民辦大學(xué)辦公室工作能力提升路徑探析

趙萬彬

【摘要】民辦大學(xué)辦公室是大學(xué)行政工作的一扇窗口，其工作效率能夠反映一所大學(xué)的管理水平，培植“七項(xiàng)意識，一種精神”有助于提高民辦大學(xué)辦公室人員的工作能力和工作水平。

【關(guān)鍵詞】民辦大學(xué);辦公室;路徑

大學(xué)辦公室工作是展現(xiàn)學(xué)校風(fēng)貌、聯(lián)系學(xué)校內(nèi)外的一扇窗口，作為民辦大學(xué)辦公室的一員，在實(shí)踐中，我總結(jié)出了“七項(xiàng)意識，一種精神”工作路徑，一定程度上提升了辦公室的工作效率和質(zhì)量。

一、筑牢政治安全意識，提升思想境界

民辦大學(xué)雖然屬社會力量投資辦學(xué)，但仍然是我國高等教育的一部分，必須始終堅(jiān)持社會主義辦學(xué)方向，為社會主義培養(yǎng)德智體美勞全面發(fā)展的建設(shè)者和接班人，這是民辦大學(xué)辦公室工作必須堅(jiān)守的政治底線。

辦公室人員在日常工作中要重視政治理論學(xué)習(xí)，積極參加有關(guān)意識形態(tài)的視頻會議，如：全省教育系統(tǒng)全面從嚴(yán)治黨工作視頻會議、全省教育系統(tǒng)學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記視察廣東重要講話精神視頻會議等，認(rèn)真學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代黨建思想，提升思想境界，筑牢意識形態(tài)防線。

辦公室工作人員在日常工作中要堅(jiān)持立德樹人，把培育和踐行社會主義核心價(jià)值觀融入育人全過程，時(shí)刻牢記德學(xué)思想對大學(xué)生素質(zhì)全面提升的要義，以德學(xué)思想為統(tǒng)領(lǐng)，圍繞學(xué)院中心工作撰寫工作總結(jié)、工作要點(diǎn)。

二、加強(qiáng)服務(wù)意識，提高師生滿意度

服務(wù)是辦公室的立身之本、輔政之基、謀事之道，更是辦公室工作的重中之重。具體來說，辦公室工作服務(wù)于兩個(gè)層面。

（一）服務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)。辦文、辦事、辦會是辦公室的核心工作。其中，辦會最能體現(xiàn)辦公室的綜合協(xié)調(diào)能力和服務(wù)能力。首先，對于高校來說，辦公室要以精益求精的工作精神和耐心的服務(wù)態(tài)度，做好全院教職工大會、新生開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮等每年例行大會的會務(wù)工作。其次，辦公室工作人員要具備較強(qiáng)的組織能力和協(xié)調(diào)能力，做好每年的迎新工作。最后，辦公室要堅(jiān)持精細(xì)化接待理念，銜接好兄弟院校來訪交流學(xué)習(xí)人員的吃、住、行和參觀考察活動，以樹立良好形象。

（二）服務(wù)師生。在一所大學(xué)里面，以人為本就是以教師和學(xué)生的利益為本，切實(shí)解決師生遇到的問題。文印室承擔(dān)著學(xué)校教學(xué)、辦公資料的大量復(fù)印工作，可以通過設(shè)置勤工助學(xué)崗位，確保專兼職文印人員輪流作業(yè)，盡量滿足教師資料復(fù)印的需求;辦公室要建立長效機(jī)制，定期開展校長接待日、校長與學(xué)生共同進(jìn)餐等活動，傾聽學(xué)生們的心聲，針對學(xué)生們所提意見，認(rèn)真研究，提出整改措施，切實(shí)提高學(xué)生的幸福感和獲得感。

三、提升責(zé)任意識，做好本職工作

一所大學(xué)的行政機(jī)構(gòu)要想維持良性運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室這個(gè)交通樞紐必須高效、良性運(yùn)轉(zhuǎn)，這就要求辦公室人員要具備較強(qiáng)的責(zé)任意識?！柏?zé)”是一種要求，強(qiáng)調(diào)做事情，要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn);“任”是任務(wù)，事項(xiàng);責(zé)任即按照任務(wù)或事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)完成并達(dá)到要求，未達(dá)到要求就要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

責(zé)任是社會分工的結(jié)果。辦公室工作千頭萬緒，要想出色完成任務(wù)，就要對任務(wù)進(jìn)行分解，明確崗位職責(zé)，使辦公室人員各司其職。民辦大學(xué)與公辦大學(xué)有一個(gè)不同的地方在于人員的流動性較大，經(jīng)常會遇到人員離職的情況，在人員空缺的情況下，還要保質(zhì)保量完成任務(wù)，這是考驗(yàn)辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)水平的時(shí)刻。經(jīng)濟(jì)學(xué)上有個(gè)著名的科斯定理：“只要財(cái)產(chǎn)權(quán)是明確的，并且交易成本為零或者很小，那么，無論在開始時(shí)將財(cái)產(chǎn)權(quán)賦予誰，市場均衡的最終結(jié)果都是有效率的，實(shí)現(xiàn)資源配置的帕累托最優(yōu)?！必?cái)產(chǎn)權(quán)明確在此可類比工作內(nèi)容清晰，交易成本在此可類比員工的情緒，對多余工作量的分配只要讓各位員工都滿意即可視為交易成本為零，這就要求辦公室主任在分?jǐn)傠x職員工作量的時(shí)候，要結(jié)合其他員工各自的工作技能和特長來安排，既要將多余的工作量合理分流，又要兼顧到每個(gè)人的情緒。

責(zé)任意識的提高還建立在過硬的專業(yè)素養(yǎng)上，要想干好本職工作，必須不斷學(xué)習(xí)，刻苦鉆研，精通業(yè)務(wù)，成為本職崗位的行家里手。如文秘工作者要勤于學(xué)習(xí)，勤于練筆，大量閱讀行業(yè)內(nèi)外優(yōu)秀總結(jié)、要點(diǎn)、規(guī)劃、講話稿等文章，研究這些文章的結(jié)構(gòu)和用詞，博采眾長，吸取精華，巧妙運(yùn)用，在實(shí)踐中提高公文寫作能力和水平;機(jī)密件管理人員要了解機(jī)密件的保管要求，在領(lǐng)導(dǎo)有不當(dāng)要求的時(shí)候要堅(jiān)持原則，及時(shí)提醒，委婉拒絕，確保機(jī)密件的安全。

四、增強(qiáng)檔案保管意識，保存學(xué)院發(fā)展歷史資料

電子化辦公給我們帶來方便的同時(shí)也潛伏著安全隱患，意外的斷電、誤刪除、忘記保存等操作容易造成文件的丟失，而且民辦院校人員流動性較大，因此，辦公室必須樹立檔案保管意識，對重要文件，如：校長辦公會會議紀(jì)要、省廳來文呈批件、機(jī)密件、學(xué)年工作總結(jié)、工作要點(diǎn)、學(xué)校各類發(fā)展規(guī)劃等等，在做好電子文檔備份的同時(shí)必須做好紙質(zhì)文檔的保存，為日后的查詢提供方便。

檔案保管意識的培養(yǎng)可從三方面入手：一是要開展硬件設(shè)施建設(shè)，打造現(xiàn)代化的檔案館，給檔案的保存提供充足、優(yōu)越的空間環(huán)境。二是要不斷完善檔案館的軟件設(shè)施，購買專業(yè)的檔案管理軟件和招聘專職檔案員，建立和完善各項(xiàng)管理制度，規(guī)范各類檔案的收集和建檔，在制度的約束下養(yǎng)成及時(shí)收集的習(xí)慣。三是要加強(qiáng)培訓(xùn)，積極參加省教育廳組織的檔案培訓(xùn)班等活動，交流經(jīng)驗(yàn)，探索適合民辦大學(xué)校情的檔案管理辦法。

五、推廣信息化意識，提高工作效率

信息化是辦公室工作現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志，要提升辦公室工作的效率必須重視信息化建設(shè)。辦公室是各類文件的匯集地和發(fā)出地，而大量文件的接收、呈報(bào)、審批、簽發(fā)都有固定的流程，信息化最適合解決這些具有規(guī)律性、程序性的工作，一來可以縮短公文流轉(zhuǎn)的時(shí)間，提高工作效率;二來可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約公成本。比如根據(jù)學(xué)校的人事架構(gòu)和公文審批流程，搭建符合校情的OA管理系統(tǒng)，提高公文處理的信息化、現(xiàn)代化水平。

為暢通辦公室與系部的聯(lián)系渠道，辦公室還需要建立行政秘書Q群作為OA系統(tǒng)的補(bǔ)充，將在OA系統(tǒng)發(fā)布的重要通知在行政秘書群內(nèi)再發(fā)布一次，避免一些行政秘書因沒有及時(shí)登錄OA系統(tǒng)而造成的信息延誤，確保重要信息及時(shí)傳達(dá)到系部。

辦公室工作具有較大的突發(fā)性，為保障信息的暢通，有必要建立部門微信群，及時(shí)傳達(dá)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)任務(wù)，方便日常工作的開展。

六、培植法治意識，規(guī)范學(xué)院管理

現(xiàn)代企業(yè)管理中有一個(gè)共識，“三年的企業(yè)靠打拼，十年的企業(yè)靠制度，百年的企業(yè)靠文化”。民辦大學(xué)要想走得長遠(yuǎn)，辦成一所百年老校，從長遠(yuǎn)看要靠文化，但是一種文化的形成往往需要時(shí)間的沉淀，數(shù)代人的傳承，況且文化的積淀是師生互動的結(jié)果，帶有一定的自覺性，非規(guī)劃、行政力量所能造就，那么在短期內(nèi)要想提高學(xué)校的管理水平、學(xué)校的教育質(zhì)量必須從制度入手，讓學(xué)校的各項(xiàng)管理有法可依、有章可循，提高員工的法制意識，這樣才能依法依規(guī)辦學(xué)，不斷提高工作效率，樹立學(xué)校新形象。

法制意識的提高需要從規(guī)章制度做起?！耙?guī)章制度實(shí)際上是領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的延伸，領(lǐng)導(dǎo)者不可能事無大小，事必躬親。領(lǐng)導(dǎo)者要借助于規(guī)章制度使教職員工對常規(guī)性的工作有法可依，有章可循?！蓖晟频囊?guī)章制度是行政管理的法制基礎(chǔ)，是一所大學(xué)規(guī)范化運(yùn)行的依據(jù)和保障，制度完善、科學(xué)、合理，一所大學(xué)才可能良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

法制意識的提高還可從以評促建入手。如啟動依法治校創(chuàng)建工作，成立依法治校領(lǐng)導(dǎo)小組，制定依法治校工作方案，按照工作方案，分解任務(wù)，將責(zé)任落實(shí)到各個(gè)部門，要求各工作人員對照指標(biāo)，不斷規(guī)范各自的工作內(nèi)容，以評促建，夯實(shí)法制基礎(chǔ)。

七、強(qiáng)調(diào)精準(zhǔn)意識，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確

大學(xué)辦公室是一所大學(xué)的門戶，代表學(xué)校的形象，由其撰寫或?qū)彾ǖ膶W(xué)校概況、招生簡章是學(xué)生和家長了解這所學(xué)校的第一扇窗口，其中涉及的校園面積、學(xué)生規(guī)模、專業(yè)數(shù)目、師資力量、圖書館藏書、實(shí)訓(xùn)室數(shù)量等數(shù)據(jù)是學(xué)生和家長們判斷該所學(xué)校的第一手資料，也是最權(quán)威的資料，對學(xué)校的定位、家長的判斷、招生工作影響極大。因此，學(xué)校辦公室對向外公布的重要內(nèi)容和數(shù)據(jù)要高度重視，樹立精準(zhǔn)意識，對每項(xiàng)數(shù)據(jù)的變更慎之又慎，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。

高基報(bào)表是教育部了解各省高校發(fā)展情況的第一手資料，其數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否對國家教育政策的制定至關(guān)重要。辦公室必須十分重視數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，堅(jiān)持科學(xué)統(tǒng)計(jì)、精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)，實(shí)事求是填報(bào)每年度的高基報(bào)表，力求高基報(bào)表精準(zhǔn)、全面反映學(xué)校的辦學(xué)情況。在填報(bào)工作中要明確數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的起止時(shí)間，并要求每個(gè)數(shù)據(jù)都要有支撐材料，經(jīng)得起核查。

當(dāng)然，精準(zhǔn)意識并不限于撰寫學(xué)校概況、招生簡章和填報(bào)高基報(bào)表，它應(yīng)該成為辦公室人員的一種內(nèi)在素質(zhì)，對于公文、報(bào)表、PPT中的重要數(shù)據(jù)保持高度敏感，多詢問、多核查，這樣才能盡量避免工作中的失誤，減少不必要的麻煩，提高工作質(zhì)量。

八、弘揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，助力學(xué)校發(fā)展

辦公室工作的突發(fā)性特點(diǎn)，決定了辦公室工作人員必須具備奉獻(xiàn)精神。奉獻(xiàn)精神具體包括“忘我的勞動熱情、主人翁的責(zé)任感、良好的職業(yè)道德和愛崗敬業(yè)精神”。

忘我的勞動熱情體現(xiàn)在工作時(shí)空的延展上。首先，辦公室工作人員在工作日要延長上班時(shí)間，以與省教育廳工作時(shí)間保持一致，有效解決特急件的處理。其次，寒暑假期間，辦公室工作人員要做好電子公文系統(tǒng)發(fā)文的接收、呈批、督辦，并攜帶好各部門年終總結(jié)材料電子版，隨時(shí)隨地上報(bào)有關(guān)材料。

主人翁的責(zé)任感要求院辦工作人員，以集體利益為重，吃苦在前，享樂在后。當(dāng)遭遇臺風(fēng)等災(zāi)害天氣時(shí)，要第一時(shí)間起草抗災(zāi)防災(zāi)通知，電話通知有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)安全防范工作。

良好的職業(yè)道德要求辦公室工作人員要推己及人，換位思考，急人之所急。要兼顧原則性與靈活性，靈活處理上班時(shí)間與下班時(shí)間，為教職工提供方便。

九、結(jié)語

辦公室工作是一項(xiàng)綜合性工作，需要人員具備多種綜合素質(zhì)，“七項(xiàng)意識，一種精神”是基于民辦大學(xué)辦公室工作的一些探索，希望對民辦大學(xué)辦公室工作人員有一些啟發(fā)。

【基金項(xiàng)目：本文系2018年廣東高校省級重點(diǎn)平臺和重大科研項(xiàng)目——特色創(chuàng)新類項(xiàng)目（教育科研）（項(xiàng)目編號：2018GXJK223）的階段性成果】

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