開展。

（二）圖紙的一體化管理。工程圖紙從設(shè)計(jì)到發(fā)放，都需要進(jìn)行系統(tǒng)化管理，要安排專門的檔案管理工作人員來進(jìn)行項(xiàng)目上的管理，保證電子圖紙檔案的完整性。為了保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，確定文件資料整理的相關(guān)規(guī)定和電子圖紙檔案管理操作要點(diǎn)。在對施工圖進(jìn)行管理的過程中，主要是由檔案管理人員將施工圖紙錄入系統(tǒng)中，再發(fā)放到每個部門，對施工圖紙進(jìn)行數(shù)字化處理，確保在管理平臺上可以為施工人員隨時提供檔案資料。若出現(xiàn)施工圖紙修改和變更的情況，一定要在系統(tǒng)中標(biāo)記出來，為后期竣工圖紙的編制提供有效參考。在對竣工圖進(jìn)行管理的過程中，檔案部門工作人員會與其他部門共同進(jìn)行圖紙的審核，確保圖紙合格后，才能應(yīng)用到竣工驗(yàn)收工作。要將數(shù)字化手段應(yīng)用圖紙管理中，保證圖紙內(nèi)容的有效性，并實(shí)現(xiàn)電子圖紙的有效應(yīng)用。通過對竣工圖紙的數(shù)字化管理，不但可以實(shí)現(xiàn)竣工圖紙的有效應(yīng)用，也可以滿足施工單位的應(yīng)用需求，采用一體化管理的方式有效提高了整體的工作效率。

（三）掌握圖紙變更規(guī)律，對電子圖紙進(jìn)行動態(tài)管理。紙質(zhì)檔案的動態(tài)管理一直是企業(yè)中比較困難一項(xiàng)工作，通過對這項(xiàng)工作的不斷探究，掌握圖紙的變更規(guī)律，可以實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)圖紙的動態(tài)管理，相應(yīng)的電子圖紙的動態(tài)管理也得到完善。主要通過檔案部門來對檔案資料進(jìn)行審核，對圖紙的更改進(jìn)行有效控制，并利用管理系統(tǒng)對圖紙進(jìn)行全面管理，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性，這為紙質(zhì)檔案的動態(tài)管理提供了方便，確保圖紙與實(shí)際施工內(nèi)容相符，促進(jìn)了技術(shù)的改進(jìn)和優(yōu)化?？梢灾贫▓D紙管理規(guī)范，對具體的管理流程進(jìn)行明確，為各部門工作的順利開展提供有效依據(jù)。通過電子圖紙數(shù)據(jù)庫查詢所需的備件圖，這是保證電子圖紙數(shù)據(jù)中電子圖紙與實(shí)物一致的必要的強(qiáng)制性規(guī)定。

（四）館藏圖紙的數(shù)字化管理。以往的館藏圖紙?jiān)谶M(jìn)行數(shù)字化處理的過程中，只是單純進(jìn)行圖紙掃描，而目前的數(shù)字化管理，可以在掃描之后，對圖紙進(jìn)行一系列處理;可以對以往的圖紙進(jìn)行鑒定，通過數(shù)字化技術(shù)對館藏圖紙的價值進(jìn)行確定，將沒有價值的圖紙?zhí)幚淼?可以實(shí)現(xiàn)資源整合應(yīng)用，將以往保存的圖紙整合成一個完整的圖紙，不但方便管理，還可以提升整體的應(yīng)用效率，電子檔案利用率得到了明顯提升。利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化管理，優(yōu)化了以往的管理方法，便于電子圖紙檔案管理工作的順利開展。

（五）管理模式和方法的優(yōu)化和改進(jìn)。在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境中，傳統(tǒng)的管理模式和方法已經(jīng)不再適用于電子圖紙檔案管理工作，要在原來的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，對以往的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。可以對圖紙管理的組織方式進(jìn)行優(yōu)化，按照工程項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行管理，不再按照工藝流程進(jìn)行檔案管理。在保存紙質(zhì)檔案時，只將原檔案保存在下來，同時保存與之相對應(yīng)的電子圖紙，保證電子圖紙的有效性。目前主要應(yīng)用的是電子檔案，原來的紙質(zhì)檔案已經(jīng)被封存。采用這種管理辦法有效提高了整體的服務(wù)質(zhì)量，電子圖紙也可以得到高效利用。檔案館可隨時提供網(wǎng)絡(luò)查詢，人們可以根據(jù)需要進(jìn)行圖紙檔案資料的查找和瀏覽，也可以進(jìn)行電子圖紙檔案的下載，電子圖紙整體的重要作用越來越明顯。只有對管理模式和方法進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善，才能保證整個管理流程的規(guī)范化進(jìn)行。

二、結(jié)語

隨著祖國科技的不斷進(jìn)步，電子圖紙檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。隨著時代的發(fā)展，尋求新的工作思路及方法，不斷改善檔案服務(wù)職能，豐富檔案保存及查詢方式，有目標(biāo)、有計(jì)劃地做好檔案工作。

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